办公资产管理规定.doc

文件编号文件类别生效日期自签发之日起执行文件主题：办公资产管理规定发文方式公 告文件传阅指定签收邮件群发会议/培训发文部门：综合部文件要旨：为了规范、加强公司的各类办公资产管理，控制成本、降低消耗，从而更好地保障公司运营，特制定本规定；文中对办公资产的申购、采购、日常管理加以规定，望各部门认真执行。拟文/审核核准签发文控收文对象司属各部门传阅纪录办公资产管理规定第1章 总则第一条 为了规范、加强公司的各类办公资产管理，控制成本、降低消耗，从而更好地保障公司运营，特制定本规定。第二条 本规定所称办公资产包括办公用品、设备、等公司拥有或能控制的实物资产。第三条 纳入管理范畴的办公资产包含公司购买、置换、接受赠送及公司内调拨等可为本公司经营活动服务的有形资源。第四条 公司各部门员工都有保护公司资产安全、不完整、不受非法侵占的义务。第2章 办公资产分类及管理职责第五条 办公资产的分类根据目前公司的实际情，本规定中所涉及的物品物资包括以下类别：（一） 固定资产：是指公司所有的，单价在人民币1000元以上，使用年限一年以上的各类物资物品，（二） 包括办公房屋、公司车辆、办公设备（如电脑及其部分相关设备）、办公家具等；（三） 低值易耗品是指公司所有的，单价在人民币200以上、1000元以下（含1000元），使用年限1年以上，在使用过程中基本保持其原物形态不变的各种用具、设备；（四） 物料用品是指公司所有的，单价在人民币200元以下(含200元）的，使用时间短，一次性使用即丧失其效能的耗材类资产。如纸张、墨盒等；以及能独立、稳定发挥其效能，在使用中能保持原来实物形态的资产，如订书机、计算机等。（五） 其中“低值易耗品”和“物料用品”后文统称为“非固定资产”。第六条 各方职责（一） 公司综合部安排专人负责公司办公投产的采购及收发存管理；当办公资产发放到使用人处，则该资产日常使用人为该资产人管理、保管责任人。（二） 公司综合部的主要职责：制定公司办公室资产管理的规章制度并组织实施、检查执行情况；组织公司办公资产的清查、统计、报告及日常监督检查工作；负责公司办公资产的平衡调剂、报废、报损、报失的审批和处理；（三） 各使用人负责本人使用的办公资产的日常工作，配合财务和综合部定期盘点和不定期抽查。（四） 财务部职责：与综合部一起组织公司年度办公资产的盘点，监督各部门的办公资产经费开支和账务管理，负责按办公资产的价值分类核算，按资产的类型建立资产明细账，公司对办公资产的购入、出售、清理、报废及内部转移等都要办理相应会计手续；负责资产成本折旧的摊提，依据税务规定编制资产清单；归口部门应接受财务部门的监督，按时向财务部门报送统计报表，共同搞好办公资产管理。第3章 办公资产申购第七条 任何办公资产的采购应遵从“因需购买”的原则，必须经过申请审批，任何人不得私自采购；第八条 办公资产的采购申请单按需填写采购申请单，日常办公用品按计划，原则上每月采购一次，各相关部门每月30日填写采购申请单申请下月部门所需办公用品。第九条 收货检验（一） 固定资产采购完毕，须经检验合格后方可收货；（二） 验货时应对照采购申请，对货物的以下方面加以检验1、 检查货物本身是否完好，配件是否完整齐全，使用是否正常2、 注意核对货物的各项数据（外表、数量、重量、尺寸规格、相关配置）是否符合要求；3、 检查货物的相关文本（产品说明书、合格证、保修卡等）是否齐全4、 检查货物的发票，注意发票的真伪，发票上开具的物品名称与实物是否相符，发票抬头、金额是否正确。第四章 办公资产出入库管理第十条 入库、登记造册（一） 采购人员应携带物资并出示经核准同意的采购申请单及购货发票，到资产管理员处办理入库手续，未经核准同意采购的物资不得入库。（二） 资产管理员清点物资并查验采购申请单后据以开具入库单。公司物资入库单一式三联：存根联、记账联、仓库联。1、 存根联：不得私下涂改、撕毁，月末或整本用完时送交财务部审核；2、 记账联：应在物资入库后次日9:30分前送予财务部据以记账；3、 仓库联：有行政支持部资产管理员据以登记物资出入库台账。（三）资产管理员需入库的固定资产、低值易耗品、部分物料用品进行编号，编号方式如下：资产分类+资产小类代码+流水号码+购买年月+特别识别码例：综合部2014年9月购买公司第一台大三P立式空调一台，资产编号为CKT1）资产类别代码：资产类别代码说明办公设备A电脑软硬件、复印机、传真机、装订器、打卡钟等办公家俱B办公桌椅、档案柜等电器设备C冰箱、微波炉、电视机、电风扇、饮水机等通讯设备D电话机组等机电设备E仪器设备等其它设备F未列入上述分类之各项设备、工具等(2)资产小类代码：DY打印机 ST-笔记本电脑 TS台式电脑 FY复印机 TY投影仪 BX冰箱 TV电视机 KT空调 HYZ会议桌 BGZ办公桌 CJ茶几 YZ椅子 GZ柜子 TE电视机 CA车 EL其他 （3）资产流水号：指资产在同类资产类别里的流水序号，为4位阿拉伯数字。如2011年7月采购了一台台式电脑型号为启天B4360，之前固定资产已排到100号，则这台电脑的资产编号为：ATS4）特别码：指资产在同类资产类别里区别于其它型号的标识码，为4位阿拉伯数字，如如2011年7月采购了一台台式电脑型号为启天B4360，资产编号为A-S（四）资产管理员在办理资产入库后，应按资产的不同类别，及时更新办公资产台账。还应执行以下事项：1、 填写固定资产登记册，作为日常查核、盘点的数据。固定资产登记册应做到一物一单。固定资产登记册作为固定资产档案的主要内容，由固定资产管理员保存，在日常管理中，固定资产的各类信息发生变化时应及时填写相关内容，保证登记册的信息得到及时的更新。2、 对固定资产、低值易耗品（有说明书或附件的）建立资产档案。资产档案由入库单相关联、固定资产登记册、采购发票复印件以及资产相关资料（说明书、保修卡等）组成。资产情况发生变更时，其档案应及时更新。（五）因产品质量或数量等原因需退货时，可填制“红字入库单”即数量、金额以及负数表示，由供应商在此单身签收或出具退货证明单。第十一条 出库管理（一） 各部门领用均需填写办公用品领用申请，经本部门负责人、分管领导批准后方可领取物资；（二）资产管理员应按类别管理原则发出物资，填至物资“出库单”，公司物资“出库单”一式三联：存根联、记账联、发货联。1、 存根联：不得私下涂改、撕毁，月末或整本用完时送交财务部审核；2、 记账联：应在物资入库后次日9:30分前送予财务部据以记账；3、 仓库联：有行政支持部资产管理员据以登记物资出入库台账。（三）资产管理员在办理办公资产出库时，应做好资产标示卡粘贴于所发放的办公资产上，标示卡的内容如下：资产编号：部门：使用人：（四）因产品质量或数量等原因需退库时，可填制“红字出库单“由使用部门在此单上签字证明退库。第五章 办公资产的日常管理第十二条 办公资产的报修（一）如固定资产或低值易耗品在折旧期限内发生损坏或因其他原因不能正常使用，使用人填写办公资产报修单，递交给综合部的资产管理员；（二）资产管理员接到报修后应首先了解资产损坏情况，调取该资产档案，向相关供应商或特约维修点询价后，填写办公资产报修单中相应内容后交部门负责人办公资产应定点报修，原则上由该资产品牌的相关商户进行维修处理；（三）资产管理员负责跟踪维修工作的全过程，并在资产档案上做好相应记录维（四）维修产生的费用按公司有关规定处理； （五）维修记录应在相关资产档案中体现。第十三条 仓库管理（一） 如办公环境条件许可，公司应设置一定的空间专门用于公司办公资产的库存堆放；（二） 办公资产的仓库应该是一个密闭的空间，仓库内应禁烟火并配有相关的防盗、防潮、防火设施配备；（三） 办公资产仓库由总裁办行政支持部安排专人管理；（四） 凡入库的办公资产应合理有序的堆放，不得胡乱弃置，仓库内所有物资物品均应统计造册，固定资产要与固定资产登记册相关内容吻合；（五） 凡有办公资产出库、入库，管理人员均应及时更新库存物品清单，固定资产需更新固定资产登记册相关信息；（六） 资产管理员应每月对仓库进行清洁、清理、清点，并出具库存物品阅读清单备查。第十四条 办公资产档案（一） 资产管理员应对固定资产、低值易耗品（有说明书或附件的）建立固定资产档案；（二） 资产档案由入库单相关联、固定资产登记册、采购发票复印件以及资产相关资料（说明书、保修卡等）组成；（三） 资产档案应设专用文件柜，由资产管理员管理（四） 资产情况发生变更时，其档案应及时更新第十五条 办公资产的盘点（一） 办公资产每年应做一次全面盘点工作；（二） 如遇以下情况可及时开展盘点工作：1、 公司办公场地搬迁2、 大批原有固定资产统一报废更新3、 其他需要明确公司资产情况（三） 每年第四季度，应对本年度公司办公资产的实际状况进行盘点清查，办公资产盘点工作由综合部与财务部共同负责，组成盘点工作组开展盘点工作；（四）办公资产盘点分为以下步骤：1、 初盘由资产管理员依据办公资产台账及固定资产登记表，进行初步的资产清点；2、 复盘由财务人员依据财务账目，对公司办公资产进行复核；3、 抽盘复盘结束后，将资产盘点情况汇总（报告）上报工作组负责人，工作组负责人可进行抽盘审核，确认无误后在汇总（报告）上签字确认，盘点工作结束；4、 办公资产盘点的原则为“账、卡、物”三者一致，即：办公资产台账、固定资产登记册、固定资产标示卡上的信息与固定资产本身实际情况相吻合；5、 财务部应不定期对公司的办公资产账目进行抽查。第六章 办公资产的处置第十六条 公司办公资产（主要指固定资产、低值易耗品）处置包括租借、调拨、报损、报废等。各使用部门闲置、多余的办公资产，应及时报综合部，进行相应的处理。第十七条 办公资产的租借转移（一） 任何部门与个人不得私自将公共资产租凭、出借、转让及买卖，公司与公司、部门与部门、个人与个人之间也不得私自以任何形式进行办公资产转移；（二） 如因工作需要，而发生办公资产租借或转移，该办公资产的原使用人或后续使用人应提交资产调拨申请单报批，说明原因。办公资产的租借转移需经相关领导审批后方可执行。资产管理员、财务人员应做好相应账目、记录变更；（三） 经审批的资产调拨申请单应归入资产档案。第十八条 办公资产的报损（一） 如因遗失、被窃等原因发生办公资产的损失，资产使用人应及时填报办公资产报损表，查明资产损失原因（如涉及盗、抢等刑事案件应付报案记录），经各级领导审批后作出相关处理方案；（二）资产管理人员应在相关资产档案中做好记录并将经审批办公资产报损表附后，该档案不得立即销毁，应等下一次盘点结束后方可销毁。第十九条 固定资产的报废（一）以下情况的固定资产可申请报废1、 超出折旧期限，损坏保修无效，不能正常使用的固定资产；2、 超出折旧期限，损坏保修费用接近其原价的固定资产；3、 未超出折旧期限，但损坏保修无效，不能正常使用的固定资产；4、 未超出折旧期限，损坏报修费用高出其折旧价或接近其原价的固定资产。（二） 资产报废由所在部门填写固定资产报废申请表， 经资产所在部门负责人确认，经综合部、财务部、总经理后方可处理；（三） 报废的固定资产由公司相关部门统一处理，报废资产的档案不得立即销毁，应保存一年备查。第七章 相关事故的赔偿与处罚规定第二十条 公司员工应正确、爱护使用公司的各类办公资产（一） 因使用人保管、使用不当造成公司固定资产损坏报修，经责任确定，修理费用由使用人承担；如无法维修导致资产提前报废的，使用人应按资产折旧后剩余价值全额赔偿；（二） 入固定资产超出折旧其但仍可正常使用，却因使用人保管、使用不当造成公司固定资产损坏报修，经责任确定，修理费用由使用人承担；如无法维修导致资产报废的，使用人应按资产折旧最后一年剩余价值的10%赔偿（三） 在固定资产折旧期内，如因使用人私自外借、转移固定资产，导致固定资产损坏报修，经责任确定，修理费用由使用人承担；如无法维修导致资产提前报废的，使用人应按资产折旧后剩余价值全额赔偿；导致固定资产遗失的，使用人应按资产折旧后剩余价值全额赔偿；（四） 如固定资产超出折旧期但仍可正常使用，却因使用人私自外借、转移固定资产，导致固定资产损坏报修，经责任确定，修理费30%用由使用人承担；如无法维修导致资产一事的，使用人应按资产折旧后最后一年剩余价值的10%赔偿；导致固定资产遗失，使用人应按资产折旧最后一年剩余价值的10%赔偿；第八章 附则第二十一条 本规定自签发之日施行第二十二条 本规定由总裁办负责制定、解释、监督实施。办公资产报修单所在部门申报日期资产名称资产编号品牌/型号购置时间故障及原因：部门负责人综合部处理意见资产：维修 报废损坏部件及维修预算：总经理审批办公资产报修单所在部门申报日期资产名称资产编号品牌/型号购置时间故障及原因：部门负责人综合部处理意见资产：维修 报废损坏部件及维修预算：总经理审批办公资产报失审批表申报部门： 申请日期：序号资产编号资产名称品牌/型号存放（使用）地点资产使用人123遗失原因说明责任认定处理方案及依据部门负责人综合部意见财务部意见总经理审批说明：“遗失原因说明栏”的填写，如涉及盗、抢等刑事案件应附报案纪录。办公资产调拨申请单申报部门： 申请日期：资产类别固定资产 低值易耗品 资产名称品牌/型号采购时间采购成本调拨原因调拨时间 调拨数量调出单位意见调入单位意见总经理审批说明：该表格一式三联，调出部门一联、调入