报销制度(上传)

文件名： 报销、付款管理制度分发单位/部门/人员分送：董事长 总经理 总经理助理 研发中心 营运中心 采购中心 财务中心 制造中心 人力资源中心生效日期：2011-11-01拟制：审核：批准：发布版次记录A011/11/01目录第一节 总则第二节 报销付款总流程第三节 现金报销第四节 现金借款第五节 供应商付款第六节 单据的填写及原始凭证的粘贴要求第七节 其他支付及规定第一节 总则为了加强财务管理，明确费用报销标准，严格费用报销手续，根据国家颁发的有关制度，结合本公司具体情况，特制定本规定。公司财务部为付款和报销的主管部门，负责对其付款报销事项进行日常管理。第二节 报销付款总流程一、经办人对于当天发生的业务到行政部拿报销单、付款单，按要求填写好，并把所有的原始凭证按顺序用粘贴单贴好 部门负责人审核 交财务部会计复核 总经理审批 执行董事审批（5000元以上的款项） 出纳付款（每周星期二和星期五按照审批完整的单据付款）。 二、以上报销流程中的各部门负责人批示具体人员明细如下： 董事会： 总经办： 研发中心： 营运中心： 采购中心： 制造中心： 财务中心： 人力资源中心：说明：1、按照规定每周星期二和星期五报销付款日,所有单据要提前报审,为了不防碍正常工作,各部门审批完整的单据统一放在财务部指定的地方，财务部每天集中审核一次单据，出纳统一交给总经理助理，负责后续的审批，审批完整后交还出纳，出纳根据审批完整的单据，计划资金安排付款，星期二和星期五及时通知经办人领取。2、各业务经办人发生的业务一定按照规定的流程审批完整，出纳方可付款，上一个环节没有批完，下一个环节就要退回拒签，即使签名也视为无效，出纳不得安排款项。对于不合理、不合法、不符合公司相关规定的审批单出纳有权拒付。第三节 现金报销为了使费用报销合理化、规范化，并控制公司营运支出，特制定本规范。定义：此处所指的费用是指除预付、应付账款之外的其他款项，包括差旅费报支，零星物品（样品、办公用品、装修材料、固定资产、易耗品、工具等）的采购与报销，这些报销使用费用报销单据。一、现金报销的，须填写报销单，并提供相应的合法票据，按下列流程进行，不得越级进行，否则即使总经理批准，出纳也可拒付（特殊事项例外）。流程：报销人填制报销单，并附相关凭证 部门负责人审核 财务审核 总经理审核（5000元以上款项须董事长核准） 经审批完整的报销单，由报销人在出纳处领取现金，并签收。二、合法票据包括：国税发票（有国税局监制章）、地税发票（有地税局监制章）、行政事业性收据（有财政局监制章），除此3类以外的其他单据，如各种形式的收据等均属非法票据，财务部原则上不予受理。三、零星购买办公品、其他生产用物料、工具的，可通过现金报销方式，但须附以下凭证：1、合法票据或请购时已审批可开的收据；2、由使用部门填写的购物申请单，并经相关负责人审核；3、送货单及入库单，并有经办人签名。四、司机的出车费用，须附出车单，并分别按以下类别填列金额：1、加油费，按发票所列金额据实报销，由部门负责人控制其费用与出车公里数是否有异常；2、过路费，应分次列明起始地、目的地、金额（也可填在出车单上）； 3、停车费，分次注明停车地点及日期（也可填在出车单上）；五、对出差省内，当天可以返回的，外出车费的报销，报销人必须分次注明目的地、日期及该次费用，并提供车票。若按行政规定外出时需经部门负责人批准的人员，还需附该次外出的外出申请单（须有批准人签名、前台签名、放行时间）。出差深圳市内人员报销车费，应填写车费明细单。对于乘座出租车的部门负责人须备书方能报销。原则上经理级及以上人员有非常紧急的事才能乘坐的士，其他人员尽量选择公司派车、公共汽车、地铁等交通工具。对于私车公用，根据实际可以报销油费，但只能按乘的士的费用80%报销。附表：外出申请单填写日期： 年 月 日申 请 人职 务 所在部门外出类别私事 市内公事 市外公事 外出时段 月 日 时至 月 日 时共 天 小时外出原因说明 申请人：部门审核 签章：审批 签章：人力资源部备案 签章:六、对于出差省外的、或市外但当天确实无法赶回的，依下述规定报销：1、出差深圳市外的国内报销标准实行包干制，出差天数去头不去尾，除了长途车费可以报销，其他在出差区域发生的费用都包括在出差补贴中。遇有特殊情况可报相关领导特批方能报销。已纳入提成管理的销售部门要结合提成管理方案来执行此标准。2、出差人员差旅费用开支范围包括长途交通费（飞机车船费）、当地交通费、通信费、住宿费、差旅补贴（包括伙食费及其他个人杂费等）。具体的费用支出和报销标准见国内出差报销标准表（详见附表一）、国外出差报销标准表（详见附表二）。3、出差人员在出差前应填写差旅申请表（采用公司出差申请表统一格式），逐级确认（个人申请-部门总监总经办）批准后方可出行。该表需作为报销差旅费的凭据，原件交由人事行政部前台备案。4、出差人员返回后，凭车费报销明细单（见附件一）、出差费用支出明细表（见附表二）、出差报告（见附表三）和差旅申请表复印件，按规定的时间及审批手续到财务部报销。5、出差延时。出差途中因病或遇意外灾害，或因工作实际需要，必须电话或邮件汇报，经公司领导书面同意后方可延时，不得借故或因私延长出差时间，否则除不予报销异常部分差旅费外，并依情节轻重论处。报销时需附书面批准文件。6、长途交通费凭票据实报销。报销飞机票时应同时提供机票方能予以报销。对于网上订购的机票除网上下载凭据外，应同时提供登机牌。（国内出境的机票由人事行政部统一购买）。7、如因特殊原因超出标准的，须以书面报告方式详细说明超支原因和金额，逐级审批，并报公司总裁审批后方可进入报销流程。8、乘坐符合规定交通工具的人身意外伤害保险（限每人每次一份），可凭据报销。9、出差国内报销标准如下： 附表一 国内出差报销标准表级别出差区域报销标准（元/天）交通工具总监级 一级城市400飞机 经理350飞机 经理级以下300火车、船等总监级二级城市350飞机 经理300飞机 经理级以下250火车、船等总监级三级城市300飞机 经理250飞机 经理级以下200火车、船等附加说明：1、 一级城市包括：上海、广州、北京、杭州、南京。2、 二级城市包括：重庆、天津、珠三角及省会城市。3、 三级城市包括：除一二级城市以外所有城市。4、 经理级包括：经理、副经理、区域经理。5、 以上标准也要凭原始票据报销。6、 总监级以上的出差报销实报实销。7、 对于营销部人员，长驻住地不能报销出差费用，在同一个地方出差5天以上的，也不纳入此标准，根据实际情况最多报销住宿费。8、 出差深圳市外的国内报销标准实行包干制，出差天数去头不去尾，除了长途车费可以报销，其他在出差区域发生的费用都包括在出差补贴中。遇有特殊情况可报相关领导特批方能报销。已纳入提成管理的销售部门要结合提成管理方案来执行此标准。9、 以上标准主要针对国内出差报销。一）差旅补贴1、差旅补贴指出差地饮食费等个人生活费用。2、差旅补贴实行包干办法，每人每天补助标准按附表二，出差港澳当天返回的按全天减半计算。3、出差人员的生活补助在填写差旅费报销单时注明，需提供发票财务入账。二）其他规定1、随团出访的，交纳团费已包含的费用，个人差旅费中不再予以报销。2、国外的各类发票，报销时以中文在发票正面注明消费内容、消费摘要、金额等事项，否则不予报销。3、费用报销实行“前帐不清，后款不借”的原则,即对未按规定及时清帐的人员，在欠款结清前，公司不给予新的借款。4、借支额度：原则上不超过在目标区域1个月预算的费用。七、报销人须在下述时限内报销，过期财务部可以不予受理：零星差旅费，报销人应在费用发生之日起1周内办理报销；其他费用，报销人应在费用发生之日起三天内办理报销。八、零星物品的采购，购买前需写请购单，请购单审批流程：经办人 部门负责人 总经办，经办人取得审批完整的请购单方能采购，采购好的零星物品要到行政部办理入库，行政部开具入库单（行政部要设立合理领用制度，建账管理，该零星物品要纳入年度盘点），报销时凭入库单、请购单、发票方能报销。九、对于一些费用（审计费、广告费、咨询费、培训费、招待费、模具费等），事前要报批，有合同就签定相关合同、不能签合同的就要写申请报告，合同、申请报告的审批流程：经办人 部门负责人 总经办，报销时要凭合同或申请报告、验收单（审计费就审计报告；广告费就是投放广告的地点；咨询费就是相关方案、培训费就是培训内容，模具费就是模具投产证明单，有项目跟进人员签字的原始单据）、发票方能报销。十、总之，对于所有报销要做到事前申报，事成后有验收结果证明。十一、为提高工作效率、对现金报销实行集中办理，每周集中办理2次，具体每周二下午、周五下午（以后可根据需要进行调整），其他时间不办理报销，但紧急情况除外。现金借款、其他支付也可比照本条的时间进行。十二、报销人领取款项时，应在报销单上签收。第四节 现金借款一、因办事需要先行支付后取得票据的，可申请临时借款，待取得相关票据后三天内再报销冲账，按规定的时间没有冲还借款的停止下次借款或从当月工资扣取。二、因工作需要经常性付款的，也可申请备用金，供长期周转使用。若离职、请长假（一星期以上）时或更换工作岗位时，则必需结清。以下为备用金参考标准，具体仍以公司领导批示为准：序号项目金额1采购（零星采购较多）1000-3000元2伙食费（食堂）2000元3报关员1000元4司机1500元5部门负责人1000元6其他确有需要的申请合理金额，经公司领导批准三、对借款金额较大的，累计超过一定标准（指本人及其签字负责人的半个月工资）时，财务部可根据具体情况要求提供保证人。四、上述借款，指因公需要，除下一条规定的情形外，不受理私人借款。五、特殊情况下，如出现突发事件影响当事人或其亲人生命健康时，经确认属实后，可办理私人借款，原则上不超过一月工资的金额，但需有担保能力的公司员工进行保证。保证人须在借款单上签名，并注明担保字样。在借款人无力偿还时，保证人承担连带责任。六、办理借款时，应填制借款单，注明借款事由、金额、还款日期等事项，借款必附的原始单据，购物的要有请购单或合同，费用类要有相关负责人审批的文件（如：出差审批单、合同、方案书等）。按报销付款的审批流程办理，出纳一定凭审批完整的借款单支付款项，否则为无效付款凭证。若属紧急需要，可注明紧急字样，先行电话确认，事后再补签。七、借款人的部门负责人，在签名时应进行审核和监控，并承担担保责任（另有保证人的，责任位于其他担保人之后），对借款人及保证人因各种原因而无法偿还的部分，承担偿还责任。八、借款人领取借款时，应在借款单上签收。借款人还款时，若财务未将此项借款入账，应将借款单退还借款人；若已经入账，则向借款人另行开出收据。九、借款后，业务发生三天后要及时报销冲账，否则扣发当事人当月工资。第五节 供应商付款一、购买材料、外发加工、购买设备的、购买常用办公品，除零星的、单笔采购的以外，应采用月结方式，以银行转账方式支付，由于整个公司的账务结账期是每月月底，所以月结对账期间是1-30或31日，对帐日：次月1-10日，结款日：每月15-18日，如遇特殊情况顺延。二、材料采购/加工费等月底结算时，由业务经办部门在每月30号之前向财务部提供以下月结单据：1、采购订单或合同，须有相关负责人签名方为有效原始凭证，审批流程：经办人 部门负责人 总经办，若跨月送货的，可复印。2、入库单及供应商的送货单，两者数量不一致时，以入库单数量为准，验收单必须有仓管和IQC签名；对于验收单累计收货数量超过采购订单或合同的（即超单送货），需重新拟批准后方可付款，否则不予结算。3、与采购订单及合同约定的类型一致的发票，如订单上注明的是增值税发票，而实际提供普通发票则不可，但反之可以。有退货或其他扣款的，还需提供相应单据。4、供应商月结单，由供应商填写，传真到财务部会计。三、 财务部负责应付的收到月结资料后，应进行以下审核，并在每月10日前完成上月的对账：1、上述资料是否合法，是否有规定人员签名。2、送货数量是否超过订单数量，若超过则超过部分不予结算。3、发票是否符合规定，发票抬头是否与送货单及供应商名称一致。4、计算是否有错误，是否有重复结账，是否为到期应付款。5、若发现上述错误，应退回采购部予以补充或更正，在月底前无法再提供给财务部的，并为下月请款。6、应付会计对好帐后，做应付帐款汇总表并附详细的对账资料经应付会计主管审核后作为申请应付款的凭证。7、财务部应付组根据与供应商核对好的对账单，每月13日前统计应付账款汇总表（详见附件一），交财务总监签字，同时抄送总经办和采购各一份。应付会计根据此表挂应付账款,采购部不必写单审批。四、采购部要付供应商的货款，必须写付款申请报部门负责人、财务部、公司领导签字方能付款，付多少款就写多少金额，出纳付款一定要凭审批完整的付款申请单付款，否则为无效付款凭证。五、对于有预付款的业务，业务经办人可以凭审批完整请购单或合同申请付款，业务完成后三天内，业务经办人要凭发票或收据、验收单到财务报销冲账，否则视为当事人的借款，财务每月统计一次从当月工资中扣出。六、出纳依据审批完整的付款单据，开出银行票据进行支付。七、若公司供应商或公司员工，因各种原因损害或可能损害公司的利益，如供货质量不合格、不配合公司、违反合同等，相关部门或当事人在说明合理理由后并提供必要证明材料后，均可向出纳申请止付其货款或工资等。具体如下：1、止付通知，由经办人制作书面文件，经公司领导批准后，交财务即可执行，经办人应同时通知对方。紧急情况时，可事先口头通知资金管理部止付。2、解除止付，由原止付申请人制作书面文件，并附已消除对公司的危害或影响的证明材料，经公司领导批准后，交资金管理部执行付款。 八、 月结资料及付款资料属保密资料，除采购需要时可来财务查询或复制外，其他部门及人员不得进行查询或复制。第六节 单据的填写及原始凭证的粘贴要求1、费用申请单、借款审批单、出差申请单在行政处领取标准单据， 以上单据一定要用指定的单据，不得用白条代替，否则财务拒收。2、单据所列内容要求填写完整，如未涉及用斜杠划掉，字迹清晰整洁，不准涂改。3、费用需写明详细内容，公司报销标准的，按标准填报，无标准实报实销的，需写出详实内容，如业务报待费，需注明招待何人？招待事由及陪同人员等。车费需注明行车路线及每段车资。运费需注明起止地点、交运单号、货物材积等原则越详细越好。4、如费用报销单栏数不够填列，可用公司信纸写出明细，费用单上汇总填列。5、所有原始凭证必须：发票一定要写抬头且抬头为公司全称，大小写金额一致，填列内容完整无误，签名盖章完整无误，不得涂改