公文写作前如何做好材料的收集与积累？.doc

公文写作前如何做好材料的收集与积累？古人说：“兵马未到，粮草先行”，材料就是“粮草”，公文写作要认真做好材料的收集与积累工作，以免在接到写作任务后措手不及，影响公文质量。收集材料就是把党和国家有关的方针政策和辜实情况从工作活动和文件资料中提取出来，为形成与表现观点、主张作准备。收集材料是公文写作的一个起点，影响着整个公文写作的速度和质量：公文写作是机关工作活动的一个重要环节，不熟悉政策，不了解情况，就不具备起草公文的资格：起草的公文者，包括修改公文者，最起码的一个条件就是他必须是了解情况的人。在机关工作多年的同志无论其笔头上的功夫有多强，如果对机关或单位的现状与历史、政策与措施、局部和全局还缺乏“真知灼见”，即没有掌握公务活动的专业和技术，就难以完成公文写作的任务，特别是很难胜任那些重要公文的写作任务。材料本身是一个内容庞杂的集合体，来源广泛，形式也多种多样。有稳定不变的，也有流动多变的;有直接的，也有间接的;有表象与本质一致容易提取的，也有表象复杂而不易提取的，等等。如果不加以留心，不刻意去做这个工作，材料就可能是过眼烟云，不能真正地占有它。这就需要有个合理的材料收集方略。这个方略说起来很简单，就是要做好日常积累，占有两手(第手和第二手)材料，并随时加以整理。这里，我们用“方略”这个概念，就是强调材料收集要有个全盘的计划和实施策略，否则费时费力，难见实效。一、材料的日常积累日常积累材料量忌支离破碎和彼此缺乏联系。因为这样的材料我们不敢借以形成观点和主张，更不敢贸然用在公文之中;那么，积累材料应该从哪里出发，到那里去呢?(一)立足于本部门、本单位公文起草者对本部门、本单位的工作状况、决策的形成和实施情况应该做到心中有数，特爱是对一些基本情况，如职能、性质、人员配备、中心工作、任务与计划的完成状况等，应该了如指掌;这对领导者来说并不困难，而对于公文撰稿者来说，就需要事事留心，花一点时闻和精力：收集材料时，应该站得高一点，因为机关单位的职能活动是一个统一体，部门或个人分管的工作只是部分地分担了其中某一方面的职能，如果缺乏对整体的了解，在认识和分析问题时就会产生局限性。(二)着眼于本行业、本系统。从工作性质上看，任何一个机关以及机关内的一个部门，都属于一定的行业;三百六十行，每行都有自己的特殊情况和专门的政策规定。公文起草者如果缺乏行业材料，写作时就有可能说外行话;同时，从工作关系上看，任何一个机关以及机关内部的一个部门，又都处于一定的系统之中，比如财务、劳资、教育等，都各自构成一个垂直的系统，上下级之间，构成一种领导与被领导或指导与被指导的工作关系。公文起草者如果对这个系统内上下情况了解得不够，那么对本单位、本部门履行职责活动情况的掌握就可能是片面的和孤立的。因此，对这方面的材料也应该着力收集，上下求索。盲目性。(三)遵循适度、有用的原则。应该具备以下几种意识：1.剔除意识。我们所积累的材料应具有信息价值，对于那些没有反映出新精神、新思想、新意见、新动向的材料，就应坚决剔除。一个公文撰稿人如果具备“剔除”的眼光，那么他的材料积累工作就会得心应手。2.时效意识。对材料的时效特点应该有个正确的估计。对长期稳定和流动性的信息，既要区别对待，又要有选择地收集。3.整体意识。有些材料，孤立地看也许价值不大，但放在全局中考察就会发现它们的价值。这样的材料也要注意收集，相反则可以剔除。4.超前意识。有些材料，对眼前工作可能没有什么价值，但对今后可能开展的工作却有价值，这种具有潜在价值的材料也应该注意收集。如果没有注意收集，时过境迁，查考起来将会出现麻烦。5.统计意识。在管理活动中，许多规律都是统计的结果。比如一个国家的积累，每年不超过25%或300-/0，否则商品就会短缺。这个规律，是根据多年的统计得来的。对于某些材料如果不注意给予科学的量化和统计，就不利于今后的比较和使用，储存起来也没有价值。积累公文写作的材料，也要具有统计意识，注意收集一些相关的统计数据，必要时还要自己动手做点统计和核实的工作。各个村镇都存在人口两级分化，在家老人和小孩人口数量将近青年人的3倍。