九朝建业公司管理规程—办公用品管理制度

致/TO：公司各部门由/From：人力行政部主题/Re： 九朝建业公司管理规程-办公用品管理制度 更新日期/Date：2016.8.1 实施日期/Date：2016.8.1密级：公开 保密 绝密九朝建业公司管理规程办公用品管理制度编制部门人力行政部修订人白省燕实施日期2016-8-11.目的为加强企业办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，特制定本制度2.适用范围本制度适用于公司所有办公用品的发放与管理3.定义3.1 低值易耗品：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、记号笔、档案袋、档案盒、扣袋、笔记本、双面胶、胶水、胶带、钉书针、回形针、大头针、橡皮擦、信封、信笺纸、胶棒、打印纸、印油、各类报表、便签纸、电池等价值较低的日常使用且易消耗的办公物品；3.2 低值耐用品：票据夹、笔筒、卷尺、订书器、起钉器、打孔器、剪刀、文件架、文件夹、计算器、插线板、电话机等使用期在一年以上可以反复使用的办公物品；3.3 高值管制品：u盘（移动硬盘）、电脑、复印机、一体打印机、硒鼓、饮水机、照相机、文件柜、办公桌椅等原始价值在100元以上可长期使用的办公物品。4.职责4.1人力行政部4.1.1 负责办公用品的采购、发放以及办公设备的维修保养等；4.1.2 负责办公用品的台帐登记和库存管理工作；4.1.3 负责各部门办公费用的核定与统计；4.1.4 协助财务部定期对固定资产和办公用品库存进行盘点。4.2 财务部4.2.1 负责办公用品的采购结算审核；4.2.2 负责固定资产盘点与办公用品库存盘点。5.管理细则5.1 低值易耗品和低值耐用品的领用与管理5.1.1 低值易耗品和低值耐用品根据实际需要以个人为单位予以发放，由员工本人在需要时直接到人力行政部领取；5.1.2 各部门员工要本着环保、节约的原则，采取适当的措施充分利用各类办公用品，如使用单面纸复印、硒鼓加粉等，杜绝浪费；5.1.3 各部门员工在领用办公用品时，务必要在办公用品领用登记表做好登记，以方便费用统计和帐实核查；5.1.4 员工在领用低值耐用品时，除新入职员工初次领用外，需要以旧换新，否则不得重复领用；5.2 高值管制品的领用与管理5.2.1 根据实际情况，员工个人或部门需要使用高值管制品时，要填写办公用品申请单（见附件二），经逐级审批完成后，交由人力行政部或采购部采购；5.2.2对于公司的高值管制办公用品，人力行政部要统一编码管理，明确物品的责任单位（个人或部门），同时建立专门的使用台帐，并于每个季度末进行一次实物盘点，以便及时了解物品的使用状况；5.2.3员工或部门不得随便变更高值管制品的责任单位，或者调换、移动如办公桌椅、文件柜等大型物品的位置，确需变更、调换、移动的，必须到人力行政部报备，做变更登记说明，以便物品的盘点核查；5.2.4当出现损坏或故障时，根据实际情况由人力行政部统一安排修理；5.2.5员工离职时，应将个人领取的高值管制品交回人力行政部，否则不可办理离职，如有遗失或损坏需照价赔偿。5.3 办公用品的采购5.3.1 根据办公用品的库存情况及消耗水平，由人力行政部确定办公用品的订购并登记办公用品入库登记表（见附件三）；5.3.2 办公用品非特殊情况由人力行政部统一采购，禁止其他员工自主采购，否则产生的费用一律不予报销；5.3.3办公用品采购原则为“货比三家，质优价廉”，对供货商应定期比选（至少每年度比选一次），同时坚持“少批量多批次”的采买方法，避免库存积压。5.4 办公用品的报废5.4.1 对于确实无法使用且无法修复的办公用品，使用人可提出报废申请，填写办公用品报废申请表（见附件四），提请相关领导审批。5.5 办公用品的库存管理与费用分摊5.5.1 由财务部主导、人力行政部配合，每年对办公用品库存盘点一次（年底）；5.5.2每月第一周，人力行政部根据各部门办公用品的领用情况，以进货单价为标准计算各部门上月度的办公用品费用支出明细，并以邮件形式发给各部门，确认无误后交由财务部做管理费用分摊处理。5.6 其它规定员工应自觉爱护各类办公用品，如有不正当或不合理使用而损坏应照价赔付。6.附件附件一办公用品领用登记表附件二办公用品申请单附件三办公用品入库登记表附件四办公用品报废申请表附件一：办公用品领用登记表编号：序号领用日期物品名称规格型号单位数量领用部门领用人签字附件二：办公用品申请表编号：申请部门申请人申请时间序号物品名称规格型号单位数量单价总价申请原因配置说明部门经理审核人力行政部审核总经理批准说明：1、 当员工个人或部门申购高值管制品时，填制本申请表（高值管制品：u盘（移动硬盘）、电脑、复印机、一体打印机、硒鼓、饮水机、照相机、DV机、文件柜、办公桌椅等原始价值在100元以上可长期使用的办公物品）；附件三：办公用品入库登记表编号：序号入库日期物品名称规格型号单位数量单价总价 审核人签字： 制表人签字： 日 期： 日 期： 附件四：办公用品报废申请表物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报