2015-4-28婚礼策划项目管理设计方案

项目管理作业（婚庆策划） 组员：程 勇 方前明 许 建 胡 伟 郑斌斌 谷 权 2015年4月28日一、项目背景（包括环境分析、项目选择）3项目的提出原因3项目环境背景3项目优势分析（资源、技术、人才、管理等方面）3项目运作的可行性3项目的独特与创新分析3项目章程4二、项目的范围管理（包括需求的识别、范围说明书、项目成果目标、工作分解等）4需求的识别4项目范围说明书5项目目标5工作分解（WBS）6三、项目的组织结构6四、项目的人力资源安排（包括人员的职责分配）7项目人力资源需求计划7团队介绍7项目责任分配矩阵7五、项目的成本管理、时间管理、质量管理中的任何一个环节8项目时间管理8项目清单和时间估算表8项目进度双代号网络图9婚庆项目进度计划甘特图10项目实际进度偏差分析-前锋线比较法(检查日期9月10日)11项目成本管理12项目质量管理12六、项目的风险管理13项目风险管理的主要内容13项目风险管理计划14项目风险管理计划的制订依据14项目风险管理计划的编制方法14项目风险管理计划的主要内容14项目风险的识别15SWOT简要分析15头脑风暴15风险项点的确立16项目风险的研判17项目风险的预防18项止风险的控制19定期会议制度19检查表法19一、项目背景（包括环境分析、项目选择）项目的提出原因受朋友之托，为郑先生和杨小姐策划一场难忘的婚礼。项目内容包括:婚纱摄影，会场布置；化妆师、司仪、摄影师、酒店等的联系；喜帖、红包、婚车队、烟酒等的准备；来宾的联系及安排等。郑先生和杨小姐准备在2015年的国庆节结婚，本项目的目的就是在2015年10月1日为郑先生和杨小姐举办一个他们满意的有特色的西式婚礼，在各方人员的支持和配合下来完成该项目，并且保证不触犯和违反相关规定与政策。项目环境背景项目主题：今夜让爱升华。实施对象：新郎、新娘以及双方的亲人和朋友、同学等。实施区域：天上人间大酒店。预计成果：2015年10月1日在新郎家乡所在地举办一个西式婚礼仪式。项目期限：2015年9月4日到2015年10月3日。项目成本：项目总投资为5万元人民币。项目优势分析（资源、技术、人才、管理等方面）该项目在我公司所在地组织实施，我公司有相关成熟的经验可复制，许多资源可以共享，可大大降低相关成本。本公司与我市知名的司仪、摄像师、高端汽车租赁公司等建立了良好的合作关系，并签有合约。新郎、新娘与项目策划人员较为熟悉，沟通问题不大。项目运作的可行性委托人资金可上浮10%，尽量以节省为原则，比较以往同类型项目，该项目基本能保持微利。如今互联网较为发达，部分事项可借助互联网，能够保证项目进度。婚礼创意无特殊要求，但尽量个性化，彰显形式新颖。项目的独特与创新分析因新郎、新娘均海归派，崇尚自由、浪漫，能够接受新鲜事物，性格活泼开朗，婚礼风格为西式。新郎、新娘个性化的需求，譬如与宾客互动环节、新人出场场景设计等等，我公司均有成熟的运作经验。项目章程项目名称婚庆策划（举办婚礼日期2015.10.1）项目时间2015年9月4日至2015年10月3日资金预算5万元交付结果婚礼各方面准备就绪，新娘、新郎及家人满意工作描述方案设计、物品采购、与酒店、车队等联系、项目控制所需资源人、车、场地、喜炮、烟酒、气球、蜡烛等重大里程碑设计工作完成、场地布置完成、婚纱摄影完成、婚礼仪式结束二、项目的范围管理（包括需求的识别、范围说明书、项目成果目标、工作分解等）需求的识别市场需求：随着社会的进步，年轻人的思想越来越新潮，结婚是人生中的一件大事，人们在婚姻仪式的形式上也越来越追求浪漫，比照西方模式办婚庆、中国传统结婚仪式、旅游结婚、网上婚庆、农村新式婚庆等形式不断涌现，越来越受到年轻人的欢迎，我公司如果能抓住这个市场需求，做大做强新型婚礼策划，对公司的发展将是一个拓展。商业需要：虽然单项策划费用相对较少，但市场基数庞大，随着人们生活水平的不断提高和项目的做大做强，今后公司的投入费用成本可以进一步降低，如策划范围更广更深，市场占有份额也越来越多，对公司的盈利有很大的潜力可以挖掘。顾客要求：新婚夫妇希望办一次有特色的西式婚礼，婚礼创意要求尽量个性化，彰显形式新颖，这与公司下一步努力的发展方向相一致，借此机会可以优化组织人员，积累经验的同时，起到对外宣传的效果。技术需求：目前，公司有一批海归策划团队，对国内各类策划需求进行了一次全面调研，方向把握比较明确，且应用推广了国外先进的技术，完全有能力做到国内领先，国际接轨，最大程度满足顾客的需求。项目范围说明书时间范围：2015年9月4日-2015年10月3日 样式范围：西式 规模范围：中型 地点范围：天上人间大酒店工作范围：拍摄、喜帖设计及派发、场地布置、化妆、婚车乐队预订、婚礼（婚宴）进行、蜜月安排。婚庆相关物资提供范围婚庆项目内容数量说明婚纱照拍摄一套五星级婚纱照请帖100份包含设计乐队一支供婚礼现场使用婚礼现场工作人员30人现场布置所需物资若干根据被服务方认定设计方案所需物资购买婚礼仪式摄像一套从本店挑选亲朋接送车5部租借婚礼使用婚纱礼服各一套（共2套）采购项目目标成果目标：成功举办婚宴，婚礼浪漫有新意，满足干系人要求。工期目标：项目在一个月之内完成。成本目标：成本控制在5万元左右，上下浮动不超2000元；来宾约100人。市场目标：成功宣传公司形象，积攒社会人气，为今后争取客源打下基础。管理目标：在新技术应用、人员组织管理、分工合作、对外宣传项目上总结经验，完善管理制度，为标准化管理提前谋划。工作分解（WBS）婚礼策划技术管理物资采购公关协调现场布置项目财务确定主题各类设计确定场地进度、质量控制确定物资确定人员礼炮采购花艺采购烟酒采购糖果采购音响设备采购摄影联系司仪联系会场联系婚车联系调酒联系造型联系人员安排请帖分发fend物资安排会场布置会计管理成本控制三、项目的组织结构虽然本项目较小，但考虑到利益相关方较多，包括婚礼主办方、酒店、租赁公司等市场方面。并且由于新婚夫妇为“海归”，双方家长又极要面子，对婚礼的满意度要求较高，为此，我公司抽调精兵强将组成一个项目团队，采用项目型组织的组织结构，以最大地发挥项目经理的权力，协调整个团队内部有效运转，为完成此次策划提供有效保障。鉴于此，我公司确定由谷权任此次项目经理（有建造师课程学习经验），程勇任设计主管（曾在设计院混过一段时间），方前明任采购主管（与大量物资打过交道），许健任公关协调主管（干过大车间的一把手），郑斌斌任现场布置主管（长期从事现场技术工作并多次获得公司领导认可），胡伟任项目财务主管（在家里掌握经济大权）。在此基础上，通过抽调一些部门专业人员及适当外聘人员充实到各小组当中，打造一个强有力的项目团队。我们的团队口号是：“非常5+1”，幸福生活从这里启航。项目经理A设计主管B采购主管C公关协调主管D布置主管E项目财务主管F设计小组采购小组现场小组四、项目的人力资源安排（包括人员的职责分配）项目人力资源需求计划项目经理1人、设计主管1人、物资采购主管1人、外部联系协调主管1人、现场布置主管1人、财务预算主管1人及部分专业人员。团队介绍团队主要成员职责分配如下：谷权全面负责本团队工作，主要负责理念及批准，与主要干系人沟通。程勇主要负责主题、会场设计，人员物资安排，进度、质量控制。方前明主要负责婚礼所需物资采购。许建主要负责会场、酒店、司仪、车辆、摄影等联系协调。郑斌斌主要负责现场布置、人员管理等。胡伟负责财务预算监督、资金保障、成本控制。项目责任分配矩阵F: 负责 P: 批准 C: 参与 J: 监督项目名称项目经理设计采购公关协调现场布置项目 财务确定主题、场地PFC会场设计PF确定物资、人员PFCC烟酒、礼炮采购PCFJ鲜花、糖果采购PCFJ婚纱礼服采购PCFJ音响设备采购PCFJ酒店、会场、司仪联系PFJ摄影、化妆联系PFJ车队联系PFJ分发请帖PFF工作人员安排PFF物资安排PFC现场布置PCF成本控制PCF进度、质量控制PF五、项目的成本管理、时间管理、质量管理中的任何一个环节项目时间管理项目清单和时间估算表工作 项目内 容持续时间 （单位：天）设计工作确定主题、场地、设计会场方案、物资、人员（人员包括亲朋好友的邀请通知以及策划团队需要的人员）3场地选择现场查勘场地5物资采购鲜花、喜糖、烟酒、炮、礼服、请帖、音响10前期联系进行市场调查，选择婚车、摄影、化妆、酒店、司仪6场地布置根据主题设计，利用采购物资对场地进行安排3婚纱摄影按照日程安排进行外景和室内拍摄18发放喜帖采用送达和转交的方式7婚车准备按照车型和数量进行准备，在结婚仪式当天保证准时使用4婚礼仪式举行婚礼，招待亲朋1收 尾清理节余物资，结算各类费用等221项目进度双代号网络图婚庆项目进度计划甘特图项目实际进度偏差分析-前锋线比较法(检查日期9月10日)通过对前锋线进行分析，得到以下结论： 场地选择工作实际进度拖后1天。 物资采购工作实际进度提前2天。 前期联系工作进度与计划进度相同。项目成本管理通过估算、整合行程项目的费用基准，对项目费用变更加以控制，目的是确保项目按照规定的预算完成。序号项目名称数量单价预算实际支出向上累计备注1请帖80个0.86464642喜字10张11010743婚纱照1套4880488058805954赠婚纱、化妆4新房装饰50045064045红包201002000140078046烟酒、饮料1500013500213047喜糖1201012001000223048鲜花200180224849烟花炮竹5005002298410酒席11桌150016500165003948411婚纱礼服500039484赠送12化妆800039484赠送13婚车6辆1000600060004548414司仪100010004648415摄像80080047284合计499544728447284项目质量管理质量管理的目的是为求达到项目既定的质量要求。如果把项目整体管理看成对项目进行战略层面的指导，那么质量管理则是项目具体工作在战术层次的细化，是从技术层面指导个人实施项目工作的依据。由于本项目的终极目的是希望每个参与者都能快乐和积极的享受整个过程。而分配任务时基本也都是根据每个人自己擅长的领域，所以只要沟通积极得当，没有设置很死板的质量标准要求，更谈不上对参与者的指导。我们相信：亲情、友情和爱情维系起来的纽带，以及明确的分工和目标，会比对各关系人的硬性指标要求更有积极的促进达成效果。六、项目的风险管理项目风险管理的主要内容分为六个方面的内容：项目风险管理的计划编制、风险的识别、风险的研判（度量）、风险的预防（制定应对或预防措施）、风险的监控（跟踪、检查）、风险的应急处置。此外，在风险解除后进入风险再识别的过程，在风险发生后进入应急处置的过程。项目风险管理计划编制项目风险的识别项目风险的研判项目风险的预防项目风险的监控是风险解除？否项目风险管理计划项目风险管理计划是本项目组进行项目风险管理的纲领性文件，明确了制定项目风险管理的一般性指导原则以及风险应对的计划与原则。主要包括以下内容：项目风险管理计划的制订依据-项目章程根据本项目章程，由本人负责起草制定风险管理计划，交项目组集体讨论后，由项目经理谷权同志审批并实施。项目风险管理中的资金、人力、设备在项目整体预算中予以安排。总体目标是确保婚礼成功举办、需方满意。-组织风险管理政策本项目的基本风险管理原则是“目标第一、预防为主、团队作战、持续改进”。一切原则以实现项目的目标为基准、加强风险的识别、把措施订在前面、发挥团队的力量，实现持续改进与创新的目标。项目风险管理计划的编制方法采取会议制度。参会的成员为全体项目组成员。会议达成的结果就是风险管理计划。项目风险管理计划的主要内容-项目风险管理方法会议、头脑风暴SWOT分析数据来源于团队经验和互联网-项目风险角色与责任-按照“谁主管谁负责”的原则，按项目章程及责任矩阵的分工进行角色分配-项目风险管理的预算-资源花费控制在10%以内。-项目风险管理的时间安排-原则上半个月进行一次风险识别，不定期视情召开风险管理会议。-项目风险度量和应对方法-以定性度量为主，定量为辅。-项目风险阈值-通过风险研判确定重点项目，视为阈值-项目风险报告的格式与内容以会议纪要与检查表的形式进行-项目风险的跟踪评估-项目结束进行总结进行一次完整评估，做好记录，形成经验。项目风险的识别采用方法 SWOT分析+头脑风暴法SWOT简要分析优势：当前婚礼策划是比较成熟的行业，一方面，人文条件比较有利，对于婚姻的形式，由于受传统文化的影响，新婚夫妇双方及父母都愿意大力投资。另一方面市场比较成熟，从婚礼餐饮行业状况、各类婚礼所需的婚车、礼品、婚纱摄影等都具备现成可选的条件。另外，从本项目组的情况来看，小组成员都比较专业。项目经理，已经有30次以上的婚礼策划经验，具备带领团队完成本项策划的实力。劣势：由于行业竞争激烈，市场价位相对较低，在完成项目的前提下，效益上空间不是很大。同时，受天气，需方的要求等影响，还是有比较大的风险，特别是婚礼的失误所造成的损失有些是无法弥补的。还有一点是团队虽然有成熟的经理带领，但是团队的五名成员是初次合作，团队间的融合存在不确定因素。机会：从需方提供的条件并通过前期测算来看，如果通过合理的操作，节约成本，在财务上可以获得10%左右的利润，为项目团队的发展提供了机会。另一方面可以通过小型的项目，达到锻炼团队的目的，为以后的发展取得宝贵的经验。威胁：对本项目的来自四个方面，一是由于市场的变化或团队操作上的问题造成预算超标。二是技术上的问题，造成摄影、照相或音响不符合需要。三是进度上的问题，由于进度把关不严，造成不能按时完成所有准备工作。四是不可控因素，包括各类意外情况的发生，得不到有效及时的处理。头脑风暴通过SWOT分析，团队成员决定以头脑风暴的形式，对婚礼策划头脑风暴过程中可能的风险进行逐条辨识。将可能的风险进行分类。从项目过程看，分为启动阶段、实施与控制阶段、项目结束阶段。各阶段风险控制要点不同。从风险影响看，分为很大、较大、中等、较小、很小五个等级，分别给予不同的偏移值，1.0、0.8、0.6、0.4、0.2。从风险分类看，分为技术风险、费用风险、时间风险、人力风险、管理风险五类。风险项点的确立根据风险的识别，形成主要风险项32项。项目阶段风险分类序号风险点项目启动阶段技术风险1项目设计不合理无法执行2需方不认可项目方案3男方家附近没有合适饭店费用风险4初步测算利润达不到20%5由于沟通的问题，需方需求物品与市场价格差别大人力风险6项目团队内有人生病7摄影师稀缺8长期使用的化妆师改行拍电影管理风险9无法达与一致的策划书10项目经理与团队有不同意见11整体策划与需方沟通不良项目实施与控制阶段技术风险12婚车抛锚，新郎新娘迟到13音响出错，婚礼进行曲只放了一半；自己的音乐放不出14电脑投影出错，制作的婚礼短片无法放映费用风险15红包丢失；不够钱付帐，现场拆红包16喜糖不够，临时增加购买人力风险17联系不到位，来宾过多或者过少18现场布景人员过少不能按时完成19主持人迟到时间风险20特制的喜贴订购时间过长21场地与需方沟通后迟迟不能确定22购买的其中一件婚沙不能按时到达管理风险23新娘婚纱破了，新郎衬衫都是汗水24上菜过快，来宾过早退席25同楼层不同婚宴厅相互干扰26来宾过分要求导致新郎新娘无法应对27座位安排不当引起来宾不满项目结束阶段管理风险28婚礼尚未结束，酒店开始收桌子、红地毯、撤鲜花烛台技术风险29租来的音响坏了时间风险30婚礼比预期的时间延长引起饭店不满人力风险31婚礼结束后无人回收音响等物品费用风险32由于个别意外，需方要求减免部分费用项目风险的研判根据上述的32个风险点确立以下风险等级：序号风险项点风险阈值10080604021项目设计不合理无法执行*2项目设计被需方不认可*3男方家附近没有合适饭店*4初步测算利润达不到20%*5由于沟通的问题，需求物品与市场价格差别大*6项目团队内有人生病*7摄影师稀缺*8长期联系化妆师改行拍电影*9无法达与一致的策划书*10项目经理与团队有不同意见*11整体策划与需方沟通不良*12婚车抛锚，新郎新娘迟到*13音响出错，婚礼进行曲只放了一半；自己的音乐放不出*14电脑投影出错，制作的影片无法放映*15红包丢失；不够钱付帐，现场拆红包*16喜糖不够，临时增加购买*17来宾过多或者过少*18现场布景人员过少不能按时完成*19主持人迟到*20特制的喜贴订购时间过长*21场地与需方沟通后迟迟不能确定*22购买的其中一件婚沙不能按时到达*23新娘婚纱破了，新郎衬衫都是汗水*24上菜过快，来宾过早退席*25同楼层不同婚宴厅相互干扰*26来宾过分要求致新郎新娘无法应对*27座位安排不当引起来宾不满*28婚礼尚未结束，酒店开始收桌子、红地毯、撤鲜花烛台*29租来的音响坏了*30婚礼比预期时间延长引起饭店不满*31婚礼结束后无人回收音响等物品*32由于意外，需方要求减免部分费用*重点控制12个0.6值以上的风险。注：不可控风险：由于一些意外的、不可控的情况会造成不可控的风险，从风险角度来看是存在的，但是难以控制与预防。比如：因父母双方意见不和，婚礼现场大打出手；比如小夫妻因第三者插足临时取消婚礼；比如女方提前有孕，人身安全风险大增等等。均暂不在本项目考虑范围。项目风险的预防制定依据项目章程采取方法-风险预防、风险转移、风险规避、风险接受（应急处置）根据风险点的识别、研判，针对性制定预防措施，重点包括以下12个重