外贸英语函电1.ppt

第三章商务信函书写原则WritingPrinciplesoftheBusinessLetter,1.礼貌（Courtesy）礼貌绝不是简单的客套。它是一种真诚的对“收信人的态度”。试比较：WehavereceivedwithmanythanksyourletterofOct.7,andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalog.Wewishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.(polite)客套我们非常荣幸地收到了贵方10月7日的来信，并乐意随函邮寄我们的最新产品目录。希望贵方及时处理我们的报价。Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatescatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterofOct.7.(courtesy)礼貌你们肯定会对我们随函寄于第5页上的你们10月7日来函索要的报价感兴趣。为了使书信显得礼貌，尽量避免使用那些过激、冒犯和轻蔑的语言。同时，及时回信也是一种礼貌的表现。,2.体谅（Consideration）体谅强调的是“收信人态度”（You-attitude）而不是“寄信人态度”（We-attitude）。写信时，应该牢记收信人的要求、需要、愿望以及心情，以最佳的方式表述自己的信函内容。要在信中体现一种体谅之情，下面几点非常必要：a.收信人态度试比较：Compare(寄信人态度)：至于现金付款，我方允许2%的折扣。Weallow2percentdiscountforcashpayment.（收信人态度）：若贵方现金付款，则可获得2%的折扣Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.(寄信人态度)：我方不可能在本月向贵方邮寄目录。Wewontbeabletosendyouthebrochurethismonth.（收信人态度）：我方将在下个月向贵方邮寄目录Wewillsendyouthebrochurenextmonth.,b.以肯定的态度为主Focusonthepositiveapproach试比较：Compare（肯定）：我方确信，贵方将会感到满意。Wefeelsurethatyouwillbeentirelysatisfied.（否定）：我方认为，贵方不可能会感到不满意。Wedonotbelieveyouwillhavecausefordissatisfaction.（肯定）：也许在下一次，即可向贵方邮寄所需货物。Perhapsnexttimewecansendyouwhatyourequire.（否定）：非常抱歉，我方此次无法满足贵方要求。Weregretourinabilitytoserveyouatthistime.,3.完整Completeness商务书信应包括所有必需的内容，同时写信人在发信之前对全文进行仔细检查也是必要的。4.清楚Clarity写信人应该尽量将自己的意思表达清楚，只有这样，对方才能正确理解信文。因此，写信人应做到：避免使用含有不同词义或词义模糊的词语。如：AstothesteamerssailingfromHongKongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.“bimonthly”一词含有两个意思，即每月两次和每两个月一次，这对于读信人来说，就可能感到迷惑不解。,改写（rewriting）：a.WehavetwodirectsailingseverymonthfromHongKongtoSanFrancisco.我们每月有两班从香港至旧金山的直航。b.WehavesemimonthlydirectsailingfromHongKongtoSanFrancisco.我们每半个月有一班从香港至旧金山的直航。c.WehaveadirectsailingfromHongKongtoSanFranciscoeverytwomonths.我们每两个月有一班从香港至旧金山的直航。注意修饰语（modifiers）的位置。如：a.Weshallbeabletosupply10casesoftheitemonly.b.Weshallbeabletosupply10casesonlyoftheitem.在上面两个句子中，“only”分别修饰item和10cases，所以两个句子便有着不同的意思。,注意句子结构(sentencestructure)。试比较：a.Wesentyou5samplesyesterdayofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay25byair.我方昨天航寄给贵方5个货物样品，这些样品是贵方5月25日来函索要的。（该句结构混乱，使人难以看懂）b.Yesterdaywesentyou,byair,5samplesofthegoodswhichyourequestedinyourletterofMay25.我方昨天给贵方航寄了贵方5月25日来信中索要的5个货物样品。（该句结构清晰，意思明了得多）认真而恰当地进行分段。商业书信应该条理清晰，易于理解。所以写信人应该对信文进行认真而恰当的分段。一般常规是一个段落表达一个主题。,5.简洁Conciseness所谓简洁是指在不影响完整和礼貌的情况下，使用最简短的语句来清楚地表达书信内容。要做到简洁，可采取如下方法：（1）避免累赘冗长的表达。（2）避免不必要的重复。（3）使用简短的语句和浅显的解释。a.用一单词代替短语enclosedherewithenclosedatthistimenowduetothefactthatbecause,b.用短语代替句子Pleasedonthesitatetcalluponus.改写：PleasewriteusPleaseseethatanenquiryisconductedtodeterminethereason.改写：Pleasefindoutthereason.c.用词语代替从句Werequirefull-automaticwashingmachinewhichisofthenewtype.改写：Werequirenewtypefullautomaticwashingmachine.（4）避免重复表达（5）灵活正确地使用“事由行”。这样能省去书信开头语中的相同内容，并能使读者对信中谈及的内容一目了然。,6.具体Concreteness尽量将书信写得准确、具体而生动。试比较：ST858L-BandStereoRadioCassetteRecorderisoffullfunctions.ST858L5波段收录机具有所有功能。Rewriting:ST858L-BandStereoRadioCassetteRecordercandeliverssuperbFM/MW/LW/SW1/SW2/FMStereobandreception.Fullauto-stopandautomaticquickprogramsearch(AQPSsystem)ST858L5波段收录机具有高质量的FM/MW/LW/SW1/SW2/FM立体声接收功能，并能自动停机和自动快速搜索节目。,WehavedrawnonyouasusualunderyourL/C.我方已按惯例根据你方信用证开立了向你方索款的汇票。Rewriting:WehavedrawnonyouoursightdraftNo.845fortheInvoiceamount,US$560,00,underyourL/CNo.246oftheChinaBank.根据你方由中国银行开立的第246号信用证，我方已按发票金额560，00美元开立了向你方索款的第845号即期汇票。,7.正确Correctness正确不仅是指语法、标点、和拼写方面的正确，而且也要求语言标准、陈述得当、数据准确，并要求正确理解贸易术语。在商务书信中，语法错误时有发生。如：a.withpronounsOurcompetitorspricesare2%-3%lowerthanus(ours)b.withverbsItisoneofthemachinesthatwas(were)deliveredlastweek.c.withconjunctionsThisfridgenotonlyisattractive(isattractivenotonly)inproperprice,butalsoingoodquality.,d.withsubjectsWhilestudyingthereport,telephonerang.WhileIwasstudyingthereport,thetelephonerang.(rewriting)Depositingmoneywithus,ourbankcanpayyouhighdividends.Depositingmoneywithus,youearnhighdividends.(rewriting)避免夸大其辞。比如：Itisthelowestpriceavailabletoyou.这是贵方得到的最低报价Itisthelowestpricethatwecanofferyounow.(rewriting)这是我方目前所能报的最低价。,Wearewell-establishedexportersofallkindsofgoodsmadeinSweden.我们是具有良好信誉的各种瑞士产品的出口商。Wearewell-establishedexportersofSwedensundrygoods,suchastoys,ButtonsandStationary.(rewriting)我们是具有良好信誉的瑞士产品的出口商，出口玩具、钮扣及文具等杂货。,使用准确的数字表达。比如：5%upto10%bothinclusiveupto$40inclusiveonorafterJuly10fromthe1stto15thofMarchbothinclusivefor5daysexclusiveofthedayofdispatchfor15daysexclusiveofSundays445.00(FourHundredandForty-fivepoundsonly)15.01(FifteenPoundsandOnepenny),US$450.00(sayUSDollarsFourhundredandFiftyonly)15*2*3(onefootfiveincheswide,twofeetlong,andthreeinchesandahalfthick/high)1/4(pipemeasuring1/4inch)120sq.ft(120squarefeet)40c.ft(40cubicfeet)28*30yds(28inchesinwidth,30yardsinlength),正确地使用大写字母。除了一般的字母大写规则外，外贸函电中的字母大写有其特殊之处，比如：a.North,South,East,West四个词表示地区而不是表示方位时，如：South-westAfricab.商品的名称和品牌“GreatWall”ElectricFan“ThreeStars”CalfShoesc.文件名称PriceListLetterofCreditCatalogueE-35(第E-35号产品目录),OrderNo.26(第26号定单)c.运输工具的名称theS.S.“MerryCaptain”(“快乐船长”号货轮)theS.S.“LuckyPrince”(“幸运王子”号货轮)them.v.“EastWind”（“东风”号货轮）them.v.“SilverRiver”（“银河”号货轮）,第四章英语商务书信实例第一节建立贸易关系EstablishingBusinessRelations,贸易商通过什么渠道获得所有关于新市场与新客户的必要信息？（1）通过报纸、广播、中的广告节目、电视经济信息以及通过因特网等（2）通过贸易客户的介绍（3）通过子公司或分公司、国外代理商的介绍（4）借助市场调查（5）利用参加商品交易会的机会（6）派遣贸易代表团赴国外参观考察（7）通过自我介绍或答复国外贸易商的询盘（8）通过银行的介绍（9）通过商务参赞的介绍（10）通过国内外商会的介绍,写信人通常按下列步骤书写建立贸易关系的信函：（1）信息的来源（2）写信人的意图（3）公司的经营范围（4）有关公司财政状况及信誉状况的查询之处如果写信人有意进口，他也可以向对方索要目录单、样品、价目表等。在信的结尾，写信人常常表达期盼合作与早日答复的愿望。建立贸易关系是交易的第一个环节。良好的开端是成功的一半。因此，在拟写有关建立贸易关系的信函时，应注意礼貌、得体、热情、诚挚，并应将自己要表述的内容清楚地叙述完整。,1.建立贸易关系信函的常用写作步骤：（1）thesourceofsendersinformationofreceiver寄信人获得有关收信人信息的渠道(2)thesendersintentionofwritingtheletter寄信人写信的意图(3)thebusinessscopeofsendersfirm寄信人公司的业务（经营）范围(4)thereferenceastosendersfinancialpositionandintegrity寄信人资信情况,2.熟悉并掌握表达上述内容的常用句型（1）有关寄信人获得收信人情况的渠道的表达方式有：a.Wehaveobtainedyournameandaddressfrom.e.g.WehavelearnedyournameandaddressfromthetradeMagazine,“TheBusinessWorld.”本公司由商业世界这本杂志，得悉贵方的名称和地址。WehavelearnedfromtheChamberofCommerceinTokyothatyouareinthemarketforSportinggoods.本公司由东京商会处得悉贵方想买体育用品。,b.Yourfirm/nameandaddresshasbeenrecommended/given/introducedtousby.e.g.Yournameandaddresshavebeenrecommended/giventousbyTheChinaExternalTradeDevelopmentCouncil.我方由外贸协会获悉贵方公司的名称和地址。,YourfirmhasbeenrecommendedtousbyJohnMorris&Co.,withwhomwehavedonebusinessformanyyears.承蒙约翰莫利斯公司推荐，得悉贵公司的名称。我公司已与该公司有多年的贸易来往。c.Throughthecourtesyof.,wecometoknowyournameandaddress.e.g.Throughthecourtesyofouroldcustomer,Messrs.Smith&Co.,wecometoknowyournameandaddress.承蒙我方老客户史密斯公司告知你方名称和地址。d.Weownyournameandaddressto.e.g.WeoweyournameandaddresstoTheChinaFederationofChambersofCommerce.我方经由中国商会联合会，得知贵公司的名称和地址。,WeoweyournameandaddresstoBankofChina,LagosBranch,throughwhomwehavelearntyouareexportersofChineseTextilesandCottonPieceGoods.承蒙中国银行拉哥斯分行告知你公司名称和地址，我们得知贵公司是纺织品和棉布出口商。WeoweyournameandaddresstothecommercialcounselorsofficeofAmericanembassyinBeijing.承蒙美国驻北京大使馆商务参赞处介绍，我们得知你公司的名称和地址。,e.Weareindebtedto.foryournameandaddress.e.g.WeareindebtedforyournameandaddresstoMr.GeorgeSmith,MexicanAmbassadorinBeijing.我方承蒙驻北京的墨西哥大使，乔治.史密斯之赐，得知贵公司的名称和地址。f.Wearegiventounderstandthat.e.g.Wearegiventounderstandthatyouarepotentialbuyersofwhichcomeswithintheframeofourbusinessactivities.据了解，你们是某商品有潜力的买主，而该商品正属我们的业务经营范围。,g.Ontherecommendationof.,wehavelearnedwithpleasurethenameandaddressofyourfirm.e.g.OntherecommendationoftheChamberofCommerceandIndustryinyourcity,wehavelearnedwithpleasurethenameandaddressofyourfirmandwearewritingtoyoutoknowifyouareinterestedinimportingChinaStationary.承蒙贵市工商协会的推荐得知贵公司的名称，写信询问贵方是否有兴趣进口中文具。,OntherecommendationofCo.Ltd.,wehavelearnedwithpleasurethenameandaddressofyourfirmandshallbegladtoenterintobusinessrelationswithyou.承蒙有限公司的介绍得知贵公司的名称，我们非常乐意与贵方建立贸易关系。h.Wehavethepleasuretointroduceourselvestoyouwith/Wewrite/wishtointroduceourselvese.g.Wehavethepleasuretointroduceourselvestoyouwithaviewtobuildingupbusinessrelationswithyourfirm.我们有幸自荐，以期与你公司建立业务关系。,Wewritetointroduceourselvestoyouwiththehopethatwemayhaveanopportunityofcooperatingwithyouinyourbusinessextension.我们有幸自荐，盼望能有机会与你们合作，扩展业务。Wetakethelibertyofwritingtoyou我们冒昧通信i.Throughyourtradedelegationwhorecentlypaidavisittothiscountrywelearnedthatyouarewell-establishedimporterof,建立贸易关系常用动词短语：establish/enterinto/buildupbusiness/trade/trading(relations)enterintobusinessactivitiese.g.Wearewillingtoenterintobusinessrelationswithyourfirmonthebasisofequality,mutualbenefitandexchangingwhatonehasforwhatoneneeds.我们愿在平等互利、互通有无的基础上与你公司建立业务关系。,(2)有关介绍寄信人公司业务范围的表达方式有：a.Ourcompanydealswith/handles/dealsin/isinthelineoftheimportandexportof.本公司经营的进出口贸易b.Wespecializein.专营SpecializingintheexportofChineseCottonPieceGoods,weexpressoutdesiretotradewithyouinthisline.我们专门经营中国棉织品出口，愿与你们进行交易。,c.Weareoneofthelargest.importersinourcountryandhavehandledwithvariouskindsoftheproductsforabout.years.本公司最大的进口商之一，多年经营各种产品es/fallsinto/be/liewithin/theframe/scopeofourbusinessactivities/正属于我们的业务经营范围(3)有关寄信人资信情况的表达方式有：a.OurbankersaretheBankof.Theycanprovideyouinformationaboutourbusinessandfinances.,b.Forourfinancial/creditstanding,pleaserefertothefollowingbank:./wewouldreferyoutoc.Astoourstanding,wearepermittedtomentiontheBankof./TheBank.Foranyinformationastoourcreditstanding,pleaserefertoTheBankofChina,Beijing.TheBankofyourcitywillgiveyouanyinformationconcerningourcreditstanding.,1.翻译（完成）下列出口商的自我介绍信（1）齐头式敬启者：本公司是中国最大的机械设备出口公司之一。随函附上一份有关我方目前可供货物所有详情的目录，希望贵方能对其中的一些产品感兴趣。若蒙收到贵公司对其中产品的询价，我方将不胜感激，并报我方最低价。若贵公司不进口上述商品的话，恳请贵方将此信转交给经营此类商品的进口公司。我方希望收到贵方及时、有利的答复。谨上,DearSirs,WewritetointroduceourselvesasoneofthelargestexportersofawiderangeofMachineryandEquipments.Weencloseacopyofourlatestcatalogcoveringthedetailsofalltheitemsavailableatpresent,andhopesomeoftheseitemswillbeofinteresttoyou.Itwillbeagreatpleasuretoreceiveyourinquiriesforanyoftheitemandwewillsendyouourlowestquotationsagainstthem.,Should,bychance,yourcorporationnotdealwiththeimportofthegoodsmentionedabove,wewouldbemostgratefulifthislettercouldbeforwardedtothecorrectimportcorporation.Wearelookingforwardtoyourfavourableandpromptreply.Yoursfaithfully,敬启者：承蒙JohnMorris公司的推荐，得悉贵公司名称。我公司已与该公司有多年的贸易交往。我公司专营在世界市场上享有盛誉的中国化学医药品的出口，随函附寄一份目录供你参考，如果贵方对某一产品感兴趣的话，希望与我方取得联系。期盼早日回复。谨上,DearSirs,YourfirmhasbeenrecommendedtousbyJohnMorris&Co.,withwhomwehavedonebusinessformanyyears.WespecializeintheexportationofChineseChemicalsandPharmaceuticals,whichhaveenjoyedgreatpopularityinworldmarket.Weencloseacopyofourcatalogueforyourreferenceandhopethatyouwouldcontactusifanyitemisinterestingtoyou.Wehopeyouwillgiveusanearlyreply.Yoursfaithfully,2.进口商的自我介绍信敬启者：承蒙贵国驻伦敦大使馆商务参赞处介绍，使我方获得贵公司的地址，兹写信想与贵公司建立贸易关系。本公司与次地主要轻工产品经销商联系甚密，我方相信，若贵方的报价有竞争力的话，我方可以销售大量中国商品。有关我方资信情况，请向伦敦英国银行查询。请告知贵方出口产品的必要信息。谨上,DearSirs,WehaveobtainedyouraddressfromtheCommercialCounselorofyourEmbassyinLondonandarenowwritingyoufortheestablishmentofbusinessrelations.Weareverywellconnectedwithallthemajordealershereoflightindustrialproducts,andfeelsurewecanselllargequantitiesofChinesegoodsifwegetyouroffersatcompetitiveprices.,Astoourstanding,wearepermittedtomentiontheBankofEngland,London,asareference.Pleaseletushaveallnecessaryinformationregardingyourproductforexport.Yoursfaithfully,敬启者：承蒙东京商会介绍，我们了解贵公司在世界各地供应高品质的食品，并且确信我国对各种外国食品的需求量很大。现致函希望与你方建立贸易关系。本公司是日本最大的食品贸易公司，在日本的主要城市都有分公司门市部。我方已从欧洲、美国进口品种繁多的食品，因此，在这方面拥有丰富的经验。可以预料你方产品在我方市场有着广阔的前景，我们保证随时给予你方密切合作，盼回复。此致敬礼,DearSirs,ThroughthecourtesyoftheChamberofCommerceinTokyo,wehavelearnedthatyouhavebeensupplyingthebestqualityfoodsallovertheworld,andwearesurethereisalargedemandforvariousexoticfoodsinourcountry.Wearewritingtoyouinthehopeofestablishingbusinessrelationswith.,WearethelargestfoodtradingcompanyinJapanwithofficesorrepresentativesinallmajorcitiesandtownsinthecountry.WehavebeenimportingalargevarietyoffoodsfromEuropeandtheU.S.A.andconsiderthatwehaveconsiderableexperienceinthisfield.Abrightprospectforyourproductsinourmarketisforeseeable.Welookforwardtohearingfromyouandassureyouofourclosecooperationatalltimes.YoursFaithfully,3.letterofaskingforcatalogues索寄目录函敬启者：承蒙中国银行拉各斯分行告知你公司名称和地址，我们得知贵公司是纺织品和棉布出口商。现告知纺织品是我们主要的进口商品，但目前我们特别有意从贵国进口印花细布。如你公司能保证价格可行，品质优良，交期迅速，我们能大量经营该商品。如贵公司能航邮寄来商品目录和样本，并提供有关印花细布的一切必要资料，以便我公司熟悉你公司供货的质地和工艺，我们将不胜感激。期待早日答复。此致敬礼,DearSirs,WeoweyournameandaddresstoBankofChina,LogosBranch,throughwhomwehavelearntyouareexportersofChineseTextilesandCottonPieceGoods.Foryourinformation,textilesareourmainimports,butnowweareespeciallyinterestedinimportingPrintedShirtingfromyourcountry.,Ifyoucanassureusofworkableprices,excellentqualityandpromptdelivery,weshallbeabletodealinthesegodsonasubstantialscale.Wewouldthereforehighlyappreciateitifyouwouldsendusbyairmailcatalogues,samplebooksandallnecessaryinformationregardingPrintedShirting,soastoacquaintuswiththematerialandworkmanshipofyoursupplies.Wearelookingforwardtoyourearlyreply.Yoursfaithfully,4.回复信函须知：一定要在首句中说明已收阅何时的来信，并对来信细节作详细回复例句见课本P25-26ReferenceExpressions2133ExercisesforbusinessestablishmentIFillintheblankswiththerightwordorwords.1.Wearesendingyouthesamples_requested.a.beb.arec.asd.for2.Wetrustthatyouwillfindourgoods_.a.attractingb.tobeattractivec.attractyourattentiond.attractive,3.Thebrochurecovers_widerangeofproductswedealin.a.theb.ac.ofd.about4.Wewould_verymuchifyousendussomesamplesimmediately.a.thankyoub.appreciateitc.appreciated.appreciateyou5.Ifanyoftheitemsis_toyou,erests,6.Ourproductsenjoy_inworldmarket.a.mostpopularb.greatpopularityc.goodsellerd.sellingfast7.Weare_acopyofourcatalogforyourreference.a.sendb.coveringc.closedd.enclosing8.Weareanxiousto_themarketforourAntimonyTrioxide,whichatpresentenjoysalimitedsaleinEurope.a.increaseb.enlargec.expandd.extend,II.Choosetheappropriatewordorwordsintheparentheses.1.As(regard,regards)machinetools,weregretto(say,inform)thatwearenotabletosupplyforthetimebeing.2.Being(specialized,handled)intheimportandexportofArtandCrafts,weexpressourdesiretotrade(with,to)youinthisline.3.Toacquaintyou(of,with)ourproducts,wearesendingyou(by,under)separateairmailacopyofcatalogandseveralsamplebooksforyourreference.,4.(Incase,Provided,If)youfindourproducts(interested,interesting)toyou,pleaseletushaveyourspecific(order,enquiry).5.Pleasetelexusthedetailedinformationofyourproducts(available,provide)atpresent.6.Asyoumayawarethatourgoodsenjoygreat(sales,popular,popularity)inmanycountries.,7.Astoourbusinessand(finances,financing),pleaserefer(with,to)theBankofBarclay,London.8.In(comply,compliance)withyourrequest,wesentyouthismorning3samplesofourcomputerdisk.,III.TranslatethefollowingsentencesintoEnglish1.我公司是该地区电子产品的主要进口商之一。我们借此机会与贵方接洽，希望与贵方建立贸易关系。2、我公司经营机械设备的进出口业务已多年，我们的产品在许多国家享有盛誉。3、承蒙我国驻北京大使馆商务参赞处介绍，得知你公司的名称和地址。4、我们了解到你们是日用化学品制造商。我们有一客户想要购买贵国化妆品，如能立即航寄目前所能供之货的目录及价格表，我们将不胜感激。,5、有关我们的资信情况，请向中国银行上海分行查询。6、电器用品属我公司的经营范围。7、我公司有意购买你公司的棉布。8、我们随函寄给你方询价单一张。9、我们希望早日收到你方的具体询价单。10、非常感谢您8月10日的询问，并且很乐意答复如下：,1.Weareoneoftheleadingimportersofelectronicproductsinthearea,andtakethisopportunitytoapproachyouinthehopeofestablishingbusinessrelations.2.Wehavebeenengagedinhandlingimportingandexportingofmachineryandequipmentformanyyears,andourproductshaveenjoyedgreatpopularityinmanycountries.3.WeoweyournameandaddresstotheCommercialCounselorsofficeofourEmbassyinBeijing.4.Wearegiventounderstandthatyouareamanufacturerofdailychemicals.Oneofourclientsintendstobuycosmeticsfromyourcountry.Wewillappreciateithighlyifyouairmailthecatalogueandpricelistofthegoodsavailableatpresent.5.Forourcreditstanding,pleaserefertotheBankofChina,ShanghaiBranch.,6.Electricgodsfallwithinthescopeofourbusinessactivities.7.Weareinterestedin(buying)yourCottonPieceGoods.8.WeencloseanEnquiryNote.9.Weexpectthatyouwillletushaveyourspecificenquiryassoonaspossible./Welookforwardtoreceivingyourspecificenquiryassoonaspossible.10.WereceivedwiththanksyourinquiryofAugust10andarepleasedtoreplyasfollows:,IV.Writealettertoaforeigncompanyforestablishingbusinessrelationscoveringthefollowingcontents:1.thesourceofyourinformation2.yourintention3.yourbusinessscope4.thereferenceastoyourfirmsfinancialstanding5.yourexpectationYoumayaddaSubjectlineandAttentionlineforyourletter,询价及回复ENQUIRIESANDREPLIES1、询价通常是由买方发出的，在许多情况下，买方将询价信函与建立贸易关系的信函融为一体，也就是说，在信的开头表达了希望建立贸易关系的意愿之后，接着就向对方索要有关商品的目录本、价格单、样品等等。,2、在回复询价时一定要即使认真，因为每接到一封询价信，就意味着有了做成交易的机会。即使一时没货，也不要置之不理或者简单地一句无货了事。要采取积极主动的态度，有礼貌地、得体地作出回复。在回复的开头可以先对询价表示感谢，如：Thankyouforyourenquiry.Wearesorrythatwehavenostockatpresent.如果暂时无货，还可以在交货期上做文章，比如询问对方晚些时候交货行不行：CouldyouacceptdeliveryinJulyorSeptember?还可以向对方推荐类似才产品，或请对方看看你方的商品的目录，也许也会对目录中的其它产品感兴趣：,MayIdrawyourattentiontoitem14?Perhapsyoudliketoglancethroughourcatalogue.在一般询价信中，购货商应清楚地表明自己所需要的包括一般信息、产品目录或价目表，以及样品簿等有关内容。而在具体询价信函中，则应该指出所要购买产品的名称。既可以索取产品目录、价格表和样品，也可以询求报盘。询价信函应力求简明扼要。对于收到的询价信函，应做出及时而礼貌的答复，并全面回答询价中所涉及的事项。,敬启者：从纽约的ABC公司处得知，贵方是贵国主要出口商之一。目前，我方对进口贵方产品很感兴趣。若能向我方函寄产品目录、样品簿或者在可能的情况下惠寄样品，我方将不胜感激。请告知详细的广州到岸价、折扣及付款方式等。希望此次合作将是我们双方长期而有利的贸易关系的良好开端。谨上,Enquiry:Gentlemen:WelearnfromABC&Co.,NewYorkthatyouarealeadingexporterinyourcountry.Weare,atpresent,verymuchinterestedinimportingyourgoodsandwouldappreciateyoursendinguscatalogues,samplebooksorevensamplesifpossible.PleasegiveusdetailedinformationonCIFGuangzhouprices,discounts,andtermsofpayment.Wehopethiswillbeagoodstartforalongandprofitablebusinessrelations.Trulyyours,敬启者：贵方3月21日询价函收悉。感谢贵方对我方的出口产品感兴趣。兹随函附寄数份带插图的目录和价目表，上面有贵方要求了解的情况。同时，我方又为贵方另函寄去产品样品，由此即可了解到我方产品的质量和工艺。我方相信，当贵方看到产品时，一定会同意我方的产品对很挑剔的顾客也是很有吸引力的。按照订购货品的数量多少，我方可以给予适当的折扣。至于付款方式，我方通常要求用即期信用证支付。再次感谢贵方对我方产品的兴趣。我方期盼着贵方的订单，同时请贵方相信，我方会对贵方订单作出及时而认真的考虑。谨上,Reply:Gentlemen:WewelcomeyouforyourenquiryofMarch21andthankyouforyourinterestinourexportcommodities.Weareenclosingsomecopiesoforillustratedcataloguesandapricelistgivingthedetailsyouaskfor.Alsounderseparatecover,wearesendingyousomesamplewhichwillshowyouclearlythequalityandcraftsmanship.Wetrustthatwhenyouseethemyouwillagreethatourproductsappealtothemostselectivebuyer.,Weallowaproperdiscountaccordingtothequantityordered.AstothetermsofpaymentweusuallyrequireLetterofCreditpayablebysightdraft.Thankyouagainforyourinterestinourproducts.Wearelookingforwardtoyourorderandyoumaybeassuredthatitwillreceiveourpromptandcarefulattention.Trulyyours,Practice1敬启