P-01文件与记录控制程序.doc

东莞中村绝缘材料科技有限公司DONG GUAN ZHONG CUN EMI KE JI CO.,LTD编号：ZC-QP- 001版本：B0日期：2010-03-30页码：7 / 8文件名称： 文件与记录管制程序 会签单位发行单位（是/否）签名建议事项总经理是 否行政人事部是 否采购部是 否业务部是 否仓库是 否生产部是 否工程技术部是 否品管部是 否制 订审 核核 准文件修改履历表版本日 期修改内容A02008-07-15新版本B02010-03-30ISO9001：2000换版成ISO9001：20081. 目的： 建立厂内文件控制作业（包括外来文件），以求文件发行一致性、可追溯性、适宜性及及时性。2.范围：凡是厂内之品质/环境手册、程序文件、表单及作业指导书和外来文件均属之。3.权责：3.1文控中心：文件（包括外来文件、图纸等）的登录、发行、作废、归档、借阅等控制。3.2制作、审核、核准权责： 3.2.1品质环境手册：由管理代表制作，总经理核准。 3.2.2程序文件：由部门主管指定人制作、管理代表审核、总经理核准。 3.2.3作业指导书：由需求的主导单位制作，部门主管核准。 3.2.4表格记录：由需求的主导单位制作，部门主管核准。 4.参考资料及相关文件： 4.1 ISO9001：2008 4.2.3文件控制 4.2 ISO14001：2004 4.4.5文件控制5.定义： 5.1文件：信息和其支持媒体。 5.2品质/环境手册：用以说明本公司品质/环境方针、品质/环境目标、指标，组织、权责及品 质/环境管理系统运作原则之纲领性文件。 5.3程序文件：说明各过程的控制及接口处理的文件，主要以介绍执行者、什么时间、做什么， 甚至为什么做等的方式来达到过程控制的目的。 5.4作业指导书：各相关过程内部的控制作业，主要说明如何做或如何控制过程，例如检验规 范、操作规范、图纸等。 5.5表格记录：有关记录品质/环境状况的表单、报告、标签等。 5.6.外来文件：指来自公司外所有与本公司品质/环境系统有关的图纸、资料、检验规范及标准等文件。 6.作业内容： 6.1.文件登录：文件由各权责单位制作、审核、核准后，送文控中心登录。客户图纸及其它外 来文件由相关单位主管确认后送文控中心登录。 6.2.本厂文件编号及版本控制： 6.2.1.文件编号 6.2.1.1.品质环境手册之编号原则如下：XX - XXX - XXX (2)流水号 (001) (2)文件种类代码 (QEM) (1)公司代码 （ZC)6.2.1.2程序文件之编号原则如下： XX - XX - XXX (3)流水号 (001) (2)文件种类代码 （QP） 1 (1)公司代码 （ZC) 6.2.1.3指导书类的编号 XX - XX - XX - XXX (4)流水号 (001) (3)部门代码 (2)文件种类代码 （WI） (1)公司代码 （ZC) 6.2.1.4表单的编号如下： XX - XX - XX - XX - XX (5)版本号 (A0) (4)流水号 (01) (3)部门代码 (2)文件种类代码 （FM） (1)公司代码 （ZC) *部门代码：品管部（PG) 生产部（SC) 业务部（YW） 采购部（CG) 仓库 （CK） 工程技术部（JS） 行政人事部（XZ）6.2.1.5外来文件的编号如下： XX - XXXXXX - XX - XX (4)版本号 (A0) (3)流水号 (01) (2)年/月/日 （如：100430，即为2010年4月30日） (1)文件种类代码 （WL) 6.2.2版本号：第一次制订之原版以A0表示，A版的第一次修改为A1版，第二次修改为A2版 并依此类推。为避免版次修改太多，影响文件之真实内容，凡版次经过5次修改后，或文件修改 后总页数有变化时，原制订单位应进行版本变更，发行B版，C版并依此类推。 6.3.外来文件控制：6.3.1.版本：若有版本，以外来文件的原版本表示。若无版本，依6.2.2办理。6.3.2.外来文件收悉部门需时常与文件发行机构保持联系，以保证所使用的文件为最新版次。6.3.3.外来文件收到后（客户订单由业务部自行管控）， 编号后，由文控加盖“外来文件章”。交由相关人员确认。并登录于外来文件控制清单；6.4程序文件分封面及正文。封面应包含：(1)公司名称； (2)文件名称；(3)文件编号(4) 版本号；(5) 制订日期；(6) 修订履历； (7) 核准记录等内容。正文含8个模块： (1)目的，(2)范围，(3)权责，(4)参考资料及相关文件，(5)定义，(6)作业流程图，(7)作业内容，(8)使用表单与保管状况。6.5文件制作审核核准：由相关单位起草，依“第3节”权责办理审核、核准工作，其中表单格式A版的制作审核核准跟随第一次出现该表单时相对应的程序文件审核核准，A版以后见文件修改废止申请单的审核核准，工作中填写完毕的表单内容的制作核准视各部门需要由相关人员签署。6.6文件发行：经核准后文件发行，由文控中心依文件管制总览表所拟之发行单位、份数，影印适当份数，加盖文件发行章，填写发行日期后分发，并要求接收单位于文件分发回收一览表相应栏位签名。凡盖有红色受控章的文件任何单位和个人不得影印。6.7.文件保管与回收：6.7.1文件（含外来文件）的原稿由文控中心保管。6.7.2文件内页经修订后，由文控中心依分发记录把旧版回收并销毁，原稿盖红色“作废章”后存档，并保留半年。6.7.3.文控中心以文件管制总览表控制使用部门文件的版本版次，若文件有修订，文控中心需于次月初发出最新的文件管制总览表，以确保各使用单位的文件为最新版本版次。6.8.文件修订：6.8.1.文件不符合现状需修改时，由提出单位填写文件修改废止申请单，交由制作单位，原制作单位同意则修订文件；若原单位不同意则退回申请单位。6.8.2.文件同意修改，相关修改人依文件修改废止申请单上内容进行修改。6.8.3.文件内页修订内容过多时，修改人可向文控申请一份未盖受控章的文件副本以供修改，然后将修改后之稿件附与文件修改废止申请单之后共同归档。6.9.文件废止：6.9.1.文件修订内容过多或同一事项已有新规定并已公布实施时，可申请废止该文件。6.9.2.废止权限：经原制作部门主管审核后，同3核准权限。6.9.3.废止后的文件，其文件编号可再次使用。6.10.文件的借阅拷贝：欲借阅拷贝其它单位的文件，需填写文件借阅拷贝申请单，经申请部门主管及制作部门主管同意后始能借阅拷贝，如送外的文件，需经总经理核准。6.11.文件的拷贝：送外文件或用来作为参考用的文件，不受文件修订控制，不得作为生产使用，且应在文件的封面及内页盖上“仅供参考章”。6.12. 印章配置和重新申请6.12.1印章的申请由各使用部门提出申请，经行政管理部同意后，由ISO文控中心决定印章格式;6.12.2文件管理各使用印章样本：见下图 6.13记录控制6.13.1识别:表单格式之识别，以表单名称、文件编号及其版本版次，以证明使用正确的表单及适当的版本版次。所有的记录应清晰易于阅读，不易擦试，不能用铅笔书写或用涂改液修正，应在修改处划线并盖章或签名。6.13.2归档与识别:各单位的档案人员应依记录的所属性质分类（按客户、厂商、日期、序号、产品等）依次序制作索引、分类造册归档。6.13.3调档:需调阅存档的记录时，应经部门主管核准后，向档案管理人员调出。对于机密性记录，应限制阅读或经核准后方可调阅借阅。调阅借阅档案时管理人员应登记。借出之文件应维持整洁和完整性，并不得在其内划记，非经允许不得拆、复印，使用完后速归档。6.13.4储存、保管：记录应妥善储存，避免虫害及损坏。各记录的保管部门及年限依实际情况做相应规定，并制作品质记录一栏表。6.13.5逾期销毁：超出保存期限的记录由保管单位自行销毁。7. 使用表单：7.1文件管制总览表（ZC-FM-PG-01-B0）7.2文件修改废止申请