项目管理中物资管理存在的问题调查.doc

项 目 工 程 建 设 中物资管理存在问题的调查报告1.前期工作为了更好的完成本次调查报告，在前往工地之前，我仔细阅读了暑假调查报告指导意见书，并且通过浏览网页和相关方面的书籍对此问题有了一个大概的了解，由此初步拟定了一些深入了解调查的问题，并和同学一起设计了调查问卷。2.调查因素时间：2012年8月4日2012年8月10日对象：河南高速发展路桥工程有限公司部分员工和管理者方式：交谈 问卷 查阅3.前言概序当一个施工企业承担了一项施工项目工程，这项项目工程的效益好坏，最终的利润与投资的比例大小，与物资管理、节约材料费用、降低工程成本，有着密切的关系，由于材料费在流动资金占用中和工程成本中所占的比重最大，故加强物资材料管理是提高施工项目工程经济效益的最主要途径。一项项目施工的物资管理，它是施工项目工程生产、经营活动所需的各种物资计划、订购、保管，合理的使用管理工作，它是施工项目工程管理的重要内容。施工项目工程物资管理的任务，它不仅要按质、按量、按期齐备地供应，施工生产中所需用的材料物资保证，使施工生产按计划正常进行，而且要十分注意节约物资材料消耗，减少物资材料库的储备和资金的占用，降低物资材料的采购、保管等费用。而如今许多中小型施工企业中，在专业人员素质参差不齐的状况下，从上到下又缺乏一套完整的管理监督体系或制度，同时，项目主管领导又忙于工程进度和工程质量，无暇顾及，从而，造成物资业务过程管理不规范。物资计划是做好物资供应管理工作的前提和基础。没有计划的物资管理工作犹如无舵之舟，只能茫然前行。因而，在施工现场主要表现为：采购浪费、供应跟不上、影响工程进度、单项工程核算不准确、不落实等等，就是人们常说的：供不上，管不好，算不细。常言道：“兵马未动，粮草先行”。 何况施工企业物资是工程产品成本的主体，它占到工程总投资的约70，是工程项目质量和效益的源头，物资管理是施工企业生产经营的关键环节之一，施工现场常常因物资供应不及时而出现窝工、停工现象。作为一名合格的物资工作者，不仅要手勤、腿勤，而且要善于思考，多动脑子，超前思维，才不至于工作被动。比如项目上场前的市场调查、大堆料的供应安排等。由此，针对目前施工企业项目物资管理的现状及存在的问题，我们做了一次系统的调查与统计分析，提出了各职能部门共同协作的管理模式和运作方法，通过各职能部门在物资管理中的作用发挥，来加强项目物资成本控制，促进企业健康有序发展。4.存在问题通过本次调查和访谈，我们收集资料，进行分析，并查看相关资料，总结了目前中小型施工企业中物资管理存在的问题如下。4.1部门之间缺乏协作4.1.1设计定额量无人管。物资设计定额量对项目物资的总量控制具有重要的指导意义。有些项目没有物资的设计定额总量、分项分部设计定额量，物资部门在采购时无据可依，对物资用量根本无法控制。4.1.2物资采购无计划。物资采购计划是项目物资部门进行下一步采购的依据。有些项目无计划盲目采购，包工队要多少就采购多少，甚至出现一些包工队私自倒卖材料的事件发生，到项目亏损时才发现物资超耗。4.1.3物资付款不及时。有些项目不能及时提供采购物资的货款，导致采购价格居高不下，甚至出现因为拖欠款的时间太长供应商停止供货的现象，给项目的正常施工造成了很大的影响。4.2物资采购价格偏高4.2.1采购方式随意。对项目物资的采购，一般应采取招标、邀标、议标方式。而在实际的采购过程中，有些项目对符合招标条件的物资不进行招标，平时的采购中又不进行货比多家，导致采购价格偏高。4.2.2关系采购严重。项目物资的供应商利用关系进来的比较多，他们的价格高，质量又很难有保证，一些有竞争实力、价格低廉的供应商很难进入。4.2.3个人存在私心。有的物资采购负责人经不起外界的诱惑，在采购物资时不惜提高物资价格，拿企业的钱来中饱私囊，严重损害了企业的利益。4.3现场管理存在不足4.3.1现场物资存在丢失现象。施工现场人员比较乱，难于管理，有些品行不端的人趁机偷钢材、钢模板、脚手架等，有些门卫甚至都参与其中，给项目造成了一定的损失。4.3.2施工操作不规范造成浪费。有些包工队不按照设计要求规范作业，在物资使用过程中超设计用料，比如应该做一层防水的地方却做成了两层，给工程造成了严重的浪费。4.3.3缺乏回收再利用的意识。在项目施工过程中或完工后，对有些还可以再利用的物资，没有考虑到回收再利用，而是随意地变卖处理，当新上项目时还需要重新购买，对整个企业造成了很大的浪费。4.4物资管理人才缺乏。4.4.1缺乏综合性人才。由于物资人员作为生产辅助人员，在企业的地位居于次要，无法吸引人才、增强活力，使得既懂信息技术又懂物资管理，既懂经济金融又懂法律法规的人才严重缺乏；4.4.2缺乏系统的培训。物资管理人员缺乏系统、专业、相关的培训，在管理中往往凭借的是经验判断而不是科学理念；4.4.3知识结构老化。普遍存在人才知识结构老化，难以接纳现代化管理理念与手段的问题，有的连电脑都不会使用，更不会利用其他现代信息手段获取有用信息。4.5 思想观念跟不上4.5.1思想上重视不够。项目管理是施工企业管理的最重要组成部分，其中物资管理是项目管理的关键环节。项目管理负责人主要精力大都放在施工进度和工程质量上，认为物资供应不影响施工进度很少对其管理流程等具体问题予以关注，有的管理人员从内心不想管好，以便从中混水摸鱼；有的项目负责人认为物资管理是财务部门的事，只要物资进出没错就可以了。4.5.2观念落后于现代管理理念。随着物流的快速发展一般生产企业的物资管理尚未能与物流市场有效接轨，企业领导、管理人员普遍存在“肥水不流外人田”的思想，对第三方物流有抗拒心理，对本企业的自加工物资一般不计成本或只偏面的计算物资实体成本。5.原因分析5.1监督检查制度不健全5.1.1缺少专门的物资管理监督机构。对物资管理工作应该有专门的组织机构，负责监督、检查公司各项目的物资管理情况，通过各部门之间的协作，掌握项目物资采购定额节超、物资采购价格情况等。5.1.2业务部门的监督检查力度不够。施工企业的工程项目大都比较分散，要想对其进行经常性的监督检查比较困难。一般采取委派几个人对项目工作进行检查的方法，但往往因专业并不对口，在检查中很难发现问题，以至于公司的规定及措施在项目上很难实施。5.1.3项目部门对物资管理工作缺乏监督。工程项目上的各职能部门各管一摊，相互之间缺少沟通，认为物资管理只是物资部门的事情，对于物资管理不管不问、不监督，缺乏必要的工作责任心。5.2物资管理工作缺乏指导5.2.1项目业务部门缺乏指导。公司上级业务部门缺乏与下级业务部门的沟通和指导，对下边项目实际是什么情况了解甚少，下边项目工作的开展完全按照自己的意图。施工企业项目物资成本管5.2.2部门间缺乏协作。项目物资成本控制仅仅依靠一个物资部门很难实现，需要各部门的相互配合、协作和指导，以实现总量控制、减少浪费。5.2.3物资采购价格缺少指导。在定额总量控制好的前提下，物资的采购价格将直接影响项目物资的成本，现在项目上缺少对物资采购价格的指导，由于信息的闭塞，很难实现低价采购。5.3考核和奖罚措施不健全5.3.1物资管理考核制度不健全。对项目物资管理工作要定期进行考核，便于及时发现问题，找出根源，针对出现的问题追究其部门主管领导的责任。5.3.2缺乏必要的奖罚制度。应该加强对项目物资管理工作的考核。对于违法违纪的现象，绝对不能手软，以免助长不良之风。6.解决办法6.1成立物资管理督察组6.1.1成立督察组的原因。公司物资管理督察组的成立，主要针对施工企业在项目物资管理过程中存在的问题，加强各部门之间的协作，并细化分工，完善对项目的物资管理。6.1.2成立督察组的目的。主要是通过加强各职能部门的共同作用，来加强对项目物资管理整个过程的监督、考核和指导，并根据工程项目的实际采购管理情况实施奖罚，以控制项目物资的采购数量和价格，实现项目成本控制的目的。6.1.3督察组具体的组成及职能。公司物资采购管理督察组可由物资保障部、经济合同部、施工技术部、财务部、纪委、人事部、实验室等部门组成。具体职能如下：物资保障部为公司物资采购管理督察组的主要负责部门，直接管理项目物资部，对项目物资采购的整个过程进行指导，并负责对项目物资采购的数量、价格、质量等进行监督、检查和考核；经济合同部负责对项目物资签订的合同及执行情况进行监督和检查；施工技术部负责对项目物资的定额用量与实际用量的监督和检查；财务部负责对项目物资账目的核对与检查，并根据公司物资采购督察组对该项目的考核情况实施奖罚；纪委负责对项目物资人员是否存在违规违纪现象进行监督和检查，并根据情况对违规人员进行处分；人事部负责对项目物资人员的工作能力进行考核，根据考核情况将具体表现记入个人档案，作为用人的依据；实验室负责对项目采购物资的质量进行监督和检查等。6.2成立项目物资采购领导小组6.2.1项目物资采购领导小组成立的原因。项目物资部门的工作需要各部门的共同协作，比如对物资需求总计划及分项物资需求计划是多少、是否透明采购、有否货比多家、施工中是否存在浪费等，需要多个部门的共同参与与合作。6.2.2项目物资采购领导小组成立的目的。主要是发挥项目各部门的作用，共同制定有效的物资采购方案，做到有效控制物资节超，努力实现低价采购，确保物资质量，杜绝违法违纪行为发生，防止物资浪费，实现项目物资成本控制。6.2.3项目物资采购领导小组的组成及职能。项目物资采购领导小组具体由项目经理、总工、物资保障部、施工技术部、计划统计部、财务部、实验室、办公室等组成。具体职能如下：项目经理和项目总工直接领导项目物资部，负责对该项目物资采购供应的整个过程进行监督、检查和指导；物资部为项目物资采购领导小组的主要职能部门，负责工程项目物资的采购供应和日常管理工作；计划统计部要给项目物资部提供物资需求总计划；施工技术部负责在施工过程中对物资的使用过程进行监督和控制，杜绝因施工操作的不规范而导致的物资浪费；财务部定期与物资部进行账目核对，并及时给付物资款；实验室负责对采购物资的试验工作；办公室负责对物资部日常工作作风进行监督，严肃门卫制度等。6.3改善各职能部门的具体运作6.3.1加强对项目物资采购价格的指导。物资的低价采购在很大程度上取决于对市场信息的及时、准确、全面了解，通过对多家供应商的比较，进而做出正确的决策，必要时甚至可以考虑跨地区、跨省份采购。可建立项目物资采购价格指导机制，通过互联网及相关物资报刊、电话、实地考察等多种方式，对于价格信息进行收集整理，并通过物资价格信息平台，及时将价格信息进行发布，为各工程项目的物资采购提供帮助、指导。6.3.2加强对项目物资管理的监督。一是对物资采购实行全过程监督。监督应从采购计划制定开始，到物资使用结束，包括计划、审批、价格咨询、市场调查、招（议）标、签订合同、验收、付款、发放和回收。将监督贯穿于采购活动的全过程，确保采购管理规范化、程序化、制度化，营造一道确保企业利益不受损的坚实防护墙。二是对物资采购进行效能监察。加强物资采购中的效能监察，推动物资采购工作朝着规范化、制度化、科学化的管理方向发展，实行公开、公正、公平的招标采购、竞价采购等管理方法，有效降低生产成本、提高企业经济效益、增强企业竞争能力，预防物资采购中违纪违法行为的发生，确保企业良好的生产经营秩序。6.3.3制定有效的采购方式。对于可自行采购的物资，要根据数量及金额的多少，制定有效的采购方式。一般情况下，对于数量大、金额多的物资要采取招标采购；对于价格变化快、上下浮动高的物资，可采取邀标方式；对于数量较大，但尚不能构成招标条件的，可进行集中采购。无论采取哪种采购方式，在采购过程中都必须要坚持公开、公正的原则，避免个人专权和决策失误，做到“货比多家”、“比质比价”，杜绝不合格产品或质次价高的产品投入施工生产。6.3.4建立规避采购风险机制。在采购过程中，由于采购方原因会产生很多风险：自身组织机构的不健全带来的组织机构风险；由于资金管理、采购环节管理、人员管理等方面不规范带来的管理体系风险；以及采购人员的道德风险和知识风险。采购人员要及时识别以上风险，并在实际工作中予以规避，确保采购工作的顺利进行。6.4加强人才的储备人才是企业不断发展的动力和源泉，在企业资源的配置中人才的优化配置是重中之重。物资管理是一门科学，它需要优秀的专业化的人才。应建立企业内部物资管理人才中心，不断根据形势的发展需要进行培训。提高人才的专业素质，强化责任意识和爱岗敬业精神。使其形成一种制度，并使其成为企业文化的一部分。同时，要充分发挥信息功能和市场功能，使人才在企业内合理流动，实现配置的最优化。这样既可解决专业人才缺乏的现状，又为提高现场的物资管理水平奠定了基础。6.5运用现代物流技术相对于应用广泛的商业零售领域，施工企业的物资流动确定性很强，更加容易确定项目物资需求。建筑设计完成后，物资数量种类就基本确定了，施工组织设计完成后，时间也基本确定了，建筑产品的需求物资类型较少，品种相对简单，使用物流管理技术更加方便。具体有以下几点：6.5.1建筑安装工程用的大材料钢材、木材、水泥以及使用量较大的一些大宗原材料比较容易和供应商形成长期的稳定的供应链。6.5.2建筑施工企业所需的物资数量大。质量高，运输成本高，库存占用资金多，合理运用物流管理技术，更加易于降低运输成本和加速材料资金周转。6.5.3建筑施工企业流动性大，合理运用当地第三方物流提供的专业服务，有利于降低工程的间接费用。6.5.4建筑工程现已有很多成熟的计算机辅助设计和管理软件。以供应链管理为手段，实现企业的物料需求计划(mrp)，可进一步融入企业资源计划(erp)。6.6加强物资管理的审计物资管理审计是加强物资管理的重要环节，有利于促进企业廉政建设，减少物资管理中的漏洞。合理奖惩，物资管理的审计主要从以下几方面进行。6.6.1采购计划的审计获取施工图纸、材料消耗定额、实施性施工组织设计等技术规范资料，审核分项、分部工程材料需用量及单位工程材料分析表计算的正确性，审核工程项目总物资需用量计划计算的正确性。结合工程设计变更或工程合同修改等情况，检查物资需用量计划调整的准确性、及时性，审核物资采购申请单的内容是否完整，是否结合施工进度计划进行编制，是否经过审核批准；审核物资采购计划的编制是否以经过批准的物资采购申请单为基础，并结合现有库存量、安全库存量、施工进度计划等因素计算确定，审核采购计划中对物资质量的要求是否符合相关技术规范的规定，获取与采购计划编制时段相适应的市场公平价格信息，审核采购计划价格的合理性，检查采购计划是否经过审核批准。6.6.2采购方式选择的审计施工企业物资采购应建立在法人层面，对工程所需的要材料、大宗物资实行统一计划、统一采购、统一供应、统一调度和统一核算。采购方式可以分为招标采购、询价采购、间接采购。施工企业应对各类别供应商实行分级管理，通过对供应商进行调查和评估，合格者进入合格供应商名册，物资采购必须优先在名册中选择。本环节审计中，审计人员应着重审核采购方式的选择