时间管理ppt课件

.,时间管理,主讲,熊彬,.,课程内容,时间管理的技巧,时间管理的概念,提高时间管理的方法,.,一、认识时间管理,一百年前你不是我我不是你一百年后没有你也没有我王菲蝴蝶,.,1、时间的特性,供给毫无弹性,无法蓄积,无法替代,无法失而复得,CharacteristicOfTime,.,2、时间可否管理,我们无法管住它，不让它流逝。“子在川上曰：逝者如斯夫！”,但我们可以管理时间的用法，有选择的运用我们的时间,.,3、如何管理时间,最根本的要素是“事件”,“时间管理”就是一种“事件管理”,.,如果你不去控制生活的事件你将被这些事件所控制,不能控制,完全控制,.,小组讨论：,什么事是“不能控制”的什么事是“完全控制”的,.,条件的影响,有些事情我们能控制，但我们认为我们不能。,有些事情我们不能控制，但我们认为我们能。,适当的控制事情可以提高较高的生产力并获得内心平静,.,二、了解时间管理的现状,要是你今天就去世，你最后悔的是什么尤金.葛里斯曼,.,你的答案？,“我后悔没有多读点书。”,“没有好好约束自己。”,“没有多尝试新事物。”,“没有花更多的时间与家人相处”,.,你是如何管理自己的时间的？,案例：小叶的时间管理出了什么问题,.,小组讨论：,小叶的时间管理出了什么问题？,.,感想：,上述现象是否似曾相识？,上述情况是否经常发生在你的身上？,.,问题不是没有时间，而是在支配和使用时间上出了问题。,.,评估你的一天,做时间日志：将你的时间以30分钟为单位进行分割；做一个星期的记录,观察：你用在有用和没用的事情上的时间各是多少？,.,三、时间管理的陷阱,猪八戒踩西瓜皮，滑到哪里是哪里,不好意思拒绝别人,反正时间还早：拖延,不速之客,会议病,文件满桌病,事必躬亲,.,1、猪八戒踩西瓜皮，滑到哪里是哪里,没时间做计划,工作是程序化和工作化，根本没必要做计划,计划常常被打断,不喜欢被计划束缚,船到桥头自然直,.,2、不好意思拒绝别人,接受请托比拒绝更容易,拒绝请托会触怒请托人，从而导致请托的报复,我想做一个广受爱戴的人,我不懂如何拒绝,.,3、反正时间还早：拖延,“帕金森定律”工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。,.,4、不速之客,没有预约的客人，无端的事件，往往会使你难以专心致志的工作。,.,5、会议病,基于合群的愿望而聚会倾谈,为符合传统,为推卸责任,没有勇气，逃避指出别的员工的错误,无效的会议不断重复,.,6、文件满桌病,安全感,犹豫的个性,半途而废的工作习惯,个人的喜好,.,7、事必躬亲,担心下属犯错,安全感,不愿意放弃得心应手的工作,找不到可以授权的下属,.,四、如何跨越时间陷阱?,明确目标,去除不必要和不合适的事务,制定你的计划,踢除行动障碍,及时行动,.,1、明确目标,正确目标的价值,拟订目标的原则,目标的金字塔,设定目标的步骤,.,1.1正确目标的价值,目标刺激我们奋勇前进,有目标才会有结果,目标引导我们发挥潜能,.,1.2拟订目标的原则,符合自己的价值观,了解自己目前的状况,制定目标的SMART原则,.,符合自己的价值观,你希望听到别人如何评价你?,你这一生有任何成就,贡献或值得怀念的事情吗?,你是个称职的丈夫/妻子/爸爸/妈妈/亲戚吗?,失去了你,对关心你的人会有什么影响?,.,游戏:,了解自己目前的状况,.,制订目标的SMART原则,SPECIFIC具体的可实施的行动计划,MEASURABLE可度量的(数量质量),ACHICVABLE可达到的,RELEVANT与人个价值观吻合的,TIMING有时间限制的,.,1.3目标的金字塔,每天目标,短期目标,中期目标,长期目标,终级目标,.,1.4设订目标的步骤,步骤一：列出目标,步骤二：上述目标带来的好处,步骤三：主要困难与阻碍,步骤四：所需技能及知识,步骤五：为达到目的必须合作的对象,步骤六：计划与行动带来的好处,步骤七；目标完成日期,.,2、去除不必要和不合适的事务,要事第一,以始为终,减少冗长的会议,学会说“NO”,对付不速之客,学会委派,.,2.1要事第一,“大石头”理论,ABC法则,二八定律,.,“大石头”理论,.,ABC法则,A型：重要且紧急的事务,B型：重要或紧急，但不是既重要又不紧急的事务,C型：既不重要也紧急的日常任务,.,平衡日常工作任务,一个工作日,A型任务：你应该尝试每天完成几项紧急而有难度的事务,B型任务：你的工作主要由这部分任务组成，这部分工作应占大部分工作时间,C型任务：这些不紧急的事情应放在有时间的时候做,.,考虑一项任务的优先程度,.,判断：,下列任务分别属于A型、B型、C型任务中的哪种任务？,1、整理文件6、给家人打个电话2、接紧急电话7、会见一个重要客户3、准备会议8、阅读专业期刊4、和朋友一起喝茶9、下属请示5、向上司汇报工作情况10、同事请求协助,.,二八定律,意大利经济学家帕雷托（PARTO）：80%销售额来自20%的顾客20%的问题来自20%的员工,集中精力在能获得最大回馈的事情上；别花费时间在与成功无益的事情上。,.,2.2以始为终,是必须要做的吗?,不完成会怎样?,是自己想要的吗?,和目标直接相关吗?,回报和收益直接相关吗?,.,2.3减少冗长的会议,会议前,会议中,会议后,.,2.4学会说“NO”,耐心倾听,如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长时间,显示慎重,表情应当和颜悦色,态度坚定,.,2.4学会说“NO”(续),指出拒绝的理由,拒绝的是请托而不是他,如果可能,为他提供其他可行方案,切忌透过第三者来拒绝,.,2.5如何“对付不速之客”,不要采取无条件的“门户开放政策”,授权秘书甄别并拦截来客,规定接见部属的时间,移樽就教,站立会客,限时面谈,宁可提早上班,但不要拖延下班,.,2.6有效委派,.,2.6有效委派的要点,委派做出决定的权利,而非实施任务的权力,灵活处理时间,要求对方复述你的指示,提供成功完成任务所必需的必要资料,全面责任由你来负担,对他人表现提出建设性的反馈,慷慨奖励，适度批评,.,3、制订你的计划,长期计划,周计划,日计划,.,3.1长期计划活动计划表,目标：在9月30日前出版一个工作计划和工作手册的综述,.,3.2周计划工作安排,目标第周,.,3.3每日工作计划表,日期,.,4、踢除行动障碍,克服拖延,避免混乱,告别完美,.,4.1克服拖延,不要把难事往后拖工作细分,不要把不喜欢的事往后拖延自律,不要把喜欢的事做过了头防患于未然,.,4.2避免混乱,办公室桌上的5S运动,处理信息洪流,.,办公室桌上的5S运动,整理废纸篓的作用,文件存档系统,各就各位的摆置,集中精力做一件事,不要总是重复处理同一文件,不要为了表面的整洁而塞入一处,下班前的清理,整理、整顿、清扫、清洁、素养,.,处理信息洪流,.,4.3告别完美,清楚你所从事的工作对质量的要求,不要为自己预留充裕的时间,80分标准,感受缺陷,.,完美根本就不存在,了解这句话的人就等于人性智能的极致,期待拥有完美是人类最疯狂危险之举。19世纪法国诗人马塞特,.,5、及时行动,我其实没有什么辉煌的业绩，只是一点令我自豪的是：凡是我觉得应该做的，我就去做而当我决心做后，我便着手去做了。罗斯福,.,只有行动才能靠近目标,使用更好的工具工作,提升工作的熟练度,运用既有的情报和经验,.,案例：经理的一天,邀请总经理共进午餐拟订下一年度广告预算处理积压过多的公文与业务经理讨论上个月的业绩处理及待回复的若干信件浏览桌上堆积如山的医学杂志为下个月业务会议准备口头报告据说客户服务部最近接到特别多的客户投拆电话召见客户服务部经理，了解情况参加下午2：00召开的主管会议，但议题不明,.,五、时间管理的工具,月历,行事历与甘特表,效率手册,商务通,闹钟,其他工具,.,使用时间管理工具的四把钥匙,只用一个个人的管理系统,随身携带,远离废纸,以最合适的方式使用工具,.,六、时间管理的进一步提升,.,时间管理学的四代理论,第一代着重利用便条与备忘录,第二代强调长/中/短期日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要性,第三代重视优先顺序的观念，将有效的时间和精力加以分配，争取最高效率,第四代重在个人管理，注重提高个人生活和工作的质量，帮助平衡发展工作和生活的不同角色，并全盘规划日常生活,.,以人为本的第四代时间管理学,第二象限组织法,效率与效能,.,1、第二象限组织法,时间管理矩阵图,将时间投资于第二象限,.,1.1时间管理矩阵图,.,1.2将时间投资于第二象限,偏重第一类事务的结果:,有压力,精疲力竭,危机处理,忙着收拾残局,.,1.3将时间投资于第二象限,偏重第三类事务的结果:,短视近利,处理危机,被视为巧言令色,轻视目标与计划,缺乏自制力,怪罪他人,人际关系浮泛,甚至破裂,.,1.4将时间投资于第二象限,偏重第四类事务的结果:,全无责任感,工作不保,依赖他人或社会结构为生,.,1.5将时间投资于第二象限,偏重第二类事务的结果:,有远见,有理想,平衡,自制,纪律,少有危机,.,2、效率与效能,1、关注如何做，