地产公司会议管理制度(2012草稿).doc

会议管理制度（2012修订版） 会议管理制度 主导部门行政人力中心版号A/1 修订记录日期版号修改内容修改人审核人审批人2010年10月21日A/0第一版 2012年7月26日A/11、区分项目运营与非运营会；2、上会资料审核；3、会后执行监督及奖罚；4、适用范围改为地产类公司 会议管理制度第一章 目的第一条 为合理规划会议，规范集团公司会议管理，提高会议质量及工作效率，确保会议决策有效执行，特制定本规定。第二条 本制度适用于山东鸿嘉集团有限公司及地产类子公司。第二章 会议类别与组织第三条 会议分运营会议和非运营会议。第四条 运营会议主要包括运营例会和运营专项会。运营例会：各中心为解决项目运营问题定期召开的会。运营专项会：项目层面的专题会议，主要包括项目投资决策会、项目启动会、阶段成果评审会（项目定位及概念设计评审会、方案成果评审会、景观方案评审会、精装方案评审会、样板区设计评审会、营销方案评审会、项目成本评审会）、项目关键协调会（开盘协调会、交房协调会）、项目后评估会等。第五条 非运营会议主要包括总裁办公会、年会、员工座谈会、部门例会等，分为四级：一级会议：为集团公司级会议，主要包括总裁办公会、集团月度例会、总裁专题会、年会、集团范围内员工代表大会等；二级会议：为各中心/各子公司级会议，主要包括各中心/各子公司组织召开的月度例会、周例会、专业会议、非运营类跨部门会、专题讨论会、各子公司员工代表大会等；三级会议：各子公司部门级会议，主要包括各部门月度例会、周会、晨会及其它工作会议等；四级会议：所有其它会议。第六条 会议的管理与组织：1.运营会议管理工作由总裁办PMO负责，非运营会议管理由行政人力中心负责。2.根据“谁发起，谁组织”原则，除一级会议由行政人力中心负责组织外，其他非运营会议由发起部门负责组织。3.各子公司会议由其综合部/行政人事部负责组织与落实。4.集团公司总裁、副总裁、会议管理负责人有权列席各子公司召开的相关会议。第三章 会议审批预定第七条 会议审批1.例行会议无需审批；运营例会由中心负责人申请经分管领导同意、PMO审核后，可列入运营例会。2.下列情况需发起部门填写会议审批单，经相关负责人审批后方能召开：1) 中心/子公司发起的超过3个中心/子公司负责人参加的会议；2) 中心/子公司发起的外出组织或本地召开需产生费用的会议；3) 其他需行政人力中心协调的会议场地布置、会议服务等专项会议。3. 对于准备不充分、有重复性或无多大作用的会议，行政人力中心有权拒绝安排。第八条 会议申请与预定1.申请流程发起部门填写会议通知单，提前3天通过OA系统进行网上申请，经行政人力中心网上审批后，下发OA通知。2. 会议室使用应遵循先全局后部门、先紧急后一般的原则，除特殊情况外，临时要求使用或调整会议室，需由行政人力中心协调安排。子公司会议室由所属单位负责安排。3. 外出组织及需要提供会议室、餐饮、住宿、车辆安排的会议，经审批后由行政人力中心根据业务招待管理规定公车用车管理规定相关业务流程予以安排。第四章 会议前期准备第九条 会议资料的准备1. 会议发起部门应在申请前，准备好上会资料并经部门负责人审核。2. 下列会议需将上会资料报备至行政人力中心：1) 需要会议审批的会议；2) 非运营会议一级会议、二级会议；3) 运营会议专项会3. PMO可根据运营会议特点对每类会议议题的准备资料提出更明确的要求。4. 对于没有任何准备，或准备不充分的议题不准放入会议。上会资料涉及公司机密的，可不随会议通知下发。第十条 主持人与召集人应谨慎界定参会人员范围，尽量避免扩大会议；全体人员并非必须从头至尾参加会议的，应在通知中应明确。与会人员应围绕会议议题提前沟通并做好准备。第十一条 会议通知非运营一级会议：由行政人力中心提前三天进行OA短信及电话通知。运营专项会议：由PMO提前三天进行OA短信及电话通知。例行会议、二级以下非运营会议：申请会议后由OA短信通知，如会议变更或需电话提醒由组织部门另行通知。第十二条 会议纪律1.与会人员应提前10分钟进入会场并签到，不得迟到或早退；进入会场后，要自觉关闭通讯工具或设置为静音状态；主动按照会场摆放的桌签或会议组织人员的安排有序就座；与会人员要自觉维护会场秩序，不得做与会议无关的事情。2. 会议组织部门负责会议签到表的制作及出勤监督，并在会后随会议成果提报。3.如不能参会，须向组织部门请假并授权专人参加，由被授权人代表授权人行使决策权，相关责任由授权人承担。第五章会中组织第十三条 会议主持人应注意会议的控制，避免会议过度发散、偏离议程的讨论。会议期间需临时调整议程的，主持人应提醒参会人员。第十四条 主持人对突发的占用太多时间的议题，有权及时中止；对一时难以决定的议题，应指定专人主持专题会议讨论，且指定反馈时间，并由召集人担任跟踪检查者。第十五条 每次会议必须做出决策，且主要决议应在会上宣读一次，确认参会人员的理解一致。决策结论及意见，写入会议纪要，如会后两天内没有变更的，作为决策问题最终结论。第六章会议成果第十六条 会议成果1.各类会议须指定专人负责会议成果的整理工作，会议成果主要包括：会议纪要、会议督办表、会议精神、关键知识和有效经验的知识分享、会议音频、视频资料等；2、会议成果于会议结束2个工作日内报请成果审批人审批后，发至成果接收人；非运营类一级、二级会议的会议成果须抄送行政人力中心备案并将电子版本上传至OA会议专用文件柜。运营会议成果抄送至PMO并将电子版本上传至OA会议专用文件柜。4、非运营类三级、四级会议成果下发同时须抄送所属公司行政人事部/综合部备案。第十七条 会议传达所有会议的参加人员在会议结束后须及时向所属部门、下级、相关责任人等传达会议内容及会议要求，并做好相应的监督、检查、指导。第十八条 会议资料的档案管理与检查1、会议资料的档案管理严格按照山东鸿嘉集团有限公司档案管理办法（试行）执行；2、行政人力中心负责对会议资料的档案管理进行定期或不定期检查。第七章 会议督办第十九条 会议督办1运营类会议运营会议由PMO督办；凡列入会议督办表事项的，相关部门及责任人应按规定的时间节点完成，否则，将按延迟天数给予相关责任人处罚。2.非运营会议一级会议总裁办公会、集团月度例会、总裁专题会由总裁办秘书处负责督办；年会、集团范围内员工代表大会等由行政人力中心督办。二级会议督办由会议主持人指定专人负责，督办人须在于每月10日前将会议决策执行情况，报行政人力中心备案；三级、四级会议的督办由会议主持人指定专人负责，督办人须在于每月10日前将会议决策执行情况，报所属公司行政人事部/综合部备案。第八章 奖罚措施第二十条 有下列情况的，将给予责任人口头批评并处50-300元罚款:1.会议通知未在规定时间提前下达或上会资料不完备，当月超过2次的；2.违反会议纪律或流程的部门和个人；3.会议质量不高、无决策或被授权参加人员不能代表授权人决策的；4.规定时间内未按要求提报会议成果3次以上或连续2次未提报者；5.会议成果未存档或检查不符合规定及要求的；6.会议内容及要求传达不到造成不良后果，情节轻微的。第二十一条 有下列情况的，将给予责任人通报批评并处100-500元罚款：1. 非运营一级会议督办事项规定时间内未完成或未能提报相关证明的，对相关责任人处300元500元以下罚款；2. 非运营二级会议督办事项规定时间内未完成或未能提报相关证明的，对相关责任人处100元200元以下罚款；第二十二条 非运营三、