会议流程及标准

主管领导相关部门行政人事部审批结束领导签字负责人签字确认会前会场布置会前资料、设备及设施准备通过拟定会议申请会议需求开始归档会议记录表会议结束，整理会场会议签到、接待人员安排预定会议室 会议接待流程图 会议接待程序1、 开始2、 相关部门确定会议性质、会议时间、会议规模等相关信息，由经办人填写会议申请表（附表一），交给主管领导审批。3、 将审批过的会议申请表交由行政人事部门，行政人事部门跟相关部门确定会议的详细信息，根据会议性质和规模预留会议室。4、 人员安排：行政人事部作出人员安排，具体工作责任到人。5、 会前资料、设备及设施的准备。行政人事部收集、整理会议所需资料、设备（如投影仪、摄像机、照相机等）及设施(会场条幅、展板、名牌、花卉等)，提前准备。6、 会议开始前进行会场布置，包括名牌、资料的摆放，设备的调试。7、 由行政人事部专门人员负责参会人员签到、接待入场、茶水。如有会中要求，派专人负责。8、 会议结束后整理会场，检查仪器设备是否完好。9、 行政人事部形成会议记录表（附表2），相关部门负责人签字确认，领导签字完成后归档。10、 结束。 会议接待标准1、目的为了规范会议接待行为，划分会议接待职责，保证各类会议的顺利举行，提供持续稳定的会议接待服务，特制定本标准。2、适用范围 本标准适用于各种会议的接待工作3、适用部门 主要适用于行政人事部门4、 会议室的申请 4.1贵宾接待室无需申请，用于接待贵宾休息，洽谈业务。 4.2商务会议室、多媒体会议室。外部人员使用需要提前申请，相关部门填写申请表，领导审核后方可使用，根据会议性质由行政人事部门来确定会议接待方案。5、 会议室类型、接待规模和接待要求 5.1贵宾接待室（贵宾临时接待休息） 接待规模：10人以内 接待部门：行政人事部 负责接待人员：前台 接待程序 1、前台先将贵宾接待室灯光调试好。 2、引导贵宾进入贵宾接待室就坐。 3、贵宾就坐后两分钟内倒上茶水。 4、每隔15分钟进入接待室续茶水。 5、接待完毕后，10之内整理完接待室。5.2商务会议室 会议规模：15人以内 会议类型：小型商务会议、公司内部例会 设备配置：电视机，可连接USB播放影片 接待部门：行政人事部和相关部门 接待人员：行政人事部专员 接待程序 1、根据会议类型和要求提前准备资料、名牌、横幅等。 2、会议开始前提前准备好茶水。 3、专人负责会议拍照工作。（根据会议需要） 4、会议完毕后整理归位。 5.3多媒体会议室 会议规模：80人以内 会议类型：各类中型会议（如专家评审会，政府考察调研 会等） 设备配置：投影仪、无线话筒 接待程序： 1、行政人事部根据来宾的规模、级别，确定招待人员，必要 时成立会议招待小组，由组长安排人员、分配工作。 2、根据会议要求制作横幅、名牌、欢迎牌等。 3、负责茶水、果盘、花卉的摆放。 4、负责投影仪、放映设备、音响、灯光和空调的调试。 5、向来宾介绍公司整体情况，引导来宾参观公司有关场所。 6、联系相关部门或人员协助做好对口业务接待。 7、负责接待过程的摄影工作。 8、会议完毕后，行政人事部门做好收尾工作，整理会议室，会议使用过的设备归位，确定会议室设备器材完好无损。 9、做好相关会议记录，审核完毕后归档。 7、会议室使用注意事项 7.1会议召开前，确定会议所有设施设备完好。 7.2会议期间，会中接待人员对会议人员进行监督，防止出现破坏会场设施的行为（包括桌椅、投影音响设备、名牌等）。 7.3会议完毕后，专人整理会场，将所有物品回归原位，发现破坏、遗失第一时间跟主办方联系，根据固定资产管理制度进行相应的赔偿和处罚。 7.4会场内禁止吸烟，违者罚款50元。 会议申请表（附表1）申请部门申请人会议名称会议时间会议地点会议规模会议性质公司内部会议 商务会议 政府会议 签约仪式 其他会议内容会议要求部门负责人意见 签字 年 月 日主管领导审批意见 签字 年 月 日 会议记录表（附表2）会议名称会议时间会议地点会议规模会议主题申请部门承办