《枢纽分析表教程》PPT课件

MicrosoftOfficeExcel2007訓練課程,開始使用樞紐分析表,您的公司簡報：,開始使用樞紐分析表,課程內容,概觀：了解資料的意義課程：建立最適合您的資料,本課程會列出建議的練習，並提供一組測驗問題。,開始使用樞紐分析表,概觀：了解資料的意義,您的工作表包含許多資料，但是您了解這些數字所代表的意義嗎？這些資料能夠回答您想知道的問題嗎？樞紐分析表是一個快速而功能強大的工具，可以幫助您分析數值資料，以不同的方式檢視資料，並獲得您需要的資訊。在這個簡短的課程中，您將學習樞紐分析表的運作方式，並學習如何在Excel2007中建立一個樞紐分析表。,開始使用樞紐分析表,課程目標,使用樞紐分析表來分析和摘要您的資料。,課程,建立最適合您的資料,開始使用樞紐分析表,開始使用樞紐分析表,建立最適合您的資料,請想像一下，您有一份Excel工作表，其中包含幾千列的銷售數字資料。這份工作表包含兩個國家的銷售人員資料，以及這些銷售人員在個別日期的銷售金額。,這些龐雜的資料分散在許多的列和欄中。您要如何從這個工作表中獲得您想要的資訊呢？又該如何了解這些資料的意義？樞紐分析表可以化繁為簡，將所有的資料變成小型、精簡的報表，提供您真正需要的資訊。,開始使用樞紐分析表,檢閱您的來源資料,在開始使用樞紐分析表之前，請先看看您的Excel工作表，確定工作表已經準備好可以開始建立分析表。,在建立樞紐分析表時，來源資料中的每一欄都會成為一個欄位，可以在分析表中使用。這些欄位會將來源資料中多列的資訊摘要出來。,開始使用樞紐分析表,檢閱您的來源資料,來源資料中的欄標題會成為分析表的欄位名稱。因此，請確定來源資料的工作表中，第一列中的每一欄都有名稱。,在同一欄中，標題下面的各列應包含類似的項目。例如，文字應該會在同一欄中，數字在另一欄中，日期則在另外一欄中。也就是說，包含數字的欄不會包含文字，其他欄的內容也是如此。,開始使用樞紐分析表,檢閱您的來源資料,最後，要用來建立樞紐分析表的資料中，不應該包含任何空白的欄。,此外也最好也不要包含任何空白的列。例如，用來分隔資料區塊的空白列都應刪除。,開始使用樞紐分析表,快速入門,以下為您說明樞紐分析表的快速入門。您要使用建立樞紐分析表方塊，如圖所示。,當資料準備好時，請將游標放置在資料中任何一個位置。在插入索引標籤的表格群組中，按一下樞紐分析表，然後再按一下樞紐分析表。建立樞紐分析表對話方塊便會開啟。,開始使用樞紐分析表,快速入門,以下為您說明樞紐分析表的快速入門。您要使用建立樞紐分析表方塊，如圖所示。,選取表格或範圍將會是已選取的狀態。表格/範圍方塊中會顯示選取資料的範圍，您可以視需要加以變更。,按一下確定。,開始使用樞紐分析表,樞紐分析表基本概念,在關閉建立樞紐分析表對話方塊之後，您就會在新的工作表中看到這些內容。,一邊是為樞紐分析表準備的版面配置區。另一邊則是樞紐分析表欄位清單。這個清單會顯示來源資料中的欄標題。如同之前說明過的，每個標題都是一個欄位，如國家/地區、銷售人員等等。,開始使用樞紐分析表,樞紐分析表基本概念,您可以將樞紐分析表欄位清單中顯示的任何欄位移動到版面配置區，以建立樞紐分析表。,您可以選取欄位名稱旁邊的核取方塊，或是以滑鼠右鍵按一下某個欄位名稱，並且選取要將欄位移動到的位置。,開始使用樞紐分析表,建立樞紐分析表,現在您已經準備好要建立樞紐分析表了。接著要根據您想知道的資訊來選取分析表的欄位。先暖個身：每個人的銷售量是多少？,如果要得到這項資訊，您需要關於銷售人員的資料以及他們的銷售金額。因此請選取樞紐分析表欄位清單中，銷售人員欄位旁邊的核取方塊，以及訂單金額欄位旁邊的核取方塊。接著，Excel便會將該欄位放在預設的版面配置區中。,動畫：按一下滑鼠右鍵，然後按一下播放。,開始使用樞紐分析表,建立樞紐分析表,現在您已經準備好要建立樞紐分析表了。接著要根據您想知道的資訊來選取分析表的欄位。先暖個身：每個人的銷售量是多少？,如果要得到這項資訊，您需要關於銷售人員的資料以及他們的銷售金額。,因此請選取樞紐分析表欄位清單中，銷售人員欄位旁邊的核取方塊，以及訂單金額欄位旁邊的核取方塊。接著，Excel便會將該欄位放在預設的版面配置區中。,開始使用樞紐分析表,建立樞紐分析表,圖表中最左邊的灰色表格提供一個概念性的檢視，讓您了解根據您選取的欄位所自動產生的分析表。,銷售人員欄位中的資料(銷售人員的名稱)沒有包含數值，會自動顯示為分析表左側的列。訂單金額欄位中的資料包含數值，則是會正確地出現在右邊的區域中。,以下為您詳細說明。,開始使用樞紐分析表,建立樞紐分析表,無論您是選取訂單金額欄位之前或之後的銷售人員欄位旁邊的核取方塊，Excel每次都會自動將它們放在適當的位置。,無論您用什麼順序選取欄位，沒有數值的欄位都會在左邊，包含數值的欄位則會出現在右邊。,開始使用樞紐分析表,建立樞紐分析表,就是這麼簡單。只要按兩下滑鼠按鍵，您就可以知道每位銷售人員的銷售金額。,首先，您可以在獲得想要的資訊後便停止使用樞紐分析表。您可以使用樞紐分析表來快速取得一項或兩項所需的資訊，而不是只用來解決複雜的問題。其次，如果您建立的分析表不正確，請不要擔心。Excel可以讓您輕鬆地嘗試各種方法，看看資料在分析表的不同區域中會有什麼樣的結果。,最後，為您介紹幾個實用的秘訣。,開始使用樞紐分析表,依國家檢視銷售額,現在您已經知道每位銷售人員的銷售金額了。但是來源資料中包含的是來自兩地的銷售人員資料，分別是香港和台灣。,您現在可能想知道，不同地方的每位銷售人員的銷售金額各是如何？如果想要知道結果，您可以將國家/地區欄位新增至樞紐分析表中，做為報表篩選。您可以使用報表篩選來篩選出一部分的資料，通常是產品系列、一段時間或是某個地理區域。,開始使用樞紐分析表,開始使用樞紐分析表,依國家檢視銷售額,使用國家/地區欄位做為報表篩選，您可以檢視台灣或香港的各別報表，也可以檢視兩地的合併報表。,動畫中示範如何將國家/地區欄位新增為報表篩選。以滑鼠右鍵按一下樞紐分析表欄位清單中的國家/地區，然後再按一下新增至報表篩選，即可繼續完成作業。,動畫：按一下滑鼠右鍵，然後按一下播放。,開始使用樞紐分析表,依國家檢視銷售額,使用國家/地區欄位做為報表篩選，您可以檢視台灣或香港的各別報表，也可以檢視兩地的合併報表。,若要這麼做，請以滑鼠右鍵按一下樞紐分析表欄位清單中的國家/地區，然後再按一下新增至報表篩選，即可繼續完成作業。,開始使用樞紐分析表,開始使用樞紐分析表,依日期檢視銷售額,原始來源資料中有一欄訂單日期資訊，所以在樞紐分析表欄位清單中就會有一個訂單日期欄位。,這樣一來您就可以找出每位銷售人員依日期的銷售金額分別是多少。請觀看動畫，了解如何將訂單日期欄位新增至報表中，然後為日期資料建立群組，以建立更容易管理的檢視。,動畫：按一下滑鼠右鍵，然後按一下播放。,開始使用樞紐分析表,開始使用樞紐分析表,依日期檢視銷售額,原始來源資料中有一欄訂單日期資訊，所以在樞紐分析表欄位清單中就會有一個訂單日期欄位。,這樣一來，您就可以找出每位銷售人員依日期的銷售金額分別是多少。若要獲得這項資訊，您要將訂單日期欄位新增至報表中，然後使用群組對話方塊為日期資料建立群組，以建立更容易管理的檢視。,開始使用樞紐分析表,進行報表樞紐分析,雖然您可以從樞紐分析表中獲得您要的資訊，但是閱讀整個報表仍然有點麻煩，您必須向下捲動頁面才能檢視所有的資料。,您可以進行報表樞紐分析以取得不同的檢視，以方便閱讀。當您進行報表樞紐分析時，會調換欄位的垂直或水平檢視，將列移動到欄區域，或是將欄移動到列區域。這是一項非常簡單的操作。,動畫：按一下滑鼠右鍵，然後按一下播放。,開始使用樞紐分析表,進行報表樞紐分析,雖然您可以從樞紐分析表中獲得您要的資訊，但是閱讀整個報表仍然有點麻煩，您必須向下捲動頁面才能檢視所有的資料。,您可以進行報表樞紐分析以取得不同的檢視，以方便閱讀。當您進行報表樞紐分析時，會調換欄位的垂直或水平檢視，將列移動到欄區域，或是將欄移動到列區域。這是一項非常簡單的操作。,開始使用樞紐分析表,拖放功能去哪裡了？,如果您偏好使用拖放的方法來建立樞紐分析表，如您在舊版Excel中操作的方式一樣，您仍然可以這麼做。,有四個方塊位於樞紐分析表欄位清單底部，分別稱為報表篩選、列標籤、欄標籤和值。如動畫中的示範，您可以將欄位拖曳到這些方塊上以建立分析表。,動畫：按一下滑鼠右鍵，然後按一下播放。,開始使用樞紐分析表,拖放功能去哪裡了？,如果您偏好使用拖放的方法來建樞紐分析表，如您在舊版Excel中操作的方式一樣，您仍然可以這麼做。,樞紐分析表欄位清單中有四個方塊，分別是：報表篩選、列標籤、欄標籤和值。您可以將欄位拖曳到這些方塊上以指定在分析表中使用欄位的方式。,圖片中示範如何將訂單金額欄位從欄標籤拖曳至值方塊，將該欄位新增至報表的值區域。,開始使用樞紐分析表,建議練習,建立樞紐分析表版面配置區。建立一個樞紐分析表。變更標題名稱。篩選報表。新增欄位至報表。新增報表篩選。進行報表樞紐分析。新增貨幣格式設定至報表。,現上練習(需要Excel2007),開始使用樞紐分析表,測驗問題1,在您建立樞紐分析表之後，您無法變更版面配置。(請選擇一個答案),正確。錯誤。,開始使用樞紐分析表,測驗問題1：答案,錯誤。,您可以隨時變更版面配置或是從頭開始進行操作。,開始使用樞紐分析表,測驗問題2,什麼是樞紐分析表欄位？(請選擇一個答案),來源資料中的欄。您對資料進行樞紐分析的區域。樞紐分析表版面配置區。,開始使用樞紐分析表,測驗問題2：答案,來源資料中的欄。,來源資料中的欄會成為您用來建立樞紐分析表之欄位的名稱。每個欄位都會摘要來源資料中的多