车辆费用记录统计及OA附件提交规范

-车辆费用记录统计及OA报销附件提交规范一、 目的为使各分公司车辆费用在统一口径、统一记录、汇总方法、统一的登记格式下进行记录、汇总、统计。使车辆费用得以直观、及时、准确的记录，为分析与发现问题 ，有效的管控与降低车辆费用提供数据依据。二、 相关定义车辆费用，指为使车辆正常、合法的行驶或运营所发生的与车辆相关的费用支出，包括：燃油费、轮胎费、维修保养费、改造翻新费、审验费用、保费税费、违章罚款、路桥费、停车费、其他相关费用等。三、 职责1、分公司车辆管理人1.1、负责按规定格式及填列要求，按照费用发生先后顺序，准确、及时的录入各项费用； 1.2、负责按成本统计的要求，每月汇总公司车辆成本，发往大区车辆管理人。2、大区车辆管理人2.1、按车辆成本汇总要求，汇总各公司上报的数据，制作本大区成本统计表，报至总部； 2.2、负责督促分公司及时按要求报送报表，并审核其报表填制的正确性；3、总部车辆管理人3.1、负责汇总各大区上报成本报表，制成全集团车辆成本统计表； 3.2、负责监督各大区、各分公司车辆费用记录的正确性、及时性；3.3、负责对成本统计表进行分析说明，发现问题并提出解决方案。四、适用范围*集团各分公司、各大区对车辆费用的记录、汇总、统计及费用上报审批（OA流程的附件），适用本规范。五、细则1、车辆维修类费用记录规范及要求1.1、车辆维修类费用，分为维护保养费、小修费、中大修费、轮胎费、抢修费、事故维修费，分类标准见下表：分类具体项目说明维修保养费定期更换各类油液（机油、齿轮油、传动油、刹车油、冷却液）及滤芯（机油滤、燃油滤、空气滤）、更换干燥器、底盘维护及四轮保养、全车加注黄油、更换火花寒、定期清洁燃油系统及节气门、定期清洗车辆中大修费发动机中、大修（按行业标准）、喷油泵总成维修及更换、变速箱解体维修、后桥差速器解体维修、电脑板总成更换或厢体或整车翻新、单个维修项目配件加工时超2000元的抢修费即发生于营运途中，导致营运中断，车辆无法继续行驶，必须申请救援力量赶往故障车现场进行维修所产生的费用轮胎费用包括更换轮胎时发生的备件及工时费，补胎费不计入该项，计入小修费事故维修费因交通事故导致我方车辆损坏而进行的维修，但非交通事故造成的损坏在事故修车时一并维修的，不得计入此项小修类以上述描述类型以外的维修均入此类1.2、分公司在录入费用时，对于材料费的录入，应尽量详细描述配件品牌、规格型号等信息，但涉及以下配件的，必须按表格要求填列，否则在申请OA流程时，将不被通过。配件类别填列要求示例机油、齿轮油等油液品牌 规格 等级型号壳牌机油，4L/桶 SL 15W-40 电瓶品牌 容量统一电瓶 90AH轮胎品牌 规格朝阳轮胎 700R16 18PR发动机件配件名 发动机品牌型号活塞环 江铃JX493ZLQ3变速箱件变速箱品牌型号（铭牌上找） 零件名 零件代号（可选）江铃 JC528 一档拔叉滤芯件品牌 滤芯型号或配件代码富力柴油滤芯 3C11-9176-AA轴承件品牌 轴承型号万向轴承 32310/7610E1.3、在维护保养中发生的其他维修，不属于维护保养内容的，应列入小修或其他对应类别。1.4、在交OA费用申请时，凡单价超过500元的备件，需附旧件图片及损坏情况说明。1.5、所有费用项目原则上应先申请后发生，特殊情况无法提前申请需后补OA流程的，在流程作说明，非必要性的补提流程，将不被批准。1.6、分公司应确保每月5号前完成录入上月费用，并发往大区。维修过程复杂耗时长需要跨越报送周期的，以维修完成日作业上报月度的核定依据。1.7、在OA申请车辆维修类费用时，应以车辆维修类费用记录表作为附件。2、车辆非维修类费用记录规范及要求2.1、车辆非维修类费用，主要包括路桥费、停车费、年季审费用、保险及税费、委托代办费、上牌过户费、违章罚款费，其他相关费用等。2.2、各部分类用简要说明见下表分类具体项目说明路桥费车辆在营运、运维或调动过程经过收费公司产生的费用，交通行费年票的地区，年票费在发生时，记录入该项费用，但在成本统计时，进行固定费用摊销项。停车费车辆停放在收费停车场产生的费用保险及税费车辆交纳交强险、商业险（若有）及车船税时记录，在发生时记入该项，但在成本统计时记入固定费用摊销项。审验费车辆在年审、季审过程中产生的正常费用（请人找办费用不在此项）上牌过户费车辆在上牌、过户过程中产生的正常费用及税金委托代办费车辆在年审、季审、上牌、过户或缴纳罚款时，请中介方代办的费用违章及罚款车辆因违反交通法规或其他规定被主管门处罚所支付的费用（已由驾驶员自行承担的不计录），因未及时审验产生的罚款，因辆违停或故障被主管部门拖车、扣车所生产的费用，记入此项其他相关费用与车辆相关但不属于上述范围的，记入此项2.3、非维修类费用记录表的准确性、时效性要求上维修类费用记录表相同。2.4、在OA上申请车辆非维修类费用时，应以车辆非维修类费用记录表作为附件。3、车辆成本统计表录入规范及要求3.1、车辆成本统计表，由于车辆维修类及非维修类费用记录表及燃油消耗记录汇总填列。3.2、该报表上报流程为：分公司大区总部。3.3、大区上报总部的时限为每月8号前。3.4、车辆调动涉及在多个分公司有费用支出的但在同一大区内的，由大区一级负责汇总；车辆在多个大区间有费用支出的，各大区记录车辆在本区所支出费用记录，但需要在成本统计表中进行备注说明。4、车辆费用OA申请的时限性要求4.1、原则上，车辆费用OA申请应早于费用发生之前。4.2、紧急费用无法提前申请的，后补流程时需说明原因。4.3、补申请OA流程的，应在每月10号前完成上月