档案室管理制度

一、总则为公司发展需要，加强公司档案管理和收集、整理，改善以往部门分管和统一集中保管两种管理模式弊端，有效保护和运用档案，特成立档案室并制定档案室管理实施细则。公司档案管理实行各部门收集归档，档案室集中分类保管，提供利用原则。二、档案室规划（一）档案室应处在一个通风良好、干燥、光照不强且场地面积较大场所。办公大楼空闲中大型办公室中，3楼现有储物室，是很好选择。可以变为公司档案室。（二）办公设备要求：1、按各部门档案分类规划，每个部门标配档案柜2个。特殊部门按照实际情况可增加档案柜。2、配备电脑、打印设备一套。3、必备办公用品（档案盒、装订设备、印章等）及防虫、防霉、防潮、防火设施。4、由前台以及行政经理各拿一把钥匙，做为保管。不得转交他人。前台做好查询档案人员所在部门、姓名以及来访时间和离开时间。并陪同查询。一定要有2人及以上在场。三、文件材料归档（一）文件材料归档范围：文件材料归档，指公司在运营发展中及各部门在完成其职能活动中形成可能成为工作中依据。可供参考、借鉴文件材料由前台进行收集，按公司统一分类方法分类整理、保管，并按公司规定移交期限移交公司档案室汇总整理，以提供利用。（二）文件归档要求：1、各部门应指定专职人员（文员）进行文件收集、整理工作。并按本细则中规定移交时间，完整、系统地交与前台；2、档案登记制度，档案文件收进、发出、借出都要进行严格登记登记便于掌握文件去向，并且方便收回；3、将整理完毕文件，随即收集归档。4、对整理完毕文件进行检查，是不是有残缺或不全，如有应及时追回补上，以免时间一长，找不到责任人；5、注意活动中文件归档。指公司领导人及有关人员外出开会会议文件和参加公务活动、培训形成与本机关有关文件材料。6、文件归档必须填写“文件归档清单”格式如下：序号、文件题名、份数、归档部门、移交人、接受人、时间、保存期限、备注。四、文件材料分类及各类文件材料归档制度（一）文件材料类别依据各类文件材料内容、事件不同，将公司各类文件材料分为管理性文件类、工程项目文件类、质量管理体系文件类、会计文件类、人力资源管理文件类、合同文件类、设备文件类、特殊载体档案类八大类。（二）各类文件材料管理制度1、管理性文件类管理性文件归档范围企业根据其性质不同，分为行政管理类及经营管理类两类。管理性文件材料归档制度归档文件材料必须字迹清楚工整，文件格式符合要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久书写材料；归档文件材料要完整、系统、准确；归档文件必须是原件。保持归档文件材料之间历史联系、分类、立卷和编目编号；管理性文件材料归档日期和期限各类管理性文件，由各部门助理将应归档文件整理好，交于前台归档。管理性文件材料归档份数各类管理性文件材料一般归档一式一份。公司编有发文号文件归档两份，一份归入案一份用以编发发文汇编。其它重要和利用频繁文件材料归档一式两份或适当加其他归档份数。2、工程项目文件类归档工程项目文件材料要完整、系统、准确；归档工程项目文件材料应做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续完备；竣工图应每页加盖竣工图章。工程项目文件材料归档时间工程项目文件材料应在项目竣工验收后三个月内必须交由前台归档。公司对工程项目文件材料归档一式一份（套）。3、质量管理体系文件类质量管理体系文件归档范围质量体系文件指公司在质量管理体系认证、实施过程中形成各类企业标准、作业指导、技术规范、检验规程、质量记录及其在内部质量体系审核、第三方监督认证审核（外审）及文件控制过程中形成各类记录。质量体系文件归档制度所有质量管理体系文件编制、发放及管理、修改、评审必须严格遵照 “文件控制程序”执行。质量管理体系文件归档时间所有质量体系文件正本由档案室集中保管。质量管理体系审核过程中形成各类记录文件应在每年认证中心监督审核及其纠正预防措施得到认可后三个月内移交前台归置档案室。4、合同文件材料类合同文件材料归档范围凡是公司与其它经济组织或个人之间订立合同文本、预（结）算书、合同订立过程中形成建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、担保书、委托书、批准书、确认书、达成协议来往文件、合同履行过程中产生相关文件，工商登记材料，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、调解、仲裁、终止等方面文件材料，都应当整理归档。合同文件材料归档要求凡归档合同文件材料必须是原件；归档合同文件材料应按合同项目分别整理，区分保管期限；合同文件材料归档时间合同成立后，业务部应将属于归档范围合同文件材料收集齐全、系统整理，经部门负责人审查后交前台归置档案室。前台在收到业务部移交合同文件材料后，将整套资料复印一份交财务部备案。合同履行中，有关部门还应指定经办人员负责继续收集、积累对合同内容所产生各种文件材料，以保证合同档案齐全完整。合同文件材料归档份数合同文件材料一般归档一式一份，重要合同应归档两份或多份。5、会计档案类会计档案范围会计档案是指会计凭证、会计帐薄和财务报告等会计核算专业材料。会计档案归档要求公司每年形成会计档案，应当由财务部门负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册；会计档案应做到齐全、完整。6、人力资源管理文件类人力资源档案收集范围员工个人文件材料员工个人文件材料一般会形成两种类型，一种是企业管理员工过程形成管理性文件材料，另一种是记录员工个人在本企业工作情况文件材料。员工个人文件材料通常会形成以下几种a个人履历登记表、培训证书、技术登记证书、学术成绩情况证明材料、社会保险单据、任免、录用、聘用、奖惩、考评文件材料等。公司年度培训计划及培训实施记录、培训实施效果评估员工公益活动组织情况记录。公司员工档案归档要求公司人力资源部门对反映员工上述方面材料应及时整理归档；归档材料必须真实，文字清楚；公司员工档案归档份数公司员工档案一般归档一式一份。公司员工档案归档时间每一个员工被公司正式录用后，人力资源部应及时建立有关员工档案。7、设备文件材料类设备文件材料，含办公设备文件材料及施工、检验设备文件材料。归档设备文件材料归档要求归档设备文件必须准确反映设备及其管理活动真实情况；归档设备文件应完整、系统、成套。设备文件材料归档时间外购设备随机文件，在设备开箱验收后应即时收集归档；在设备安装、调试、使用、维修、改造过程中形成文件材料，应在每一阶段工作结束后，将有关文件材料及时收集归档。8、特殊载体文件类特殊载体档案收集范围特殊载体文件材料是用声音和图像、实物等形成记录各项重要活动信息记录。形成主要种类有照片、录影带、录像带、实物等。特殊档案归档要求特殊载体档案必须是原件；录音、录像文件应保证载体有效性。确保影像清晰、画面完整；长期保存电子文件应使用不可擦除型光盘；所有实物档案必须配有简明扼要文字说明。实物档案归档时间特殊载体档案最好做到随时归档。（三）档案立卷整理1、卷内目录是指卷内文件目录。在每一卷文件最前面，都必须填写卷内文件目录，用以介绍卷内文件内容和成分，就像一本书目录一样，以便查询利用。卷内目录格式如下：卷内文件目录、序号、文号、责任者、题名、日期、页号、卷内文件目录、序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件顺序，一个文件一个号。文件编号，应填写文件文号或图样图号，或设备、项目代号。责任者，应填写文件形成部门或主要责任者。文件题名，应填写文件标题全称。日期，应填写文件形成日期。页号，应填写每份文件首尾页上标注页号；卷内文件目录填好后，应制作一式两份，除放置一份于卷首外，其余一份做档案目录2、卷内备考表。备考表是用来说明卷内文件状况。应放在全卷文件最后。备考表项目有：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修补、补充、移出、销毁等情况。3、拟写案卷标题案卷标题拟定应做到题文相符、简炼准确，其拟写结构通常是“年度、问题、名称”，如“2004年度各项会议纪要”、“2004年度各部门工作总结、报告”等。4、填写案卷封面案卷封面统一使用国家标准各级档案行政管理部门监制封皮，填写时应使用毛笔或粗笔划笔填写，字要端正规范，大小适中，并要求醒目、以便长期保存。案卷封面栏目有：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页号、归档号、档号等。各栏目填写方法：a全宗名称：填写公司全称填写在案卷封面第一横栏内。b类目名称：按上所述，公司文件分为八大类，按卷内文件反映问题不同本卷情况说明立卷人：检查人：立卷时间：对号入座，明确其所属类别。c类目名称填写在封面第二横栏内。案卷名称：即案卷标题，填写在案卷封面大方栏内，字体要稍大些，笔工清晰工整，排列匀称，位置适中，美观醒目。d时间：填写案卷所属年度。e保管期限：根据立卷后划定保管期限填写。f归档号：因公司未实行部门立卷，可以不填。5、案卷装订案卷装订，是为了固定文件之间排列顺序，保护文件不受损坏和防止散失，便于保护利用。图纸可不装订，但同一项目应统一。单份装订案卷应逐件加盖档号章。档号章位置在每份文件首页右下角。6、档号章格式目录号：即档案目录号，简称目录号。每一本