秘书实务案例分析

案例1：老总的隐私一、背景室，是不是知道一些这方面的情况？”事情是这样的：几天前，马总把于雪叫到自己的办公室，说：“麻烦你帮我办件事。我马上要出差了，后天下午你去王府井某某商店的首饰柜台，你说出我的名字后，人家就会给你一包东西。取到东西后，你再帮我送一下。”说着，递给于雪一张写着门牌号码的纸条。于雪在某某商店首饰柜台取到东西后准备离开，柜台里一位年纪轻大的员工在身后又特地关照于雪：“您是打出租吗？这包东西很贵重，在路上要小心一点。”于雪当然明白，在首饰柜台前说的贵重东西，不是几百元或者一两千元能买得起的。根据马总的纸条，于雪在亚运村找到了一栋高层公寓的号房。出来给于雪开门的是一位穿着睡衣的年轻漂亮女郎，她接过东西，高兴得几乎有些忘形：“啊！马哥连我的生日也没有忘记，真是太好了，谢谢马哥！”总裁问的就是这件事。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、“前几天王总的老师过生日，马总要出差，让我帮他送了点礼物给他的老师。b、“最近一个时期马总从未找过我，对马总的事我一点也不知道！”c、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的一位年轻女性。”d、“上个星期五下午，我帮马总送了件手饰给住在亚运村的小姐，看她那打扮，肯定是哪个歌厅里的小姐。”e、“对马总我似乎不太了解。” 二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是c。选a肯定是错误的。的确，作为秘书在替上司办私事时，有责任替上司保密。但是，当总裁问起这件事时，他代表的是整个公司的利益，这件私事也再是单纯的私事了，所以，作为秘书，于雪不能替马总隐瞒了，必须向公司的最高领导人说明事情的真相。选b与选a一样，甚至有过之而无不及。选d也犯了秘书工作的大忌。作为秘书必须如实地向领导反映情况，既不能掐头去尾，也不能添枝加叶。收礼人也许是歌厅里的小姐，但你不能在没有任何直接证据的情况去推测人家是歌厅小姐。选e也是一种逃避责任不实事求是的做法。选c之所以正确，其理由很简单，那就是如实向上司汇报是其作为秘书的天职。在一般的情况下，作为职业秘书的操守，对于上司的隐私，看到了的要当作没看见，听到了的等于没听见；只有这样，上司才能真正放心让你协助他的工作。正是因为马总信任于雪，才会让她去帮他办私事。从这个意义上来说，于雪有义务为马总保密。但是，在现代企业中，上司与秘书的关系本质上是一种工作关系。既然是一种工作关系，那就必须优先考虑公司利益，而不是个人之间的关系。总裁是在工作时间问这件事，而马总也是在工作时间以副总的名义让于雪去办这件事的，所以送礼这件事不再单纯是件私事，因此，推说自己不清楚，甚至撒谎欺骗总裁，都是绝对错误的。当然，也不能在没有任何证据的情况下，凭想像说人家是歌厅里的小。这件事是总裁主动问起来的，也就说明总裁肯定是有备而来。在这种情况下，即使于雪想为马总两肋插刀，自己承担风险，那也是瞒不住的。这不仅对马总没有任何意义，还会把自己搭进去。 实事求是，如实汇报，这是每一个做秘书的天职。也只有这样，秘书才能真正得到上司的信任。案例2：老上司升官一、背景于雪在调到总裁办来当秘书之前，曾在市场部工作；她在市场部工作期间，曾得到过市场部副经理唐明的许多关照。这天公司开董事会，于雪在给董事们添茶时，无意中听到唐经理被提升为海外部总经理。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、回到办公室后马上给唐经理打电话，告诉他“升官了！”b、中午在电梯里碰到唐明和市场部其他几个人，于是开玩笑说：“唐总，你要作好请客的准备哟！”c、刚从会议室出来，就在走廊上碰见了唐经理，于是她像往常一样，朝他微微一笑，就回了自己的办公室。d、回到办公室后想了想，决定找个机会悄悄地告诉唐经理这件事。e、晚上回家后，打电话到唐经理家，祝贺他“升官了！” 二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是c。选a之所以不合适，是因为作为秘书，你不能随意泄露公司内部人事调动及升职问题。选b也不合适，因为这实际上是一种暗示。选d也不合适，因为对于秘书来说，无论在什么情况下用什么方式，透露人事机密都是违反职业道德的。选e不合适的理由同选d。选c的道理很简单，作为秘书，严守公司的机密是她的起码的义务，秘书的“秘”就是秘密的“秘”；而在公司所有的秘密中，人事机密又是秘中之“秘”。所以不管你用什么方式，不管你是直接还是间接，只要你透露了唐总“升官”的事，都是违反作为秘书的职业操守。而违反职业操守，则随时有可能结束自己的职业生涯。案例3：秘书的忠告一、背景一天，老总怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮非常无礼的来信。他自己起草了一封简短的回信，让秘书马上把信寄走。信的内容是这样的：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行知道你的行为！面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、“好，我马上就办！”说完，于雪立即回到自己的办公室，将信寄走了。b、如果将信寄走，对公司和老总本人都非常不利。于雪想到自己是老总的助手，有责任提醒老总，为了公司的利益，得罪了老总也值得，于是对老总这样说：“老总，这封信不能发，别发算啦！”c、于雪不仅没有退下去寄信，反而前进一步向老总提出忠告：“老总，请您冷静一点！给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢？在这件事情上，难道我们自己就没有值得反省的地方吗？”d、当天快下班的时候，于雪对已经心平气和的老总说：“老总，可以将信寄走了吗？”e、默默地回自己的办公室，当作什么也没听见。二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，哪种选择最为恶劣。请说明理由，并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是d，最恶劣的选择是c。选a忠实和坚决地执行上司的指令，作为秘书的确需要这种品质，但是，仅仅具备“忠实和坚决”的品质，对于秘书来说远远是不够的。选b是从整个公司利益出发的，对于秘书来说，这种富于自我牺牲的精神是难能可贵的，但是，它干预上司的决策，超越了秘书的权限，所以是不合适的。选c从秘书是老总的助手这个角度来看是可取的，作为助手可以给上司提建议，但不能干预老总的最后决策。这种选择之所以最为恶劣，是因为作为一个公司的老总，老总有自己思考问题的角度和方式，他必须经常权衡与各方面的关系和利益的问题，因此也必然包括与这家代理商的关系。他提出中止与这家代理商的关系，也许并非出自一时之怒，只不过是那封无礼的来信充当了导火索而已；当然，老总也有可能是一时之怒，中止与对方的交往仅仅是说说而已。总而言之，在不明白老总的真实的思想和感情之前，秘书作为老总的助手仅仅是助手而已，既不是政策的制定者，更不是最后的决策人。秘书有责任及时向上司提供正确的建议，但绝对不能干预上司的决策。选d是正确的。理由如下：老总也是人，也有自己的喜怒哀乐，也有不能自制的时候。当他的感情一旦平静下来，必然会自我反省。在这个时候，秘书把打印出来的信件递给老总征求他的意见，实际上就是给他创造一次重新决策的机会；a和b虽不可取，但毕竟还有商量的余地。选e是一种拒不执行指令的不负责任的行为。案例4：老总闷闷不乐一、背景这天早晨老总眉头紧锁，一言不发地进了自己的办公室，秘书于雪跟他打招呼“早上好！”他也爱理不理的。老总平时和蔼可亲，常常跟下属开玩笑。于雪心想老总肯定遇到烦心的事了。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、既然老总心烦，他肯定需要一个人独自呆一会，所以先不去管他。b、心烦归心烦，工作是工作。今天有一大堆事等他决定，所以拿上一叠文件到老总办公室去找老总批阅。c、翻出老总的日程表，取消老总今天的一切约会安排。d、泡上一杯浓茶送给老总，问他是不是要先休息一会。e、马上跟着老总进去，问老总出了什么事。二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是d。如果对方不是你的上司，仅仅只是你一般的朋友，那么，选a应该说是不错的，但你现在毕竟是老总的助手，双方之间至少还有工作关系，所以，采取不闻不问的态度有些不合适。选b肯定是不合适的，因为你一点也不体谅上司的心情。选c也不对，因为秘书毕竟只是秘书，无权代替老总作出任何决策；c是一种典型的越俎代庖行为，是这几种选择中是最坏的一种选择。选e也很不妥当。老总不管是什么原因而心烦，他没有义务告诉秘书；虽然秘书的热情值得赞许，但她忘了自己仅仅是个秘书。选择d表现出秘书恰到好处地把握了分寸。作为秘书，对自己上司的烦恼不可能不闻不问，因此给他泡上一杯浓茶体现了自己的热情；但在送茶时又仅仅是只问上司需不需要休息，既没有去探究上司的隐私，更没有自作主张自行来安排上司的工作。在这种情况下，一个优秀的秘书应该能凭直觉知道老总为什么闷闷不乐：也许工作压力太大？也许是为孩子的事操心？也许久等的客户没来？也许是昨晚与太太吵架了知道老总为什么心烦，就可以作好相应的准备。案例5：老总的女儿一、背景由于老总的太太临时出国，这些天老总每天下班后要去幼儿园接女儿回家。这天，外地来了一个大客户，老总与客户谈到快六点都没有谈完；谈完后还得宴请对方，这时老总似乎完全把去幼儿园接女儿的事给全忘了。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择： a、装作不知道有这件事。 b、老总请自己帮忙就去接。 c、提醒老总该去接女儿了。 d、如果老总让自己去接就推辞，说自己晚上要去上课。 e、提醒老总，说自己可以代替他去接。二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。三、分析本题的最佳选择是e。选a是不合适的，因上司是忙于工作忘记了去接自己的女儿，所以，作为辅佐上司工作的助手，秘书明明知道上司忘了接女儿的事，却装作不知道是不对的。选b也不合适，因为上司在这种情况上已经把这事忘得，让他来请自己帮忙不太可能，更何况作为助手应该有一种为上司分忧的主动性，选c也不太合适，因为在这种情况下秘书仅仅提醒是不够的，上司现在不太可能抽出时间去接女儿，除非他不怕影响工作。选d更不合适。尽管到了下班时间，但作为秘书的工作还没有终止；帮上司去接女儿看上去是帮老总做私事，但实际上是在为上司的工作分忧，所以秘书在这种情况下不能推辞。选e之所以比较合适，不仅表明了秘书积极主动的精神，而且提出了帮上司解决问题的办法；如果上司同意自己帮他去女儿，那自己就去；如果上司另有考虑或安排，那也提醒了上司，上司也会感谢你这种热心。案例6：老总身体不舒服一、背景这天老总上班后不久，就对秘书于雪说自己的头有点胀，身体不舒服，需要休息一会。面对这种情况，于雪应该怎么处理？现在于雪有这么几种选择：a、知道老总又犯老毛病了，马上到柜子里把备用药找了出来。b、建议老总：“您太疲劳了，还是回家休息吧？”c、马上与公司里的有关人员打招呼，作个简要说明，今天没有急事就不要来找老总了。d、马上调整老总的工作日程，取消一切约会。e、请原来做过大夫的刘经理过来给老总检查一下。二、问题对于以上几种选择，你认为哪种选择不太合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。三、分析本题不适当的选择是d。选a是合适的，当上司说他身体不舒服时，把备用药找出来，这是秘书应尽的职责。选b也是合适的，上司身体不舒服，秘书建议上司休息也是秘书的职责，至于上司接不接受你的建