戴斯酒店销售部政策手册Part.doc

第六部分 公关部市场传播手册目录 页码l 媒体目录3一、 媒体/通讯录指导手册二、 媒体名单l 酒店媒体宣传册5一、 酒店宣传册规格及要求二、 可选择的信息资料三、 酒店宣传册照片四、 宣传册图片文档l 媒体分类7一、 报纸二、 广播电台三、 电视四、 财经、房地产、生活和旅游方面的刊物五、 专业旅游类刊物六、 餐饮住宿行业七、 地区的媒体l 新闻发布8一、 新闻稿的撰写二、 认定新闻三、 新闻素材引言清单四、 特别关注旅游方面的媒体五、 新闻发布的准备工作l 照片13一、 照片的指导方针二、 照片的主题三、 其他注意事项四、 通讯社照片五、 图片说明l 电视与电台16l 与媒体沟通的注意事项17一、 与媒体打交道能做的和不能做的二、 与旅游刊物媒体打交道的特别建议三、 对于自由撰稿人的建议l 接受采访的建议20l 接待来访（住店）的记者21l 政府机构与当地政要22l 其他公关理念23媒体目录 一、 媒体/通讯录指导手册在编订媒体目录时，其内容应包括本区域所有媒体：如报纸，杂志，电视，广播，旅行社代办处，航空公司代办处，旅行社等。目录也要涵盖所有能服务我们市场的媒体，如邻近城市的媒体、驻当地的海内外媒体能够发送到境外影响到我们的目标市场。媒体目录完成以后，应该及时并有规律地进行更新。在编订这个目录的时候有几点须注意：1. 在输入文档前，核查每一个姓名、职位、通讯地址、电话号码和电子邮箱。因为如果我们错误的输入或没有留意职位的变化，就会失去一个重要的联系； 2. 一定要与媒体保持紧密联系，让他们收到我们发布的任何信息或电话时，能知道我们是谁；3. 在编订目录的时候，查询每一家报社，刊物，电台和电视台，询问有关最后期限以及媒体信息发布的政策。得知相关信息后，我们就能确定最佳发放新闻稿的时机和方式；4. 在报纸和杂志上投放酒店形象的新闻稿。要明确知道这本刊物的类型，故事的类型及特征，拥有哪一类型的读者。以便编辑会采纳酒店的新闻稿；5. 在确定某一媒体后，关注该媒体相关资料的采集并与记者保持良好的联系。作为一位出色的公关经理，通过获得媒体的尊重认同而获得成功，你所描述的故事或图片值得媒体考虑放在报纸或杂志上，在接受媒体调查采访时，能够表现出善解人意、乐于助人和对工作的高效；6. 我们应该与那些知名的媒体或出版社保持紧密联系，同时和其他报社的记者和自由撰稿人也要保持良好的联系；7. 对所有的采访予以同样的对待不要表现出任何偏爱。来自于小杂志社的记者可能会在某一天成为一家大杂志社的主编，他不会忘记曾经有一位公关经理怎样对待他；8. 利用在酒店外与媒体朋友见面的机会，增进与他们的联系。积极出席媒体举办的活动并介绍自己，当他们受到酒店的邀请时自然就会想起你并接受邀请；9. 在与媒体交往时避免人身攻击和争论，你可以谈论彼此都感兴趣的热点话题，但是要记住，作为一名酒店的公关经理，你所说的都代表酒店而非个人观点；10. 最初与媒体的联系可能并不会立即产生效益，但是我们依然要提供给媒体最新的酒店媒体宣传册，可能的话，向他们描述酒店未来的推广计划。二、 媒体名单 1. 保证目录及时更新：通过电视、广播、报纸以及杂志来了解新闻，我们称之为消费或大众新闻媒体，并把他们细分为电子或广播媒体（电视、广播）以及印刷类媒体（报纸、新闻杂志）。根据报纸和杂志的不同栏目对目录进行分类，如新闻专栏编辑、特写栏目编辑、饮食专栏编辑、旅游专栏编辑、品尝家和总编。媒体分类建议如下： 全国性新闻日报； 地区性新闻日报； 全国性新闻周刊和杂志； 地区性新闻周刊和杂志； 业内餐饮及酒店刊物； 杂志女性类、旅游类、时尚类、消费类、航空类等等； 金融、地产和商业媒体； 科技与贸易媒体； 图片和新闻采集机构如合众社(UPI), 美联社(AP) 和路透社(Reuters) ； 广播和电视媒体； 网络在线媒体；2. 随身保存一份常用的媒体名录（包括电话号码）；3. 本地的报纸和杂志的饮食编辑对酒店是非常有价值的。要经常邀请他们来酒店，比如新餐厅开业或翻新都可以请他们来。带他们参观餐厅和厨房设备（当然要确保场地的安全、整洁和有序），并且可能的话介绍主厨给他们认识。确保参观的时间安排在主厨有空闲的时候，这样主厨就有机会向他们介绍和回答相应的问题；4. 饮食专栏的编辑会在酒店举行外国美食节时起到非常好的作用。此时，让主厨成为美食节的焦点是非常重要的；5. 确保邮件名录的及时更新。如果你寄发一份宣传册给一位新上任的编辑，上面却写着上一任编辑的名字，这样会令你的第一印象大打折扣。酒店媒体宣传册利用酒店宣传册是向众多媒体展示酒店最好的方式之一。宣传册中会包含很多酒店基本情况和图片，所以应该及时更新。一、 酒店宣传册规格及要求酒店宣传册应该被包装为Days Hotel & Suites三折页、Days Hotel Days Inn Days Inn Business Place 二折页，展示酒店标志的同时还应包括以下几个方面：1. 酒店概况： 包括酒店地理位置、规模、餐厅的名字和风味，会议室和大宴会厅的规格种类，娱乐设施如健身房、游泳池的规格等等；2. 酒店特色介绍：描述酒店的细节。包括建筑设计的特色、特色娱乐项目等具有市场竞争力的信息；3. 戴斯集团的背景：此内容的资料可从总部获取；4. 戴斯集团酒店发展状况：此内容的资料可从总部获得；5. 照片： 一张是酒店整体的外观图，其他的照片可以是大堂、客房、餐厅或公共区域的特别设计；6. 酒店宣传册存放架： 放在大堂醒目位置，方便客人取阅即可。二、 可选择的信息资料1. 城市的介绍和地理位置（特别的旅游景点和名胜古迹）；2. 客房、餐饮、会议设施或其他康乐服务项目的介绍。三、 酒店宣传照片 一张好的照片胜于千言万语尤其是出现在报纸或杂志上。设立一个专门存放各种专业彩图的档案。这些图片会在宣传册或回应媒体时派上用场。 关于照片或幻灯片的要求，请注意以下几点：1. 人们都希望在所见的建筑和设计里有人物的存在。这些人应该是真实并贴近生活的，而不是高高在上出现在时尚杂志中的模特；2. 已开业的酒店的图片应该是表现真实的的图片，而不应该是模型或效果图；3. 照片或幻灯片的标题信息应该包括照片场景的主题内容、酒店名称、酒店地址、联系方式等等（参考标题部分）；4. 如果你的酒店有特殊的目标市场，向媒体展示酒店曾为这一特殊团体服务的照片，这样对酒店宣传是非常有益的5. 总经理、市场总监等部门经理的照片。四、宣传册图片文档1. 展示餐厅、酒吧或娱乐设施；2. 大宴会厅、其他会议室或餐饮设施；3. 客人在前厅登记入住或离店；4. 客人正在使用娱乐设施的场景；5. 客房有客人的场景和空景；6. 精选的体现建筑和设计理念的图片；7. 酒店的地理位置坐标图。 媒体分类一、 报纸我们都阅读报纸，优势有以下几点：1. 实效性很强。我们可以以邮寄或电子邮件的形式报送我们的新闻，在一两天之内就能刊登出来；2. 精确性强。标题覆盖面广，而文章内容详细。当读者浏览报纸的时候，会从文章中获取他们所需要的重点信息；二、 广播电台广播电台所播报的新闻要比报纸的内容有限而简短。然而广播要比报纸/印刷品来得更为及时，更快、更简明扼要，还能进行现场播报。三、 电视电视台所播报的普通新闻要比报纸的内容简短，然而电视有真实的视觉材料，会有专业的工作组来报道并传送给大家一个整体的画面。四、 财经、房地产、生活和旅游等方面的刊物这些刊物一般都需要具体故事，篇幅较长并有更多的细节。而旅游方面的刊物会多使用一些照片并采纳我们的报导。但是读者相对比较少。五、 专业旅游类刊物对于旅行社或商务旅游公司的计划者来说，在专业旅游类的刊物中所搜寻的资料可能是非常有用的信息，他们会因此预定酒店。另外，出版社也乐于刊登有关酒店新的推广价格、新的客用设施，新的特殊服务、某时期的促销政策和总经理、销售经理和公关经理的任命方面的信息。六、 餐饮住宿行业有关食宿方面的刊物主要是提供食品、饮料和酒店设施方面的信息。这些信息通常介绍的是与众不同的饭店，酒吧或酒店的服务。七、 地区的媒体如果本地区某媒体联系我们想了解有关酒店信息，请尽量予以配合。如果问及超出范围的问题，需先请示总经理。媒体发布一、 新闻稿的撰写1. 倒叙的形式排版。一个新闻应该被写成“倒三角”的形式。所有重要的信息人物、什么事件、时间、地点和缘由应该在前两三句话里交待清楚如果可能的话写在第一段中。接下来的段落将详细阐述和扩展事件。倒三角结构的优势在于新闻可以被浓缩，而且不会漏掉任何重要的信息；2. 应该言简意赅。 新闻不是学术报告或长篇工作汇报。它就是阐述事实；3. 目标性强。 新闻不是个人观点的阐述；4. 精确性强。 决不能对事情做出假设或超出事实。绝对要有精确的姓名、年龄、职业、地址等第一手资料。杂志或报纸一旦发行，他们将对其中所有的内容负责。因此，如果我们所寄给出版物的信息不够准确或不够充分，我们下一个稿件就很可能会被扔进垃圾桶；5. 时效性。 不要等到事情发生后一周才报道。可能的话最好在事情发生当天就发布新闻。二、 认定新闻 新闻可以定义为大多数人感兴趣的话题。新闻要有时效性、权威性并能迎合大多数人的兴趣。这里有一些新闻稿的范文：1. 事件 盛大的开业典礼，剪彩、一家新酒店、一项新的商旅服务、政治性聚会或庆典都是潜在的新闻素材；2. 捐赠 如果一家酒店给本地的慈善机构捐献RMB10，000可能是一般信息，但如果是酒店员工筹集了RMB5，000那就是新闻了；3. 不同寻常 门童、领班、主厨等有着特别的技能或其他特别的兴趣；4. 共同性 酒店设计的改变、或人们在品尝某媒体曾经报道过的美食；5. 公益事业 发起一项慈善活动，尤其是结合本地市民、酒店住客或慈善机构的力量；6. 照片 在任何活动都应该配以图片；7. 设施在会见任何媒体之前都要确保所有设施运作正常；8. 会议 酒店经常举行许多会议，周年大会等，主办方因需要经常会雇外来人员，酒店应主动提供适当的协助。 其他新闻素材可能包括：1. 针对艺术杂志来展现酒店里油画，雕塑或壁画作品等；2. 为女性专刊提供酒店独有烹饪方法和特色菜；3. 为旅游杂志提供旅游团队的喜好；4. 为服装杂志提供员工制服的素材；5. 为家居方面的媒体提供酒店客房、运作或能源节约的信息；6. 为建筑技术方面的媒体提供酒店建筑及建筑具体结构的信息。 撰写新闻稿要有具备以下因素：1. 导向性 新闻重要的一点；2. 影响力 对于读者意味着什么？ 3. 反应 人们对新闻的看法是什么？4. 时间、地点 告诉新闻事件发生时间和地点；5. 焦点人物 通常这个人物能够脱离新闻本身而被宣传。 当发现一个新闻素材，也要考虑以下因素：1. 位置：一个新闻所在地域城市不同，它的新闻价值也是不同的。例如，在国内可能是新闻，但在国外就不是新闻了；2. 适时：我们可以通过与媒体的及时沟通，确定当时的新闻稿件量，适时向媒体提供新闻素材，避免产生因稿件过多而被媒体砍掉发布的情况。三、 新闻素材引言清单1. 了解酒店所有的细节 地点、周边环境、每一样细节。保证信息的准确无误； 2. 熟悉酒店的所有同事；3. 核查酒店每天发生的事情，确保在每天例行的工作上不会遗漏某些可能的新闻素材；4. 了解本地城市的情况。戴斯酒店的公众形象应具备国际品质。注意事项如下： 国际管理经验； 高品质的美食与美酒； 不断创新直至完美的服务； 简单实用； 高格调的设备与设计； 特有的设施/服务和人性化关怀； 反映本地传统； 酒店亮点；5. 与那些能够刊登酒店新闻及图片的媒体保持良好关系。6. 将酒店刊登的新闻及图片存档；7. 如果我们提供的产品和服务给客人留下良好的印象，他们会将酒店宣传出去。四、 特别关注旅游方面的媒体1. 酒店的扩建或改造更新，一定要通知媒体；2. 最新任命；3. 人员变动总经理或销售部人员； 4. 消防安全的提升。此素材可能不会马上派上用场，但可以预留作以后的素材；5. 任何重要接待活动或者推广活动；6. 集团或酒店高层管理人员的采访，有些重要意义的信息，例如，酒店在两年时间里会扩大一倍的规模等；7. 酒店邀请旅行社代理商参观酒店所拍摄的图片。图片最好能展现酒店的特色或本地的风土人情。8. 尽量避免“独家报导”，因为这会令媒体与酒店产生矛盾。要上媒体的酒店信息一定不是独家。例如，如果某刊物要介绍酒店的宴会设施，这就不是独家的，而是很平常的素材。五、 新闻发布的准备工作 常规新闻发布1. 预先向报纸提供事件的详细信息，发出文字的信息或先打电话沟通；2. 无论如何，在事件发生之前发布，确保新闻的时效性；3. 确保发布的日期与发布日程表上的一致。如果你想更精确，就写上具体日期和时间；4. 如果新闻的发布在事件发生以后，让媒体尽早得到新闻素材；5. 信息快递给媒体。我们要事先提醒媒体，以保证他对此事的重视；6. 如果在最后期限还没有看见报纸上有相关报道，就直接打给编辑；7. 双倍行距的排版。打印一面，并划分段落；8. 在页面四周留有足够的空间；9. 界定相关的事实情况；10. 联系人的姓名和办公室电话应该在出版物上简要说明；11. 标题应该简明扼要（包括动词）。标题要在最顶端并且用下划线强调；12. 副标题仅用于那些过于冗长并要强调某点细节的文章。并且要与下面的文章主要内容相关；13. 要点要在第一段体现；14. 删减一些不必要的形容词与无关的观点；15. 在正文部分，数字在十以内就用文字，十以上就用数字表示；16. 度量单位应该用国家统一标准，“米”、美式或英式的度量单位要用括号说明；17. 货币单位按照本国标准。美元或英镑都应该在括号里说明；18. 日期要写全，比如2007年9月12日不要写9/12/07这样的格式；19. 结尾也要标明；20. 不论以何种语言，都要运用恰当的格式和表达方式。避免用方言，除非是引用的语句。如果你在文章里运用了外语，应该在下面加上中文的翻译；21. 包含发稿的日期。发稿的日期应标在页面的顶部右侧，写上“立刻发表”，如果出版的日期在将来，就该标明具体的日期，如12月23日发表；22. 在每页的下角标明页码；23. 用专业格式，在第二页面的顶部加上1，在第三页加上2，依次类推；24. 整洁。页面看上去要专业，而且准备好刊登在报纸上；25. 同一时间发出最新的新闻给所有的媒体。 突发事件应急1. 最困难的是要撤回已经在媒体上公布的消息。因此，一定要避免向媒体提供一些例如暗示酒店对某事件或意外有责任这样可能引起不好反响的信息；2. 突发事故是很有新闻价值的。如果我们接受到有关某事故的采访，要小心措辞。 例如，“是的，我们的一位客人昨天在酒店游泳时伤了他的腿。”或“事件还在调查中。”不能说，“是的，客人跌倒摔在泳池的地板上，因为地板是大理石做的” ；3. 关于事故或突发事件的任何描述要确保得到总经理的认可才能发表。 其他特殊新闻活动发布1. 酒店是当地很重要的经济产业。因此，任何有关这个酒店发生的事情 不论是酒店的改进翻新还是一个员工在职工作20周年纪念 都是可以令当地媒体关注的焦点；2. 把重心放在可以提升酒店形象的活动上，例如，酒店员工筹集食品或金钱，捐给贫困群体；3. 当我们发现一些有关酒店员工、事件、或某些服务等的新闻素材之后，联系本地的专题记者并向之提供素材；4. 如果酒店发起一个特别活动，为了吸引众多新闻媒体的参与，提前一周或两周发放新闻稿给他们，并提前1-3天电话确认。 注意要点1. 与本地的编辑（新闻和专访方面）、专栏作家、电视新闻人、广播电台、脱口秀节目的主持人保持良好的关系，从而拓展我们的联系名单。适当地把他们介绍给酒店的关键员工；2. 宴请媒体朋友，或邀请他们来参加酒店的年度活动。这样的接待会提升酒店的公共形象；3. 不要试图去强迫安排或占用他们的时间；4. 当我们与一些媒体建立了很好的关系，他们会非常乐于帮助。即使素材不符合他们的要求，他们会给与意见，令稿件得以采纳。照片一、 照片的指导方针 1. 有两个以上可靠摄影师的联系方式；2. 照片应该以光亮的背景衬托；3. 模特的照片应该安排着正装，如，着酒店员工服、领带、衬衣或女式套裙等；4. 一般我们拍摄员工的照片用于广告，要获得对方的书面许可；5. 所有的照片都应该有版权，在照片存档后要标明所有权；6. 照片应该清晰，重点突出；7. 一张照片不要混杂太多的人和事物。照片里有五六人以上将不会被报纸或期刊采纳，除非是酒店足球队或周年员工庆祝活动；8. 建筑或设计方面的杂志需要的照片通常是展示酒店公共区域或客房（不要包含任何人物），以及建筑风格独特的局部地方。但是，其他照片还是应该有人物；9. 受关注的区域，可展示酒店的标志，要有好的背景，主题应突出。这个区域，如酒店的入口，会议的讲台等，应该有酒店的名称或标志。二、 照片的主题酒店的图片库应该包含以下内容：1. 酒店外观（不同角度、时段的）；2. 外观某些部位的特写（入口、喷泉等）；3. 主要入口，含有员工和不含员工；4. 大堂，有人和没人的；5. 餐厅、食品陈列（尤其是自助餐台），全方位的，有人和没人的；6. 俱乐部设施；7. 商务中心；8. 水疗和健身中心；9. 酒吧、宴会厅和会议室；10. 特别的户外设施（运动场）；11. 所有房型从单间到套房（有人和无人的）；12. 艺术品；13. 特别接待活动（大型会议）；14. 关键人物（总经理、市场销售总监、行政总厨等）。三、 其他注意事项1. 酒店客人，如来访高官、国家首相、各界名人；2. 酒店活动，如酒店的庆典和员工颁奖活动；3. 旅行社、航空公司代表及其他有利于酒店销售的机构，因为他们的图片是很受欢迎的。照片中必须有酒店员工，这就可以在标题中加上酒店的名称了；4. 蜜月旅行的夫妇和家庭，尤其是有孩子的家庭，对于当地报纸来说是很好的照片主题。如“某夫妇来自哪个城市，国家或一家人在某酒店享受他们的假期” 。四、 通讯社照片通讯社提供最广泛的图片报道。在给通讯社发图片时记住以下几点：1. 时效性图片必须有时效性。通讯社的用户对一个月前发生的事情不感兴趣；2. 独特性通讯社只对那些社会反响非常特别的活动的图片感兴趣；3. 图片趣味性通讯社喜欢用那些能抓住人注意力的图片。趣味性越广泛，会对越多的通讯社有吸引力；4. 质量图片必须是绝对的高品质，这样才能保证在大量复制后不会有清晰度的损失；5. 尺寸通讯社通常需要黑白标准尺寸的照片，例如8*10。如果酒店策划的活动将引起国际或国内关注，应提早联系当地通讯社以确定他们对图片的要求。 五、 图片说明1. 所有的图片都必须有说明；2. 说明必须是打印字体并加宽间隙；3. 人名正确；4. 称呼用全称；5. 切记在拍照间隙为每张照片标记说明； 6. 说明必须是对照片的详细解释。能够回答以下问题：人物名字、相关主题、拍摄地点、拍摄时间、拍摄原因。；7. 给所有说明注明日期。报纸和杂志不会接受没有日期的图片；8. 将说明粘贴在图片背后，确保说明不会丢失；9. 将酒店的名字和日期打印在照片背后。这样，即使说明和图片分离，编辑也能有办法识别图片。幻灯片也是同样的流程；10. 现在大多都是数码图片，也要编写图片分类及图片名称等说明。在图片电子文件夹中建立一个图片解释说明文件。电视和电台电视和电台的员工都属于媒体人员，但他们不是报纸记者。电视，电台人员通常在事件发生的第一现场亲历事件。电台和电视通常不直接提及名字，怎样让你的酒店在新闻事件中被提到名字呢？新闻活动前的清单1. 至少提前两周给媒体寄邀请函。一定在邀请中询问需要提供什么特别的设备；2. 尽量附上一枚邮资已付的回复确认函，这是确认回复最好的方法，在事件前几天给没有回复的人打电话；3. 事先寄出或现场发放日程表，对于一些特殊活动，必须提前通知穿着要求；4. 在邀请函上告知活动地点并在酒店入口设置醒目的指示牌；5. 在活动开始前先彩排。这样你可以知道什么地方有可能出错并排除它。提前准备记者可能会问到的问题；6. 将活动通知各部门主管，以确保酒店所有员工知晓活动，并在来宾问路时给予帮助。我们不能以“我对这个不太清楚/不知道”来欢迎客人；7. 协助活动的酒店员工应佩带身份牌或工作证以表示他们是酒店的工作人员；8. 让客人在到达时签到。给没有出席的记者寄送活动相关资料；9. 如果活动简短，新闻材料可以在他们到访时送出。如果活动持续时间长并有饮料时间，就在散会时分发新闻材料，但是一定在活动开始时就通知媒体，活动完毕后有新闻材料发放；10. 确认每个演讲者。尽量让他们都佩带胸牌以便于识别；11. 确保活动安排妥当。例如，如果发言过于冗长，所有人都会觉得无聊，这会令活动也变得不精彩；12. 在活动后的饮料时间在人群中穿梭并回答问题。这是记者们的提问时间，所以必须准备好记事本。他们可能要求获得图片或者附加信息，你可以记录下来并寄给他想要的东西；13. 对于大型的活动，尽量对参会记者予以配合；14. 当活动结束后，以书面形式对记者们的到来表示感谢。与媒体打交道的诀窍 不要怕与媒体打交道。记者都希望工作做好，能在期限内完成报道。然而，在与某些出名的追求轰动效应的记者交往时，我们需变得很小心； 尽量避免“无可奉告”。 这将使你失去诚信。如果让记者觉得你在逃避某些问题，他们会变得更穷追不舍； 如果你对于某个问题没有答案，让媒体给你一些时间。 然后在期限内找到答案并主动联系媒体； 建立良好的诚信度。坦率，对于与媒体建立良好关系是很关键的。这样才能体现出你所提供的信息是完全可信的； 为了让媒体更多的报道酒店的新闻，应保证资料的迅速、真实，可靠性，尽量满足记者的需要。一、 与媒体打交道能做的和不能做的1. 记住，记者的职责就是问问题；如果一个记者要求的答案不仅是“基本事实”，最好的答复是询问记者他需要什么样的信息，并告诉他你将为他搜索相关信息。这样你就赢得了思考问题的时间并可寻求帮助。2. 一定要回答问题的要点。 避免杂乱的解释，因为它们无法被记者纪录；尽最大能力回答好每个问题。但是如果你对答案不知道或者不确定，或者问题涉及酒店范围外的事件，或者敏感话题，可以将记者介绍给可以处理问题的人，例如总经理。如果对问题不确定，千万不要回答任何问题，必须请示后再回答。3. 尊重新闻记者，他们是专业人员；不要对某个报道有过激的反应。如果你有不满，可以与出版商、编辑或经理冷静的协商。媒体会在他们认为给了公众错误信息的情况下做出更正。4. 不要试图阻止报道；上头条的最好办法之一是让媒体报道事实。如果有人试图让编辑故意不报道某件事的事实情况，他会觉得这是对他诚信度的攻击。5. 不要说“无可奉告”；不要透露给记者任何额外信息。当被采访时，只需完整的回答问题，不要过多的回答。不要认为有责任给出任何附加信息，或者你的个人意见。6. 如果有些信息你不想在报道里出现，切记不要告诉媒体；7. 不要透漏集团公司的秘密信息。如果媒体坚持寻求这些信息，让他们联系集团公关部；8. 不要认为你购买了广告版面，媒体就会偏向你，也不要认为你没有购买广告版面，媒体会对你存在偏见。通常情况下，报纸或者广播电视的编辑部与广告部是相对独立，不发生关系的。二、 与旅游刊物媒体打交道的特别建议下面的这些建议来自旅游刊物的编辑们：1. 对于新的推广活动，应在提前10天到2个星期发布新闻；2. 召开本地新闻发布会时，必须弄清楚截稿时间；3. 广告占用了报纸的部分篇幅，所以有很多好的新闻都没有被全文发布甚至根本不发。如果你的新闻稿从来没有被采用，应主动与对方沟通；4. 酒店发布的新闻不应该与本酒店的广告安排在同一版面；5. 报道酒店高层任命的新闻，要陈述这个人以前的工作和职位；6. 稿件中，不要使用内部的称谓，如“年度优秀员工”；7. 在发布促销价格时，确保销售部门与预定部门的员工能给出一致的信息；8. 在促销政策的新闻稿上说清楚促销的截止日期；9. 当引用优惠政策或房间价格时，说清楚这些价格是每人或者是每房；10. 在发布度假产品时，精确说明涵盖的夜数。三天的产品表示客人只能在酒店住2个晚上。如果周末优惠表示周五和周六的晚上，应说清楚；11. 不要使图片看上去过分拥挤。每张图片4到5人为宜，并在说明中从左到右标注身份，最好在同一水平线。参考他们的名片，确保名字和称谓正确；12. 效果图片只可在项目还需很长时间才能完成的时候使用。如果马上就要开张，尽量使用“建设中”字样；13. 确保图片有正确的说明。如果说明有错误将需要更改，对方是没有时间来做这些事情的；三、 对于自由撰稿人的建议自由撰稿人不同于报社或杂志编辑，他们不是出版机构的正式员工。所以，他们没有正常工资，每一个项目他们都希望争取。如果他们能撰写更多的文章，他们就能获得更多收入。你可以为他们提供更多的新闻视角来帮助他们。 从一个记者的角度出发，了解本地区以及全国正在发生的热门事件，特别是旅游业内关注的事件； 尽量提前了解自由撰稿人感兴趣的事情，帮他做些研究，例如，北京香江戴斯酒店是民国时期北洋军阀的重要人物江朝宗的故居； 给他一些写作角度的建议，老话题也可以。要有创造力！ 邀请但不必强求，带他参观城市。作家需要时间来寻找一个城市的“灵感”，获得他们自己认为独特的照片，而不是那些旅游局发布的图片； 尽量把酒店或城市的背景资料邮寄给他。这样为他省去了带着大量资料到下一个目的地的麻烦。他会很感激你的体贴； 如果你答应了给他提供信息材料，尽快寄给他，而不是在他走后几个月； 询问记者是否愿意定期接收关于酒店的新闻信息。如果需要， 需要哪些方面的信息。接受采访的建议 提前询问记者你们将谈论的话题。这样你自己或者被采访人都可以提前准备而不必在采访中出现准备不充分的现象。这也能给你一些时间在采访前整理相关信息、数据和趣闻。 如果话题非常敏感，应事先做一次演练。设想一些可能被问到的敏感问题，并设计答案，交总经理审批。 记住回答必须精练切题。如果有必要，向被采访者强调不要跑题。 不要说“无可奉告”、“不能发表”等不正式的讲话。避免谈论你不想被摘要的话题并在这种情况下引导采访者转到另一个方向。敏感的话题通常都存在被错误报道的风险。 当讲述完毕后马上结束采访。这样可以避免在其它话题上花更多的时间。感谢记者前来报道（或者邀请采访你）是一个结束采访的很好的方法。采访结束后询问记者是否需要更多的资料。接待来访（住店）的记者如何欢迎记者1. 在记者到店前检查房间，确保整洁；2. 在房间内放置总经理签发的欢迎信；3. 公关部经理签发的欢迎卡和水果、鲜花，会给他们留下很好的印象；4. 在酒店大堂迎接记者；5. 确定他的喜好及其时间安排。如果他对美食感兴趣，安排在餐厅用餐并与总厨会见，如有必要，可安排总经理接受采访；6. 带领他参观酒店。如果他先前曾经来过酒店，邀请他参观最近翻新过的酒店区域或酒店的其他新场所；政府机构与当地政要 无论你的酒店坐落在哪里，你与酒店员工必须遵守当地法规。 其他国家城市的来访高级官员与政府首脑可能会下榻你的酒店，例如，加拿大城市市长代表团曾下榻北京长安戴斯大酒店。公关部应该对其有充分的了解。 当来访高官、政府首脑、国家或省市领导人到达酒店或者其官方办公地致电酒店，公关部应当熟悉政府架构和相应礼仪流程。将其正确称谓通知给总经理和其他酒店员工。 整理一份有关驻本市外国使馆和领事馆的目录，与他们的新闻官员保持联系。任何关于该国政府官员的新闻，其内容都必须与相关政府新闻官员核对，无论是国内还是国际。 不要开政治性玩笑。 不说闲话。其他公关理念你自己能做的事情以下是一些用来推广酒店的方法。1. 热线。例如，你在营业时间以外，为客人提供像电话留言这样的服务。必须安排专人定期接收留言并将热线电话号码和这项附加服务公布给媒体；2. 演讲。随时准备一些关于业务方面的吸引人的演说资料；3. 流动性宣传。在当地法律允许的范围内，当举行活动时，制作平板卡车或类似车辆的展示广告。4. 广播/电视发布。安排自己/领导出席当地的广播电视节目，谈论酒店行业的前景。但是要避免过于明显的商业宣传；5. 尝酒会。尝酒会非常受欢迎，同时它也非常有新闻价值，是推广酒店餐饮服务的好方法；6. 解释性报道。 争取为杂志和报纸设计一个为解答读者出外旅游住宿等相关问题的专栏；7. 破记录。邀请媒体参与酒店或其员工打破记录的盛会。最快、最大、最高、最小都可以；8. 历史展览。安排一个关于酒店发展历程的展览，撰写新闻稿并邀请媒体参观；9. 红地毯迎宾。在室外/室内铺开红地毯，让你的客人从踏入酒店就感受到不同的礼遇。注意经常清洗更换；10. 专业会所。为高端客户建立特别的会所。在会所可