153-171档案管理及竣工资料编制实施办法.doc

昆明绕城公路西北段 档案管理及竣工资料编制实施办法昆明绕城公路西北段档案管理及竣工资料编制实施办法第一章 总则第一条 为了做好昆明绕城公路西北段建设项目从筹划到工程竣工验收各环节中形成的应归档保存的文字、图纸、计算材料、声像材料等的文件资料的积累、整理及归档工作，使昆明绕城公路西北段建设项目文件资料标准化、规范化，在施工中应做好各方面资料的收集、整理工作，做到工程完工后能及时提交各种竣工文件及竣工图表，确保归档文件资料的完整、及时、准确，根据中华人民共和国档案法、交通部公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法及公路工程竣（交）工验收办法特制定本办法。第二条 昆明绕城公路西北段建设项目施工中的任何文件资料必须采用计算机处理，并及时进行签字。文件和资料的接收要认真办理签收手续，发放须明确发放范围，建立严格的签收登记制度，妥善保管或处理签收的各种文件资料，如无签收记录而使文件资料遗失均由申报方负责。第三条 档案管理工作与项目建设同步进行。指挥部、监理单位、承包人应在各自职责范围内做好平时档案资料的收集、整理、归档、立卷、保管工作。第四条 档案管理原则：统一领导、统一管理、实行档案管理责任制。第二章 组织机构及其管理第五条 昆明绕城公路西北段建设指挥部设置专职档案管理员，负责项目档案统一领导和管理。第六条 指挥部设置专职档案管理员归属办公室领导，负责档案的集中统一管理；工程处、合同处、监管稽查处、物资处、征迁安保处指定一名兼职档案管理员，负责其职责范围内的档案收集、鉴定、整理、归档、补遗和保管未完工程（项目）的档案。重要档案原件送档案室保管，处室日常使用复印件备查。第七条 建立借阅制度。各部门临时保管的档案由部门负责人批准后借阅；从档案管理室借阅的由办公室负责人批准后借阅。（附：档案借阅登记表）第八条 凡是已完工程、项目及形成完整资料的档案，应移交档案管理室统一管理。第九条 各施工单位和监理单位必须建立公路建设项目档案管理责任制，将档案管理工作纳入项目法人制、招标投标制、工程监理制和合同管理制，并建立与工程档案工作任务相适应的管理机构，配备档案工作人员，制定管理制度，明确各单位对公路工程项目文件材料形成、积累、整理归档的职责，并采取相应控制措施，确保公路建设项目档案的完整、准确、系统、安全。第十条 文件材料归档的原则和方法：遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套的原则，分类科学，便于查找利用，可灵活应用以下六个特征。1.按问题特征立卷。按文件材料反映的内容，把相同问题的文件材料组合在一起立卷；2.按文件作者特征立卷。把同一个单位或个人的某些文件组合在一起立卷；3.按文件名称特征立卷。把同一种名称的文件材料组合在一起立卷；4.按通讯者特征立卷。将本单位与某一单位协商某一问题或几个问题的往来文件组合在一起立卷；5.按时间特征立卷。把同一年度某一问题的文件材料组合在一起立卷；6.按地区特征立卷。把相同地区或有关地区的文件材料组合在一起立卷。第三章 文件材料归档范围及质量要求第十一条 归档范围文件材料归档范围是指记录和反映公路建设项目活动中，具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录，应收集齐全、整理立卷后归档的范围。具体归档范围及保管期限按交通部“公路工程竣工档案目录”（见附件1）执行。第十二条 归档文件的质量要求（一）归档的建设项目文件应保证其中一套均为原件，其余各套为复印件。（二）归档的建设项目文件必须齐全完整，必须准确反映建设项目各种活动的真实记录，必须符合其形成规律。（三）归档的文件材料以不重不漏为原则。若卷与卷之间相互有关联的文件，可在备注中说明关联文件的位置。（四）归档的建设项目文件必须做到审查签字盖章手续完备、制作及书写材料优良、书写工整、打印字迹线条清晰、图表整洁、格式统一。1不得用任何塑胶、塑封、塑膜、胶圈、塑料封面等易老化腐蚀纸张的材料做文件材料的封面或装订材料。2文件材料的书写材料应符合耐久性要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具，凡属易褪色书写材料（如复写件、传真件）应复印保存，若为原材料试验报告须复印后由原报告单位加盖公章。（五）归档的建设项目文件中的文字材料幅面尺寸规格为A4幅面（297mm210mm），不同幅面的图纸、图表一律按A4幅面折叠成手风琴式，图标栏露在外面。（六）图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。（七）竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护、互通式立交工程、安全设施、房建、收费监控通讯系统、绿化工程等的全部施工实际造型和特征。（八）施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图，但必须标明变更修改依据。（九）凡施工图结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。（十）同一建设项目中重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。（十一）竣工图、表的编号办法，可参照原设计图纸，并按实际竣工图纸的数量重新编写图号和页号。（十二）竣工图所用图例、比例和图幅应与原设计图一致。（十三）工程照片分类归档，可分为：领导关怀篇、路基工程篇、防排水工程篇、桥梁工程篇、隧道工程篇、路面工程篇、环（水）保工程及交通安全设施篇等。第四章 文件材料收集、整理、组卷第十三条 文件材料在归档前，必须按文件材料形成的先后顺序或完成进展情况，及时收集、整理、组卷。组卷应遵循公路建设项目文件材料的自然形成规律和成套性的原则，分类科学，便于查找利用。第十四条 文件材料分别由建设、设计、施工、监理等单位，按交通部“公路工程竣工档案目录”的内容收集、整理、组卷。其中第一、二、五部分由建设单位根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷；第三、四部分分别由各监理、施工单位分类整理组卷。第五章 档案案卷构成及质量要求第十五条 卷内文件材料按以下要求进行排列（一）管理性文件按问题或重要程度排列。（二）项目技术文件材料按管理、依据、施工记录、检测实验、评定、证明顺序排列。（三）设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列。（四）竣工图按里程、专业、图号排列。（五）卷内文件材料一般文字材料在前、图样在后。第十六条 案卷应由案卷封面、卷脊、软封面、扉页、卷内目录、卷内文件材料及备考表组成。（一）案卷封面（即档案盒封面）编制1案卷题名：应包括公路建设项目的名称、起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，案卷题名应能简明、准确地反映案卷的基本内容。2编制单位：是指案卷形成单位。3编制日期：是指卷内文件材料形成的起止日期。4保管期限：分永久、长期、短期三种，具体见附件1划定的各项档案的保管期限。5档号：包括分类号和案卷顺序号，案卷编制单位用计算机打印分类号，用铅笔填写案卷顺序号；由建设单位汇总整理全部档案时，统一正式编制填写案卷顺序号。（1）分类号的编制方法：分类号由六级类目组成。其中一级、二级类目固定不变，为：GL5.1，表示公路工程（道路）；四级类目以拼音字母表示公路；五、六级类目为基本类目，表示项目档案目录，五级类目分为：1、综合文件；2、决算和审计文件；3、监理资料；4、施工资料；5、科研、新技术资料；六级类目标注项目档案目录中五级类目下一级目录。（2）案卷顺序号：每个案卷编制单位均从“1”开始依次编写。案卷顺序号与分类号之间以“”号分隔。各单位也可在分类号与案卷顺序号之间增加标段标注号，以“”号分隔。档号示例：GL5.1.KR.1.21，表示公路工程（道路）、昆明绕城公路、综合文件、单项工程验收文件、案卷流水号1；GL5.1.KR.4.3215，表示公路工程（道路）、昆明绕城公路、施工资料、施工质量控制文件、2标段、案卷顺序号15。6档案馆号：不填写。7缩微号：不填写。（二）卷脊面填写内容：填写档号和案卷题名两项，填写内容与封面两项内容相一致。1档号内容分两行横排打印，第一行打印分类号，第二行打印案卷顺序号。2案卷题名自右至左竖写，首行空两字。桩号打印，要求“字头向右，躺着打”。档案盒上封面与卷脊内容均要求打印在80克以上白色纸上，贴在对应位置。（三）软封面内容及要求1内容包括：注明道路线路标号，昆明绕城公路西北段，“竣工资料”字样，路面工程（分部、分项），第册共册，第分册共分册，建设单位、监理单位、施工单位名称，开、竣工日期。如下图：昆明绕城公路西北段竣 工 资 料路面工程第一册 共二册建设单位：昆明绕城公路西北段建设指挥部监理单位：施工单位：开工日期：竣工日期：2用150克彩色提纹纸（同一建设项目须用同一颜色纸张）做封面封底，大小同A4纸。（四）应在卷内目录前加扉页（A4白纸），内容与软封面基本相同，但建设单位、监理单位、施工单位名称上须加盖公章，并增加项目负责人、总监理工程师签名。如：建设单位：昆明绕城公路西北段建设指挥部监理单位：施工单位：项目负责人： 总监理工程师：（五）卷内目录的编制1序号：填写卷内文件材料或图表排列的顺序号，按“件”用阿拉伯数字从1起依次填写。2文件编号：发文机关文书部门的发文号或图样的图号。若文件材料上有则填上，没有就空着。3责任者：填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称。4文件题名：亦称文件标题，填写文件材料标题的全称。没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，外加表示。5日期：指文件材料的形成日期。6页次：填写每份文件材料的首页号，最终件文件材料填写起止页号，中间用“”号连接。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内目录页次中填写册数，并在备注中注明该册文件材料的页数。7卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前，格式见附件2，必须使用计算机制表打印。（六）卷内文件材料页号的编制1卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。2页号编写位置：以A4纸文件材料纵向为准，单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，在外侧编写页号，即正面在右下角，背面在左下角编写页号。3页号统一用页码机打印。4案卷软封面、扉页、卷内目录、备考表不编页号。（七）卷内备考表的编制1填写卷内文件材料的件数、页数，其中须标明文字材料张、图样张、照片张。2立卷人签名，标明立卷日期。3审核人在检查档案时签名（由建设单位负责），签注审核日期。4说明组卷和案卷使用过程中需说明的问题。5卷内备考表排列在卷内文件材料的尾页之后，装订时与案卷装订在一起。第十七条 案卷厚度必须控制在10、20、30、40mm，以便保管与查找利用。第十八条 案卷装订要求1案卷在装订之前，必须认真检查卷内文件材料是否还有缺页、重页、塑料制品、金属物。有缺页者补上，重页文件材料、塑料制品及金属物一律剔除和取掉。2装订时，要求在左侧装订。3对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对原件有破碎或纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠（16K纸可原件装订）。4蓝图可不装订，但每份需加盖档号章，档号章内容包括该份文件所在案卷的档号和在本案卷中所在页次，以手风琴式折叠成A4纸大小，用软封面纸包住即可装盒。5案卷采用三孔一线方法装订，装订时靠装订边和下边取齐，保证切边整齐。6软封面封底不用线装，以胶装于案卷外，包住案卷装订线后成册装盒。第十九条 档案统一使用国家档案局或云南省档案局监制的无酸牛皮纸制作的科技档案盒。其外表尺寸为310mm*220mm，厚度尺寸分别为10、20、30、40mm四种。第二十条 案卷装盒的时候，必须根据案卷的厚度，选用同等厚度的科技档案盒。第二十一条 案卷装盒后，各归档单位应编制案卷目录。案卷目录的内容为：序号、档号、案卷题名、编制单位、卷内件数、卷内页数、保管期限、备注。格式见附件3，用A4纸横向制表打印。第六章 档案验收第二十二条 为了把好档案的完整、准确、系统关，确保档案案卷质量，档案验收必须按照交通部公路工程竣（交）工验收办法，做好档案验收工作。第二十三条 档案验收工作，由交通主管部门根据建设项目管理权限负责组织有关档案管理项目的建设、设计、施工、监理、接管单位的档案人员参加验收工作。第二十四条 档案验收应根据工程验收的交工验收和竣工验收两个阶段提前或同步进行，重点应放在交工验收阶段，分为档案初验收和档案终验收两个阶段。1档案初验收：在建设项目交工验收前或验收时做档案初验收，由项目法人负责，组织设计、施工、监理等单位参加。2档案终验收：在建设项目竣工验收前做档案终验收，由交通主管部门负责组织，有关档案管理部门、建设、设计、施工、监理、接管等单位参加。未经过档案终验收或验收不合格，不得进行建设项目竣工验收。第二十五条 建设项目交工验收前，指挥部组织有关单位完成“公路工程竣工档案目录”中第三、四、五部分的文件编制工作，进行档案的自检工作，并做出档案自检报告。第二十六条 档案初验收时，在指挥部组织下，档案部门着重抽查项目档案的归档情况。工程规模大，档案案卷数量超过1000卷的，抽查15%的项目档案；工程规模小，档案案卷在1000卷以下的，抽查30%的项目档案。验收组评价档案资料的完整、准确、系统性及案卷质量情况以后，写出初验收意见，对存在的问题提出改进要求，限期解决。建设、设计、施工、监理单位按交工验收的改进意见在竣工验收前加以改进，并由指挥部填写建设项目档案初验收表（附件4）报送项目主管部门。第二十七条 建设项目竣工验收前，对项目规模较大、较复杂的，应由交通主管部门组织档案终验收，并做出有关档案情况的专题验收报告；工程规模较小的，则应有档案主管部门和相关地方档案行政管理部门参加项目竣工验收，并在验收报告中写明档案的情况，在竣工验收鉴定书中要有关于档案情况的评价，填写建设项目档案终验收表（附件5）。第二十八条 档案验收报告应包括以下内容：1档案资料概况；2档案工作管理体制；3文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况；4竣工图的编制情况及质量；5档案资料的接收、整理、管理工作情况；6存在问题及解决措施；7档案完整、准确、系统性评价。第二十九条 档案验收中，对档案的完整、准确、系统性及案卷质量进行全面综合评定，评定等级划分为合格（大于75分）、不合格（小于75分）两个等级。第七章 档案归档责任及报送交接时间第三十条 根据交通部 “公路工程竣工档案目录”的内容，建设项目档案资料归档的具体责任、套数如下：（一）第一部分 综合文件。由建设单位负责整理归档，应具备两套。（二）第二部分 决算和审计文件。由建设单位负责整理归档，应具备两套。（三）第三部分 监理资料。由监理单位负责整理归档，应具备三套。（四）第四部分 施工资料。由施工单位负责整理归档，应具备三套。（五）第五部分 科研、新技术资料。由建设单位负责整理归档，应具备两套。第三十一条 项目建成后建设单位、施工单位、监理单位应负责编制工程竣工文件、图表、资料，并装订成册（装盒），其编制费用分别由施工单位、监理单位、建设单位承担。第三十二条 档案初验收后，各施工单位、监理单位按“公路工程竣工档案目录”的内容，各自进行档案案卷顺序排列，编制档号（其中案卷顺序号只用铅笔编写），编制档案案卷目录和卷内目录一式三份，在三个月内向指挥部办理有关档案移交手续。第八章 奖罚措施 第三十三条 对建设项目中形成的应当归档的文件、资料，擅自销毁、删除、伪造、转让、据为已有或因管理不善、玩忽职守造成档案损失时，视情况严重程度按昆明绕城公路西北段工程违约处理实施细则的有关规定执行。第三十四条 档案管理领导小组每半年组织一次检查考核。经考核达标的单位、部门给予适当的奖励并通报表扬；对不达标或档案管理出现失误，造成不良影响的单位、部门及其责任人责令整改，给予经济处罚和通报批评。第九章 附 则第三十五条 本办法作为合同协议书的附件，合同协议书一经签订即生效执行。未尽事宜在执行过程中补充完善和约定。档案借阅登记表档案名称借阅日期借阅人归还日期签收人附件1公路工程竣工档案目录第一部分 综合文件一、竣（交）工验收文件（永久）：1竣工验收文件；2交工验收文件；3各参建单位总结报告。二、单项工程验收文件（永久）：1机电工程验收文件；2房建工程验收文件；3环保工程验收文件；4档案验收文件。三、建设依据及上级有关指示（永久）：1项目建议书及批准文件；2工程可行性研究报告及批准文件；3水土保持批准文件；4环境影响评价及批准文件；5文物调查、保护等文件；6初步设计文件及审批文件；7施工图设计文件及审批文件；8设计变更文件及批准文件；9设计中重大技术问题往来文件、会议纪要；10上级单位有关指示。四、征地拆迁资料（永久）：1征地拆迁合同协议；2征地批文；3征用土地数量一览表；4占地图及土地使用证；5拆迁数量一览表。五、工程管理文件（永久或长期）：1招标文件（永久）；2投标文件、评标报告（永久）；3合同书、协议书（永久）；4技术文件及补充文件（长期）；5建设单位往来文件（长期）；6其它文件及资料（长期）。第二部分 决算和审计文件一、支付报表（永久）二、财务决算文件（永久）三、工程决算文件（永久）四、项目审计文件（永久）五、其它文件（永久）第三部分 监理资料一、监理管理文件（长期）二、工程质量控制文件（长期）：1质量控制措施、规定及往来文件；2材料试验、检测资料；3监理独立抽检资料；4交工验收工程质量评定资料。三、工程进度计划管理文件（长期）四、工程合同管理文件（长期）五、其它文件（长期）六、其它资料（长期）：1监理日志，会议记录、纪要，工程照片，音像资料；2监理机构及人员情况，各级监理人员的工作范围、责任划分、工作制度。第四部分 施工资料一、竣工图表（永久）：1设计变更一览表；2变更图纸；3工程竣工图。二、工程管理文件（长期）三、施工质量控制文件（长期）（一）工程质量文件：1工程质量往来文件；2工程质量自检报告及工程质量检验评定资料；3安全质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文件；4桥梁竣工验收荷载试验报告；5桥梁基础、梁的预制等强度、完整性检验资料；6施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录、对工程质量影响分析；7交工验收施工单位的试验、检测评定资料。（二）试验、检测报告：1各种原材料试验报告；2混凝土、砂浆配合比试验报告；3原材料，外购成品、半成品抽检、试验资料；4击实试验报告；5路面结构层配合比设计报告；6外购材料（产品）合格证书及检验报告、质量鉴定报告；7机电设备、监控设备成品合格证、试验、调试记录。（三）施工原始资料（）路基工程1路基土石方工程：（1）地表处理资料；（2）不良地质处理方案、施工资料、检测资料；（3）分层压实资料；（4）路基检测、验收资料；（5）分段资料汇总。2构造物及防护工程：（1）基坑开挖、处理试验、检测资料；（2）各工序施工记录、检测、试验资料；（3）成品检测资料；（4）砂浆（混凝土）强度试验。3小桥工程：（1）基坑处理、检查记录；（2）基础处理、检查、试验记录；（3）各分项施工检查、施工、试验记录；（4）质量检查记录。4排水工程：（1）各工序施工、检测记录；（2）砂浆、混凝土强度试验资料；（3）成品检查记录；（4）分段质量检测资料汇总。5涵洞工程：（1）基坑开挖、处理记录；（2）各工序施工、检查记录资料；（3）砂浆、混凝土试验资料；（4）成品检查资料。（）路面工程1压实度检测资料；2强度检测、试验资料；3材料配合比检测、试验资料；4各工序施工检测记录；5检查资料汇总。（）桥梁工程：1基坑开挖、处理施工记录、检查资料；2基础施工检查资料，桩基检测资料；3现浇构件施工、检测、试验资料；4预制构件施工、检验资料；5预应力张拉、压浆检查资料；6外购件检查记录；7按施工工序各中间环节检查记录；8混凝土、砂浆强度