秘书文档管理第二章PPT课件

公文处理,1.行文规制的构成；行文关系的分类；行文方向；公文格式规范。2.公文种类；公文格式；公文拟制流程。3.公文办理的特点和原则；公文办理流程；收文办理的方法；发文办理的方法；内部文件的办理。4.公文管理职责；公文管理制度；公文管理方法。,行文规制,公文制作,公文办理,公文管理,目录CONTENTS,公文处理,-,4,行文规制,一、行文关系,（一）行文关系的界定,行文关系是指收、发机关(单位)之间根据一定的组织辖属和不同的职责权限而形成的文书往来关系。,-,5,行文规制,一、行文关系,（二）行文关系的分类,4.不相隶属关系,1.领导与被领导的关系，即隶属关系,3.平级协作关系,2.指导与被指导关系,-,6,行文规制,二、行文方向,（一）上行文,逐级上行文,1,2,多级上行文,3,越级上行文,-,7,行文规制,二、行文方向,下行文是指上级领导机关(单位)或业务主管部门对所属下级机关(单位)或业务部门的一种行文。1.逐级下行文2.多级下行文3.直达基层组织和群众的下行文,（二）下行文,-,8,行文规制,二、行文方向,平行文是指同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关(单位)之间的一种行文。,（三）平行文,-,9,行文规制,三、公文格式规范,鉴于公文特定的权威和效用，国家采取了一系列措施予以维护和保障，其中一项措施使制定格式规范，颁布并实施关于公文格式的国家标准。根据党政机关公文处理工作条例(中办发201214号)公文格式的规定，公文由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了党政机关公文格式国家标准(GB/T9704-2012)。该标准结合这些年来党政机关公文格式的实际应用，对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定。特别是将党政机关公文用纸统一为国际标准A4型，首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则，使党政机关公文的表现形式更加规范。该标准的实施，有利于进一步提高各级党政机关公文制作水平和质量，有力推动党政机关公文处理工作实现科学化、规范化。该标准于2012年7月1日起正式实施。,-,10,一、公文文种,公文制作,（1）决议。（2）决定。（3）命令（令）。（4）公报。（5）公告。（6）通告。（7）意见。（8）通知。（9）通报。（10）报告。（11）请示。（12）批复。（13）议案。（14）函。（15）纪要。,-,11,二、公文格式,公文制作,党政机关公文处理工作条例及党政机关公文格式国家标准(GB/T97042012)等国家法规性文件及国家标准规范对公文格式做了具体详细的规定。,-,12,二、公文格式,公文制作,1.公文用纸应满足文件日后长久保管和利用的需要，因此在纸张的厚度、白度、耐折度和酸碱度方面做出要求。一般使用纸张定量为60g/m-80g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%-90%,横向耐折度15次，不透明度85%,pH值为7.5-9.5。2.公文幅面尺寸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mmX297mm。3.公文版面（1）页边与版心尺寸。公文用纸天头(上白边)为37mm士1mm，公文用纸订口(左白边)为28mm士1mm，版心尺寸为156mmX225mm。（2）字体和字号。如无特殊说明，正文用3号仿宋体字，标题用2号小标宋体字或黑体字。特定情况可以作适当调整。（3）行数和字数。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。（4）文字的颜色。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。,（一）公文用纸及版面,-,13,二、公文格式,公文制作,公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。公文各要素及编排方法如图2-1所示。,（二）公文构成要素及编排,-,14,二、公文格式,公文制作,1制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。2印刷要求采用双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL1000o，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。3装订要求公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差士2mm，四角成90，无毛茬或缺损。骑马订或平订的公文应当做到以下要求:（1）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差士4mm。（2）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。（3）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm。另外，包本装订公文的封皮(封面、书脊、封底)与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。,（三）公文印制和装订,-,15,三、公文拟制的流程与方法,公文制作,（一）起草,1,2,3,交拟交拟是指机关（单位）领导向撰文者下达撰写指令，传输指导意图，交代写作要求和注意事项的工作。交拟是撰文的出发点。,领会准确领悟、细致体会领导交拟的意图，是撰文者的出发点。领会要清楚、全面、深刻。,公文的起草公文起草是用书面语言将构思成果物化为公文，完成由“意”到“文”的转化。,-,16,三、公文拟制的流程与方法,公文制作,（二）审核,-,17,三、公文拟制的流程与方法,公文制作,-,18,三、公文拟制的流程与方法,公文制作,（1）经过审核，对符合条件的可以保送给本机关(单位)主管领导或主要领导做最后的送审或呈批。（2）对不需制发的文稿，退回承办部门，并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。（3）对只限文字、标点、格式等方面错漏的文稿，可由综合办公室补充与修正。（4）对业务性较强而又不符合上述要求的文稿，可请承办部门补充与修正。（5）对于重要文稿的重大修改，可由综合办公部门与承办部门共同补充与修正。（6）核稿者要在有关栏目签名、签署日期，以明确责任。,-,19,三、公文拟制的流程与方法,公文制作,签发是指机关(单位)领导对呈批的文稿，经过最后审定，核准发出并签署意见的行为过程。,根据国家有关规定，应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文，由授权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。联合发文由所有联署机关的负责人会签。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。,（三）签发,-,20,三、公文拟制的流程与方法,公文制作,坚持归口签发的原则。,1,2,根据文件性质分层签发。,3,坚持“先核后签”的原则。,-,21,三、公文拟制的流程与方法,公文制作,按规定签发。,做全面审定。,不越权签发。,（）,（）,（）,-,22,一、公文办理的特点和原则,公文办理,.公文办理的特点,-,23,一、公文办理的特点和原则,公文办理,-,24,二、办文办理流程,公文办理,公文办理流程，是指在一个机关（单位）内部，按照制发、办理与管理文书的规律，对文书工作的一系列环节所安排的工作路径。,-,25,三、收文办理,公文办理,签收是指对收到的公文逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间的行为过程。签收是文书收受、处理的第一个环节，既是对文书接收的一个总记载，也是统计文书处理工作的依据之一。,（一）签收,-,26,三、收文办理,公文办理,-,27,三、收文办理,公文办理,第一,第二,第三,第四,要注意看清所收文件是否属于本机关收办的范围;,要检查封口是否破损，密封是否完好，有无启封、拆取内装文件痕迹;,要核对登记与实际信件件数、信封号码是否相符，公文应逐件清点，重要的文件还要逐页清点;,要用钢笔、签字笔等签收文件，不得用铅笔，签名要姓与名俱全，字迹工整、清晰。,-,28,三、收文办理,公文办理,（二）登记,收文登记，是指对公文的主要信息和办理情况详细记载的行为过程，由外收文登记与内收文登记两部分组成。外收文登记又称封口登记，是指外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载的过程。,-,29,三、收文办理,公文办理,1,2,登记的作用（1）便于管理和保护文件。（2）便于查找和检索文件。（3）便于统计和催办工作。（4）便于核对与交接文件。,登记的范围登记范围可根据本机关(单位)收文的数量、文件的性质和本机关（单位）的实际工作需要来确定。,-,30,三、收文办理,公文办理,3,4,5,登记的形式（1）簿册式登记（2）活页式登记（3）电子式登记,登记的方法（1）大流水编号登记法（2）小流水编号登记法（3）口取纸分类登记法,登记的注意事项一是要全。二是要准。三是要细。,-,31,三、收文办理,公文办理,1.初审的作用提高办文、办事效率。2.初审的内容（1）是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。（2）对上级机关、平级或不相隶属机关的来文的初审，主要检查来文内容是否属于本机关职权范围内应办理的公文。,（三）初审,初审是指对收到的来文进行初次审核的行为过程。,-,32,公文办理,三、收文办理,（四）承办,承办，是指机关(单位)有关部门或工作人员，对文件所针对的事务和问题进行具体的处理和办理的行为过程。,-,33,公文办理,（1）拟办的作用。一是提高办文时效。二是起参谋与助手作用。三是有利于提高办文质量。（2）拟办的范围。上级机关(单位)主送本机关(单位)并需贯彻落实的文书；下级机关(单位)或直属部门主送本机关(单位)并需要回复的请示性或批转性文书；平级和不相隶属机关(单位)主送本机关(单位)并需回复的函件等。（3）拟办意见。一是简明扼要。二是周到全面。三是填写规范。,三、收文办理,-,34,公文办理,（1）批办的作用。第一，批办使收文办理进入实质性和实施性阶段，是决定收文承办责任、原则、方法的关键。第二，有利于加强收文办理工作的管理。三是有利于向承办者及时交代意图和要求。（2）批办的注意事项。一是不得越权批办公文。二是严格控制批办范围，不经批办同样能得到有效办理的公文，已批办过统一的处置意见的公文，他人已有合法、明确而有效批办意见的公文，均不再批办，由有关部门直接处理。三是批办意见务须明确、肯定、具体，前后一致，切实可行。四是采取有效措施监督批办意见的执行结果。五是批办过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办。,三、收文办理,-,35,公文办理,三、收文办理,（4）整理各种文字材料。,（1）落实文件精神。,（3）转发或批转文件。,（2）起草回复文件。,-,36,公文办理,三、收文办理,深入实际，加强调查研究。,统筹规划、妥善安排。,文件承办实行岗位责任制。,（）,（）,（）,-,37,公文办理,（1）查阅相关资料，熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公，熟悉有关业务，不能全凭记忆办事。复文需经管理者审核。（2）严格执行批示意见。（3）加强协商，努力协调各方面关系。（4）执行行文制度。（5）注重对承办结果的检查与监督。（6）阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。（7）批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理;,三、收文办理,-,38,公文办理,传阅，是根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示的行为过程。1.传阅的方式传阅文书的方式很多，为了加快传阅速度，提高传阅效率，文秘人员可根据本机关(单位)情况，针对文书的内容和性质，采用适宜的方法组织阅文。2.传阅的要求（1）履行传阅手续。（2）传阅时注意以下事项:一是严格传阅范围。二是严禁文件横传。三是调控文件运行。四是传阅文件退回后，文秘人员要认真清理检查，检查有无漏传应阅人，有无批办意见，有无短缺文件，有无阅文过长，内容过时。,三、收文办理,（五）传阅,-,39,公文办理,三、收文办理,（六）催办,催办，是指文书管理部门或文秘人员根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查行为过程。,-,40,公文办理,三、收文办理,加快文件运转和处理速度。,防止文件积压和延误。,提高办文质量和效率。,（）,（）,（）,-,41,公文办理,三、收文办理,第一，明确对象与对承办工作的要求（时限、方式、原则等）；第二，将有效进行催办工作所需要的情况以文件催办单等形式记录在案，作为催办依据；第三，定期或随时向承办部门或人员催询、检查承办工作进展情况；第四，及时协助制订和实施解决问题的方法、措施，保证公文迅速有效地运转；第五，验收完毕公文，综合反映承办工作实际情况与结果，注销已办结公文。,-,42,公文办理,三、收文办理,建立催办监督检查系统。,1,2,建立催办检查的登记、报告制度。,3,采取多种催办方式。,-,43,公文办理,三、收文办理,（七）答复,答复，是指文书管理部门或文秘人员将公文办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位的行为过程。,-,44,公文办理,四、发文办理,(一)复核复核，是指文书人员将已经被发文机关负责人签批的公文，在印发前对公文审核的手续、内容、文种、格式等进行再次审核的行为过程。(二)登记登记，又称发文登记，是对本机关(单位)将发出的文件按照规定的项目进行统一文字登记的行为过程。(三)印制印制是把领导审定签发的文稿，按规定的格式经过缮写或印刷制成正式文本的过程。(四)核发核发，是指公文印制完毕后，对公文的文字、格式和印刷质量进行全面校对，准确无误后加盖印章，最终分发的行为过程。