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中国石油中国石油 合同管理系统需求分析说明书合同管理系统需求分析说明书 合同管理系统项目组合同管理系统项目组 2009 年 9 月 中国石油天然气股份公司合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 1 页 共 81 页 目录目录 第第 1 章章概述概述 1 1 1术语 1 1 2项目背景 1 1 3远景与范围 1 1 3 1项目远景 1 1 3 2业务目标 2 1 3 3项目范围 2 1 4系统框架及主要系统功能 4 1 4 1系统框架 4 1 4 2主要系统功能 4 1 4 3系统辅助功能 4 第第 2 章章合同立项合同立项 6 2 1目标与范围 6 2 1 1目标 6 2 1 2范围 6 2 2业务逻辑 7 2 2 1业务流程 7 2 2 2业务描述 7 2 2 3数据结构 11 第第 3 章章合同选商合同选商 12 3 1目标与范围 12 3 1 1目 标 12 3 1 2范 围 12 3 2业务逻辑 12 3 2 1业务流程 12 中国石油天然气股份公司合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 2 页 共 81 页 3 2 2业务描述 13 3 2 3数据结构 16 第第 4 章章合同相对人管理合同相对人管理 20 4 1目标与范围 20 4 1 1目 标 20 4 1 2范 围 20 4 2业务逻辑 20 4 2 1合同相对人信息录入业务流程 20 4 2 2合同相对人信息录入业务描述 21 4 2 3市场准入业务流程 21 4 2 4市场准入业务描述 22 4 2 5授信管理业务流程 23 4 2 6授信管理业务描述 24 4 2 7数据结构 25 4 2 8相关事宜 27 第第 5 章章合同申报合同申报 29 5 1目标与范围 29 5 1 1目 标 29 5 1 2范 围 29 5 2业务逻辑 29 5 2 1业务流程 29 5 2 2业务描述 30 5 2 3数据结构 32 第第 6 章章合同审查审批合同审查审批 34 6 1目标与范围 34 6 1 1目 标 34 中国石油天然气股份公司合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 3 页 共 81 页 6 1 2范 围 34 6 2业务逻辑 34 6 2 1业务流程 34 6 2 2详细业务描述 35 6 3相关事宜 37 第第 7 章章合同签订合同签订 39 7 1目标与范围 39 7 1 1目标 39 7 1 2范围 39 7 2业务逻辑 39 7 2 1业务流程 39 7 2 2详细业务描述 41 7 2 3数据结构 43 第第 8 章章合同履行合同履行 44 8 1目标与范围 44 8 1 1目标 44 8 1 2范围 44 8 2业务逻辑 45 8 2 1业务流程 45 8 2 2详细业务描述 45 8 3数据结构 48 8 3 1付款数据结构 48 8 3 2合同变更数据结构 49 8 3 3合同解除数据结构 49 8 3 4违约情况申报数据结构 50 8 3 5合同终止数据结构 50 8 3 6收款信息数据结构 50 中国石油天然气股份公司合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 4 页 共 81 页 8 3 7验收情况数据结构 51 8 3 8提供产品 或服务 51 第第 9 章章合同归档合同归档 52 9 1目标与范围 52 9 1 1目标 52 9 1 2范围 52 9 2业务逻辑 52 9 2 1业务流程 52 9 2 2业务描述 53 9 2 3数据结构 54 9 2 4相关事宜 54 第第 10 章章 签约授权签约授权 56 10 1目标与范围 56 10 1 1 目标 56 10 1 2 范围 56 10 2业务逻辑 57 10 2 1 业务流程 57 10 2 2 业务描述 57 10 2 3 数据结构 59 10 2 4 相关事宜 59 第第 11 章章 查询统计查询统计 60 11 1目标及范围 60 11 1 1 目标 60 11 1 2 范围 60 11 2业务描述 61 第第 12 章章 其它其它 64 中国石油天然气股份公司合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 5 页 共 81 页 12 1目标与范围 64 12 1 1 目标 64 12 1 2 范围 64 12 2业务描述 64 12 2 1 系统管理 64 12 2 2 应用管理 65 12 2 3 个人工作助理 1 12 2 4 下载中心 1 12 2 5 信息删除 1 12 2 6 其它功能 2 中国石油天然气股份公司合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 1 页 共 86 页 第第 1 章章 概述概述 1 1术语术语 CMS Contract Management System 合同管理系统 MIS Management Information System 管理信息系统 EIP Enterprise Information Portal 企业信息门户 OA Office Automation 办公自动化 ERP Enterprise Resource Planning 企业资源计划 DW Data Warehouse 数据仓库 1 2项目背景项目背景 自 2000 年以来 科技与信息管理部积极支持法律事务部的信息化建设工作 2004 年进行合同管理信息系统的开发和完善 并在股份公司下属单位进行推广和应用 该系统实现了合同信息的信息化管理 规范了合同的管理流程 提高了合同管理的工 作效率 科技与信息管理部同时建立了法律事务部的部门门户 并将合同管理系统挂 接到部门的企业信息门户中 借鉴股份公司以上经验 集团公司为了规范集团公司及 下属单位合同管理工作 开发集团公司合同管理系统并于 2006 年 9 月进行试点运行 2007 年 3 月进行集团一期推广 2007 年 10 月 两套合同管理系统进行版本升级并统 一 合同管理信息系统主要满足法律事务部的管理和业务需求 将公司总部和地区公 司的合同信息集中到公司总部 供总部统计分析使用 合同系统于 2009 年 9 月开始逐 步实施 2 0 方案 目前面临的主要问题在于地区公司主要考虑各自的管理和业务需求 自行开发应 用的系统与合同管理信息系统的接口 1 3远景与范围远景与范围 1 3 11 3 1 项目远景项目远景 通过合同管理信息系统的建设 实现公司总部 地区公司及其二级单位从合同的 招 投 标 合同的录入登记 审批 审计 查询 统计 监控执行 履约管理全流 程的自动化作业模式 实现了企业合同 统一授权 归口把关 分工负责 的规范化 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 2 页 共 86 页 管理目标 逐步由传统的手工书写合同管理模式转变为网络化 专业化 现代化的管 理模式 最大限度地降低成本 提高工作效率和工作质量 规避法律风险 1 3 21 3 2 业务目标业务目标 为进一步提高中国石油集团公司合同管理水平 实现地区公司合同信息资料管理 的统一 规范 满足合同信息在统计分析 优化管理和对外披露方面的需要 利用信 息化手段实现合同签订情况和履行情况的数据收集 查询阅览 台帐建立和汇总统计 等工作 进一步规范化股份公司合同管理 提高工作质量和工作效率 合同管理系统的业务目标可以归纳为 1 合同管理由手工方式向现代化信息化方式转变 有效地提高工作效率 实现合 同管理工作规范化 2 合同信息实现网络化和动态管理 为全面收集集团公司的合同信息数据 实现 合同信息规范管理奠定基础 3 通过网上合同审批 缩短地区公司及其二级单位的合同管理办理周期 提高工 作效率 4 通过对合同登记 审批 签订 履行以及跟踪等环节的管理 加强对地区公司 经济活动的监控力度 避免不必要的经营风险 5 利用合同查询 统计和分析 及时 准确了解整个中国石油的合同信息及其状 况 为企业经营管理服务 1 3 31 3 3 项目范围项目范围 合同管理系统的主要研究内容为 合同立项 合同选商 合同相对人管理 包括 市场准入管理 客户授信管理 合同申报 合同审查审批 合同签订 合同履行 合 同归档 签约授权 查询统计及报表 10 个业务模块 1 合同立项 合同立项工作主要完成合同的提出 合同有无预算以及合同签约的依据 即描述 合同的背景信息 2 合同选商 选商方式为招标的合同 对招标前期拟定事项进行网上审核 对招标结果进行静 态填报及网上审查审批 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 3 页 共 86 页 3 合同相对人管理 包括市场准入管理和客户授信管理两部分 实现相对人市场准入和客户授信的网 上审查审批和动态维护 4 合同申报 实现合同基本信息和合同文本及相关资料的上报 该模块的信息构成合同管理系 统的数据基础 合同文本的起草是按合同的分类和部门的职能 由合同承办部门根据企业制定的 各类标准合同文本 负责相关合同文本的起草 实现对合同标准文本的修改部分和不 同文本差异之处对比显示功能 5 合同审查审批 实现合同的专业技术 经济商务 法律审查以及领导审批的网上动态运行 6 合同签订 实现合同文本的安全打印 并将双方当事人签字盖章等签约情况记录到系统等功 能 7 合同履行监控 实现支出类合同的网上动态审查 收入类合同的网上动态监控以及合同履行异常 情况的申报 审查 审批功能 合同的履行监控 合同签订生效后 由相关的业务部门对本合同的履行情况进行 监督 对供应商在合同履行过程中的供货质量 服务质量 是否遵守合同履行期限等 做出合同履行评价 作为财务部门付款的依据 8 合同归档 实现建立合同电子档案库和合同档案数字化管理功能 9 签约授权 实现对非法定签约方式下授权签约人进行制度性授权及单项授权的网上申请 审 批 管理功能 10 查询统计及报表 合同查询和统计 有权限的用户可以按照自己的需要对合同进行查询和统计 条 件查询和报表统计允许用户构造各种组合条件来处理信息 同时 对满足条件的信息 进行报表生成 打印和查看相关合同明细 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 4 页 共 86 页 1 4系统框架及主要系统功能系统框架及主要系统功能 1 4 11 4 1 系统框架系统框架 合同管理系统分为 9 个业务模块 1 合同立项 2 合同选商 4 合同审查 审批 5 合同签订 6 合同履行 7 合同归档 9 签约授权 管理 8 合同相对 人管理 3 合同申报 图图 1 1 合同管理系统业务框架合同管理系统业务框架 1 4 21 4 2 主要系统功能主要系统功能 系统的基本功能 或主要功能 是为各项法律工作提供网上运行操作或查询统计 的平台 具体功能描述详见以下各部分 除此之外 系统必须具备较高程度的个性化 智能化定制功能 以满足不同单位和用户的不同需求 1 4 31 4 3 系统辅助功能系统辅助功能 合同管理系统具备以下辅助功能 1 个人工作助理 个人工作助理 1 工作提示 列示每个用户在本系统的全部工作 并可直接点击处理 2 合同运行总览 有权限的用户可以通过此功能快速了解到当年一月一号截至到 当前日期系统中合同运行的状态 包括 合同签订信息总表 合同运行状态总表 审 查审批动态表 3 动态信息 授权用户通过发布信息后 系统用户可以查看所发布的相关信息 4 委托代办 实现用户外出期间将其职责权限范围内的业务委托其它用户处理的 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 5 页 共 86 页 功能 5 合同跟踪 实现对本人或者授权单位经办合同的查询 了解合同目前状态 6 用户信息 每个用户可以查看 更新自己的个人信息 选择待办事宜通知方式 7 待办查询 每个系统用户可以分模块查看各用户的待办事宜 并可以同时查多 个部门 多个用户的待办事宜 返回的查询结果中的合同若属于当前查询用户的待办 包括委托待办 用户可直接点开进行处理 查询结果支持下载 2 应用管理 1 信息发布 赋权限的系统用户通过此功能发布公共信息后 系统用户可以通过 动态信息 栏目查看 2 流程定义 设定分发人员 分发规则 建立 维护流程模板 3 应用字典维护 维护系统中下拉菜单选项 系统初始化前 部分下拉菜单可以 通过此功能进行增删改 系统初始化后 在不影响查询统计以及正在系统中运行的合 同的情况下 也可以对部分下拉菜单进行增删改 4 单位设置 对单位的一些属性进行设置 包括 单位级别 法定代表人 负责 人 流程管理员 默认 是否独立签约 可配置的系统开关 重大合同定义 合同 印章设置等 5 查询设定 系统提供查询条件自定义功能 查询条件的定义通过此处完成 6 合同标准文本维护 系统提供合同标准文本的格式合同模版及标准合同文本下 载功能 下载的文本通过此处进行维护 3 系统管理 1 单位 部门 用户的创建 增删改 用户权限 角色 的设置 角色权限范 围的管理 2 系统字典维护 系统初始化前 所有下拉菜单可通过此功能进行增删改 系统 初始化后 在不影响查询统计以及正在系统中运行的合同的情况下 也可以对部分下 拉菜单进行增删改 3 新增地区公司 授权用户可在此新增地区公司 系统在操作上必须具备较高程度的人性化特点 如 每个用户开机后 无需进入 系统 即可通过语音或对话框提示其待办事宜 用户点击待办事宜 即出现登录系统 的对话框 输入用户名和密码后 即可进入系统直接处理该待办事宜 而无需按部就 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 6 页 共 86 页 班地逐层进入每级菜单和页面 又如 系统应提供类似 Office 的提示功能 鼠标移至 某菜单或某按钮 栏目处 自动提示该菜单 按钮 栏目的功能和作用等等 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 7 页 共 86 页 第第 2 章章 合同立项合同立项 2 1目标目标与范围与范围 2 1 12 1 1目标目标 填报合同部分基本信息和合同立项的相关材料 通过对合同立项及可配置的选商方式的审查审批 确定选商方式的合规 合理 合法性 2 1 22 1 2范围范围 1 合同承办部门填报合同立项相关背景信息 具体包括 A 合同基本信息 合同部分基本信息 如合同立项名称 合同类别等 B 签约依据 签约依据指投资计划 费用计划 立项批复 会议纪要等文件 C 项目信息 项目信息指定合同的隶属关系 便于通过项目对合同进行查询统计 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 8 页 共 86 页 2 2业务逻辑业务逻辑 2 2 12 2 1业务流程业务流程 填报立项信息及选商 方式 用户选择临时保存 提交 合同立项开始 进入选商模块 选商方式审查审批 审查 审批 是 否 通过 是 否 图图 2 2合同立项合同立项 2 2 22 2 2业务描述业务描述 本模块提供以下配置功能 各单位可以选择使用 各单位可以选择是否开启选商 方式审查审批功能 合同立项业务详细描述如下 1 信息填报 主要包括以下内容 a 基本信息 包括合同立项名称 合同类别 是否框架协议 是否框架协议下的合同 资金流 向 资金渠道 选商方式 所属项目 预算金额 不招标原因 合同名称为必填项 允许重名 长度 50 汉字 合同类别及二级类别沿用公司总部现有合同系统合同分类表 三级类别由各地区 公司根据本公司实际情况自行维护 合同类别及二级类别为必填项 三级类别为非必 填项 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 9 页 共 86 页 资金流向包括支出 收入 不涉及三种 此项为必填项 资金渠道包括 投资 直接成本 管理费 其它四种 资金渠道的填写满足以下 条件 资金流向为支出的合同 资金渠道必填 资金流向为收入或不涉及的合同 资 金渠道不出现 总部的资金渠道为三类 投资 费用 其他 地区公司的资金渠道为 四类 投资 直接成本 管理费 其它 我方主体地位包括 我方接受担保 我方提供担保 从两个选项中选择其一 如果合同类别为融资保险类合同下的担保合同 则必须填写我方主体地位 否则 不出现我方主体地位选项 不招标原因 支出类合同选商方式为 议标 合同谈判 其他 时显示 长度 512 汉字 b 签约依据 签约依据包括签约依据名称 签约依据编号 所属单位 所用范围 签约依据文 件 承办人 承办时间 签约依据名称为必填项 不允许重名 长度 50 汉字 签约依据编号为非必填项 不允许重名 长度 50 汉字 签约依据文件非必填项 可以不上传签约依据文件 也可以上传多份签约依据文 件 承办人 承办时间由系统默认为签约依据添加人及签约依据添加时间 签约依据的填写满足以下条件 资金流向为支出的合同 签约依据必填 资金流向为收入或不涉及的合同 签约 依据非必填 如有依据 如油品销售计划 配置计划等 则填报 确无签约依据可不 填报 一份合同立项至少对应一份或多份签约依据 签约依据如果已存在于系统则可以 被引用 如果没有提交过 则提交一份新的依据 合同承办人填写签约依据时 可以从签约依据库中直接选择需要的签约依据 也 可以新增签约依据 合同承办人新增签约依据时 如果签约依据库中已经存在同名的依据 则系统给 出提示 不允许新增只能引用系统中已有签约依据 签约依据注意事项 签约依据引用范围优先 但范围的设定只能在该签约依据所在的单位及下属单位 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 10 页 共 86 页 内 承办人新增的签约依据 当合同审查审批结束后 该签约依据状态变为已确认 已确认的签约依据承办人不能再维护 只有单位级的签约依据维护员维护 当状态未 确认时 承办人可维护 承办人新增的签约依据 在不设定签约依据引用范围的前提下 该签约依据能够 被本单位所有部门引用 提供专门的签约依据维护模块 并对使用该模块的用户进行范围授权 授权用户 新增的签约依据直接进入签约依据库而不需要审查审批 状态为已确认 上级单位的签约依据维护员通过 维护 可提升下级单位的签约依据 提升后的 签约依据只能由上级单位的签约依据维护员来维护 承办人在办理合同引用签约依据时 可引用本级和上级的 平级之间不可互相引 用 无效签约依据 承办人查不到无效签约依据 签约依据的显示 签约依据显示的时候需要以下几项 签约依据名称 编号以及签约依据来源 依据来源主要说明该依据是承办人填写还是来自于签约依据库 包括以下两种 承办人提交 签约依据库 c 选商方式 框架协议以及框架协议下的合同 选商方式包括五种 招标 投标 合同谈判 议标 电子商务 其它 为必填项 并与资金流向建立关联 即 资金流向为 支出 时 选商方式显示招标 合同谈判 议标 电子商务 及其 它 资金流向为 收入 时 选商方式显示招标 投标 合同谈判 议标 电子商务 及其它 资金流向为 不涉及 时 选商方式显示全部 合同立项时 用户必须选择 是否框架协议 并与 框架协议下的合同 建立关 联 即 框架协议选择 是 页面不显示 框架协议下的合同 框架协页面显示 框架协议下的合同 供用户选择 此项为必填项 当 框架 协议下的合同 选择 是 页面显示 框架协议 供用户选择框架协议合同 框架 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 11 页 共 86 页 协议的查询提供下列查询条件的相关数据结构如下 d 所属项目 表明合同的隶属关系 此项为非必填项 授权用户在查询无满足条件的项目后 可自行添加需要的项目 添加项目注意事项 项目信息包含项目名称 项目编号 项目类别 预算金额 币种 有效时间 引 用范围 备注以及附件 项目名称 项目编号 项目类别 预算金额 币种 有效时间为必填项 引用范围 备注 附件为非必填项 项目类别 币种由系统管理员在应用字典维护中设定 项目名称长度 50 汉字 以地区公司为例 地区公司机关添加的项目名称不允 许重复 下属二级单位之间的项目名称允许重复 一个二级单位内部的项目名称不允 许重复 项目编号允许重复 长度 50 汉字 项目编号注意事项同项目名称 项目的引用范围优先 d 承办信息 内容包括 承办部门 承办人 承办部门负责人 承办部门默认为用户所在部门 有系统管理权限的用户可以选择承办部门 承办人默认为当前用户 承办部门负责人默认为用户所在部门的负责人 有系统管理权限的用户可以修改 2 保存 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 12 页 共 86 页 能够对新起草的合同立项信息进行临时保存 3 提交 用户提交合同立项信息后 若配置了选商方式审查审批 则进入选商方式审查审 批流程 反之进入下一环节 当不启用选商方式审查审批流程后 如果选商方式选择招标 则进入招标申请模 块 如果选商方式选择合同谈判 议标 则进入合同谈判 议标 申请模块 否则进 入合同申报模块 若用户成功提交合同立项信息 系统将自动产生一个合同报审序号 合同报审序 号的生成规则 4 位年份 立项成功提交时间所在的当前年份 流水号 流水号的 序列以地区企业为单位 4 选商方式审查审批 各单位可以配置是否需要使用选商方式审查审批模块 启用选商方式审查审批功 能的单位可以对选商方式审查审批业务规则进行设定 一般而言 选商方式审查审批完成对公司规定招标而承办人选择不招标的申请进 行审查 各单位可以根据本单位实际情况对审查审批流程进行定义 不同的选商方式 系统管理的深度不同 目前管理的重点是招标 如果地区公司规定必须招标 则选择选商方式为招标 下一步必须通过招标管理 部门完成招标报审及合同相对人的选定审批工作 若申请不招标 则送交各审查部门 及领导进行审查审批 待形成合同文本草案后 方可进入合同申报模块 如果选商方式为非招标 同时符合企业规定的不招标条件 则直接进入合同申报 模块 经过审查审批阶段由系统自动生成的审查审批表中 有关选商方式审查审批表具 体业务描述如下 当合同经过选商方式审查审批并且选商方式审查审批完成后 形成 选商方式审查审批表 该表中包含合同立项的基本信息 立项选商方式的审查审批信 息 2 2 32 2 3数据结构数据结构 合同立项填报相关数据结构如下表所示 NONO 界面元素分类界面元素分类界面元素界面元素必填项必填项类型类型取值范围取值范围业务规则说明业务规则说明 1 基本信息 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 13 页 共 86 页 报审序号是 系统自动生成 若用户提交合同立项信息成功 系统将自动产生 一个报审序号 报审序号的产生规则是 年 流 水号 合同项目名称是文本 合同类别是 二级类别是 三级类别 详见合同分类 表 合同类别及二级类别由集团公司统一定义 三级 类别由各地区企业根据本公司实际情况自行维护 资金流向是单选支出 收入 不涉及 资金渠道是单选投资 直接成本 管理费 其它 资金渠道的填写满足以下条件 资金流向为支出 的合同 资金渠道必填 资金流向为收入或不涉 及的合同 资金渠道不出现 资金渠道二级是单选 若资金渠道选择投资 则二级类别为集团公司投 资 地区企业投资 地区下属单位自投三个选择 预算金额是 预算金额币种是单选详见币种分类 表 选商方式是单选招标 投标 合同谈判 竞争性合同谈 判 单方合同谈判 其它 资金流向为支出类 选商方式显示为 招标 竞 争性合同谈判 单方合同谈判 其它 资金流向为收入类 选商方式显示为 投标 合 同谈判 其它 资金流向为不涉及 选商方式显示为 招标 投 标 竞争性合同谈判 单方合同谈判 其它 框架协议是单选是 否 框架协议下的合 同 单选是 否 若框架性协议选择 否 则出现 框架协议下 的合同 要求用户选择 合同编号 若框架协议下的合同选择 否 则出现合同编 号 后面有个按钮为用户提供选择框架协议 选 择后将选择的合同编号显示为链接 用户点击链 接可以查看该框架协议的具体内容 不招标原因 文本 对于规定招标但由于特殊原因而申请不招标时 此项必须填写 2 签约依据 资金流向为支出的合同 签约依据必填 资金流 向为收入或不涉及的合同 签约依据非必填 如 有依据 如油品销售计划 配置计划等 则填报 确无签约依据可不填报 签约依据名称是文本 不允许重名 长度 50 汉字 签约依据编号是文本 签约依据文件 可以不上传签约依据文件 也可以上传多份签约 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 14 页 共 86 页 依据文件 承办人是 由系统默认为签约依据添加人 承办时间是 由系统默认为签约依据添加时间 3 项目信息 项目信息必填 一份申请只能属于一个项目 项目编号是文本 项目名称是文本 项目描述 文本 项目相关附件材 料 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 15 页 共 86 页 第第 3 章章 合同选商合同选商 3 1目标与范围目标与范围 3 1 13 1 1目目 标标 通过选商管理 如招标 保证流程规范和信息完整 3 1 23 1 2范范 围围 1 合同选商的管理范围如下 2 1 招标 谈判 议标 子模块的启用 均可根据各单位的实际情况进行选择 2 对相关选商方式进行管理 重点是招标 根据各单位对招标业务工作需求 将 招标信息填报分为简版和完全版 3 2业务逻辑业务逻辑 3 2 13 2 1业务流程业务流程 合同选商的业务流程如下图所示 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 16 页 共 86 页 图图 3 3合同选商合同选商 3 2 23 2 2业务描述业务描述 本模块提供以下几种配置功能 各单位可以选择使用 配置一 各单位可以选择是否启用选商子模块 即招标子模块 包括启用 不启 用 启用招标精简版 启用招标完全版三种选择 配置二 各单位可以选择是否启用谈判 议标 子模块 配置三 各单位可以选择是否开启选商结果审查审批功能 配置四 选商结果填报交接人员设置 注 只有当启用了选商子模块 配置二和配置三 配置四方可用 3 2 2 1业务约定业务约定 一份合同立项只能对应一次选商 一次选商 除了通过招标标段的划分可以对应 多份合同外 其他的选商方式下只可以对应一份合同 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 17 页 共 86 页 3 2 2 2招标管理子模块招标管理子模块 启用了招标子模块的单位 当选商方式为招标时 需要完成以下业务工作 1 招标申请信息填报 基本信息包括 招标方式 招标方式说明 招标组织形式 预算金额 预算金额 币种 拟选单位信息 对应邀请招标 招标文件及评标办法 是否划分标段 标段划分包括 标段名称 预算金额 币种 范围说明 拟邀请招标单位 对应 邀请招标 注 只有招标申请可选是否划分标段 2 招标审查审批 招标申请信息填写完成后 招标相关信息送至部门领导初审以及审查审批部门审 查 系统可以将审查审批的规则进行初始化定义 当申请信息符合条件时 自动按照 系统定义的流程进行审查审批工作 当申请信息不符合任何条件时 由默认分发员手 动设定审查审批流程 相关部门对承办单位拟定招标程序 招标文件进行审查 邀请 招标还需要对拟选的单位信息条件进行审查 如果发现问题可以退回修改 3 执行审查结果 承办部门按照审查结果执行招标程序 并反馈招标结果信息 如招标顺利完成 填报招标结果信息 中标单位为必须填写 多标段的招标 每一个标段对应一个中标 单位 每一个标段产生一份合同 否则 根据实际情况 分为以下几种情况 a 重新制定招标时间 再举办一次招标 新的招标成功后再在系统中记录招标结 果信息 b 转为谈判 系统记录谈判结果信息 c 此项目终止 需要临时归档 4 随机选取专家 具有相对独立的运作条件 能满足招标项目和非招标项目评审专家的抽取 一般 由招标主管部门或者法律部门负责 与有关招标监管部门共同完成 非招标的评审项 目由项目实施负责单位与专家库维护部门共同完成 总部 地区企业招标主管部门负责建立 维护评标专家库 提供网上选择评委的 条件 除了选出正式评委外 还可以同时选择候补评委 随机选取评委的筛选条件包 括 专业类别 抽取专家数量 所在地域 随机选取的专家通过 查询 与合同信息建立关联 5 招标完全版 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 18 页 共 86 页 招标完全版的业务流程与招标简版相同 区别在于招标结果填报的信息项 招标 完全版的信息如下 主要包括发标信息 投标信息 确认评委 评标信息 开标 评标 招标结果五 个部分 其中 a 发标信息 与招标方式有关 不同的招标方式填写的发标信息不同 招标方式为公开招标时 填写内容包括 招标公告发布媒体 招标公告发布时间 招标方式为邀请招标时 填写内容包括 投标邀请书发送时间 投标邀请书领取人 受邀投标单位列表 并实现多标段的发标信息填写 b 投标信息 包括投标地点 投标单位列表以及各投标单位的投标文件提交时间 投标保证金 多标段的招标 每个标段都需要填写一组投标信息 c 评委登记 将实际参与招标的评委信息记录到系统 d 评标信息 评标报告 主要包括开标 评标两部分信息 开标信息包括开标时间 开标地点 参加人 过程概述以及投标单位的报价 评 标信息包括所有投标单位的综合评分和简要说明 多标段的招标 每个标段都需要填 写一组评标信息 3 2 2 3合同谈判 议标 子模块合同谈判 议标 子模块 启用了合同谈判子 议标 模块的单位 当选商方式为合同谈判 议标 时 需 要完成以下业务工作 1 合同谈判 议标 申请信息填报 基本信息包括 合同谈判方式 合同谈判方式说明 预算金额 预算金额币种 拟选合同谈判单位信息 竞争性谈判规定最少两家 以及相关文件 2 合同谈判 议标 审查审批 合同谈判 议标 申请信息填写完成后 合同谈判 议标 相关信息送至部门领 导初审以及审查审批部门审查 系统可以将审查审批的规则进行初始化定义 当申请 信息符合条件时 自动按照系统定义的流程进行审查审批工作 当申请信息不符合任 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 19 页 共 86 页 何条件时 由默认分发员手动设定审查审批流程 相关部门对承办单位拟定合同谈判 议标 程序 合同谈判 议标 文件进行审查 还需要对拟选的单位信息条件进行 审查 如果发现问题可以退回修改 3 执行审查结果 承办部门按照审查结果执行招标程序 并反馈招标结果信息 内容包括确定的相 对人 谈判 议标 确定的金额以及相关文件 3 2 2 4选商结果审查审批选商结果审查审批 根据系统的配置 各单位可以选择是否开启选商结果的审查功能 不开启 则直 接进入合同申报模块 如果开启 选商结果信息填报后 包括招标和谈判 议标 将 进入审查环节 审查人可以看到选商结果信息填报员录入的所有信息 如果通过 则 进入合同申报模块 不通过 则返回给选商结果信息填报员 由其修改直至审查通过 3 2 33 2 3数据结构数据结构 招标申请相关数据结构如下表所示 招标结果信息相关数据结构如下表所示 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 20 页 共 86 页 合同谈判申请相关数据结构如下表所示 谈判结果信息相关数据结构如下表所示 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 21 页 共 86 页 随机选取评委相关数据结构如下表所示 评标专家信息相关数据结构如下表所示 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 22 页 共 86 页 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 23 页 共 86 页 第第 4 章章 合同相对人管理合同相对人管理 4 1目标与范围目标与范围 4 1 14 1 1 目目 标标 实现相对人的网上管理 为合同的选商提供可重复使用的相对人信息 4 1 24 1 2 范范 围围 合同相对人信息的动态维护 实现部分合同相对人的市场准入和客户授信的网上 审查审批 包括 1 记录参与选商的单位信息 2 根据选商结果生成合同相对人库 3 网上申请和审查审批市场准入 淘汰 形成市场准入库 4 网上申请和审查审批客户授信 淘汰 降级 形成授信客户库 5 根据相对人是否外国主体对涉外合同进行判断 凡是与境外主体的相对人签订 的合同属于涉外合同 4 2业务逻辑业务逻辑 4 2 14 2 1合同相对人信息录入业务流程合同相对人信息录入业务流程 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 24 页 共 86 页 图图 4 4合同相对人管理合同相对人管理 合同相对人信息录入合同相对人信息录入 4 2 24 2 2合同相对人信息录入业务描述合同相对人信息录入业务描述 有 相对人录入权限 的用户添加相对人信息并提交 该信息无需审查直接进入 相对人信息库 提交的信息如下 系统提供批量上传相对人信息的功能 提供批量录入相对人信息表格模版 模版 填写要求同上 4 2 34 2 3市场准入业务流程市场准入业务流程 市场准入的业务流程如下图所示 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 25 页 共 86 页 开 始 结 束 是 是否审批通过 否 准入 淘汰 降级淘汰 相关部门选择相对人并提 交市场准入的有关资料 取消准入资格 审查部门审查 领导审批 授予准入资格 是否审查通过 是 否 准入 降低准入资格等级 降级 图图 5合同相对人合同相对人 市场准入市场准入 4 2 44 2 4市场准入业务描述市场准入业务描述 1 相关部门从相对人库中选择相对人并上报市场准入 淘汰 降级 的申请和所需 的材料 a 市场准入申请包括 拟准入单位基本信息表 与合同相对人信息表相同 拟准入类别如下表 1 市场准入类别大类市场准入类别大类2 二级类别二级类别 3 工程类工程类4 自定义自定义 5 物资类物资类6 自定义自定义 7 技术类技术类8 自定义自定义 9 服务类服务类10 自定义自定义 11 其其 它它12 自定义自定义 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 26 页 共 86 页 准入期限 起 准入期限 止 资格等级 A 类 B 类 C 类 申报部门 系统自动记录 有系统管理权限的系统用户可修改 经办人 系统自动记录 负责人 系统自动记录 有系统管理权限的系统用户可修改 申报时间 系统自动记录 b 淘汰 降级申请包括 淘汰 降级单位 市场准入证号 系统自动显示 淘汰 降级类别 资格等级 淘汰 降级原因 降级申请有效期限 淘汰无有效期限 市场准入证信息 2 系统自动分发或由市场准入管理部门分发给相关部门和领导审查审批 系统设 定法律部门是必须审查部门 3 审查部门对准入 淘汰 降级 申请的审查 4 领导对申请的审批 5 授予 取消 准入的资格 确定资格等级 6 开具市场准入证 4 2 54 2 5授信管理业务流程授信管理业务流程 授信管理的业务流程如下图所示 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 27 页 共 86 页 开 始 结 束 是 是否审批通过 否 授信 淘汰 降级 淘汰 相关部门选择相对人并提 交客户授信的有关资料 取消信用等级 审查部门审查 领导审批 授予信用等级 是否审查通过 是 否 授信 降低信用等级 降级 图图 6合同相对人合同相对人 授信管理授信管理 4 2 64 2 6授信管理业务描述授信管理业务描述 1 相关部门从相对人库中选择相对人并上报客户授信 淘汰 降级 的申请表和所 需的材料 a 授信申请包括 拟授信单位基本信息表 同合同相对人信息表 拟授予的信用等级分类及权限 信用等级权限说明 A 级客户 集中结算或分期结算 优先供货 价格优惠 无供货数量限制 免货款担保 其它 每一级享受一定的权限 各单 位可以根据实际情况对权限进 行初设 作授信申报时 每一种信用等 级下的权限可以自由分配 B 级客户 必须先款后货结算 优先供货 价格优惠 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 28 页 共 86 页 免货款担保 供货数量限制 其它 C 级客户 必须先款后货结算 价格优惠 货款担保 其它 D 级客户 必须提供货款担保或先 款后货 不保证优先供货 供货数量限制 其它 授信期限 起 授信期限 止 申报单位 系统自动记录 有系统管理权限的系统用户可修改 经办人 系统自动记录 负责人 系统自动记录 有系统管理权限的系统用户可修改 申报时间 系统自动记录 b 淘汰 降级申请包括 淘汰 降级单位 信用等级 原授予的信用等级 系统自动显示 淘汰 降级原因 2 系统自动分发或由客户授信管理部门分发给相关部门和领导审查审批 流程的 设定是自定义的 系统设定法律部门是必须审查部门 3 审查部门对授信 淘汰 降级 申请的审查 4 领导对申请的审批 5 授予 取消 授信的资格 确定信用等级 6 开具客户信用等级证 4 2 74 2 7 数据结构数据结构 相对人信息 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 29 页 共 86 页 市场准入 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 30 页 共 86 页 客户授信 4 2 84 2 8相关事宜相关事宜 问题 1 如果一个地区企业维护一套相对人库 对于一些比较大的单位 相对人信 息录入的工作由谁做 由谁来发起 初步解决方案 相对人信息 市场准入信息的维护工作由各地区企业自行决定维 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 31 页 共 86 页 护部门及维护人员 问题 2 如果一个级别较低的单位发起准入申请 是否需要逐级上报审查 初步解决方案 市场准入实行统一管理 提交的准入申请直接上交到地区企业进 行审查与准入证的发放 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 32 页 共 86 页 第第 5 章章 合同合同申报申报 5 1目标与范围目标与范围 5 1 15 1 1 目目 标标 合同申报的目标如下 根据选商结果起草合同文本 经过部门初审进入三项审查 5 1 25 1 2 范范 围围 填报合同基本信息 确认选商结果 上传文本信息 合同承办部门领导的初审确 认 具体描述如下 1 合同基本信息 合同的部分基本信息在合同立项模块中已经填写 在此处系统 用户可以对部分信息进行修改 合同基本信息的详细内容见详细业务描述 2 若合同经过选商环节 则合同相对人已确定 在此处就不可以修改 否则 由 用户选择合同相对人 3 合同文本信息 包括合同文本及附件 合同的相关资料两类 主要是一些文档 资料 4 合同承办部门领导的初审确认 各单位可以根据本部门实际情况通过系统预设 方式决定是否需要此步骤 5 2业务业务逻辑逻辑 5 2 15 2 1业务流程业务流程 合同申报的业务流程如下图所示 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 33 页 共 86 页 合同申报开始 是 进入审查审批 合同提交 合同修改确认通过 申报确认 否 是否需要确认 是 否 合同起草 填报合同基本信息 起草合同文本 上传相关资料 合同填报 图图 7 7 合同申报合同申报 5 2 25 2 2业务描述业务描述 合同申报阶段的业务详细描述如下 1 信息填报 主要包括合同基本信息 合同文本 合同附件材料三部分 a 合同基本信息 合同名称 合同类别 标的金额 合同相对人等 框架协议 框架协议下的合同 资金流向 资金渠道 选商方式 预算金额 签 约依据这些信息在合同立项 合同选商阶段已经填写完成 在合同申报填报页面 未 经选商流程的合同 上述信息可以修改 合同名称 地区企业合同编号 合同类别 我方主体地位 资金渠道在合同申报 页面可以修改 当合同类别为融资保险类合同的担保合同时显示我方主体地位 其他 类合同不显示我方主体地位 担保权人 担保人 从两个选项中选择其一 当审批退回后 合同申报页面可修改签约依据 若合同经过招标子模块 合同相对人已经确定 则不允许修改 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 34 页 共 86 页 标的金额 合同标的金额不确定时 增加 暂定标的金额 当合同为框架协议时 暂定标的金额非必填项 允许为空 当合同为非框架协议时 暂定标的金额为必填项 统计时为已确定的标的金额 暂定标的金额 支出类合同暂定价在履行阶段也与标的金 额相同控制 标的金额有是否含税选择 b 我方签约单位 此处系统提供两种配置 配置一 不开启我方签约单位包含下属二级单位开关 如果本单位办理了工商登记 并且可以独立签约 那么我方签约单位应该显示本 单位和本单位所属的上级签约单位 例 如果下属五级单位办理了工商登记 并且可 以独立签约 那么我方签约单位应该显示为 本单位名称 本单位所属四级单位名称 四级单位所属的三级单位名称 三级单位所属的二级单位名称和地区企业名称 如果本单位没有办理工商登记 那么不显示本单位名称 只显示本单位所属上级 各单位名称 配置二 开启我方签约单位包含下属二级单位开关 我方签约单位应该显示本单位名称 所属上级各单位名称和本单位的下属二级单 位名称 例 本单位如果为三级单位 则应该显示 本单位名称 本单位所属二级单 位名称 地区企业名称和本单位下属所有的四级单位名称 c 我方签约人 我方签约人由签约级别控制 我方签约人可选出签约级别的法人 已办理委托授 权代理人 同级不可选 例 本级单位为三级单位 那么委托代理人处应该显示 本单位已办理了委托授权书的代理人 本单位所属的上级二级单位已办理了委托授权书的代理人 本单位下属的四级单位已办理了委托授权书的代理人 地区企业办理了委托授权书的代理人 不能选出与本单位平级的其他三级单位的已办理委托授权代理人 往下选则只能向下选择一级 往上选择不受限制 d 合同文本 系统提供部分合同标准文本模板 并且由专人对合同标准模板库进行维护 包括 总部 地区公司两级 用户可以选用相应的模板 对于模板库不能涵盖的合同 用户 中国石油合同管理系统需求分析说明书 中国石油合同管理项目组 第 35 页 共 86 页 可以上传一份本人起草的合同文件 e 合同附件资料 合同附件 合同的相关资料 合同审查审批需要的相关资料 相关资料作为附件 上传到系统 文档资料上传格式为 4 种 word 文档 xls 表格 pdf 格式以及 zip 压缩 格式 上传文件最大不能超过 4M f 地区企业合同编号 地区企业合同编号非必填项 有系统用户根据本单位的情况自行填写 系统用 户在合同申报填报页面以及合同文本待打印页面可修改此编号 其他环节不可修改 g 是否会审 如果该单位在单位设置里开启了会审功能 则显示该信息 会审功能暂未实现 2 临时保存 能够对新起草的合同信息进行临时保存 3 合同承办部门领导确认 合同承办部门领导对录入信息进行确认 各单位可以根据本部门实际情况通过系 统预设方式决定是否需要此步骤 4 对审批退回的信息进行修改 合同在审查过程中一旦退回给合同承办人 承办人可以对合同的基本信息 合同 文本进行修改 若合同不再办理 非招标的合同承办人可以删除 经过招标的合同若 不再办理则临时存档 如果本单位启用了合同文本在线编辑的功能 则用户可以在线修改合同文本 不 需要下载到本地修改