物资管理办法

精选文库国能威县生物发电有限公司物资管理办法1、总则1.1为加强项目公司物资采购、保管及报废物资处理的管理，降低采购成本，合理控制库存，确保备品备件等物资的妥善保管，节约资金，特制定本规定。1.2物资的购置、保管、出入库及报废物资管理要严格按程序进行。2、职责及管理界面划分2.1综合部设物资管理员岗位，有专职人员负责。2.2综合部物资管理员负责公司物资的采购管理，负责报废物资处理管理；2.3采购工作必须做到坚持原则，掌握标准，执行制度，严格财经纪律，不允许有损公肥私的现象存在，做到无计划不采购，质量规格不明不采购，价格不合理不采购。采购物资做到及时、准确、质量高。3、物资采购流程管理3.1物资采购计划管理3.1.1物资采购计划以集团公司批复的年度综合计划为依据，遵照按需审批的原则进行报批，按月进行汇总提报。3.1.2物资采购计划分非生产用物资采购计划和生产用物资采购计划，非生产用物资采购计划由各部门根据非生产用物资配置标准及使用管理要求提报，生产用物资采购计划由生产部、燃料部根据集团公司对生产设备、设施、备品、备件要求及生产现场设备状况提报。在每月15日由申请物资人员与仓库保管员核对最低库存后，申请物资人员填写（国能威县生物发电有限公司物资采购申请单）经各部门负责人及公司领导人员签批生效。各部门每月20日上报资金计划，对各部门上报的物资采购计划进行整理、汇总。待批复后将采购计划内容报于综合部物资管理员处；物资采购计划审批完成后对物资进行采购，同时完成询价评比，于次月5日前完成物资计划采购(除原厂家及需要定做的备件)，物资到货后2日内完成验收并入库，物资采购完成后于每月10日写物资采购总结（对上月物资采购情况进行总结并形成报告），在每季度首月10日对供货商进行信誉评价。3.1.3各部门的采购计划如不按规定时间上报，应承担因此造成的物资缺口及经济损失。3.1.4对于前一个月没有采购的物资列入下个月重点采购计划中进行重点采购。3.1.5物资采购计划审批过程中，数额超过2万元（含2万元）时，须按照国能总201221 号关于印发招投标管理制度的通知、国能总201222号关于印发招投标管理程序的通知，上报集团公司、分公司审批后方可采购。3.2物资采购管理3.2.1物资采购须按照当月审批的采购计划进行采购；物资采购分办公类、招待类、劳保类、低值易耗类、固定资产类及生产类（含铲车用物资）物资采购；对于无法按照使用要求购买的物资，应及时与请购部门沟通，寻求替代品。3.2.2办公类、招待类和劳保类物资采购：按照经济、实用的原则，定点定期询价采购。3.2.3低值易耗类物资采购：按照优质、稳定的原则，以询价采购的形式进行采购，一次性采购超2万元以上（含2万）的按照集团公司规定，报请集团公司招投标中心审批后采购，且依据范本签订购销合同。3.2.4固定类资产及生产类（含铲车用物资）物资采购：按照优质、型号匹配的原则，询价采购的形式进行采购（超2万元以上）的按照集团公司规定，报请集团公司招投标中心审批后采购，且需签订购销合同。3.2.5临时采购要按照物资需求缓急情况由物资购买申请人填写物资购买申请单，并由部门负责人及所有高层领导审批签字后交付采购人员进行采购，并列入当月采购计划中。3.2.6紧急物资采购可直接经总经理（常务副总经理）批准后进行采购，相关手续必须在三个工作日内补齐，并列入下月采购计划中。3.2.7物资采购必须严格按物资计划进行采购，保证不错订、不漏订，同时做好采购合同的签订工作，合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、结算方式、运费承担、包装、运输、经济责任等事项，具体见集团公司颁发的合同管理办法第五条。一般按照先到货后付款方式，如特殊情况先付款后到货则需经领导班子研究决定。3.2.8采购过程中对总价超过2000元的物资要进行三家比价（见附件2），询价时由商务组人员（财务部、综合部、燃料供应部、生产部）负责对采购物资的价格进行监督，技术组人员（生产部、专工、设备管理）负责对采购物资的质量进行监督。技术组组长由生产部经理担任。3.2.9物资招投标管理与审批（1）由集团公司招投标管理中心参与招标范围：设备单价、材料单批次估算金额超过5 万元，或估算总价超过30万元；形成固定资产或单次采购估算额超过5 万元或单类产品一年内累计计划采购估算额超过10 万元的办公设施。由综合部负责呈报招标申请，报招投标管理中心批准后，由综合部及相关部门自行组织招标，招投标管理中心参与和指导，招标结果报招投标管理中心批准。 （2）需向集团公司招投标管理中心招标备案的范围：设备单价、材料单批次估算金额不超过5 万元，或估算总价不超过30 万元；由综合部提出招标计划，报招投标管理中心批准后，自行组织招标，招标结果报招投标管理中心备案。（3）物资招投标活动组织流程图3. 项目公司编制招标文件并组织审查5. 项目公司负责组建评标委员会，负责开标、评标，并通知招投标监督小组参加6. 项目公司将招标结果报招投标管理中心批准或备案7. 项目公司向预中标单位发预中标通知书，并负责合同的签订和执行2. 项目公司提交招标申请，附厂家资质文件，取得招投标管理中心批准4. 项目公司可从合格供方名录中选择潜在投标单位，自行组织招标1.项目公司采购项目经集团公司许可 3.2.10由物资管理员牵头、所有部门参与，于当月25日前完成询价工作（遇特殊情况或节假日时顺延），为保证对价格的有效监督，询价期间财务部、生产部务必安排专人配合；5日内完成审批手续，次月5日前采购物资全部到位，如因管理员工作不得当造成采购不及时，带来的影响由物资管理员及责任部门承担。3.2.11采购物品或备件后(一周内)，由物资管理员负责建立起采购台账，供应商档案和台账，每季度（次月10号）对所有采购的厂家进行评价，做出供方评价表，由使用部门对供应商进行测评，主要对他们产品的质量、价格、服务、信誉等进行公平、公正的评价。建立起诚信厂家名单（包括合格供应商和不合格供应商）。对连续二次测评差的供应商直接不再使用，对连续二次及以上评价高的供应商则可直接采购，每季度评价一次。3.3入库管理3.3.1采购物资到货后，办公、招待类物资由行政助理负责验收、燃料设备类物资由燃料设备管理负责验收、生产类物资由各专工负责验收，同时仓库管理员应依据进货清单，对入库物资的规格、数量、质量认真进行清点、验收，采购员按实际入库数量填写入库（验收）单。经有关人员签字后，办理入库手续。3.3.2入库（验收）单财务联交物资管理员做报销凭证，仓库管理员依据入库（验收）单存根联将入库物资的日期、数量、品名、型号、规格、供货单位、金额等按财务要求记入保管帐。3.3.3对入库验收过程中发现的规格、型号、质量不符合采购规定要求的物资（包括“三无产品”、已过期变质产品、规格型号不符合要求）拒绝入库，并由物资管理员负责退换。（附退货单）3.3.4采购的物资除了招待用品可直接验收领用，其余的办公用品、生产物资、燃料物资、劳保类物资、低值易耗品等必须按制度办理入库手续。3.4物资存放3.4.1仓库物资分生产专业（锅炉、汽机、电气、热工、化学、检修专业）、办公用品类、招待用品类、劳保类分别存放，摆放整齐，并建立物资卡片对物资进行标识，做到日清月结，确保“帐、卡、物”相符。3.4.2仓库保管员及时向采购员报送库存数量，确保库存合理，做到不积压、不脱节、供应及时。3.4.3库房经常通风，保持整洁、干燥。做好防火、防盗、防潮、防鼠、防变质等工作。严禁烟火，严禁非库房人员入内，严禁在库房内存放私人物品。 3.4.4仓库保管员应定期检查消防器材，做好仓库内外的防范工作，确保人身及财产的安全。3.4.5仓库管理因公出差或请假，由综合部负责安排其他人员进行工作交接，负责期间的出入库管理，待仓库管理到位后进行交接，无误后签字确认。（附物品交接单）3.5采购物资货款结算3.5.1物资采购人员可借备用金20005000元，用于零星物资采购，采购物资后供方开具发票办理物款支付手续。3.5.2直接支付集中采购物资款的，以发票为结算依据，由经办人，采购部门负责人、分管副总经理、总经理签批，财务负责人审核后，按规定的结算方式办理结算。3.5.3在与供应商签订合同时，必须与供货商签订质量保证金，可按采购额的一定比例留取（原则在10%30%不等），也可双方协商数额，以便采购环节出现问题时，能较为主动的妥善解决。3.5.4对签订合同要求先付款后到货的情况，先要求供货方提供全额增值税发票及收据，由物资管理员按合同办理付款手续，为保证到货的时限，在办理完付款手续后应由财务部配合于一个工作日内进行付款，物资管理员在发票到一周内办理发票入账手续。3.5.5对非生产类物资及零星物资的购置则由物资管理员按费用报销单要求办理结算手续，或按付款申请单进行手续办理，在资金计划批复后如无异常情况，原则上在七个工作日内由财务部配合完成付款。3.5.6为保证重点物资的按时采购到位，保障安全生产，采购员应提前将需重点支付的款项，提交资金计划平衡会议，进行重点资金的平衡。3.6出库管理3.6.1物资领用，由各部门根据需求填写领料（出库）单，经部门负责人签字及公司领导批准。其中办公类、招待类由同时需行政助理签字确认。仓库保管员核对领料（出库）单的品名、型号、规格，遵循“先进先出”（新货后置，旧货前置，便于出库易于拿去）的原则发放物资，同时依据领料（出库）单单存根，将发放情况记录在保管帐上。3.6.2仓库保管员有权拒绝无领料单领料，如确因生产急需需电话请示相关领导后方可办理出库，领用部门应在两个工作日内补齐手续。3.6.3对不经常性使用的大型工器具且无损耗性的，可进行借用，并办理借用手续（附物品借用单）。使用后要原则上在五个工作日内归还仓库，由仓库保管员检验借出物品的完好性，如有损坏则由借出人员及部门进行赔偿，赔偿金额由借用部门鉴定确认（物价的10%至60%不等）。3.6.4为保证出库的统一性，规范出库时间，早8点至12点，下午夏季17时、冬季16时30分至下班时间，其他时间不办理出库。3.7盘点3.7.1每月25日由仓库保管员及相关部门人员进行盘点，认真核实帐卡物是否相符，并做好记录。3.7.2每年综合部、财务部门遵照财务制度，对仓库进行一次彻底清盘，并做好盘点表记录。3.7.3对于盘点中发现的物资盈亏、损耗等情况，要及时查清原因，予以处理并提出纠正及预防措施，防止类似事件的再次发生。4、物资报废管理4.1报废物资的对外处理，应参照资产管理办法执行，应严格贯彻执行集团公司的有关规定，经所属管理部门经理审核和分管领导签字批准后方可处理，处理报废物资时须有综合部、财务部、原使用部门人员共同到场处理。4.2物资报废由专业人员对物资进行报废鉴定，由鉴定人签字，报废物资所属部门负责人审核、分管领导审阅、总经理（常务副总经理）签字批准后，将“报废处理物资清单”交财务部、报废物资所属部门、仓库各一份。4.3报废的物资应该及时送交仓库，并开出“废旧物资入库单”一式三份，分别仓库留存、原使用部门、财务部各执一份；由仓库登记废旧物资实物台帐。（见附件）5、物资管理员的监督与考核5.1采购员廉洁自律守则5.1.2不准向供应商索要或接受供应商的回扣，礼金、贵重物品和好处费等；5.1.3不准在供应商处报销任何个人费用；5.1.4不准要求、暗示或接受供应商为个人提供方便；5.1.5不准参加供应商的宴请、娱乐等活动；5.1.6不准向供应商介绍为配偶、子女、亲属参与采购工作的相关活动。5.2物资采购员的监督5.2.1综合部是物资集中采购和比价采购的考核奖惩的归口部门，主要对采购物资的质量、价格、到货时间等指标进行监督考核。5.2.2财务部是采购物资的价值管理归口部门，主要负责对物资采购各个环节定期或不定期地进行检查；定期到市场对采购物资进行价格及质量的考察对比，采购员是否存在吃、拿、卡、要现象；采购程序、手续是否出现混乱现象进行监督考核。5.3物资采购员的考核5.3.1因采购物资质量所影响生产进度和生产计划完成，而又没采取积极措施造成损失的，则根据损失金额的5%的标准进行处罚，采购管理部门、物资验收部门负连带责任，一并进行处罚。5.3.2如采购员采取谎报价格，一经查出，对责任人考核100500元不等。5.3.3采购人员外出采购物资，不得借出差之机，为其他人或组织采购物资，如有违规者调离工作岗位，并给予记过处分。6、附 则6.1本办法适用于国能威县生物发电有限公司。6.2本办法解释权归公司综合部。6.3本办法自公布之日起实施。附件1、合同模板2、项目招标审批单3、供方测评表 4、物品交接单5、物品借用单 6、废品处理单附件1：国能 公司采购合同说明：1、此合同模板适用物资及零部件采购，合同条款请根据实际情况及合同文本附注适用。2、文本中楷体加粗部分为合同文本说明，非合同条款本身，请使用示范文本时删除该部分。3、使用该示范文本签订合同时，请删除下划线。 合同编号： 签订时间： 签订地点： 买方（甲方）：国能 公司 卖方（乙方）： 甲乙双方本着自愿、平等、互惠互利、诚实信用的原则，经充分友好协商，就甲方向乙方采购 ，根据中华人民共和国合同法等法律规定，订立如下合同条款，以资共同恪守履行。一、合同标的（注：也可以列附表，如长期供货未定数量的，数量可暂不填写，请注明计量单位）序号货物名称规格型号生产商产地数量单价备注1234.二、合同总价款1、合同总价款：人民币 元（大写： 元整）2、与交货有关的费用:(包括且不限于)运输费、包装费、保险费以及软件费、检验费及培训、技术服务等费用，已包含在合同价款中，3、本合同单价及总价为固定价格，已经包括风险费用，在合同有效期内不做调整。三、技术规范及标准1、卖方所供货物应达到以下技术和质量标准：（注：请详细列明） 2、本合同及附件对货物技术规范及标准未有约定或约定不明的，货物应当符合招标文件（或询价书、谈判邀请书）规定的技术规范及其附件规定。3、如果没有提及适用标准，或技术规范说明不明确，则应符合中华人民共和国现行国家标准、行业标准或地方标准。这些标准必须是有关机构发布的最新版本的标准。4、除非本合同规定，货物所适用具体规范和标准在本合同未有约定或约定不明，且货物生厂商的企业标准或产品说明书标准高于国家、行业或地方标准（包括推荐标准）的，货物应当首先符合该企业或产品说明书标准。5、本合同约定标准低于国家强制标准时，以国家强制标准为准。6、除非技术规范中另有规定，计量单位均采用中华人民共和国法定计量单位。四、包装1、货物的包装应符合国家的规定或并适合运输，并确保货物安全、环保地运交买方投入使用。2、货物的包装标示应符合中华人民共和国法律、法规等对有关标示的说明、产地、原材料、用途、警示、质保期及质保条件、生产日期等规定。（注：请根据货物性质确定该条款是否适用，如不适用，请删除）3、 （如：对包装有特殊约定，请在此项详细注明）五、货物交付及验收1、交货时间按第 项执行：（1）合同生效之日起 日内交付完毕； （注：如分批交货，请注明：分批交货时间及货物数量）（2）合同生效之日起，甲方发出书面交货通知之日起 日内交付完毕。（注：如分批交货，请注明：分批交货时间及货物数量）（3）合同生效后（或甲方发出书面交货通知后），乙方每月 日（或每 日）向甲方交货 （注：适用于分批交货，请注明每批货物名称及数量） （4）根据甲方的通知（包括书面、传真、电子邮件或确定时间、货物名称、数量）交付货物（注；适用于无法确定具体每批货物种类、数量的情况）2、交货地点： ，如需方要求变更交货地点，甲方应在合同规定的交货日期 天前通知乙方。 3、乙方应当按照合同约定送货，需要承运人运输的，卖方负责办理运输手续，并支付运输费用及办理保险。4、乙方应在送货前及时（注：或约定具体日期）将发运情况（发运时间、预计到达时间、货物名称、数量、承运人、运输方式等）通知买方，以便买方做好接收货物准备。5、乙方将货物送达合同约定交货地址后，甲方应及时（注：或填写日期）接收货物，对于货物延迟 日以上的（注：可以自行约定合理时间）的，买方有权拒绝该货物。6、甲方接收货物时，应对货物及时（或填写具体日期，如需实验的请延长验收期限）进行验收，验收内容包括：（根据货物具体情况可以增加或删除部分内容）（1）生厂商的原装产品证明，产品说明书、质量证明书；（2）国家监督检测机构等对货物的测试、试验、检测报告复印件；（3）货物应具有国家有关部门批准生产、使用的有效文件；（4）所供货物的生产厂家必须具有的ISO系列（或同等）质量、环境、健康体系认证证书；（5）包装是否完好并符合合同要求；（6）货物种类、数量（重量）及附件与合同约定一致；（6）货物外观是否存在瑕疵；（7）货物是否符合合同约定的标准及规范。 7、对于技术或成分复杂需要投入试运行的货物，甲方还应当将货物 日投入试运行，试运行 日且完全符合本合同规定标准及规范后方可办理正式验收手续。8、货物验收合格的，甲方出具验收合格证明书。除此之外，甲方及其工作人员或委托代理人在任何书面文件（包括送货单、结算单、过磅单、运输单）等签字或盖章行为均不视为对货物的验收。9、货物验收不合格的，除卖方应当赔偿买方的损失外，买方有权在以下方式中选择其一：（1）要求卖方 日内按买方要求补正、更换货物，卖方未在 日内对货物进行补正、更换或补正、更换后仍达不到合同约定标准的，买方有权退货。但根据本合同约定及货物本身特性导致的合理损耗不能返还的部分货物除外。（2）买方退回货物，根据本合同约定及货物本身特性导致的合理损耗的部分货物除外。（3）买方接受货物，合同价款下调 %。10、因货物验收不合格所发生的货物补正、更换、退货费用均由卖方承担。11、货物的所有权及毁损、灭失风险自卖方全部完成交货之日后转移给买方，但毁损、灭失风险是由于卖方及承运人原因造成的除外。六、合同货款结算与支付1、货款结算：（注：适用于长期分批交货，一次性交货的请根据情况选择）卖方应当在每月 日（或验收合格 日内）持买方签收的送货单、验收合格证明书办理货物结算手续。2、合同价款按第 项方式支付(1) 本合同提供预付款，预付款金额为人民币 元，在合同生效且买方收到卖方开具以买方为收益人的与预付款同等金额银行保函后 日支付该预付款（预付款在货款支付时扣除）；买方在办理结算（注：一次性交货不需办理结算的，请修改为验收合格后）后 日向卖方当期结算款项的 %,即人民币 元。剩余结算货款金额（如无结算，请直接注明货款）的 %做为质保金，待质保期满且无质量问题，返还给卖方（注：有无质保金，请根据货物性质确定）。(2) 买方在办理结算（注：一次性交货不办理结算，请修改为验收合格后）后 日向卖方当期结算款项的 %,即人民币 元。剩余结算货款金额（如无结算，请直接注明货款）的 %做为质保金，待质保期满，无质量问题返还给卖方（注：有无质保金，请根据货物性质确定）。 (3) (注:根据如以上不适用,请根据集团公司资金管理规定自行约定)3、每期合同货款支付前，乙方向甲方开具同等金额的发票(或在正式验收时乙方提供全部货款金额发票) （注：根据情况根据实际情况加以约定发票的开具时间，是否为增值税发票请根据货物性质确定)和财务收据，如无增值税发票，甲方有权利拒支付合同该期及以后合同货款。九、质保（注：如该货物适用，不适用请删除）1、货物经过最终验收合格之日起，乙方应按照本合同约定进行免费保修服务，免费保修期限为 年。保修期内，乙方应当在接到甲方保修通知后 天内派人至甲方现场维修或换货。每迟延一天，乙方向甲方支付合同金额 %的违约金；超过 天乙方未维修，甲方有权自行或请第三方维修，所发生费用从质保金中扣除。2、保修期内，如由于火灾、洪水、地震等不可抗力原因及甲方人为破坏因素造成的损坏，乙方负责免费维修，材料成本费用由甲方承担。3、保修期后，卖方仍对货物质量承担瑕疵担保责任。应在接到甲方维修通知之日起 天内派人至甲方现场维修。货物的维修、更换，甲方酌情收取成本费和服务费，收费标准另行约定。十、保证1、卖方保证，买方在中华人民共和国使用该货物或货物的任何一部分时，免受第三方提出的侵犯所有权、使用权、专利权、商标权、工业设计权或其他知识产权的起诉。2、卖方应保证合同项下所供货物是全新的、未使用过的，是最新或目前的型号，并完全符合合同规定的质量、规格和性能的要求。除非合同另有规定，货物应含有设计上和材料的全部最新改进。（如采购的为二手物资，请修改或删除本条款）十一、违约责任1、乙方逾期交货（包括分期交货），每逾期一日，应支付合同总额（或该期货物价款） %的违约金，违约金累计总额不超过合同总价款的 %。乙方逾期交货超过 天，视为交货不能，乙方应返还甲方已付款项，甲方有权解除合同。2、卖方供货的货物因不符合合同约定标准致使未能按期通过验收（包括初步验收）的，每迟延一天向甲方支付合同总额 %违约金；超过 天仍未验收合格，除买方选择降价接受该货物外，买方有权解除合同。3、如因卖方提供假发票或虚开发票及与交易事实不符的发票而导致买方蒙受的一切损失均由卖方赔偿给买方。卖方开具增值税发票如进项发票税率不对等，致买方无法将进项税抵扣，该销项税额全部由卖方承担。（注：根据货物性质确定发票的开具及本条款的适用）4、除非本合同另有约定，买方未按照合同约定支付合同货款，应当按照法律规定赔偿卖方的损失，超过 日，卖方有权解除合同。十二、不可抗力如发生不可抗力事件，受不可抗力事件影响的一方应取得公证机关的不能履行或不能全部履行合同的证明，并在事件发生后15个工作日内，及时通知另一方。十三、合同补充1、本合同没有约定或约定不明的，应由双方共同协商，所达成的补充协议与本合同具有同等法律效力。2、双方不能达成补充协议的，招标文件、谈判邀请书或询价书有规定的，应当以招标文件、谈判邀请书或询价书为准。十四、争议解决双方如发生争议，应协商解决；如协商不成，任何一方均可向合同履行地人民法院起诉。十五、合同有效期合同自双方法定代表人或授权代表签字并盖章后生效，至双方权利义务履行完毕后，合同终止。（注：如货物采购为长期采购合同，请注明具体合同期限，如：合同生效之日起 年或 月,也可以约定具体日期）十五、本合同一式 份，双方各执 份，具有同等法律效力。附件（注：根据货物情况增加或删除附件内容，如简单货物在合同主文中能够说明，可以不采用附件）1、 货物清单2、 货物技术参数及指标3、 货物验收规范甲方：乙方：法定代表人（授权代表）：法定代表人（授权代表）：日期日 期附件2： 项目招标申请书项目公司名称 ： 项目名称经办人项目规模建设地点概(预)估算(万元)何时使用项目招标内容拟采用