会计信息系统(第三版）第五章-n

会计信息系统,第五章 薪资管理子系统,本章知识结构,第一节 薪资管理子系统应用基础,一、薪资管理子系统的功能二、薪资管理子系统与其他子系统的关系三、薪资管理子系统的应用流程,一、薪资管理子系统的功能,1初始设置2工资数据录入3日常业务处理4凭证处理5信息查询6期末处理,二、薪资管理子系统与其他子系统的关系,1薪资管理子系统与总账子系统的关系薪资管理子系统主要是通过转账凭证向账务子系统传递数据。薪资管理子系统将通过计算和分摊生成的工资、福利费、工会经费、养老保险金等转账凭证传递给账务系统进行进一步的处理。同时，薪资管理子系统也可以通过相关的函数和公式从账务子系统获取工资、福利费等科目的数据。2薪资管理子系统与成本子系统的关系薪资管理子系统为成本子系统提供其核算所需要的工资和福利费用的数据，是成本核算的基础数据之一。3薪资管理子系统与报表子系统的关系 薪资管理子系统将计算结果和各种统计分析数据传递给报表子系统，以便其定义相关报表。,三、薪资管理子系统的应用流程,第二节 薪资管理子系统初始设置,一、薪资管理子系统的参数设置二、薪资管理子系统的基础信息设置三、薪资管理子系统的数据录入,一、薪资管理子系统的参数设置,1业务控制参数 1）参数设置 工资类别个数：如单位按周或月多次发放工资，或者是单位中有多种不同类别（部门）的人员，工资发放项目不尽相同，计算公式亦不相同，但需进行统一工资核算管理，应选择“多个”。如果单位中所有人员的工资统一管理，而人员的工资项目、工资计算公式全部相同，选择“单个”，可提高系统的运行效率。 币种：系统提供币别参照供用户选择，若选择账套本位币以外其它币别，则还须在工资类别参数维护中设置汇率。 2）扣税设置 扣税设置用来设定是否要从工资中代扣个人所得税。 3）扣零设置 扣零设置是指系统是否进行扣零处理以及在进行扣零处理时依据的扣零类型。用户一旦选择了“扣零处理”，系统自动在工资项目中 增加“本月扣零”和“上月扣零”两个项目，用户不必在计算公式中设置有关扣零处理的计算公式，“应发合计”工资项目中也不用包括“上月扣零”，“扣款合计”工资项目中不用包括“本月扣零”。其中扣零类型包括扣零至元、扣零至角和扣零至分。 4）人员编码设置 人员编码设置即设定薪资管理子系统中单位人员编码的长度。,操作演示,一、薪资管理子系统的参数设置,2权限设置 有的系统会在功能权限的基础上对工资权限进行明细控制，例如可以控制用户可以对哪些部门、哪些工资项目进行操作。 如果将某用户设置为工资类别主管，则该用户将拥有该工资类别的全部部门和工资项目处理权限。,操作演示,二、薪资管理子系统的基础信息设置,1工资类别设置在薪资管理中如果存在多种不同类别的人员，每一类人员的工资发放的项目不同或计算公式不同，但都需要进行工资的核算管理，这时就需要建立不同的工资类别，进行多工资类别的核算。例如，对企业中在职人员和离退休人员分别进行工资核算时，就需要建立在职人员和离退休人员两个工资类别。又如对企业中正式人员和临时人员分别进行工资核算时，便可以建立正式人员和临时人员两个工资类别。,操作演示,二、薪资管理子系统的基础信息设置,2工资项目设置工资项目设置即定义工资项目的名称、类型、宽度、小数、增减项。系统中有一些固定项目，是工资账中必不可少的，包括：“应发合计”，“扣款合计”，“实发合计”，这些项目不能删除和重命名。其他项目可根据实际情况定义或参照增加。如：基本工资、奖励工资、请假天数等。在此设置的工资项目是针对所有工资类别的全部工资项目。,二、薪资管理子系统的基础信息设置,定义工资项目注意问题： 定义时应考虑各工资项目的先后顺序。 工资项目中有些项目是所有单位必须的，如：部门编码、职工编码、姓名、签名等。这些项目一般工资系统均要求定义为字符型。 定义工资项目时应适当考虑一段时期的发展需要，以便保证系统投入使用后保持较长时间的稳定。 部分工资项目如应发工资、实发工资、个人所得税等项目的数据是由其他项目数据经过计算得出的，因此凡参与计算的工资项目的数据类型必须设置成数字型。工资项目的的设置是针对所有工资类别的。单工资类别下，只需完成工资项目设置即可；多工资类别下，工资项目设置完后，当打开某一工资类别时，可从已设置好的工资项目中为本工资类别选择合适的工资项目。,二、薪资管理子系统的基础信息设置,例5-1：设置如下工资项目。,操作演示,二、薪资管理子系统的基础信息设置,3公式设置 定义某些工资项目的计算公式及工资项目之间的运算关系。例如：缺勤扣款=基本工资/月工作日*缺勤天数。定义公式可通过选择工资项目、运算符、关系符、函数等组合完成。系统固定的工资项目“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”等的计算公式，系统根据工资项目设置的“增减项”自动给出。用户在此只能增加、修改、删除其他工资项目的计算公式。定义工资项目计算公式要符合逻辑，系统将对公式进行合法性检查，不符合逻辑的系统将给出错误提示。定义公式时要注意先后顺序，先得到的数据应先设置公式。,二、薪资管理子系统的基础信息设置,例5-2：设置如下工资项目计算公式。 请假扣款=请假天数*100,操作演示,二、薪资管理子系统的基础信息设置,4人员设置 1）人员类别设置 为了使计算机自动进行工资费用的分配，需要正确划分人员类别，以便于企业按人员类别进行工资的汇总计算。2）人员基本信息设置 人员基本信息包括职工的编号、姓名、所在部门、所属类别等。这些项 目均是工资汇总、分配的基本依据。此外，还有很多企业利用薪资管理系统代理基本的人事信息管理职能，这样就需要增加地址、电话、身份证号、职称等管理信息。,操作演示,二、薪资管理子系统的基础信息设置,5部门设置通常，企业工资的汇总、统计、领款、分发等是以部门为基本单位的。正确设置企业部门，可以方便地按部门统计、查询各项工资信息，也可以实现按部门进行工资费用分配的目的。部门档案在基础设置中完成。,二、薪资管理子系统的基础信息设置,6银行名称设置由银行代发工资的企业应进行银行名称的设置。代发银行可能需要设置多个，这是由于同一工资类别中的人员在不同地点工作时，需要在不同的银行发放工资，或不同的工资类别由不同的银行发放工资。在设置代发银行名称时还需要对银行账号进行设置和管理，以便正确的完成银行代发工资的工作。,操作演示,二、薪资管理子系统的基础信息设置,7定义工资转账关系会计信息系统中通过事先定义工资转账关系，就可以每月自动分配工资费用，生成转账凭证。定义工资转账关系就是定义工资费用分配的模板，即确定不同类别人员的工资计入不同的费用科目中去。,二、薪资管理子系统的基础信息设置,例5-3：定义如下工资转账关系。,操作演示,三、薪资管理子系统的数据录入,1薪资管理系统录入数据的内容 薪资管理子系统在初次始用时需要录入所有职工没有进行公式定义的工资项目数据，即每月相对固定不变的部分如：基本工资、职务工资、职称工资及各种固定补贴等。每月固定不变的数据在系统投入使用时一次输入，长期使用，只在提职、提薪、晋级时才进行修改。每个职工的这些基本工资数据形成了薪资管理子系统数据处理的基础。而对于每月变动的数据部分如：病事假扣款、水电费、代扣税等代扣款等则需要在每月处理工资数据前进行编辑修改。,操作演示,三、薪资管理子系统的数据录入,2薪资管理系统录入数据的方法1）使用过滤功能过滤工资项：如果只对某些工资项目或某一部分职工的工资数据进行录入或修改，使用过滤功能可以将指定需要输入的工资项目或人员过滤出来，使屏幕上只显示用户需要的数据，方便用户输入数据。如，每月只需输入考勤记录，可以利用过滤功能将相关工资项目筛选出来，屏蔽其他工资项目，以使数据录入界面简洁，实现快速输入。2）成批替换某工资项目内容：用户利用此功能可以通过设置公式按照某一特定的条件将某些工资项目数据进行统一替代。如：年末每一职工工龄工资增加一年；或由于本月销售一部业绩突出，特销售一部所有员工派发奖金200元。3）按指定条件快速定位：用户可利用此功能按照职工所属部门、职工个人编码、姓名等条件快速定位到相关记录以便进行编辑工作。,第三节 薪资管理子系统日常及期末处理,一、工资变动处理二、工资计算和汇总三、个人所得税的计算四、银行代发工资五、工资扣零处理六、票面分解处理七、工资分摊和凭证处理八、工资账表查询九、期末处理,一、工资变动处理,工资数据按变动频度分为基本数据和变动数据两部分变动数据于每月工资计算处理前录入。工资变动处理只能处理日常工资数据的调整、变动以及工资项目的增减等，而人员的增减和部门的变更需要在人员基本信息设置中进行调整。职工调入、调出本单位时，其基本工资数据可以输入或删除。一般情况下，该职工数据工资数据不必保留备查。特殊情况如某单位需要保留则需对软件作特殊要求。职工在单位内部不同部门间进行调动时可以通过修改职工所在部门编码直接实现调动。,一、工资变动处理,例5-4：输入变动工资数据。周伟请假3天；赵红请假2天。,操作演示,二、工资计算和汇总,薪资管理子系统按照在初始设置中定义好的工资项目及计算公式计算职工的应发工资、各项扣款合计及实发工资等项目，并根据所属部门、人员类别等条件自动汇总生成新的工资数据表。,操作演示,三、个人所得税的计算,薪资管理子系统中个人所得税的计算通常由用户设定各级纳税基数和各段税率，然后由系统自动完成计算工作。其处理步骤如下：1）设定纳税基数：一般把实发工资作为系统的纳税基数对应的工资项目。当出现纳税起征点不同的情况时，可以设置“扣税起征额”工资项目，输入不同人员的扣税起征点金额或公式，把扣税起征额作为对应的扣税项目。2）定义税率表：一般情况下，系统提供了国家规定的工资、薪金所适用的各级超额累进税率。企业可以根据自身的需要调整费用基数、附加费用及税率，修改扣除数，增加或删除级数。3）生成个人所得税申报表：薪资管理子系统根据用户的定义自动计算并生成个人所得税申报表。,三、个人所得税的计算,例5-5：设置个人所得税扣税基数为3500元。,操作演示,四、银行代发工资,银行代发工资是指企业为职工在代发工资的开户银行设置工资储蓄账户，每月企业直接将职工工资划入开户银行相应账户中。银行代发工资的处理步骤如下：1）设置代发文件格式：企业需根据代发银行的要求设置代发文件的格式，如文件中包含的数据项目、各数据项的类型、长度等。2）选择代发文件的输出格式：企业根据代发银行的要求设置向银行提供的工资数据文件的存放格式。3）向银行报送工资数据文件：企业按照预先规定好的格式和文件名将工资数据文件报送代发银行，以便银行在规定日期内将员工应得薪金划转到员工个人账户。,五、工资扣零处理,工资数据的扣零是将本月工资尾数留待下月处理的一种数据处理方式。对使用现金发放工资的单位这种处理是减少分发现金困难的重要措施。薪资管理系统扣零处理步骤如下：1）使用薪资管理子系统的第一个月按照预先设定的扣零条件计算扣零数据填入本月扣零字段2）下月系统自动用工资数据文件中当月扣零字段的值替换上月扣零字段，替换后本月扣零字段清零。3）将上月扣零字段值加上本月工资中应扣零数后将整数部分合并到本月实发工资数中，尾数部分作为本月扣零数额填入本月扣零字段。,六、票面分解处理,对于使用现金发放工资的企业需通过票面分解的功能根据计算出的工资金额求出各种面值人民币的需要量，生成票面分解一览表，以便企业提取适合发放工资的不同面值的货币。票面分解的处理步骤如下：1）对每个职工的实发工资数据进行分解，得到发放每个职工工资所需要的各种面值的货币张数。2）得到发放每个职工工资所需要的各种面值的货币张数后，将不同面值的货币张数进行汇总从而得到整个企业的票面分解一览表。,七、工资分摊和凭证处理,工资发放完成之后，财务部门还需要对各个部门的工资数据进行分摊计提应付工资、应付福利费、工会经费、职工教育经费、养老保险金等费用。工资分摊处理需要设置工资总额和计提基数，系统将根据工资总额和计提基数自动计算各部门每一项费用的提取数。薪资管理系统的凭证处理包括定义凭证、生成凭证和查询凭证。系统根据用户预先定义的分录公式制作自动转账凭证传递到账务系统，实现与账务子系统的数据传递。,操作演示,八、工资账表查询,（一）工资表1. 工资发放签名表2. 工资发放条3. 工资卡4. 部门工资汇总表5人员类别工资汇总表6条件汇总表7工资变动明细表8工资变动汇总表9条件明细表10条件统计表,操作演示,八、工资账表查询,（二）工资统计分析表1工资项目分析表2员工工资汇总表3分部门各月工资构成分析表4工资增长分析5部门工资项目构成分析6员工工资项目统计表7按部门分类统计表8按月分类统计表,操作演示,九、期末处理,1