档案管理概述课件

档案管理概述 档案管理 档案管理概述 第一章你知道什么是档案吗 档案管理概述 一 从结绳记事到电子文档 一 档案的起源 1 结绳记事 档案管理概述 中国自古就有结绳记事的记载 档案管理概述 刻木记事 图中表示三个人日圆会面和三包礼品 档案管理概述 2 文字说持这种观点的学者认为 档案与文字是同时产生的 当人们第一次用文字来记录和交流信息时 档案也就出现了 3 国家说持这种观点的学者认为 档案起源于国家出现之后 当国家第一次用以进行阶级统治和国家管理的文件被有意识地保存起来时 档案就出现了 思考 档案管理概述 二 多种多样的档案形式 陶文档案产生时间 新石器时代晚期 距今5000年左右特点 记录在陶器上的记事符号 档案管理概述 甲骨档案产生时间 商周时期 距今3000多年 特点 记载内容翔实 保存完整 已达到一定水平 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 金石档案金文档案产生时间 始于商代特点 是铸刻在金属鼎器上的一种铭文 也称钟鼎文 古人称铜为金 所以又称为金文 坚固耐久 但比较笨重 石刻档案产生时间 殷代特点 流传久远 始于殷代 东周以后逐渐增多 秦汉以后大量出现 直到明清 民国仍有所见 保留了很多历史资料 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 简牍档案产生时间 商周特点 书写在竹片或木板上 档案管理概述 档案管理概述 缣帛档案产生时间 几乎与简牍档案同时产生 特点 轻便 便于传递 但造价昂贵 档案管理概述 档案管理概述 纸质档案产生时间 汉代特点 书写方便 便于传递和保存 造价低廉 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 现代载体档案产生时间 近现代以来特点 存储容量大 所需空间小 便于长期保存 邓小平 王震1986年在桂林游览漓江 档案管理概述 一九四五年八月二十八日 毛泽东 周恩来等在重庆机场 档案管理概述 档案管理概述 三 档案名称的演变与沿革 最早 典 和 册 周代 中 商周 简 牍 简策 简牍 简书 帛书 竹帛 等 汉唐 文案 案牍 档案管理概述 档案 一词 初见于清代 A 顺治十八年 1661年 的官府文书中 有 档案 一词的使用 即 查得顺治十四年四月臣部题定档案 B 康熙十九年 1680年 起居注 上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵 部中无档案 档 康熙字典 横木框档 案 说文解字 几属 档案管理概述 二 走出概念认识的误区 误区一 图书 报刊 资料就是档案 档案管理概述 原始记录性是区别档案与图书 报刊 资料的依据 档案管理概述 误区之二 文件 档案 档案管理概述 文件是档案的基础 档案是文件的精华 档案管理概述 文件转化为档案必须具备三个条件 1 办理完毕的文件才归入档案文件是档案的前身 档案是文件的归宿 档案管理概述 2 对日后工作有参考利用价值的文件3 按一定规律集中保存的文件最终才能成为档案文件是档案的因素 档案是文件的组合 档案管理概述 档案的定义档案是处理完毕 具有参考价值的 集中保存起来的历史记录 档案法上的定义第一章 总则 第二条 本法所称的档案 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 三 档案就是废纸一张吗 档案管理概述 1 档案的基本作用凭证作用参考作用 档案管理概述 明内阁大学士邱濬 今世赖之以知古 后世赖之以知今者也 明实录 郭沫若 题赠档案馆 前事不忘后事师 自来坟典萃先知 犹龙柱下窥藏史 呼凤舆前听诵诗 国步何由探轨迹 民情从以识端倪 上林春讯人间满 剪出红梅花万枝 档案管理概述 档案管理概述 2 档案的主要作用机关工作的查考凭据生产建设的参考依据政治斗争的必要工具科学研究的可靠资料宣传教育的生动素材档案能够以其内容 涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实 作为证实国家 集体和个人正当利益的书面文件 档案管理概述 3 档案发挥作用的规律性档案对机关的作用和社会作用的双重性档案机密性的递减律档案科学文化作用的递增律实现档案价值的条件A 受社会发展水平的限制B 受公众对档案认识水平的限制C 受档案管理水平的限制 档案管理概述 四 档案工作的内容和性质 1 内容六环节之说 收集 整理 鉴定 保管 统计 提供利用 八环节之说 收集 整理 鉴定 保管 统计 提供利用 检索 编研 档案管理概述 2 性质档案工作是一项管理性的工作A 档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作B 是某种管理工作的组成部分C 是专门管理档案的科学性工作档案工作是一项服务性的工作档案工作是一项政治性的工作 档案管理概述 第二章迈出坚实的第一步 做好档案的收集工作 档案管理概述 一 平日做个有心人 做好文书立卷工作 一 立卷对文书工作和档案工作的意义1 保持文件之间的历史联系 便于查找利用2 保护文件的完整与安全 便是保管 档案管理概述 两种不该有的声音第一种声音 这不是我的工作 第二种声音 到时候再说吧 档案管理概述 二 科学立卷的方法好的立卷方法要满足两种基本要求保持文件之间的联系便于保管和利用 档案管理概述 1 按问题特征立卷问题特征 指的是文件内容所反映的事件 人物 事物 问题或工作性质 所谓按问题特征立卷 就是将反映同一事件 人物 事物 问题 工作性质的文件组合在一起立卷 特点 保持文件之间的历史联系 反映出一个问题处理的全貌 便于查找 档案管理概述 例如 关于撤销 经理职务的文件材料 同一人物关于购买 设备的文件材料 同一事物关于评定工资问题的文件材料 同一问题关于宣传工件的文件材料 同一性质工作 档案管理概述 注意 有些文件是不适合 不便于按问题特征立卷的 例如 一次会议的文件 不能按问题拆开 插入其他有关这个问题的发件中去 档案管理概述 2 按时间特征立卷时间特征 指文件内容针对的时间和文件形成的时间所谓按时间特征立卷 就是将属于同一时间 如同一年度或同一季度 同一月份 或上半年 下半年等 的文件集中立卷 特点 可以反映出企业不同时期的工作特点 便于查找企业在不同发展阶段的工作面貌 档案管理概述 例如 公司2002年上半年会议记录 厂2001年第一季度工业生产情况统计表 档案管理概述 按时间特征立卷的几种情况 1 一般文件放在写成年立卷 如果是年末起草 在次年初批准 通过和发出的 可放在批准 通过的年度立卷 2 年度计划 总结 报表 预算 决算等时间针对性很强的文件 一般放在所针对的年度立卷 跨年度的或多年计划 放在开始的年度立卷 跨年度或多年的总结 放在最后的年度立卷 档案管理概述 3 总结和计划放在一的文件 应视文件内容的主次和中心来定 如 2001年工作总结与2002年的工作要点 4 经过跨年度办理完毕的文件 可放在处理的主要年度或放在办结的一年立卷 5 为某项工作或某次会议收集的在关材料 不按文件原来的写成年度或内容针对年度立卷 而应放在使用年度 档案管理概述 3 按名称特征立卷名称特征 指文种的名称 所谓按名称特征立卷 就是把名称相同的文件集中立卷 特点 可以适当区分文件的重要程度和保存价值 如 工作计划 工作总结 批复 函 档案管理概述 4 按作者特征立卷作者特征 指制发文件的单位 所谓按作者特征立卷 就是将同一作者的文件集中立卷 特点 由于作者的地位和职能不同 按作者特征立卷也可以适当地区分文件的重要程度和保存价值 如 组织部 工会 xx同志题词 档案管理概述 5 按通讯者特征立卷通讯者特征 有文书往来的双方 所谓按通讯者特征立卷 就是将本单位与某一单位之间 双方就某一问题或几个问题进行工作联系而形成的来往文书 集中进行立卷 如 请示与批复 去函与复函 档案管理概述 6 按地区特征立卷地区特征 又叫地理特征 指的是文件内容与涉及的地区 所谓按地区特征立卷 就是将内容涉及同一地区的文件集中立卷 特点 便于反映该地区的工作情况或有关该地区问题的处理 如 按省 市 县 乡 村等 档案管理概述 7 结合运用 六个特征 组卷例如 xxx公司2000年各季度销售情况的统计表基本方法 先抓住这一部分的主要特征 共同点 然后再根据文件数量多少 保存价值 文件之间的联系等方面情况 结合其他特征细分 8 适当照顾文件材料的保存价值组卷 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 二 归档 档案工作的起点 1 归档 文书部门或业务部门将文件整理立卷后 按照规定的时间移交给档案室集中保管 档案管理概述 2 归档范围 1 需要立卷归档的文件材料凡是本单位在工作活动中形成的 经过办理完毕的 具有查考利用价值的收发文件 电报 会议文件 内部文件 电话记录 会议记录 以及编制的图表 簿册 有关的照片等文件和材料 均需立卷归档保存 档案管理概述 2 不需要立卷归档的文件材料重份文件无查证利用价值的事务性 临时性文件仅供参考 参阅 征求意见 不需要办理的文件未经领导审批或会议讨论通过的未定稿文件 未生效文件一般文件的历次修改稿 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 3 归档时间第二年上半年4 案卷整理案卷整理的具体内容 档案管理概述 1 调整立卷检查卷内文件成分检查卷内文件联系检查卷内文件保存价值检查卷内文件数量注意 一个案卷一般200页左右为宜 一般不能少于40页 档案管理概述 2 拟定案卷标题A 案卷标题应具备的条件文字上简练通顺 概括准确 避免过于抽象或堆砌文件标题基本结构力求完整 合乎语法 标点正确 B 案卷标题的结构 地区 作者 通讯者 时间 地区 问题 名称 档案管理概述 例如 总公司对 分公司2002年财务决算的批复 作者 问题 时间 名称 组卷特征 作者 时间 问题 名称 建筑公司的施工计划 统计与总结 作者 问题 名称 组卷特征 同类型作者 问题 名称 档案管理概述 本公司与 公司关于 投资项目的来往文书 通讯者 问题 名称 组卷特征 通讯者 问题 名称 档案管理概述 档案管理概述 3 卷内文件的排列 编号排列方法 可按时间 问题 地区 作者 通讯者 名称 重要程度 人名的姓氏笔画或拼音字母的顺序等 档案管理概述 编号 用阿拉伯数字编写张号编号的位置 左侧装订的案卷可编在右上角 编号后 发现有编错 编漏 编重页时 补救的办法 如 第12页后编漏一页跳到14页 可将第12页改为12 13页 在备考表中注明第12 13页为一页 如第12页重编 可改为第12 1 第12 2 页 在备考表中注明第12页共两页 档案管理概述 4 填写卷内目录与备考表卷内目录的项目有 顺序号作者发文号文件标题文件日期所在张号备注 档案管理概述 卷内文件目录式样 卷内文件目录 档案管理概述 档案管理概述 卷内备考表 档案管理概述 档案管理概述 5 填写案卷封皮与装订A 案卷封皮项目的填写机构名称 全称 案卷标题卷内文件张数年度日期保管期限全宗号 目录号 案卷号B 案卷的装订 档案管理概述 档案管理概述 第三章档案的整理工作 档案管理概述 一 认识一个全新的朋友 全宗1 什么是全宗 所谓全宗 就是一个独立机关 团体 企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案有机整体 档案管理概述 2 全宗构成者的条件全宗构成者又叫立档单位 构成立档单位的条件有三条 一是能够独立行使职权 能够以自己的名义对外行文 二是能够独立核算财物 是一个独立的会计单位 自己可以编制并确定经费预算或财务计划 三是具有一定的人事任免权 设有人事管理机构或专门人员 档案管理概述 全宗和案卷 文件的关系 档案管理概述 档案管理概述 二 整理工作的第一道工序 分类1 分类的一般方法 1 按文件的来源分组织机构分类法作者分类法 即按成文单位和个人分类通讯者分类法 即按与立档单位有来往通讯关系的单位或个人分类 档案管理概述 2 按文件形成时间分类年度分类法时期 或时代 阶段 分类法 即按立档单位发展过程中所处的不同时期分类 档案管理概述 3 按文件的内容分类问题分类法实物分类法 即按文件内容涉及的实物分类地理分类法 即按文件内容涉及的地区分类 档案管理概述 4 按文件的形式分类按文件种类 名称 分类 如会计报表 账簿 凭证等按文件载体分类 即按文件的不同制成材料分类按文件的形状 规格分类 如卷片 平片 不同尺寸 不同开本等 档案管理概述 2 常用的档案分类法 1 年度分类法所谓年度分类法 就是根据形成和处理文件的年度 将全宗档案分成各个类别 特点 按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律 能够保持档案在形成时间方面的联系 可以反映出一个立档单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况 便于按年度查找利用档案 档案管理概述 2 组织机构分类法所谓组织机构分类法 就是按照立档单位的内部组织机构 把全宗内的档案分成各个类别 特点 能保持全宗内文件在来源方面的联系 客观地反映各组织机构工作活动的历史面貌 便于按一定专业查找档案 档案管理概述 3 问题分类法所谓问题分类法 又称事由分类法 就是按照全宗内档案反映的问题进行分类 特点 能较好地保持文件在内容方面的联系 使内容相同或相近的文件集中在一起 既能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌 又便于按专题系统全面地查找利用档案材料 档案管理概述 3 复式分类法的选择 1 年度 组织机构分类法年度 组织机构分类法就是把全宗内档案按年度分开 然后在年度下面按内部组织机构进行分类 这种分类方法适用于立档单位内部机构时有变化但不复杂的全宗 如 2004年外联部销售部人力资源部 2005年外联部销售部人力资源部 档案管理概述 2 组织机构 年度分类法组织机构 年度分类法就是对全宗内的档案先按组织机构分开 然后在组织机构下面再按年度分开 这种分类法适用于立档单位内部机构多年一直固定 或在比较稳定的基础上有所调整的全宗 如 外联部2003年2004年2005年 销售部2003年2004年2005年 档案管理概述 3 年度 问题分类法年度 问题分类法就是把全宗内的档案先按年度分开 然后在每一年的档案中再按问题分类 这种分类法一般适用于下列情况的单位档案分类 组织机构变化复杂 已无法按组织机构对档案进行分类 由于组织机构之间分工不明确 文书工作不健全等原因 难以区分档案所属机构 没有内部机构或内部机构非常简单的立档单位 档案管理概述 如 2009年综合类人事机构类宣传类 2010年综合类人事机构类宣传类 档案管理概述 4 问题 年度分类法问题 年度分类法就是先把全宗内档案问题分开 然后在每个问题下面再分年度 这种分类法适用于历史档案和撤销机构档案的分类 如 综合类1960年1961年1962年 企业改造类1960年1961年1962年 档案管理概述 三 整理工作的第二道工序 案卷排列 1 案卷排列方法 按工作联系和重要程度排列 也可按案卷内容所反映的问题 地区 时间 文件作者和名称排列 以上方法可单独使用 也可以组合使用 全宗内不同门类 载体和不同保管期限的档案 应分别排列 档案管理概述 档案管理概述 四 整理工作的第三道工序 案卷目录的编制 案卷目录 就是案卷的名册 它是揭示案卷内容和成分并固定案卷排列的表册 一 案卷目录的两种类型及选择1 案卷目录的两种类型以全宗为单位编制一本综合目录按全宗内各种类别分别编制几本分册目录 档案管理概述 分册目录又可分为以下几种 按全宗内的档案类别编制的案卷目录常见的有 年度 组织机构目录 每年所有机构合编一本 或每年每个机构各编一本 组织机构 年度目录 一个机构几年编一本 或一个机构一年编一本 年度 问题目录 档案管理概述 按保管期限编制的案卷目录永久长期短期按保管期限结合分类方法编制的案卷目录保管期限 类别目录类别 保管期限2 案卷目录类型的选择案卷目录类型的选择 应根据全宗的大小 全宗内案卷数量的多少 立档单位的组织状况 分类方案的结构等情况而定 档案管理概述 二 案卷目录的结构 档案管理概述 1 封面封面项目包括 档案馆 室 名称全宗和目录名称全宗号 目录号目录中档案的起止时间 保管期限 档案管理概述 2 目录或目次 目录或目次是案卷所属类目的索引 是介绍案卷目录内容和结构的纲目 应写明案卷分类的名称 起止页码及案卷起止号 档案管理概述 3 序言或说明 序言中应讲明使用案卷目录和利用档案时需要了解的情况 如目录结构 编制方法 立档单位和全宗简史 尤其需说明全宗内档案的完整程度 档案管理概述 4 案卷目录表 这是案卷的主体 它以表格的形式直接登记案卷封面上的各项内容 案卷号 档案室 档案馆编制的案卷顺序号题名 案卷封面上的标题 目录中的题名必须和案卷封面上的标题完全一致 年度 案卷所属年度或起止时间 页数 卷内文件实有页数 期限 案卷封面注明的保管期限 备注 用来补充说明某些案卷的变化情况和特殊情况 档案管理概述 档案管理概述 5 备考表附于案卷目录之后 总结性地记载案卷目录的基本情况 如目录所登记的卷数 排架长度 目录页数等 档案管理概述 小知识 档号 档案馆 室 在整理和管理档案过程中 以字符形式赋予档案的代码 全宗号 档案馆 室 对库藏每一个全宗编制的代号 它一般采用流水编号法 按首次进馆时间先后顺序编定全宗号 如 G002 A024 X136革 建 现案卷目录号 就是全宗内第一案卷目录的编号 案卷目录号一般采用流水顺序编号法 必要时可在顺序号前加上表示档案保管期限 载体形态等特征的代字或代号 如 永13 档案管理概述 案卷号 就是案卷排列的顺序号 它是档案管理中最常用的基本代号 案卷号采用流水顺序的编制方法 件号或页 张 号件号 就是案卷内第份文件的顺序号 页号 就是案卷内第份文件的页数的顺序编号 凡是有文字标记的每个有效页面均应编页号 档案管理概述 第四章档案的保管工作 一 保管 真有这么简单吗 档案管理概述 保管工作的任务 档案管理概述 一 防止档案的损毁1 人为损毁的原因政治 经济原因档案工作人员的素质因素档案的管理和利用2 自然损毁的原因内因 档案本身 即制成材料的变化外因 档案所处的环境和保管档案的条件 档案管理概述 二 延长档案的寿命 三 维护档案的安全保证档案的物质安全保证档案的信息安全 档案管理概述 二 保管工作的内容 档案管理概述 一 必不可少的存档设备1 档案库房 1 档案库房建筑的原则适用经济美观 2 档案库房的类型综合档案库专门档案库档案资料库 档案管理概述 2 档案装具直式和横式文件柜 档案管理概述 3 档案包装材料卷皮卷盒包装纸 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 二 档案库房管理 档案管理概述 档案管理概述 三 档案信息安全1 控制纸质档案的使用提高档案安全防范意识确定档案的使用权限建立健全借阅制度 档案管理概述 外借文件登记卡 档案管理概述 2 控制缩微品档案的使用3 控制电子档案的使用必须采取各种措施控制电子档案的使用 保存一份档案外借卡片或外借文件登记卡 在上面记录借出日期 材料内容 借者姓名和归还日期 安全保管电子档案 档案管理概述 第五章档案的检索 档案管理概述 一 了解检索系统档案检索 是对档案信息进行系统存贮和根据需要查找的工件 一 检索工具的基本功能两个基本功能 存贮 将文件和案卷的外形和内容特征著录下来 按照一定的顺序和方法加以排列 使档案信息集中起来的过程 查找 向利用者提供一定的查找线索和手段 在存贮的档案信息中找出利用者所需要的档案材料的过程 档案管理概述 二 检索工具的作用 桥梁 作用查找作用 档案管理概述 检索工具的种类 档案管理概述 目录 将一批相关档案的著录条目按照次序编排而成的检索工具 索引 将档案中的各种事物名称 档号或存址按照一定的原则和方法排列起来的检索工具 指南 它是以文章叙述的方式综合介绍档案情况的一种书面材料或工具书 书本式检索工具 将著录条目按一定顺序连续填写在目录表内并装订成册的检索工具 档案管理概述 卡片式检索工具 一般是将一份文件或一个案卷形成的一个条目著录在一张硬纸片上 并按一定的规则组织起来的检索工具 机读式检索工具 以代码形式存贮在材料上代计算机识读的检索工具 档案管理概述 检索工具的基本质量指标信息存贮丰富检索迅速准确检全率与漏检率检全率 检出的有关档案 全部有关档案 100 漏检率 未检出的有关档案 全部有关档案 100 检准率与误检率检准率 检出的有关档案 检出的全部档案 100 误检率 检出的不相关档案 检出的全部档案 100 实用有效 档案管理概述 二 档案著录 档案著录是档案室 馆 编制档案检索工具时对档案的内容和形式进行分析 选择和记录的过程 档案管理概述 练习 文件名称 关于印发 档案馆开放档案暂行办法 的通知文件内容 经请示国务院 现将 档案馆开放政策档案的办法 发给你们 请按照本地区 本单位实际情况积极贯彻执行 有关数据 分类号 A 236档号 2 1 3 3文号 国档发 1986 2号 保管期限 长期文本 正本发文日期 1986年2月7日附件 档案馆开放档案暂行办法 规格 16开 3页 档案管理概述 分类号档案馆代号档号电子文档号缩微号正题名 并列题名 副题名及说明题名文字 文件编号 责任者 附件 稿本 文种 密级 保管期限 时间 载体类型 数量及单位 规格 附注提要主题词或关键词 档案管理概述 A 2362 1 3 3关于印发 档案馆开放档案暂行办法 的通知 国档发 1986 2号 档案馆开放档案暂行办法 正本 通知 长期 19860207 3页 16开经请示国务院 现将 档案馆开放政策档案的办法 发给你们 请按照本地区 本单位实际情况积极贯彻执行档案馆开放档案暂行办法通知 档案管理概述 第六章档案的提供租用和编研工作 一 档案提供利用的方式 一 按提供档案材料的形式划分1 以档案原件的形式提供利用2 以档案复制品 件 的形式提供利用3 以综合档案内容编写书面材料的形式提供利用 档案管理概述 二 以下三种类型又可以具体划分为以下方式方法 档案管理概述 1 阅览室阅读这是档案提供利用工作的主要方式之一 档案管理概述 广西区档案馆阅览室 档案管理概述 2 外借档案外借有严格的制度 经过一定的批准手续才能外借3 制作复印件副本 反映档案原件的所有组成部分摘录 只选取文件的某些部分 档案管理概述 4 档案展览档案展览是根据某种需要 按照一定的主题 系统陈列档案材料 展示和介绍有关档案的内容和成分的一种提供利用的方式 档案管理概述 5 制发档案证明档案证明是档案馆 室根据单位或个人需要 为证实某种事实在本馆 室保存的档案内有无记载或如何记载而摘抄的书面证明材料 档案管理概述 6 档案咨询档案咨询是档案馆 室以档案为根据 通过个别解答的方式 向利用者提供档案 档案专业知识和档案检索途径 直接为利用者服务的一种利用方式 步骤 档案管理概述 二 开放档案 一 开放档案的含义开放档案就是将一般可以公开和保密期限满的档案 解除 禁闭 向社会开放 允许档案用户在履行简便的手续后 即可通过一定的方式 进行开发利用 中华人民共和国档案法 规定 国家档案馆保管的档案 一般应当自形成之日起满30年向社会开放 经济 科学 技术 文化等类的档案向社会开放的期限 可以少于30年 涉及国家安全或者重大利益经及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限 可以多于30年 档案管理概述 二 开放的意义1 开放档案是有得于社会进步的新方针 是加快我国政治民主化的一个新步骤 公民享有利用档案信息资源的权利 2 开放档案也是现代档案馆自身发展的一项重大措施 由封闭型 半封闭型向开放型的方向转变 3 开放档案可以促进档案馆的各项业务建设 档案管理概述 三 开放档案公布1 开放档案的公布权 中华人民共和国档案法 规定 属于国家所有的档案 由国家授权的档案馆或者个人公布 未经档案馆或者有关机关同意 任何组织和个人无权公布 集体和个人所有的档案 档案的所有者有权公布 但必须遵守国家有关规定 不得损害国家安全和利益 不得侵犯他人的合法权益 2 公布档案的方式 中华人民共和国档案法实施办法 通过报纸 刊物 图书等出版物发表 通过电台 电视台播放 陈列 展览档案或其复制件 出版发行档案史料 公开出售复制件 散发或者张贴档案复制件 在公开场合宣读 播放档案原文等 档案管理概述 三 编研工作 一 编研工作概述 二 编研工作的内容1 档案史料和现行机关文件汇编 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 档案管理概述 2 编写档案参考资料3 参与编史修志 档案管理概述 档案管理概述 三 编研工作的意义档案馆 室 编研工作对整个档案工作具有重要的意义 1 积极提供利用服务的有效方式2 提高工作水平的重要途径3 有利用档案原件的保管和流传 档案管理概述 四 编研工作的特点 研究性档案编研工作中 编 与 研 不是两个各自独立的概念 而是互相统一的 即编中有研 研中有编 思想性档案编研不仅是对档案原件的简单照录 它必然反映编研人员的观点和认识 具有明显的思想性 政策性档案编成果通常要在一定范围内公开使用 从而涉及到许多政策和法律方面的问题需要认真注意 档案管理概述 五 参考资料的编写1 大事记 1 定义 大事记就是一个机关 一个地区 一个时期 一项运动所发生的重大事件 按时间顺序的先后 用简明的文字记载下来的书面材料 2 种类 机关工作大事记如 中共北京市委大事记 北京第一机床厂大事记 档案管理概述 国家和地区大事记如 中华人民共和国大事记 解放后西藏大事记 专题大事记如 大革命时期统一战线大事记 中华人民共和国教育大事记 档案管理概述 个人生平大事记也称为年谱如 孙中山年谱 李大钊年谱 张太雷年谱 郭沫若年谱 大事记的名称较灵活 有的称 大事年表 大事纪要 大事辑要 纪年 月表 日志等 档案管理概述 3 编制由两部分组成 大事时间和大事记述一般按时间顺序排列大事突出 要事不漏 小事 琐事不取 档案管理概述 2 组织沿革 1 定义 组织沿革是系统记载一个机关 地区或专业系统的组织机构 人员编制 体制变革情况的一种参考资料 档案管理概述 2 种类 机关组织沿革如 辽宁省人民政府组织沿革 地区组织沿革如 内江地区直属机关机构演变 钦州县历史沿革 专业系统组织沿革如 中国人民解放军组织沿革和各级领导成员名录 档案管理概述 3 内容 A 机关 地区或专业系统的历史概况 行政区划 建制变更情况 B 机关的性质 任务 职权范围 隶属关系 C 机关内部组织机构的设置和人员编制的变化情况 D 机关领导人的任免情况 E 机关名称的变更 印信的启用与作废 机关办公地点的迁移等 档案管理概述 4 体例A 编年法即按年度记述某一机关 地区 专业系统 的组织机构 B 系列法即以组织机构或问题形成系列 分别记述其沿袭变化的始末概况 C 阶段法即根据机关 地区 专业系统 发展变化的特点划分为若干个历史阶段 档案管理概述 3 专题概要是以文章叙述的形式简要地说明和反映某一方面的工作 生产或其它社会现象 自然现象的发展 变化情况的档案参考资料 广西壮族自治区历届党代会简介 大学获奖科研成果简介 嫩江县中小学教育概要 某某公司产品销售概况 档案管理概述 4 会议简介会议简介是简要叙述会议过程和基本情况的参考资料 内容A 会议名称及届次 如 广西壮族自治区历届党代会简介 公司历届董事大会简介 B 会议的时间 地点及主持人C 会议参加人员D 会议的主要议程及内容 档案管理概述 5 统计数字汇集又称 基础数字汇集 是以数字的形式反映一定地区或某一方面基本情况的参考资料 如 县基础数字汇编 舒兰县农业基础数字汇集 莱芜县牲畜和家禽变化情况汇集 档案管理概述 第七章e时代新型档案 档案管理概述 一 电子档案电子档案与纸质档案的不同电子档案是以代码形式记录于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件 存贮量的变化信息的独立性操作方便传递快捷 实现资源共享存贮空间小具有多种表现形式复制时不容易丢失信息 档案管理概述 电子档案的缺点对设备的依赖性非直读性信息不安全性 易修改性使用技术与载体的不稳定性 档案管理概述 电子档案的管理体系集中统一管理电子档案的问题纸质文件和电子文件双套归档问题实行文件 档案一体化管理电子档案的归档归档模式目前对电子文件的归档还是实行电子文件 纸质文件双套归档 即 双套制 档案管理概述 归档范围 档案管理概述 归档时间管理性文件在第二年上半年归档 技术性文件在项目完成后归档 归档要求齐全完整真实有效整理 编辑 划分保管期限统一规定载体形式 质量要求防病毒编制说明 档案管理概述 电子档案的保管载体的物理保护严格控制温湿度温度为15 25 相对温度为40 60 最佳环境温度为18 相对湿度为40 净化外部环境防磁防震正确排放与使用 减少机械损伤定期进行检测与拷贝 档案管理概述 信息的安全维护采用备份和镜像技术 防止文件信息的丢失加密技术访问控制防治病毒安装补丁程序 用以弥补程序缺陷 档案管理概述 电子档案的利用电子档案利用的特点不再受 孤本 限制 可实现共享具有良好的利用性 重复利用不会留下老化的痕迹电子档案的利用可采用交互式可进行信息加工电子档案提供利用的方法 提供物质载体的拷贝利用网络传输电子档案通过计算机直接提供利用 档案管理概述 二 声像档案 档案管理概述 录音 录像档案录音 录像档案的特点存贮性直感性真实性易复制性录音 录像档案的归档录好的磁带在向档案室归档时 盒内应装有登记表 录音 录像过程中形成的文字材料 如报告 文稿 演讲稿 解说词等 要注意收集 应与录音 录像档案一同整理 分别保存 档案管理概述 录音 录像档案的分类一般单位形成的录音 录像档案无须分类 在电台 电视台 艺术部门 科研单位形成的录音 录像档案可按内容分为政治 经济 文学艺术 科学教育等若干类别 录音 录像档案的编目编号流水编号 同一内容分录了数盒 应统一编一个号 每盒再编一个分号 如11 12 13 21 22 23 24 档案管理概述 登记目录装具文字说明盒内要附有文字说明 与录音 录像档案相对应的文字材料的编号 应当与磁带的编号相一致 录音 录像档案的保管适宜的温 湿度温度 15 25 相对湿度为 45 60 档案管理概述 远离磁场保持清洁定期检查磁带应每隔6 12个月重绕 倒带 一次 注意利用中的保护 档案管理概述 照片档案 档案管理概述 照片档案的特点形意结合 形象鲜明时间感 空间感强烈形式多样 内容丰富保管要求高 档案管理概述 照片档案的收集收集范围收集方法接收征集翻拍收集要求底片 照片 文字说明齐全完整 底片与照片影像相符 注意 广 和 精 的结合 档案管理概述 照片档案的整理底片的整理方法分类将负片与反转片分开 将黑色底片与彩色底片分开 按尺寸分类 在每一小类里按产生的时间分类编号流水号方法 写于片边上 格式为 全宗号 底片号 如 12 520 档案管理概述 照片的整理方法 参照南宁市档案局 照片档案管理规范 分类按年代 问题进行分类组卷按重要程度和时间顺序组成案卷卷内目录填写的项目有照片号或底片号 照片题名 拍摄时间等案卷排列按年代 类别 重要程度排列 档案管理概述 文字说明的编写方法与要求包含六个要素 字数不超过200字 档案管理概述 文字说明以照片的自然张为单元编写 一组或若干张联系密切的照片还应加以总的说明采用横写格式 分段书写 照片号 底片号拍摄时间文字说明参见号 全宗号 目录号 案卷号 照片号 摄影者 档案管理概述 例子 照片号 底片号 0005拍摄时间 2006 1 12文字说明 2006年1月12日 南宁市档案局在检查 单位档案工作时发现 该单位档案保管条件简陋 不符合档案局管理要求 图为阁楼改设的库房 档案及装具重要已超过地面承受能力 参见号 40 1 96 40 2 50摄影者 南宁市档案局 档案管理概述 照片档案的保护入库前的技术处理适宜的装具与排放适宜的温湿度底片温度 13 15 相对湿度为35 45 照片温度 14 24 相对湿度为40 60 防止有害气体 灰尘和光线定期检查 档案管理概述 第八章人事档案 一 人事档案概述 一 人事档案的含义及正副本制度1 人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的 反映个人经历 德才能绩 工作表现的 以个人为单位集中保存起来以备查的历史记录 主要包括 干部档案 工人档案 学生档案 军人档案 档案管理概述 2 人事档案的正副本制度人事档案的正本 由全面地反映一个人的历史和现实情况的全部人事档案材料构成 人事档案的副本 由反映一个主要情况的材料构成 副本内容的材料 通常是由正本中的履历材料 鉴定材料 考核材料 学历材料 审查结论材料 处分决定 任免材料 工资级别等主要材料的重复件或复制件构成 档案管理概述 二 人事档案的特点 1 人事档案以单个人为一宗整理立卷2 内容具有动态性3 随着人员的主管单位变动而变动4 具有较强的机密性 三 人事档案的作用1 用人治事的重要依据2 研究人事宏观管