第二章 办公室日常工作

第二章 办公室日常工作,第一节办公室机构设置及其人员配备,一、办公室的职能 办公室是协助本级领导机关、领导同志工作的部门，既有承上启下、协调左右、联系内外的纽带作用，又有传递信息、研究政策、辅佐领导决策的参谋助手作用。它是机关、单位的综合部门，处于中心地位。办公室整体运转的优劣、工作的好坏，轻则影响机关、单位的办事效率，重则关系到事业的兴衰成败。在办公室机构设置这个问题上，我们应该注意下列几个问题：（一）一切从实际出发；（二）工作不搞“一刀切”；（三）要随着办公室工作的不断发展，根据形势需要及时调整机构设置，使之与自身承担的任务相适应。二、办公室机构设置原则 办公室的机构设置与本部门主要领导的工作方法关系密切，上一级办公部门不好强行做出机构设置的全面统一要求。各级领导部门的办公室业务职能大体相同，可以相应设立处、科、室、组等机构。但是，总的要求应当按照“优化机制、简化体制”的标准，不要“因人设事、虚设职位”，要合理、精干，便于发挥工作效能。其原则有以下五点：,(一)精干必要：精干的原则要求我们在设置办公室机构时，一是要减少内部管理的层次；二是机构要精干，定编要合理；三是现代办公室的机构设置要保持相对稳定，不可随意变动或增减，更不能因人设事、因人设职。(二)高效有力：所谓高效是指工作的数量、质量和效果要求。办公室工作的特殊地位和职能需要，讲究工作的高效有力，组织机构的合理化，是实现工作目标和完成各项工作的组织保证。必须强调的是，讲究效率原则，一定要加强办公室的信息反馈系统。(三)整分合一：即指高效率的管理，必须在整体规划下进行明确的分工，并在分工的基础上进行有效的综合。目标管理是管理工作的核心。任何办公室的机构设置都必须以办公室管理的整体目标为前提，在客观上把握全局，充分了解系统整体的情况。（四）适用合理：依据职能变化设置机构；依据办公室对内外指挥控制方式的变化设置机构；依据实际需要设置机构；依据合理性设置机构。,（五）层次管理：要求办公室根据工作性质、工作任务及工作量，合理地划分各个层次，设立若干必需的内部办事机构。还要求在分工负责的情况下，强调组织和协调作用。三、我国现代办公室的机构设置(一)体制可分为五个层次：中央一级的办公厅；省一级的办公厅；厅一级行政机关或大型企、事业单位的办公室；厅以下机关及中型企、事业单位的办公室；基层单位的办公室.(二)分类： 中央机关办公厅； 2 省、市、县级办公厅； 3 基层单位的办公室；各民主党派、社会团体的办公室；临时性的办公机构或秘书工作机构；为了能够更为简单、明了地向大家介绍“办公室机构设置极其人员配备”这部分内容，我们将采取“实例介绍” （即以某集团内部办公室机构设置、人员配备情况为蓝本）的方法向大家做一简要说明。,第二节 公文办理程序,一、拟稿与审核 （一） 拟稿 拟稿是根据领导的交拟意见或领导的批办意见撰拟文稿的过程。拟稿是发文处理的第一个环节，同时也是整个发文处理的中心环节。拟稿可以分为三个步骤： 交拟。交拟是机关的领导人将撰拟公文的任务交给有关撰稿人员。它是公文形成的起点。领导人在交拟时应做到五交：交任务，交思想，交思想意图，交政策依据，交方式方法，交具体行文要求。作为公文撰拟人员，应该主动询问，在弄清思想意图的基础上再动笔撰拟。 拟议。拟议是指撰拟人员动笔之前的酝酿构思过程。 撰拟。撰拟是具体撰写，这是关键的一环。要注意行文的正确性和准确性，要能够达到应用的目的。撰拟文稿要注意以下几个问题：（） 要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策及有关规定，如提出新的政策规定，应加以说明。（） 情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，语言文字要精练，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。（） 人名、地名、数字、引文要准确，引用公文应先引标题，后引发文字号，日期应写具体的年、月、日。（） 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。,（） 引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。（） 用词要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明。不写不规范的字。（） 要使用国家法定的标准计量单位。 （二） 审核 公文的审核是指文稿拟成后，交由机关办公部门（秘书部门）或者拟稿的业务部门和的领导人对所拟文稿进行全面的审核。 公文审核的意义。公文审核的意义主要有三条：一是为领导简政。二是为贯彻集中统一的原则。三是为有利于下级贯彻执行。 审核的内容。国家行政机关公文处理办法规定，公文审核的重点是：“是否需要行文、是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门、地区协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。”因此，公文审核应该做到“六查”。 （） 是查是否需要行文，以什么名义行文。 （） 是查文稿内容与法律、法规和政策以及上级政府的有关规定是否一致，与平行机关和本机关、本部门已有的规定是否矛盾。 （） 是查要求措施是否明确具体，切实可行。 （） 是查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致关经过会签。 （） 是查文字表述是否准确、简练、标点使用是否正确，文字书写是否规范。 （） 是查公文格式是否符合规定。, 对不合要求公文的处理。有关人员必须认真负责地根据撰拟要求进行审核，如不符合要求，一般性的问题，可以直接修改处理；需要作较大改动的，应附上具体修改意见，退回给撰拟人员修改。为了确保公文的质量，业务部门撰拟以机关名义行文的，应由机关办公部门统一过目把关，以部门名义行文的，有的亦应送办公部门统一协调，以免造成同其它业务部门和机关公文的矛盾。审核公文的过程，是一个调查研究的过程，审核中要注意学习和研究文稿，弄清文稿的来龙去脉和基本精神，反复研究，认真推敲，在发现问题以后，根据情况需要，同撰稿人员取得联系，共同研究，提出解决办法。二、签发和缮校 （一） 签发 签发是指机关领导人对审核后的公文进行最后审批，签具发出意见。经过签发的公文即成为定稿，它是供向外发出的正本文件的标准依据。 签发是机关领导人行使职权的一种表现，是一项极其严肃的工作，必须注意以下问题： 机关领导人必须确认是自己职权范围内的有关文件才能有权进行签发，不可越级和越职签发文件。 以机关名义发文，必须由机关领导人签发；以机关内部门名义的发文，也可由部门负责人签发。 签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改，对发文能够负责。签发的意见要明确具体，一般写明“同意打印下发”，“请某某同志审阅后印发”等字样，并署清签发人姓名和年月日。其他审批人圈阅，应当视为同意。, 签发文稿要用毛笔或钢笔，不要使用圆珠笔和铅笔，要符合归档要求。 （二） 缮校 缮，原意是抄写的意思，这里泛指公文的印制。校，指公文的校对。 印制公文应叫于原稿，如发现不当之处，必须经签发领导人同意方可修改。要求做到文字准确无误，设计美观大方，书面整洁清晰，字体大小得体，排列相宜，符合体式要求。印制公文还应注意严守机密，要建立缮印登记制度。 校对公文同样是保证公文质量的重要一环，应仔细认真，重要公文应有“二校”或“三校”，要正确使用校对符号。 三、用印、封发和传递 （一）用印 文件的用印是指在需要用印的文件上加盖机关印章。用印应以领导人签发字样为准，原稿上没有机关领导人签发的意见，不得用印。重要公文要填写“用印登记簿”。例： (机关名称)文件用印登记簿,(机关名称)文件用印登记簿,（二）封发 封发是公文形成的最后一个环节，不可忽视。首先对印发公文应该进行登记，一般采用发文登记簿的形式。内容包括序号、日期、发文号、密级、文件标题、发往机关、份数、归卷情况等。 （机关名称）发文登记簿（内收发用）,另外就是封装和发送，要认真仔细，封发文件应注意，分装之前，先要看发文稿纸注明的发往单位，密级、有无附件等；然后按发送份数进行封袋。要注意分装准确，不要装错。入封文件要折叠平整，并略短于信封长度，以免启封撕破文件。要正确填写封套封面，地址、名称准确，字迹清楚、工整。如遇急件、密件、亲启件，注意在信封上注明或加盖戳记。文件封口要用浆糊或胶水封实，不要用订书钉封口，绝密文件应盖专用密封章或贴密封签，以防泄密。对封装后的文件要及时发送，以免误时误事，并填写送文登记簿。 （三）传递 公文传递也是一个很重要的环节，要保证发出的公文不能遗失。公文传递可通过邮局或公文交换站进行，要确保公文的安全。传递秘密公文，必须采取保密措施。目前，随着办公室自动化的发展，利用计算机、传真机等传输公文也很普遍，但传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。,第三节 档案工作,一 、 档案保管工作的任务（一） 防止档案的损害。 研究和掌握档案损害的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取专门技术和措施和方案，最大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素的影响，把档案的自然损坏降低和控制在最小的范围内。（二 ）延长档案的寿命。 档案保管工作不应只是一哦味的防止档案的自然损坏，还要从根本上采取更积极的措施，最大限度的延长档案的寿命，如在文件的制作上，根据文件的重要程度和保管年限选用不同等级的载体和书写材料，以求最大限度地延长需要永久保存档案的寿命。 （三） 维护档案的安全。 维护档案的安全，一方面要从物质上保证档案不损坏；另一方面，不因档案保管不当造成档案丢失、泄密等。二、 档案保管工作的基本要求（一） 预防为主，防治结合。（二） 加强重点，照顾一般。（三） 自立更生，保证当前。,三、 档案库房管理 档案柜架的摆放与编号。有窗户的库房，应避免强烈的阳光直射，并注意不要防碍通风；在利用地面和空间的同时要注意存取和搬运方便，主要通道距离应保持1米左右，过道一般距离应保持0.8米；在潮湿的地方，不宜靠墙摆放；为便于管理，柜架宜摆放整齐，排列一致，并编排号码，档案库房较多的单位，档案库房也要编号。四、 档案的存放和存放位置索引 在很多档案馆（室），全宗下采用分类排架。这种排列方法，优点是便于按全宗、类别检索。缺点是分类倒架时费时费力，预留空位很难做到准确。为克服这种弊病，也有一些档案馆采用“流水排架”即按进馆顺序排架，通过编制检索工具来解决查找利用问题。 档案存取可以采取平方和竖放两种方式。竖放是采用比较广泛的一种方式，它的优点是存放和检取档案比较方便。平放虽然取放不很方便，但对保护档案是有利的。平放档案时，为避免承受过重压力和存取方便，堆叠高度不应超过40厘米。 五、 档案代理卡及其管理 档案代理卡是一种用来反映档案流动情况的卡片管理工具，也称作代卷卡，有代替案卷的意思。当档案移出库房时，填写一张统一格式的卡片存放于档案原来的位置，卡片上注有档号，移出日期，移往何处，归还日期等。有的代理卡作成红、黄、绿、蓝等不同颜色，用来代表不同类型的档案，以便一目了然。六、 档案全宗及其管理（一） 档案的收取（二） 档案整理（三） 档案鉴定,（四） 档案保管（五） 档案统计（六） 档案利用（七） 档案管理新技术的应用 七、 档案日常管理（一） 建立日常管理安全制度档案进出库房登记制度库藏档案定期检查制度 设备管理制度清洁卫生制度（二） 温湿度调节（三） 档案流动中的保护搬运时轻拿轻放，存放时要利于存取，复制档案时方法应安全，借阅档案一般用复制件。（四）安全检查有无被盗、泄密和受损。有无发黄变脆，字迹褪色，潮湿发霉。有无火灾，水灾等隐患。,（五） 库房卫生（六） 档案制成材料的保护 档案纸质材料的保护。 档案字迹材料的保护。（七） 库房温湿度的管理采用中央空调，恒温恒湿控制库房。或采用小空调。采取密闭、通风和吸潮相结合的措施。 密闭：库房门窗紧闭；通风：根据空气流动的规律，有计划地使库房内外的空气进行交换；吸潮：使用吸潮剂或机械设备。（八） 档案的防光 库房的窗户要小而少。 窗户应安装毛玻璃或花纹玻璃。 在窗上涂一层滤紫外线光的涂料或薄膜。 库房内使用人工光源，以日光灯为好。 档案受潮或被水浸湿后，不能在阳光下晾晒。（九） 档案害虫的防治 搞好库房温湿度管理 坚持档案入库前的检查杀虫。, 搞好档案机器库房的卫生防御工作。 在库房及档案箱柜内放置驱虫剂。（十） 档案霉菌的防治 把库房相对湿度控制在45-60%，就能消除霉菌的侵染。 搞好档案及其库房的卫生防疫工作，防止档案受感染。 在库房和档案柜内放置除霉剂。（十一） 档案的修复 干法去污：用小刀、软刷、细沙纸和橡皮将其去掉。湿法去污：用水洗去，或用有机溶剂及氧化。 用碱性水溶液去酸，一般用钙、镁的氢氧化物。用碱性有机溶液去酸与干法去酸。 把高分子聚和物单体溶液溶解在适当的溶剂中，喷在纸张上形成保护膜用化学试剂恢复和显示褪色字迹，也可用普遍摄影法，特殊摄影法与图象处理技术来显示字迹。 依据中国字画拖裱和古书修补技术来修复档案.,第四节 协调工作,协调，是指秘书人员受上级领导者的委托，通过各种方式、手段，妥善地调节、处理所属系统内各层次，各职能部门、单位之间，本系统所属人员之间及本系统与外系统之间的各种关系、矛盾和纠纷。协调工作能使党的方针政策顺利贯彻执行，使各单位、各部门、各机构、各人员之间加强合作，使人际关系和谐，使整个工作井然有序。 一、协调工作的类型 (一)按协调关系分类：组织关系协调；人际关系协调；工作关系协调 (二)按协调态势分类：积极协调；消极协调 (三)按协调方向分类：横向协调；纵向协调 (四)按协调性质分类：正式协调；非正式协调 (五)按协调规模分类：客观协调；主观协调 (六)按协调依据分类：日常工作协调；偶发工作的协调 二、协调工作的原则 (一) 纪守法秘书人员从事的工作综合性强，涉及面广，必须注意自身塑造良好的形象，因此要有牢固的法制观念，严格遵守法律、法规和本单位、本行业的规章制度。坚持在法律和纪律的框架内工作，廉洁自律，不徇私情，不以权谋私。只有严格依法办事的秘书，才能在协调活动中受到被协调各方的信任，并做出公正的调解。只有遵纪守法的秘书才能在公务活动中抵制不法行为的侵蚀，捍卫本单位的合法权益。此外，协调的目的、方法和结果，要符合党和国家的方针政策。以法规为依据和以事实为准绳进行协商，必须在党和政府和政策法令的基础上协商一致，遵纪守法是从事协调工作所须遵循的首要原则。,(二) 从大局秘书人员必须有全局观念。全局或大局，是指事物的整体和事物发展的总过程。而构成事物整体的各个部分、各个方面和事物发展过程的各个阶段，就是局部。服从大局就是在协调处理全局与局部关系时，必须照顾全局，服从全局的需要。任何一个单位、系统内部的各职能部门及其所属秘书人员都要顾全全国和本地区这一大局，任何时候都必须做到部门、单位利益服从全国利益和本地区的整体利益；职能的利益服从全单位的利益。同时，在此基础上，应当尽可能地满足局部、部分的正当权益及合理要求。秘书人员在协调中如果不讲大局，就失去了协调的依据和方向。在实际工作许多部门、单位往往容易站在自身立场上，维护本部门、本单位的利益。因此，秘书在代表领导做协调、沟通工作中，要积极引导各部门在工作目标、思想观念和步骤上达成共识，把本部门的利益、工作目标与全局的利益、目标、任务起来，各之间互相调整和适应，不搞自我封闭，摒弃“各人自扫门前雪，不管他人瓦上霜”的自私狭隘，为全局的工作作出贡献。同时，身处协调岗位的秘书，也应设身处地地为部门考虑，作适当的利益平衡，方能稳定大局。(三) 守本分不擅权越位秘书人员及秘书部门的工作性质，用一句较形象的话说，就是象“外交大使，有职无权”。这是因为秘书部门不是独立的，只是领导层的辅助机构，、协调问题的时候，只能依据领导的决定，决议和指示的精神办事，而不能代替领导拍板。秘书人员虽然辅助领导研究各种问题，但只有发言权，无表决权。秘书部门提出问题的预案，只有经过领导的研究决定后，作为领导形成的决定，决议才能生效。总而言之，一定要在领导的范围内。多请示，多报告，不擅作主张。不能狐假虎威，打领导的旗号，以“二首长”自居，越佾代庖。更不能权欲熏心，以权谋私。(四) 护领导成员的威信和形象 秘书人员维护领导成员的威信，主要是从工作角度出发，即使秘书本人因此受些误解和委屈，也要坦然处之。首先，在工作中，只能为领导补台，不可拆台。秘书人员一定要爱护领导，,积极领导工作。当领导有某些疏漏和不足时，要积极采取补救施，消除影响。平时，多宣传领导的长处、优点和工作成绩，对其工作失误在介绍时应回避。其次，要注意维护领导的自尊心。每个人有其自尊的一面，领导者也不例外，秘书人员给领导提意见和建议一定要注意场合。(五) 护领导层内部的团结维护本单位领导层的团结，事关本单位内部的稳定和有效运转，对此，是每个秘书人员义不容辞的责任。秘书人员作为领导的参谋和助手，经常活动于领导成员之间，并在领导层和下属机构之间起着沟通信息，处理信息的作用。因而掌握的情况比较多，也比较深入，反映情况转达意见时要讲究方式方法，不利于团结的话、闲话、气话不能传。发现领导成员之间有误会，应寻找适当的机会帮助澄清、化解。切不可从中拨弄是非，将问题复杂化。(六) 外有别秘书人员在协调处理问题的时候，对不同的对象要有不同的方法。在对外协调能采用强制手段，只能在平等互利，互通有无，相互依存，共同发展的基础上进行。对内协调要按照组织原则，依照实际情况妥善协调好出现的各种问题。(七) 事公道秘书人员在协调处理事务的过程中，要接触各种各样的人。都应采取公正的立场，对上级对下级均一视同仁，一切都从工作出发，不能用双重标准，搞倾斜政策。对上，要协调好同整个领导层各成员间的关系，对正职和副职一个样，尽心尽力地为每一个领导成员服务，谁交办的事情都保质保量地完成。在生活上，做到同级同待遇，不厚此薄彼。对老弱病残还应适当多照顾。对下级、对同事，要善于尊重别人，虚心学习，平等相待。切不可从功利角度考虑问题，亲近有权有势者，疏远职务、级别低者。出面调停下属间的矛盾、纠纷时，既要按领导的意图和指示办事，又要全面听取下属的意见，将二者有机的结合起来，从实际出发，创造性开展工作。对无理取闹者，要坚持原则，作必要的批评；对双方存在误会的，要出面解释清楚，劝说双方互谅互让，化干戈为玉帛。另外，要注意兼顾各方心理和利益的平衡。,(八) 持“服务”的原则秘书部门、秘书工作是服务型的，在任何协调活动中，“为领导层服务，为各部门服务，为人民群众服务”的宗旨应贯穿始终。因此，当秘书要做到“六勤”，即脑勤、眼勤、耳勤、嘴勤、手勤、腿勤，既协助领导者指挥协调，又为下属各职能部门排忧解难。如领导委托的任务守成出色，应突出宣传下级各职能部门和人员的作用，归功于他们。假如下级各守成任务不好时，应多检查自己有无失误，是否提供了应有的条件。即使自己无过失，也不要向领导打下级的“小报告“。淡泊名利，推功揽过，是一个优秀的秘书人员具有的品质，也是服务工作的高级境界。(九) 等待人秘书部门是一个单位的枢纽，又是一个单位对外的窗口。秘书人员在协调各种事务时，靠的不是权势，尤其是对外协调，相互之间无隶属关系，根本不可能下命令。应以协商、调解、劝说等方式工作，能否平等待人，关系到协调的成败，影响到本单位的对外形象。所以，在协调各种关系时，一定要待人热情、真诚。不可有居高临下盲目自大的心理，存在“门难进，脸难看，话难听，事难办”的衙门作风。更不能以貌取人。对有联系的人，不分男女老少、是官是民，都一样以礼相待，这是协调工作的重要基础。(十) 持原则秘书人员的工作性质，主要是为领导者服务，但秘书与领导者的关系决非主仆关系。二者在人格上是平等的，独立的。当秘书的应清醒地认识到，自己与上级领导之间的行政隶属关系不是人身依附，服从上级踏实服务不等于无原则地委曲求全。不管是谁违纪违法，为了本单位的根本利益，为了大局，为了国家，都应坚决地与之斗争。在人格上，秘书人员应自尊自爱，不应见风使舵，投机取巧，同流合污。三、协调工作的对象,四、协调工作的方法与技巧(一) 强秘书部门的建设，提高秘书人员的素质及工作效率，树立良好的形象，取得各方的信任秘书部门是本单位、本系统对外的一个窗口，代表了一个单位的外在形象。而在单位内部，又经常受领导者的委托协调处理各种事务。如果秘书部门工作效率低下，秘书人员的个人品质、修养很差，文化程度低，业务不精，工作态度生硬，是不可能做好协调工作的。所以，秘书部门，秘书人员，首先要加强自身建设。在对外交往，对内协调的过程中时刻注意检点自己。要以高标准严要求来对待本部门的工作,严格要求所属秘书人员，把秘书部门建设成为一个对内严明，工作出色，在外声誉卓著，令人赞佩、办事效率高的综合协调部门，使之成为秘书人员协调各方、处理事务的有力依托。,(二) 重调查研究，广泛收集各方面的信息秘书部门在协调中，要求秘书人员能掌握方方面面的情况和能够驾驭错综复杂的情况。并从中理出头绪，找到解决问题的最佳方案，基于此，秘书人员必须深入了解部门成因，发展规律及其特点，掌握第一手材料，以对症下药。因此，协调工作离不开信息和调研工作。秘书人员在日常工作和生活中，应注意虚心向懂行的专业人员学习，向在第一线工作的人员学习。在单位内部应建立信息网络；在外部则应有可靠的信息来源；在秘书部门，还要加强综合分析工作，及时筛选收集到的各种信息、情报，以备查考。只有做好了调查研究，收集、积累了大量的各类信息，秘书人员才能不受一面之词的误导，排除道听途说的迷惑；才能达到“眼观六路，耳听八方”的高度，为领导层决策出好点子，有“的”放矢。可以这么说，信息和调研也是协调工作的前提和基础。“没有调查就没有发言权”。(三) 取领导者的理解，信任和支持秘书人员是领导的参谋和助手。因此，必须积极争取上级领导的信任和支持。这实际上是一个如何协调秘书人员自身与领导者关系的问题。在这方面，应注意四点：一是要服务于领导。这是争取领导尊重、信任秘书的前提。二是要光明正大，表里一致，与领导推诚相见，不搞阴谋诡计。三是应了解领导的个性特点，自己的角色需要，根据这些特点调整自己的行为，达到配合默契的境地，才能深化与领导人之间的关系，得到信任。四是忠诚直率，有不同意见敢于坦诚无私地提出，特别是在关键时刻，当领导者由于种种因素影响有举措失当之处时，秘书既要敢于反映不同意见，又要讲究工作方法，注意选择时间、地点和说话方式。(四) 分发挥各职能部门的作用秘书部门和秘书人员在奉命协调本单位各职能部门有关的事务过程中，没有必要也不可能包揽一切。应该根据任务的具体情况，调动各职能部门的积极性和力量，使之各司其职，减少磨擦和推诿。常用的有几种方式：,帮助职能部门明确各自的责任和业务分工，加强协作。秘书部门在不定期地协调各部门之外，要着帮助各职能部门明确、规范本部门岗位责任制和业务分工，同时，促进各部门互相协作、互相支持，形成合力。 注意事前通报情况。在协调工作中，主动沟通，是尊重对方的一种表示，让其首先感到秘书部门对自己的支持和信任，并对下一步的工作有所准备。这样，协调过程中，被协调方才能更主动支持配合秘书做好协调工作。 沟通的方式：一是秘书要主动、及时地将上级的方针、政策传达下去，让各职能和下级单位心中有数，早做方案。 秘书人员要经常主动下基层单位调查研究，到各职能部门了解情况，掌握下属单位和各职能部门出现的困难及存在的问题及时给予帮助。不等下属和职能部门反映后才采取行动。三是秘书与下属单位和各职能部门之间如果有什么误会之处，也应及时解释，消除总会。以免拖得时间长了隔阂更深。在沟通时，秘书人员应主动说明真相，自己做错的事要勇于承认并向对方致歉，请求谅解，不要放不下架子。(五) 同存异，协商一致秘书人员在调解本单位各职能部门之间的分歧和矛盾时，一方面应强调各部门增强全局观念，使各部门充分认识到大家同属一个单位，是一个不可分割的整体，有着共同的根本利益。各部门办事要出于公心，切不可将本部门的职能、权力当作谋取小团体利益的手段和刁难他人的工具。另一方面，要提倡互助精神，分工不分家。任何一个部门遇到困难，而且单靠本部门的力量无法解决时，秘书人员要主动协调其它部门提供无私援助，在工作中建立患难与共的友谊。在对外单位的协调交往中，也很有必要寻找共同点，如同属一个行业，一个系统和一个行政区域等。但协商和适当的让步也很重要，要掌握时机。同时态度要真诚，以换取对方同样的诚意。,(六) 立良好的人际关系秘书人员作为协调者，更需要有良好的人际关系。如果能与被协调各方既有好的工作关系，互相信任，又有个人友谊，许多难题就容易解决，协凋工作可少走弯路。所以，人际关系好的秘书搞协调，可以收到事半功倍的效果。良好的人际关系是平时长期培育出来的，非一朝一夕之功。秘书人员在日常与人相处、交往中，应相互关心，彼此尊重，谦逊待人，本着求同存异的原则。与同事的交往应保持一定的距离，避免感情用事，以免影响正常的同事关系。异性同事间相处要讲究分寸。(七) 于将原则性与灵活性结合在一起秘书在协调处理问题时，既要坚持原则，维护大局，又要灵活地考虑如何平衡、照顾局部和部门的利益，对具体情况，具体分析，区别对待。在实际工作中，对于有些部门将本部门的利益得失作为考虑问题的出发点而产生的纠纷，在协调过程中，不能公强调维护大局，还应引导各部门从各自利益的相互联系上看问题，向他们分析部门与本单位整体利益的相互依存关系。在解决了部门的思想认识问题以后，再对有困难的部门驰予以关照，作些让步，让部门感受到上级单位的翔和帮助。这样的协调，效果会较好些。更能调动各职能部门为实现本单位的总目标建功立业。(八) 心细致致、沉着冷静、稳重行事秘书人员对于协调中可能出现的麻烦和阻力要有心理准备，任何事情都不可能一蹴而就。受到委屈时，不可冲动，意气用事。遇到复杂问题，更要冷静耐心，不轻率表态，不随声附和，也不要明显倾向某一方。自己协调不下来的事，要及时向上级汇报，切不可添枝加叶。处理任何问题，都先要广泛听取各有关方面的意见和建议，尽量让各方都满意。对分歧大的问题，不要急于求成，要多做细致的工作。,(九) 意给领导留有回旋余地在协调事务中，由于秘书人员和秘书部门受所限，会遇到一些自己解决不了的问题，须由上级领导出面。，秘书在协调中要谨言慎行，凡事注意给领导留有介入的空间，切忌一竿子插到底，不留退路。话不要说死，始终给对方再次协商的余地。要学会硬话软说，重话轻说。解决问题先易后难。多用协商的方式，尽量少用权力，不要动不动就要代表领导讲话，以“钦差大臣”自居，傲视别人。(十) 调之后要抓落实秘书人员在协调工作任务完成后，要注意抓具体工作的落实到位。督促各部门严格按照协调中达成的协定、意见办事。同时，对协定执行过程中产生的新情况、新问题作及时处理，以保证协调的成果真正落在实处，使本单位和谐统一、步调一致。,第五节 督查工作,“督查”是督促检查的简称。所谓督促检查，从字面上理解，督促包含有监督、查看、推动的意思，检查含有考察、巡视、查究的意思。督查有广义、狭义之分。从广义上讲，凡是对领导的重大决策与部署的实施情况进行督促检查，都属于督查的范畴，有人称之为“大查办”。从狭义上讲，是指对领导指示或具体交办的事项的催办落实，有人称之为“小查办”。督促检查工作是各级党政机关的领导行为之一，是一个重要的领导环节和领导方法，也是各级秘书部门的一项主要职责和重要工作，督查是秘书工作的一项重要改革。同时，也是秘书工作一项重要内容，是秘书人员发挥参谋助手作用的一个重要手段，是改变工作作风，提高工作效率，保证工作质量的重要措施。 一、督查工作的原则、内容与特点 督查工作的原则性很强，内容广泛，特点也很鲜明。要加强督查工作，必须明确督查工作管理的原则、内容和特点，按照督查工作的规律进行，只有这样才能真正做好管理工作。 （一）督查工作的原则、领导同志负责，秘书人员协助。 这是秘书工作从属性的特点决定的，是在催办查办中行使职权范围的规定和准绳。所谓领导同志负责，是指督促检查本属领导机关和领导者的职责。列入查办的事项，一般是由领导同志作出批示，授权予秘书工作部门督促检查，即使是秘书工作部门主动提出的查办事项，也需要报请领导同志同意。秘书工作部门无权自行其事地对下级领导机关和单位的工作进行督促检查。另一方面，有关的下级党政机关贯彻落实上级领导同志的批示，也应由这个承办机关和单位的领导同志承担责任。承办的具体事务可交秘书工作部门或者有关业务职能部门协助办理，但如何办理要经领导同志授意，决定，结案后上报结果也要经领导同志审阅签批。所谓秘书工作人员协助，是说在催办查办过程中，有关交办、催促、调查、整理材料和上报,结果等具体工作，领导同志不可能事必恭亲，而要由秘书工作人员去承担。在办理过程中，上级机关秘书工作部门一般也只与下级有关单位的秘书工作部门联系，互相配合，共同协助领导同志工作。2、 事求是。这是督查工作的基本原则，能不能坚持实事求是的原则是衡量督查工作成败的标准。要坚持实事求是的原则必须做到以下几点：（）要增强党性。就是要准确无误地传达上级机关的指示和领导指示，有严肃的工作作风和尊重客观实际的态度，有敏锐的洞察力，有敢讲真话、报实情，反映真实情况的大无畏精神。（）深入实际了解和掌握真实情况。掌握第一手材料，全面、真实、准确地了解情况，是搞好督查工作的基础，是解决和处理问题的前提，因此，加强调查研究，是搞好督查工作的关键。（）对情况作出透彻的分析，按照政策和有关法规，作出恰当的处理。对督查的问题，在查清情况后，以现行政策或法律为依据，应予解决的，要及时抓紧解决。（）要如实进行督查反馈。情况反馈要全面、真实，取得哪些效果，存在什么问题，原因是什么等都要实实在在，不夸大，不缩小，做到客观、准确。、 保证质量。也就是催办查办整个过程，都要贯彻“质量第一”的原则，用工作的高质量来保证查办结果的高质量。保证催办查办的质量，主要体现在四个方面：（）“准”。即准确无误，真实可靠。对每一个催办查办的事项，都力求将前因后果、来龙去脉搞清楚。要实事求是，准确地反映情况。无论是好的做法和经验，还是存在的问题和矛盾，都如实向领导汇报，并提出积极的建议。,（）“全”。就是工作要抓得全面，每个环节都要抓住、抓好，不能顾此失彼。在同时接受几个催办查办件后，要突出重点，统筹兼顾，合理安排。（）“实”。就是脚踏实地，注重实效，唯实、求实、务实、不作表面文章，不搞形式主义，坚持认真负责的工作态度。敢于同一切办事不讲原则、不讲效率、敷衍塞责的不良倾向斗争。 （）“快”。就是工作节奏要快，周期要短，办结率要高。在催办查办全过程的每一个环节，无论秘书工作部门，还是具体承办单位，都讲究时效，做到反映情况迅速，处理问题果断，报告结果及时。、 坚持注重实效。推动党的各项方针、政策和重大决策、部署的落实，是督查工作的出发点和归宿，也是督查工作的本质要求和根本目的。督查工作没有实际效果，将变成毫无意义。因此，实效是衡量督查工作好坏的标准。所以，督查工作十分强调落实，要始终在抓落实上下苦功夫、硬功夫、细功夫。 （）决策实施的开始阶段，就要注意掌握动态，把决策的实施引向正轨，防止和克服在工作中只讲设想、目标而无实际的行动的现象。（）对决策贯彻落实过程中出现的新情况、新问题，要及时认真分析研究，对各项任务、指标完成的情况做出定性定量分析和判断，并抓住本质的带倾向性的问题，如实地向决策层作出反馈，使有关领导根据新的情况，进一步修正和完善决策或及时采取措施加以解决。（）注意在深度和广度上下功夫，在全面了解情况的基础上，加强对重点单位和关键问题的研究，要知难而进，认真做好协调和矛盾的化解工作。对决策落实情况估计要准，对存在问题的分析要深，提出的意见和建议要切实可行，有参考价值。,（）对每一个催办查办事项，务必做到件件有着落，事事有回音。有些问题通过调查，确属反映失实，也要报告结果，有些事项确因情况复杂，一时难以查清的，也要一抓到底。强调一抓到底，并不是一味催促承办单位，而要帮助他们分析原因，找出解决困难办法。有的承办单位在查处过程中遇到了阻力，秘书工作部门应及时向领导反映情况，必要时请领导出面干预，排除阻力，使问题及时得到解决。总之，有查必果，有果必报。、实行党政分工。各级党政机关的督查工作重点往往因工作职能不同而各有侧重。因此，对督查任务的分配和承办，要根据部门的职能来确定，使各部门在坚持经济建设为中心的前提下，按照党政和企事业单位工作的职责范围，各负其责。同时还要做好协调工作，加强各级党政机关和有关部门的相互协作和配合，全面完成各项督查工作任务。、实行归口管理，分级责任。有关方针、政策和重大决策、部署的贯彻实施，属于哪一级、哪一个职能部门的工作，就由哪一级、哪一个职能部门负责承办和进行督促检查。但要注意做好一级抓一级。秘书部门督查的主要职责是了解情况，如实反映情况，推动落实。 （二）、督查工作的特点、从属性。催办查办工作的从属性，从秘书工作部门的角度来看，主要表现在两个方面：一是催办查办工作中，秘书工作人员的责任是协助领导机关和领导干部做一些助手性的工作，按照领导的批示，组织有关部门和单位调查处理问题。在具体工作过程中，秘书工作部门负责转办、催办和报告结果等具体事宜。这些都是服从于和服务于领导工作的，所以可以称为“奉命催办查办”。二是对上级领导批办事项，应由下级有关部门和地区负责承办，秘书工作部门主要是起到承上启下的作用。因此，在催查过程中，秘书工作售货员一般不参与办理具体批办事项和不直接参与办案，更不是代替各职能部门的具体业务工作。但是，究竟如何办理，完全由有关地区或部门的领导人负责。秘书工作人员虽不参与具体问题的处理，却可以参与调查，提出自己的建议或协助领导做些协调工作。,、政策性。督查工作由于是直接为领导决策的贯彻服务的，所以说，督查工作凡事都涉及到政策，因此，督查工作的政策性很强。对凡需要督查的事项，都要严肃认真地办理和处理，按照党的方针政策办事。、明确性。秘书检查督办的目的十分明确。不仅有明确的检查督办对象，而且在内容上也是明确地以督促、检查下级对上级的某项决策指令执行行为为目的。、时效性。督查特别重视时代与代价，领导机关、领导同志的决策，是针对当前的某种倾向性或某个问题做出的，因此，落实决策具有极强的时限性，一个好的决策，如果不在规定的时限内落实，就会贻误时机，丧失决策原有的价值，以致出现更深刻的矛盾和问题。因此，领导机关一旦作出决策，就要抓紧组织实施，狠抓落实。、系统性。秘书检查督办的内容是执行上级决策指令的系统情况。催促办理，不是简单地检查“是否办理”、催促“尽快办理”，而是系统地督查对上级决策指令执行的情况，包括决策指令“是否办理”、“怎样在办理”以及“办理的效果怎样”等，形成层次分明紧密联系的督办内容体系，三个层次，层层深入；三个环节，环环紧扣。、 综合性。督查工作强调为中心工作服务，这就要抓重点。而抓重点与督查内容的广泛性并不矛盾。从工作范围看，督查工作涉及政治、经济、文化等各个领域，内容非常广泛。从工作关系看，它涉及上下左右，方方面面，起着重要的沟通、协调、联结和综合的作用。从工作方式看，尽管督查工作有自己的一套工作程序，但又兼容其他业务工作的某些工作手段，因此，督促检查是一项综合性很强的工作。、 威性。督查活动是自上而下运行的，是“奉命行事”，所以对执行部门来说是一种指令性工作，有较强的约束力，执行部门必须接受其检查者对督查者权力和职责的认可和服从。可见，督查工作的权威性是必然的。、 谦和性。秘书代表上级机关到下级单位督办，但并不是上级领导人，如果以,钦差大臣自居，傲气十足，不仅难以顺利地进行督办，而且会影响上下级关系，起到消极作用。因此，秘书必须态度谦和、平等待人、行为检点。既要追根问底，了解实情；又要虚心求知，待人以礼。不能乱发议论，指手划脚，也不能随意表态，自作主张。就本质而言，秘书督办，旨在收集决策指令的反馈信息，促进决策指令的实施，并不具有指挥的权力和责任。 （三）、督查工作的内容 督查工作的主要内容大致分为两大类，即专项查办和决策督查。、专项查办。协助领导查处解决某些具体问题，办理上级或本级领导批示件或交办的具体事项的落实工作，称之为专项查办。具体工作又可分为两种：“领导批示查办件”和“主动查办件”。根据领导的指示和要求，将领导批示、交办的事项，转交有关地区或部门办理并督促其抓紧核查、落实，称之为“领导批示查办件”。把看到、听到、查到的而又无人过问的带有典型性、倾向性的问题、经请示领导同意后，通知有关部门或地区进行查办解决，称之为“主动查办件”。在开展专项查办内容的安排与管理上，要抓住如下几个重点：（）对中央领导同志批示件的查办工作；（）对上级领导同志批示查办的工作；（）对上级党委、政府办公厅（室）通知的查办工作；（）对同级党委、政府领导同志的批示或交办的事项的立项和查办工作；,（）对一些看到、听到、查到的无人过问的重大问题，报刊、广播、电视等新闻媒介及内部刊物中反映出来的重要批评和建议，要及时主动进行立案并报经领导审定后，送交有关部门开展查办工作；（）对本级机关主持召开的重要会议，代表们提出的重要问题，人民代表、政协委员提交的重要提案等，要做好调查研究，处理解决。、决策督查。围绕党和国家的大政方针和各级党委、政府的重大决策的落实与完善所进行的督查活动，称之为决策督查。对决策督查内容的管理与组织上，要注意抓下面几个重点：（）对党中央召开的重要会议精神的贯彻落实情况；（）对党中央、国务院以正式文件颁布的重大方针政策、重要工作部署的贯彻落实情况；（）对上级党委、政府重要会议精神的贯彻落实情况；（）对上级党委、政府颁发的重要文件的贯彻落实情况；（）对同级党委、政府重要会议作出的重要工作部署重要决定事项的检查；（）对同级党委、政府发出的重要文件贯彻执行情况的督促检查。二督查工作的范围（一）督查工作的基本程序 督查工作除了必须建立一个正常的工作运行机制，有与之相适应的工作体系之外，还应有严密的工作程序。凡属督查的事项，一般应按照以下工作程序办事：、 立项，就是确定督查课，明确督查任务。党委和政府部门的决定和指示是督查部门进行立项的依据。立项一旦确立，就必须按照立项中所规定的诸项要求，有计划、有步骤,地办理实施。立项是督查工作的起始环节，直接关系到督查的质量和效率。立项的主要内容有：确定督查对象、领会领导意图、拟定督查方案、下达督查通知等。、 检查。督查工作在确定立项后，要根据督查工作方案，组织力量实施。这一阶段工作的内容主要有：选择督查形式、组织督查调查研究、收集督查信息、开展督查协调、评估督查效果。检查是督查工作的中心环节，也是督查工作的重点所在。、 报告。督查工作在经过立项、检查两个程序之后，紧接着就要报告，将对领导决策落实的进程和结果作出及时反馈。报告工作的主要内容有：选择报告形式、撰拟督查报告、总结督查经验。报告是督查的终结环节，也是督查工作的直接要求。 （二）督查工作的任务督查工作的基本任务，主要由本级领导使用习惯及交办的程度来确定，各级秘书部略有不同。基本任务有以下几方面：、承担上级领导机关交办的任务。大多为上级领导机关交办的主要是领导有具体批示的信 访案件，也有临时交办的其它工作任务。、承担本级领导机关和领导批示要办要办理的事项，这是督查人员承担的主要任务。、承担本级领导机关制发的文件贯彻落实情况的检查，下级机关请示报告的办理、基层要求上级机关帮助解决问题的办法等。、承担报刊和新闻单位对本地区的工作批评和建议的办理。、上级和本级人大、政协、职代会重要提案议案的办理。（三）督促检查的方法促检查的方法一般有以下四种：,、 书面督查。可以用不同的形式，或发文件，敦请有关部门落实查处；或是发督查卡片，请受理督查的一方填写办理情况，然后收交主办部门；或发督查函或便条，请受理一方用文字材料汇报办理情况。书面督查是秘书部门最常用的一种方。、 电话督查。即用电话说明督查事项、核实处理内容、领导批示要求、上报期限等。督查人员要把接电话人的姓名、通话时间、对方答复记下，以便备查和销办。这种方法主要用于比较紧急而内容简单的督查事项。、 走下去面对督查。督查人员亲自找承办人员了解情况，敦促落实和办理，要带上领导批示和有关材料。这种方法多用于重要而紧迫的督查事项。、 会议督查。由主办单位领导牵头召开会议，组织有关部门来共同查。这种方法主要用于督查涉及几个单位的特殊问题。在实际工作中，督查人员要根据实际情况，采取适当的督查办法。为提高办事效率，能上门的就不要开会，能打电话的就不要发函，能直接送函的就不要邮寄。（四）督查需要注意的事项、专项督查要事实清楚处理得当认真深入了解真实情况，掌握第一手材料，是解决和处理问题的基础；党的方针、政策和国家的法律。、督查办结报告要有处理意见。专项督查最基本要求：一是严格查处时限，要及时报结；二是要彻底查清事实；三是处理恰当，问题解决得好，办结后，查处单位向上报告办理结果。、 突出重点，一抓到底。突出重点，开展全面的督查调研，跟踪反馈和检查，并抓住工作中出现的新问题及时加以解决，从而便整个督查活动有生气、有力度。,、 抓住“热点“立项督查。凡办公室督查部门主动立项的督查项目，必须对督查事项抓得准，保证确是领导所关注的问题。、 督查重在落实。严格按照督查的基本程序，贯彻落实，制定和采取有力措施。、 督查要深入实际解决问题。督查活动既要有一定的声势，又要有一定的深度、广度。在检查工作落实过程中，不只是听听各级领导的汇报，还要深入到基层群众中去，掌握第一手材料，力求避免搞形式主义和走过场。、 分解立项要注意科学性。在分解立项时，必须认真学习党委重大决大决策、重要工作部署的有关文件，吃透精神，了解意图，明确要求，力求立项准确。要做到“看得见，抓得着，做得来，报得上“。、 跟踪督查要讲求实效。强调实效。一要看实际工作效果如何，不能只满足于表面的、形式的东西。二是要强调深入，掌握料际。必须有点有面，解剖麻雀，全面准确地了解真实情况。、 督查专报要突出反映新经验。在内容上朵在求“实“的基础上，突出一个“新“字，即突出反映改革开放中所出现的新情况、新动态、新思想、新突破、新建树、新问题、新方法，尤其要突出反映新做法、新经验。10、督查专报要突了反映问题。在决策落实过程中，值得重视的问题大致可分为三类：一是某些地方对抓落实的态度和行动问题。二是决策落实出现偏差。三是客观存在的实际问题。督查专