医药连锁管理系统解决方案.doc

医药连锁解决方案北海国发医药管理方案一、公司简介 北京XX软件开发公司，是专门从事商业企业计算机管理系统开发与应用的高科技企业，是国内最早进入该领域，长期致力于商业自动化系统研究、企业信息化管理平台、基础数据库开发和推广的专业软件公司,拥有强大的研发与技术储备，完整的管理组织机构，和既懂商业业务、又懂计算机技术的复合型人才。公司立足于当代先进的商业管理理论基础，对国内上千家企业的具体需求进行分析与研究，通过成百家用户的使用和意见反馈，经过不断努力和长期探索，推出具有国内领先水平的XX商业管理系列软件。产品适用范围涉及医药、音像、图书、食品、保健品、汽修汽配等多个行业，弥补了许多商业管理软件中职权控制难以细分，各部门责、权、利不明的缺陷，针对商品流转的业态不同，可对企业的进、销、调、存、退、换、残、盘等业务流程进行全自动步步监控管理，同时又设计了针对新型商业管理模式中诸如批发、零售、连锁、配送、会员制管理、工商贸一体等新型业态的全面监控管理。多年来，XX秉承“敬业、精业、求实、进取”的企业精神，以“更好的技术，更好的质量，更好的服务”为目标，取得了近百家成功用户的骄人业绩，公司规模和组织结构也日臻完善，形成了以总经理办公室、软件开发、技术实施、咨询服务和市场营销为中心的各个职能部门，和遍布全国的各大区域的销售服务体系。在与国际领先科技保持同步发展的的前提下，XX公司始终深刻认识到中国企业的实际状况，以其卓越的构思开创了中国企业信息化管理软件的新型开发和服务模式，采用模块化设计和产品功能自由组合，极大的提高了软件系统的行业化,商品化、开放化、系列化，使软件产品真正实现了低价位、高质量、多组合、易服务的设计思想，灵活巧妙地适应于当今企业不同业种、不同业态在管理上复杂多变的不同需求。从而为中国商业企业实现现代化信息管理，提供整体的咨询服务和全面的解决方案。正是在这种先进的研发与服务的理念下，XX不但在用户群中树立了广泛的信任和赞誉，更在理论研究、系统开发、实施服务上建立起领先者的地位。这源于XX多年来的呕心沥血，也源于全体员工的坚定的信念。强大的科研开发力量，丰富的企业管理经验，创新务实的企业精神，是XX成功的基石，更使XX再造辉煌！二、医药软件概要及连锁设计目标XX医药管理软件,是专为医药行业量身定做的专业化软件。适合新特药、医药、医疗器械等企业的进、销、调、存、应收应付、统计查询、数据分析、成本核算、财务管理、采购员管理、连锁配送、GSP管理、不良信息报警、全程物流跟踪及多帐套管理等功能。以网络化、智能化、科学化的计算机管理模式，实现对医药行业的系统化管理。支持批发、零售、连锁、分销等多种经营方式。（一）、连锁模式的目标是: 要达到规模化的经营、网络化的组织、规范化的管理。 网络化：为了使庞大而又分散的连锁经营体系内部的各类机构能步调一致，有效的运转，就需要运用现代化的手段，即实现网络化管理，公司总部、配送中心及各连锁店都需建立相应的软件系统，并运用远程通信网络将整个连锁企业构成一个整体。大型的连锁企业如果没有较好网络及软件系统，就难以有效的实施管理，因而也难于获得连锁经营的规模效益。（参见附图一） 规范化：XX连锁管理系统，它涵盖了医药连锁流通企业大部分的业务环节，实现公司总部与各地分公司、连锁分店全面计算机监控管理，通过业务流程的重组，使整个企业实现统一订货管理、统一购进管理、统一库存管理、统一配送管理、统一销售管理、统一物价管理、统一的成本核算的现代化管理模式。最大程度的降低物流过程中的经营成本，提高工作效率、减少资金的无形损失。 智能化：用户使用系统后，最终可根据管理者和企业自身的要求实现智能预警及预分析。 GSP达标：本系统实现了GSP和业务一体化管理，帮助企业实现GSP达标（二）、配送中心业务流程图：物价管理采购计划、合同不合格产品系统管理GSP管理客户信息管理供货商信息管理商品信息管理全区连锁销售合同退款收款退款审批合格 审批质检管理退货登记退货申请销售管理客户配送管理库房管理财务管理供货商审核审核 审核付款发票登记质量检验来货登记发票管理质检管理库房管理采购管理核对价格出库复核注： 正常业务 退货业务（三）、 连锁经营机制配送中心是连锁经营的中心配货枢纽,它的机制是: 总部统一进货 分店配货请求 远程监控统一配送 分店销售报表 经理查询统一核算 分店库存查询 数据汇总统一变价 分店分类统计 库存报警统一调配 分店信息查询 库存盘点信息发布 分店调拨请求 综合报表其优点是:1）减少进货成本：统一进货可以避免中间环节造成的浪费。2）减少库存成本：可以每天汇总连锁分店的库存情况，避免积压。3）减少销售成本：可以每天汇总全国的销售情况，跟踪重要销售 信息及会员信息，及时做出配货、进货决策。4）减少财务成本：快捷方便的结算功能，使会计部门得以迅速准 确的为用户提供结算依据，大大减少对账时间。 信贷管理功能，可以让资金及时回笼，减少贷 款利息支出。5）减少管理成本：统一调拨，统一销售策略，统一管理决策， 统一资金运转，及时数据报警等，均可以提高 企业运转能力，大大减少因管理不当造成的各 方面损失。 6）减少人工成本: 省去了大量的统计工作和数据计算工作，可以 减少工作人员的劳动量，同时减少出错率，提 高工作效率。三、 管理内容：1. 集团公司系统: 对于大的集团公司下属多家分公司的情况应这样选择，各分公司如果独立核算，可以选用XX连锁多账套管理系统，该系统可以很好的解决集团公司向下垂直管理的问题，集团公司可以查询下属各分公司的数据，分公司只能查询自己部门的数据，不能查询上级公司的数据，也不能查询平级公司的数据，集团总部可以要求下属分公司逐级汇总数据，逐级上报,管理者可以在总部对各个分公司、分店的数据一览无余，但该系统要求管理非常规范，各分公司及各销售网点商品编码方案，客户编码方案，部门编码方案及管理办法等规范一致，才可能准确汇总数据，达到预期管理目标(如果各分公司不独立核算则只需要用单账套版，将分公司设定为部门即可由总部统一核算)2总公司系统下设十六个子系统1) 电子订货子系统：分公司或分店向总部申请订货2) 购进管理子系统：多种形式的购进管理3) 配送管理子系统：向下属分公司及分店配货及进行数据汇总4) 库房管理子系统：全方位库房管理5) 销售管理子系统：批发及零售、销售排行、重点商品跟踪6) 发票管理子系统: 购、销发票管理7) 货品管理子系统：负责商品变价管理8) 财务管理子系统：应收应付结算管理、日常财务管理9) 经理查询子系统：经理的分级或全方位查询10) 报警预警子系统：重要商品缺货报警 积压报警等11) 分店销售子系统：各连锁分店的销售系统可以和总部远程通讯12) 会员管理子系统：会员档案 会员分级管理等13) GSP管理子系统：严格按国家要求设置的质量管理子系统14) 数据初装子系统：所有商品信息及管理数据的入口15) 系统维护子系统：数据库维护16) 数据交换及远程数据传输系统四、各子系统介绍1、 订货管理子系统1）、电子订货系统的工作原理图：本公司产品货物供应商 货物备好发订 直接货单 入库按订货单发货全 国 配 送 总 公 司 是 直接入库 D D D A B C D B C C B C B配送订单配送订货单配送订单配送订单 入库 入库 入库 入库 信息 信息 信息 信息*地区第四分店*第一分店*第二分店*地区第三分店分批 分批 分批 分批入库 入库 入库 入库说明：A段执行过程说明：当分店收到货物时，便将订货单信息通知配送中心，配送中心确认以前的订单，并由订单自动产生一个该分店货位上和入库单，经审核记账，将其库存自动增加。其中图中：B段C段的执行的过程图为：B段执行 否配送订单远程拔号拔号成功 是总部接收形成配送方案提交订单预备配送记账确认按配送方案产生配送出库单 说明：分店根据商品缺货情况，制作订货单并核对确认，然后通过远程拔号，将订单通过远程向配送中心提交，提交完成后，总部根据分店的要货情况，制定一个配送方案（即总部查询分部的要货数量是否总部能够满足，如不能满足是注销还是下次再配，这样形成一个合理的配送方案）。当配送方案确定以后，计算机会自动的按照配送方案形成一个配送出库单，这个配送出库单经记账确认，在总部的计算机上将会自动增加相应分店的库存。最后一步就是预备配送，这一步主要是将配出的数据写到相应配送公司的虚拟库上，等分店来接收。分店远程拔号到总部C段执行如下 分店同时接收总部配送单据分店对配送单审核记账 接收成功审核无误后分店自动产生购进入库单分店库存增加说明： 分店根据需要定期的拔号到配送中心的服务器上，执行“配送单据接收”及“配送方案”接收，当接收成功后，且货物验收准确无误后便会根据接收的情况由计算机自动产生一个购进入库单，分店确认其数据正确后经过审核记账，同步的实现了增加自己库存的功能。另外，当分店认为总公司没有按自己的订单进行配货时，可以查找接收的配送方案，看配送方案是否与本入库单相符。D段执行如下：记账确认预备配送配送总公司直接制作配送出库单C段过程说明：本段执行是配送公司特有的功能：利用它可以行使给个分店的强制配功能。首先由配送总公司直接制作配送出库单，经确认自动增加地区配送中心的库存并经预备配送写入相应地区配送中心的虚拟货位。然后经C段的执行程序真正进入地区配送公司的库存。2）、各分店与配送中心间的订货工作原理图：配送中心 B C B C B D C B D D C D订 货订 货订 货订 货广西1分店第4分店第3分店.第2分店2、购进管理子系统：1）、配送中心的购进管理系统工作原理：直接到货订货单到货根据货物入库由订货自动转成入库记账处理 增 加配送总公司库存 减少 记账处理 购进退补购进退货根据可退货商品根据退补价目表说明：购进管理子系统包涵了三个大类方面的功能：购进入库、购进退库、购进退补。A、 在购进入库类型方面：一种方式是用户根据订单进行选择确认，从而由计算机自动由订单生成购进入库单；另一种方式是对一些直接到货的商品，用户可以自行制作购进入库单；以上单据在确认完成后，将会自动增加配送中心的货物库存。而前两种方式，在单据记账时，系统会根据当时用户选择的结算方式，自动进入或不进入对应客户的应付帐款。（当选择现款结清时，不增加客户的应付款；当选择应付货款时，增加客户的应付款。）B、 在购进退库方面：用户可以有两种方式的选择，一是按退货实物依次录入，二是可以查找以前的购进入库单进行整单退回，或选择整单退回后修改其退回内容。以上单据制作完成并确认记账后，将会自动减少配送中心的货物库存。相应的也可以根据用户选择的结算方式自动的减少或不减少其客户的应付账款。（当选择现款结清时，不减客户的应付款；当选择应付货款时，减少客户的应付款。）C、 在购进退补方面：用户可以根据供应商返回的调价目表，查询自己的库存数，然后通过制购进退补单完成对商品库存的调整，并同时形成商品价差表，记入或不记入客户的应付账款。以使用户与客户之间的结算关系明确化。D、 各系统中均内带自己的打印功能。并内含多种的输入法查找商品的方法（“编码”、“汉字”、“助记码”、“条码”、“选择输入”）提高了单据录入的速度2）、地区配送中心、批发店、零售店的购进管理系统 (二级配送)配送中心强制发出的配送出库配送中心按订货单发出的配送出库自动转成购进入库审核记账 增 加配送中心、批发店、零售店库存 减 少 审核记账 自动转成购进退货单 各分店发出的退货申请被总店认可配送中心发出的强制退货单说明：地区配送中心，批发店，零售店的购进管理一般均是通过配送总公司或地区配送公司通过接收分部的订货单，或由配送中心强制配送的，所以它的过程只须分部对配送中心确认过的数据进行拔号接收，确认记账。这样便实现了自己的库存增加与减少的工作。3、销售管理子系统：1）、配送中心、各批发、零售店销售管理系统工作原理：配送总公司、各零售分店、批发店销售退补销售退回销售出库销售调拨审核记账各系统的库存及往来帐说明：销售管理系统有四大类分支组成（销售出库、销售退回、销售退补、销售调拔）。A、 销售出库：商品的出库可以按客户级别的不同而给予不同的价格。同时在单据制单记账时，单据会根据用户选定的结算类型自动的销减相应库房中的货物并同时记入或不记入客户的应收账款。（当单据中选择为“现款结清”时，不进入应收款帐，当单据选“应收货款”时，则自动进入往来帐。）以备以后财务结算用。B、 销售退库：一种方式是用户可以根据客户退货的实物，进行登记退货，退货中商品也会按给客户设定的级别给予相应的退货价格。另一种方式是用户也可以对以前的销售进行整单退回，或进行整单退回选择后逐行修改。制单完成并经审核记账后，商品会自动增加库存。同时单据总额进入或不进入客户的应收款。C、 销售退补：也有两种制单方式，根据调价单和实物录入或选以前销售单录入差价，这种业务类型的单据经审核记账后自动冲减或增加客户的应收帐。D、 销售调拔：此种类型的单据经制单记账后，只是减少了其相应库位的货物库存，而不进入客户的应收账款（因它系本公司内的物资调配）。E、 各系统中均内带自己的打印功能。并内含多种的输入法查找商品的方法（“编码”、“汉字”、“助记码”、“条码”、“选择输入”）提高了单据录入的速度2）、零售店的销售管理工作图：零 售 店会员销售普通顾客销售零售优惠小票打印零售日清零售日清记账说明：A、对普通顾客的销售，一般商品均按用户制定的零售价进行出库；B、对会员的销售，计算机会自动按会员的级别查找相应商品的级别价，同时系统还提供了容错功能，当针对一个商品，找不到对应会员的级别价时，系统便以普通的零售价作为其成交价。C、 收款时，用户还可以对零售单进行整单折扣处理或对单据的单品进行折扣处理；处理完成，系统在打印小票时，还会自动驱动钱箱，便于收款。D、 零售系统中，数据的流水量大，所以系统还提供了多种查找商品的方法（“编码”、“汉字”、“助记码”、“条码”、“选择输入”）提高了单据录入的速度E、 一天的零售完成之后，可以通过零售日清制单和零售查询进行对帐，确认无误后进行记账处理，这样货物会自动销减库存。4、库房管理子系统：1）、库房管理系统工作原理图：配送中心、各批发店、各零售店库房查询部分赋予查询条件库房报损每日汇总限量查询库存结余业务汇总业务一览库存分布商品台帐库存总帐各类型单据制单库房业务部分库房盘点库房移库审核记账进入相应库存说明：库存管理系统包括库存业务部分、库存查询部分两部分。库存业务部分主要由库房移库、库房报损、库房盘点这几个分支组成。库房移库：它主要实现了商品在一个库中的数量及成本要转移到另一库中的过程。库房盘点：当系统在运行一段时间后，计算机中的账务与实物会形成一定的数量差，此时需按实物调整计算机的数量，从而使实物与计算机帐相符。为了解决这一问题，我们可以利用库房盘点这一业务类型来现实。本系统中的库房盘点功能强大，可以按商品货位进行盘点，盘点某一个货位的商品时并不影响其他货位商品的正常销售，可实现不停业盘点。在录入盘点单时可支持多人同时录入。录入完成并平帐后，盘亏盘盈表自动产生。库房报损：它主要用于当商品损坏,无法向供货商退货同时又想减少库存数量及库存成本时所需要的一种业务。库房查询：提供了强大的库房查询功能，其中包括总账、台帐、库存分布、等多种查询表格。库存总账：完全模拟了库房中的总帐账页。根据查询的条件，清晰的列出了各种商品的期初及本期的收发结存的数量及成本金额。在本系统中，当在总账界面，想查某个商品的发生过程时，用户只要选择其商品行并直接回车或双击鼠标，其对应的商品台帐便会自动调出，当在台帐中查某笔业务时可以继续 回车，从而调用原始单据的内容。这种操作方式，大大的加快了用户查找商品库存的过程。库存台帐：完全模拟了库房中的商品台帐账页。当用户选择某种商品，并选择了要查询的日期段及库房时，计算机便会按用户给定的条件，列出这段时间内，该商品制单日期，制单的单号，是出库还是入库，商品的数量等，使得商品台帐更清晰明了。库存分布：使库房管理人员可以方便快捷的了解到某个时刻某个商品在每个库房中节余的数量及成本金额。从而方便出货。业务一览：真实的跟踪了每个商品在各个业务段的全流程。库存结余：准确的反映了每个商品在某个时间段内、某个库房结余的数量及其成本金额。限量查询：可以使用户方便的查找出用户设定了上限数量下限数量的所有商品，这项为库房查找库存不足或库存溢出提供方便。每日汇总：列出了结账期中，每天所有商品的出入库数量及出入库金额。库房管理系统功能强大，满足了库房人员的各种查询要求。5、货品管理子系统：1）、货品管理子系统工作原理图：由配送中心制订变价方案制作变价单变价单确认制作变价公告变价公告确认变价公告发送说明：作为配送中心，其具有对各批发公司、各零售分店的商品进行通知变价的功能。而各批发公司、各零售店不能随意更改商品的价格，只有接收到配送中心发出的变价公告后，才能执行变价功能。配送中心制作出有关商品的变价单。确认后，再制作变价公告，以确定本次变价将对批发公司及零售店中的哪些商品有效，同时还必须指明将要实施变价的是几号变价单。这样确认无误后，配送中心就可以将其发送到各分店的相应虚拟位置上。 2）、各批发店、零售店货品管理子系统工作原理：各批发店、各零售店各分店的批发价或零售价变价成功变价确认执行接收变价拔号到配送中心说明：批发店和零售分店，没有权利私自更改商品价格，只能根据配送中心发出的公告进行调价。批发店、零售店拔号到配送中心后，接收回变价信息，并对此信息进行确认，当审核记账时，计算机会自动根据变价单更改各分店中各自的批发价或零售价。6 、配送管理子系统： 1）、全国配送总公司、地区配送公司与批发店、零售店配送管理系统工作图：配送退库全国配送总公司、地区配送公司配送出库 A B 1 2 B A零售日清批发日清订货申请退货申请退货申请订货申请各零售店各批发店说明：本系统实现了配送中心与各分店公司之货物流动的整个过程。批发店、零售店与配送中心间的工作过程：A、由于配送中心的关键作用，所以它可以在自己的系统中，随时查看各分店上货物的库存情况，如发现某个批发店的某些商品有短缺时，配送中心便可以直接利用图中“1”的路径制作配送出库单，并作记账发送。这样将配送中心的货物直接配送给各分店的虚拟货位，等分店拔号时，可以直接接收，然后由系统自动生成分店的购进入库单，分店审核记账从而增加了自身的库存量；另外，配送中心发现某个分店的某些商品有溢余时，配送中心可以利用图“2”的路径制作配送退库单，从而使该分店多余的商品方便的退回。这样既减轻了录入人员录入单据的负担又提高了单据的准确性。 B、各批发店、各零售店自己也可以随时查询自己的库存情况，并根据本店的销售情况制作配送申请单或配送退货申请单。配送申请单增加分店库存的功能通过图中“A”段和“1”段的组合而实现。具体过程为，分店制定出自己的要货申请，确认后发向总部，总部根据申请单查找自己库存，并为此做出一个配送方案，然后按配送方案自动生成配送出库单，从“1”段发回各分店。配送退货申请减少分店库存的功能通图中“B”段和“2”段实现。其过程基本和配送申请过程大致相同，不同之处是其根据配送方案生成的是配送退货单。C、批发分店，零售分店各有自己的日清管理方式。批发日清：是批发店将其自身每天的销售发生的业务按每笔单据进行列表，并按单据中的明细进行汇总，然后发送到配送中心，以此来保持配送公司中本部货位上库存与分店的库存相符。零售日清，是零售店将其自身每天的销售商品进行汇总，然后发往配送中心，从而保证配送公司相应货位的库存与自身相符。并以便配送公司在自身的位置查询各分店的销售情况。 7、往来账务管理子系统：往来总账往来明细结算一览帐龄分析超期报警信贷报警金额报警结算执行自动摊净自动分摊折扣处理应付账款应收账款结算部分配送公司本部产生和往来查询部分1）配送中心系统中的应收应付管理工作图：配送总公司、地区配送中心各分店销售产生的往来说明： 配送中心的财务管理包括两大分支，一是对配送中心自身购进与销售产生的应收应付的结算及查询；二是对各批发公司产生应收应付的结算及查询。A、 配送公司应收应付的形成：在配送中心有自己的销售及购进的权利，当利用销售管理系统完成业务过程时，如业务类型为“应收账款”，该笔单据的单据总额便自动进入这里的应收货款结算中；当利用购进管理系统完成业务过程时，如业务类型为“应付账款”，该笔单据的单据总额则自动进相应的应付款。B、 批发公司往来的形成：各批发公司在对商品的经营过程中通过自身的销售管理系统产生了应收账款，此应收账款可以在适当的时间经远程数据交换，将往来结算金额发回配送公司，配送公司经过数据接收，形成在这里的分店结算往来记录。C、 对于两者往来情况，系统处理过程又分为两个部分，一是对客户应收应付的结算；二是对两者结算情况的查看。结算部分：对于应收应付提供了以下几种结算功能。折扣处理：这种方法将按用户选中的单据把其中尚未结清的金额全部按折扣进行处理，从而视同本帐结清；自动分摊：这种方法是当用户结算时，只要在结算总额处输入本次结算总金额，则系统会自动对没有结清的单据进行处理，直到总金额全部分摊完成；自动摊净：此功能则是系统按照每笔没有结清的单据额度依次全部结清。以上三种任一种执行完毕，利用结算执行功能，则系统会真正实现客户往来帐的增加与减少。查询部分：其中包括了多种模糊和定向查询方式。往来总账：用于查询某时间段内所有客户的应收或应付的总金额、这段期内结算的总金额、以及尚未结清额度及所欠款额度所在的日期段。当用户选择是分店查询时，可以利用此查询分店销售商的结算情况。往来明细：用于查询每一客户的某时间段内的往来形成情况，即往来总金额是由哪些业务单据产生的。以及对每笔单据至现在的结算情况。结算一览：用于查询对每个“往来明细”中的单据的结算日期，结算金额的过程。即对每笔业务单据，客户曾某个时间结算过，当时结算的金额如何。帐龄分析：标识了所有或某个客户的某笔单据在系统中现在所处的帐龄期限，系统将帐龄期限分为四段，一个月以内的、一个月到二个月之间的、二个月到三个月之间的及三个月以下的。其尚未结清金额分别在各段进行显示。用户也可以根据需要设定时间段。报警系统：超期报警、信贷报警、金额报警，主要用于对客户的信誉进行监控。2）、各批发公司的财务管理系统工作图各批发公司应收账款发回总公司结算应付账款查询部分结算部分折扣处理自动分摊自动摊净结算执行往来总账往来明细结算一览帐龄分析超期报警信贷报警金额报警说明：批发分公司的财务管理中的结算主要是对其自己的销售客户进行的，如果批发公司自身没有采购权利时，其应付账款的结算和查询就可以发回配送公司做，可以认为此客户可能也是配送中心的客户，它可以同时在两地进货，但结算在配送中心执行，当配送中心结算完成时，它将结算情况发回相应分店。从而自动对客户在分店中的往来帐进行下账处理。如果连锁配送公司采用的是统一结算的方式时，同样使用以上功能，只是每笔业务的结算都要发回配送中心进行财务处理。（3）、零售公司的财务管理系统工作图各零售分店销货制票按票收款查询本日销售的情况配送公司按零售查询收款零售日清进行确认发回配送公司说明：分店系统的财务结算是一个现款结清的过程。当制单打票时，收银人员就须对其收款。当每天的收款完成后，财务人员按照本日销售的情况进行制作零售日清单，以发回配送公司，在配送公司，财务人员通过查询各分店传过来的零售业绩，按其收款金额进行财务处理。8、经理查询子系统：1）、配送总公司经理查询子系统工作图：配送总公司经理零售业绩查询业绩分析查询业绩排行查询库房业务查询库房账务查询往来账务查询各种报警查询 A B C D E F G 说明：由于本查询模块功能较多下面以图上所标AH各段分图分述如下：A段工作图如下：业绩分析查询购进管理部分销售管理部分业务流水商品购进购进报表客户供货规格购进剂型购进进货分析每日业务滞销分析员工销售销售分析剂型销售规格销售客户销售销售报表商品销售说明：商品购进、商品销售：购进反映每种商品的购进，购进退货的数量、金额。销售反映了销售、销售退的数量及其成本和金额等。购进报表、销售报表：反映了每个客户每笔业务单的数量、成本、金额等信息。客户供货、客户销售：反映的是供货商供给客户货物的数量及金额或销售商从用户这里领走货物的数量及金额。规格、型号购进及销售：按规格、型号查询货物的购进及销售情况。购进、销售分析：反映的是购进与购进退、销售与销售退之间的比率关系及其数量、每日业务：反映了每天购进与销售的业务发生的总况及每天产生的总的毛利率。业务流水：反映了每天中购进、销售的每笔单据数量、金额及成交客户等。员工销售：主要反映员工的销售业绩情况。滞销分析：反映了当时的库存及其最后一次进货的日期，并系统根据当前日期同最后一次进货日期形成一个滞销天数。业绩排行查询B段工作图：销售类型排行购进类型排行剂型购进规格购进欠款客户供货客户库存积压商品购进剂型 销售规格销售客户销售员工销售部门销售商品销售说明：以上各业绩排行查询全面的从各个方位为经理的经营决策提供了依据。并且以上查询中，用户可以按照查询结果中的任意一个项目进行排名（按数据的降序或升序）库房业务查询C段工作图：库管单据浏览每日业务汇总规格型号统计库存分布一览库存积压一览库存紧缺一览库存业务汇总库存数量结余说明：本模块中反映了库房业务中经理最关心的业务数据，从而为经理宏观决策提供依据。D段工作图详见库房管理子系统中的库房查询部分。E段工作图详见财务管理系统中的往来帐查询部分。F段工作图详见后面的“报警预警子系统”中的功能。零售业绩查询G段工作图分店零售排行部门零售排行商品零售排行日清业务流水分店零售统计部门零售统计商品零售统计说明：本段的查询主要用于配送公司管理人员查询每个零售店的每天销售情况。零售店的数据由每天各个分店通过拔号发送回总公司。批发店的经理查询系统工作图基本同于配送公司查询中的A、B、C、D、E、F段的查询过程。零售分店的经理查询系统工作图如下：分店查询零售排行零售查询 A B说明：零售查询部分包括两方面的内容，如图中的A段和B段。下分述如下：A段的工作图：分店查询每日流水型号销售汇总规格销售汇总滞销销售汇总业务销售汇总前台销售 汇总款台销售汇总客户销售汇总部门销售汇总商品销售汇总说明：此段的查询从各个方面反映了零售店自身销售商品的情况。B段的工作图：销售排行会员积分排行型号销售排行规格销售排行滞销产品排行业务销售排行柜组销售 排行款台销售排行客户销售排行部门销售排行商品销售排行说明：此段从各个方面反映了零售店销售商品的排行情况。9、报警预警子系统： 1）、报警预警子系统主要用于各配送公司、各分店。其工作图如下：配送公司、分店药品有效期报警库存成本不足报警库存成本积压报警库存数量不足报警客户信贷报警客户结算超期报警库存数量积压报警说明：客户信贷报警：主要功能是用户在为每个客户设置信贷额度后，将来该客户的往来帐中尚未结清的累计额就会和该信贷额度间有一个差值，当用户查询时，如果差值大于零时系统就会自动设置报警标志。结算超期报警：主要是用户在对客户购进或销售时，如果限定结算期限的账务，在客户结算日期超过这个期限时，用户查询中会对该笔业务打上报警标志。库存数量积压：当用户对每一种商品设置了库存上限时，经过一段的业务运作，用户的库存大于这个设置的上限时，系统便会对此商品进行报警，同时报出相应的积压数量。库存数量不足：当用户对每一种商品设置了库存下限时，经过一段的业务运作，用户的库存小于这个设置的下限时，系统便会对此商品进行报警，同时报出相应的不足数量。库存积压报警：当用户对每一种商品设置了其库存资金的上限时，经过业务运作，用户的库存成本金额大于这个设定的库存资金时系统将预以报警。 库存不足报警：当用户对每一种商品设置了其库存资金的下限时，经过业务运作，用户的库存成本金额不足这个设定的库存资金时系统将预以报警。失效药品报警：系统可以对实效的或准备实效的药品进行报警。10、会员管理子系统配送中心 1）、会员管理工作图： 1 2 建立会员信息A B A B B A B A 零售店N零售店.零售店2零售店1按不同的会员级别执行零售折扣会员业绩查询说明：会员管理系统主要是针对各零售店而设定，但对同一个配送公司下设的零售店，只要用户有会员卡，他便可以持卡在其相应的各零售店进行消费，并且在消费时，享受其会员级别的优惠。如图中，由于会员档案的共用性，所以会员的档案建立有两种途径：一是按A路径走：即所有的会员档案全部由配送中心进行建立，然后通过远程传输，发送到各零售店，从而实现了各店会员档案的一致性。另一种是按B2路径，由各分店对会员建档后，通过远程发送回配送中心，再由配送中心经远程将其资料发回其余的零售店，这样也可以实现各分店中会员档案的一致性。各分店的会员档案建立后，还需对每种商品设立相应的级别零售价，这些条件具备后，当对会员零售时，系统会自动识别会员的级别，并取其商品相应级别的零售价。当交易完成时，系统还提供了一套会员业绩的查询方法。11、GSP管理中的程序设计为贯彻执行药品经营质量管理规范(国家药品监督管理局令第20号，以下简称规范)，大力推进药品经营企业的GSP改造，提高药品经营企业素质，规范市场行为，保障人民群众用药安全，我公司在医药管理软件中增加了GSP管理模块。模块的功能主要是根据Gsp管理的实施细则而建立的。下面是功能的具体介绍：1) 企业进货管理的模块设定细则第二十四条规定，购进药品应按照可以保证药品质量的进货质量管理程序进行。此程序应包括以下环节：A) 确定供货企业的法定资格及质量信誉。B) 审核所购入药品的合法性和质量可靠性。C) 对与本企业进行业务联系的供货单位销售人员，进行合法资格的验 证。D) 对首营品种，填写首次经营药品审批表，并经企业质量管理机构和企业主管领导的审核批准。E) 签订有明确质量条款的购货合同。F) 购货合同中质量条款的执行。根据细则的要求软件建立了如下的程序：对于与本企业有联系的业务人员，设置了客户档案如实 的记录企业和人员的情况。A) 对于首营品种，软件这里设置了首次经营药品审批表。B) 对于药品的进货，软件设置了合同管理模块通过合同管理药品的采购、到货、在途方面的管理信息。合同管理包括合同计划、合同交货、合同结算以及合同的查询、变更、注销、合同分析的功能。2) 在对药品进行质量验收过程中的模块设定：细则第二十九条指出，药品质量验收，包括药品外观的性状检查和药品内外包装及标识的检查。包装、标识主要检查以下内容：A) 每件包装中，应有产品合格证。B) 药品包装的标签和所附说明书上，有生产企业的名称、地址，有药品的品名、规格、批准文号、产品批号、生产日期、有效期等；标签或说明书上还应有药品的成分、适应症或功能主治、用法、用量、禁忌、不良反应、注意事项以及贮藏条件等。C) 特殊管理药品、外用药品包装的标签或说明书上有规定的标识和警示说明。处方药和非处方药按分类管理要求，标签、说明书上有相应的警示语或忠告语；非处方药的包装有国家规定的专有标识。D) 进口药品，其包装的标签应以中文注明药品的名称、主要成分以及注册证号，并有中文说明书。E) 进口药品应有符合规定的进口药品注册证和进口药品检验报告书复印件；进口预防性生物制品、血液制品应有生物制品进口批件复印件；进口药材应有进口药材批件复印件。以上批准文件应加盖供货单位质量检验机构或质量管理机构原印章。F) 中药材和中药饮片应有包装，并附有质量合格的标志。每件包装上，中药材标明品名、产地、供货单位；中药饮片标明品名、生产企业、生产日期等。实施文号管理的中药材和中药饮片，在包装上还应标明批准文号。细则第三十条规定：药品验收应做好记录。验收记录记载供货单位、数量、到货日期、品名、剂型、规格、批准文号、批号、生产厂商、有效期、质量状况、验收结论和验收人员等项内容。根据细则的要求，软件设置了来货管理的功能模块：模块包括来货登记管理模块和质检业务管理模块.a) 来货登记管理第一、 对于进货的药品，首先要进行来货的登记处理，来货登记要登记供货的厂家、药品名称、数量、包装、批号、有效期、规格、厂牌、批准文号以及注册商标等基本信息。信息录入不完整的不能进行来货登记的保存。第二、 对于保存完毕的来货登记、要通过审核的模块，来检验单据的正确性对于审核无误的单据才能进行数据的记账工作。b) 质检业务管理模块。细则第九条规定：药品批发和零售连锁企业质量管理工作的负责人，大中型企业应具有主管药师（含主管药师、主管中药师）或药学相关专业（指医学、生物、化学等专业，下同）工程师（含）以上的技术职称；小型企业应具有药师（含药师、中药师）或药学相关专业助理工程师（含）以上的技术职称；跨地域连锁经营的零售连锁企业质量管理工作负责人，应是执业药师等据细则的要求质检人员必须符合以上的要求同时必须填写工作岗位设置表。并经过考核。同时要进行人员岗位资格的认定和登记工作进行质检时首先要挑选质检的药品挑选药品时要根据日期和单号来进行药品的挑选，药品的挑选可以一次挑选完毕，也可以分次分次挑选完成。药品质检根据细则第二十九条的规定药品的质量验收包括：药品外观的性状检查和内外包装及标识的检查，对于特殊药品和进口的药品：特殊管理药品、外用药品包装的标签或说明书上有规定的标识和警示说明。处方药和非处方药按分类管理要求，标签、说明书上有相应的警示语或忠告语；非处方药的包装有国家规定的专有标识。进口药品，其包装的标签应以中文注明药品的名称、主要成分以及注册证号，并有中文说明书。进口药品应有符合规定的进口药品注册证和进口药品检验报告书复印件；进口预防性生物制品、血液制品应有生物制品进口批件复印件；进口药材应有进口药材批件复印件。以上批准文件应加盖供货单位质量检验机构或质量管理机构原印章。 中药材和中药饮片应有包装，并附有质量合格的标志。每件包装上，中药材标明品名、产地、供货单位；中药饮片标明品名、生产企业、生产日期等。实施文号管理的中药材和中药饮片，在包装上还应标明批准文号软件设定了检验项目库对于以后要增加的检验项目可以通过新增项目就可以增加新的检查项目一般药品的质检通过第一质检功能来完成。对于特殊药品（如神经类、麻药类药品）要经过第二质检功能。这是根据细则第三十二条规定对特殊管理的药品，应实行双人验收制度已上的检验程序可以通过检验结果查询系统进行质检的从单据到过程的查看。对于检验后确定不合格的药品根据第四十二条规定：不合格药品应存放在不合格品库（区），并有明显标志。不合格药品的确认、报告、报损、销毁应有完善的手续和记录对于检验的结果要进行相应的处理：药品全部处理完成后生成完整的入库单据。3) 对于销售退回的药品的程序设定： 细则第三十一条规定：对销后退回的药品，验收人员按进货验收的规定验收，必要时应抽样送检验部门检验。为此软件建立了退货单据登记质检程序：A) 退货申请管理 退货的药品首先要进行退货申请的登记。登记药品的名称、规格、剂型、批号、效期、退货的数量、原因等。B) 退货审批管理 对于退货申请的单据进行退货的审批，审批包括药品是否输