大型活动执行手册

项目执行手册 流程安排是纲领 前期准备是基础 合作执行是关键 控制应变是保障 细节的把控决定效果 后期跟踪是超越的所在 2011 年 7 月 第 1 页 共 11 页 目录 一 手册说 明 2 二 活动环节一 信息沟 通 2 三 活动环节二 方案制 定 4 四 活动环节三 开会分 工 6 五 活动环节四 活动筹 备 6 六 活动环节五 全体排 练 9 第 2 页 共 11 页 七 活动环节六 现场执 行 9 八 活动环节七 会后跟进 11 九 工作人员礼仪 13 一 手册说明 本手册讨论对象为接待等项目 由于大型公开性活动工作较为复杂 涉及赞助招商 媒体宣 传以及更多繁杂的现场服务等事宜 因此 大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活 动执行方案 本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导 本手册将活动执行分为七个环节 信息沟通 方案制定 开会分工 活信息沟通 方案制定 开会分工 活动动筹筹备备 全体排 全体排练练 现现 场执场执行和会后跟行和会后跟进进 以供执行负责人把握整个执行过程 避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏 或偏差 实现清晰的活动把握 周到而创新的方案设计 明确的人员分工安排 完美的现场执行 和持续到位的会后跟进 最终完成一个完美的活动执行过程 二 活动环节一 信息沟通 信息沟通是活动执行中的第一环节 充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成 功的基础 也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工 遗漏和时间浪费等问题 因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前 与领导和其它人士进行充分沟通 在可允许的范围 内争取了解尽可能多的信息 填写下列活动信息沟通表 再筹划下一步工作 活动信息沟通表活动信息沟通表 第 3 页 共 11 页 活活动动名称名称 活活动时间动时间活活动动地点地点 举办单举办单位位协办协办 联办单联办单位位 执执行行负责负责人人活活动规动规模模 执执行行单单位位执执行行单单位位负责负责人人 活活动动目的目的 活活动动意意义义 主要主要领导领导 嘉嘉宾宾邀邀请请 媒体邀媒体邀请请 主要流程主要流程 接待接待标标准准 其它要求其它要求 三 活动环节二 方案制定 活动方案是活动执行的指导性文件 在活动信息沟通完成之后 执行负责人填写活动信息沟 通表 自己或执行方制定活动方案与活动执行方案 初稿 组织各处室讨论 根据修改建议形成 活动执行方案 第二版 提交给领导审阅 最后根据领导反馈意见制定活动执行方案 最终版 其整体流程如下 执行负责人信息沟通 填写活动信息沟通表 与各处室讨论 第二版 制定活动方案与执行方案 将活动方案 第二版 提交给领导审阅 根据意见确定最终方案 第 4 页 共 11 页 一般性活一般性活动简动简要方案基本要素 要方案基本要素 1 活动名称与目的 2 活动时间与地点 3 举办 联办 协办单位 4 与会领导 嘉宾 媒体与规模 5 简要流程 重大活重大活动动精精细细方案基本要素 方案基本要素 1 活动名称 背景 目的 意义与口号 2 举办 承办 联办单位 3 活动时间地点 4 活动与会领导 嘉宾 媒体与规模 5 活动详细流程 6 赞助机构与合作媒体 7 活动会务服务 8 其它事项 活活动执动执行方案的基本要素 行方案的基本要素 活活动动基本信息基本信息活动时间 地点 名称 规模 与会领导 举办 联办单位等 执执行行团队团队分工分工A 执行总负责人 B 执行小组负责人 C 具体组员名单 前期筹前期筹备备事宜事宜A 筹备事宜列项 B 人员分工安排 C 筹备日程安排 现场执现场执行事宜行事宜A 现场布置说明 B 现场活动流程 C 现场任务列项 D 人员分工安排 活活动动后期工作后期工作A 后期事项明细 B 人员分工安排 C 完成时限要求 活活动财务预动财务预算算 活活动动合同合同签订签订 活活动应动应急方案急方案 其它事其它事项项大型公开活动同时需制定招商赞助方案 四 活动环节三 开会分工 第 5 页 共 11 页 活动前期 成立活动小组 由小组负责人定期召开活动信息沟通会议 进行初步的工作分工 活动方案确定后 执行负责人召集全体工作人员 举行活动工作安排会 详细介绍活动信息 及其具体人员安排 同时了解全体人员时间和工作任务情况 听取反馈建议 及时进行工作调整 与方案完善 最终确定全体人员分工 根据活动的规模及性质 报请领导召开各部分协调会 得 到更多的部分协助 工作安排会三个目的 工作安排会三个目的 1 讲述活动各项情况 2 明确人员分工安排 3 听取反馈意见 工作安排会工作安排会环节环节 1 执行负责人主持会议 介绍活动基本情况 2 执行负责人介绍人员分工安排 3 工作人员重述自身职责与安排 4 听取反馈意见并及时协调 5 领导总结发言 分工管理方法 分工管理方法 由于活动现场的参与人员数量大 事物繁杂 为了提高活动实施阶段的管理效率 实施操作 程序的管理 由项目负责人制定整体工作分工方案 然后由各项工作的具体负责人再去制定针对自身工 作的详细分工计划 再交于项目负责人进行计划汇总 以此控制整个活动进程 项目负责人制 项目负责人的统一安排 团结协作互相配合 所安排的人员 从活动筹备前 期到活动现场执行 再到活动后期 一直负责到底 从而进一步保证活动的进程速度和效率 部部 门门职职 能能负责负责人人执执行方行方备备注注 总总指指挥挥活活动动的的总总体策划 体策划 监监督 督 协调协调 控制 控制 副副总总指指挥挥项项目的目的监监督 督 协调协调 控制 控制 会会务务 协调协调 1 各处室协调 2 各部门协调 3 召开协调会 组长 组员 领导领导 接待接待 1 领导邀请 名单 2 领导餐宿 签到 3 领导用车 礼品 4 领导演讲稿 5 领导参会路线检查 组长 组员 对接 后勤 嘉嘉宾宾 接待接待 1 嘉宾邀请 名单 2 嘉宾餐宿 3 嘉宾用车 礼品 组长 组员 副副 总总 指指 挥挥 媒体媒体 接待接待 1 媒体邀请 名单 2 媒体餐宿 3 媒体签到 礼品 组长 组员 第 6 页 共 11 页 舞美舞美 设计设计 1 舞美督促 检查 2 证件管理 3 各区域视觉管理 组长 组员 文字文字 资资料料 1 新闻通稿 2 领导演讲稿 3 主持人串词 4 会务文字资料 5 通讯录 组长 组员 后勤后勤 保障保障 1 生活用水 2 餐宿 用车 礼品 3 其他 组长 组员 安保安保 消防消防 1 证件检查 2 现场引导 3 现场管理 组长 组员 摄摄影影 摄摄像像 1 筹备前的影像 2 现场影像 3 活动资料收集 信息信息 管理管理 其他其他 1 志愿者 2 礼仪 3 信息共享 通知 五 活动环节四 活动筹备 在明确活动方案和人员分工 正式进入活动筹备环节 活动筹备是活动的真正执行环节 是 细化深入的过程 主要包括以下内容 现场勘查 来宾邀请接待 活动进度 物料准备 现场布置 应急预案 公安消防 后勤保障 财务预算与文件管理 1 来 来宾宾邀邀请请接待及接待方案 接待及接待方案 领导邀请和接待 嘉宾邀请和接待 媒体邀请和接待 邀请媒体名单 新闻夹内容 媒体签到 住宿登记表 媒介分工 活动现场位置 接待物料 专访安排 名单 Q A 2 活活动进动进度度 制定严格的活动筹备各项内容的进度表 第 7 页 共 11 页 3 物料准物料准备备 4 现场现场布置布置 5 应应急急预预案案 AV 部分 现场所有 AV 设备 包括笔记本电脑 均需在活动进场前 进场后进行多次检查 以确保 所有设备的良好运转 活动进行中对所有文件同时在两台笔记本上备份 以防现场一部出现问题马上可切换 另一部 天气变化 安保事件 在活动区域周围及主要通道处安排工作人员及保安 防止中途发生突发事件 如发生意 外变化及时疏导来宾 如场内发生混乱时由场内的工作人员及礼仪迅速引领领导到安全区域 确保在场领导 的安全 同时负责人利用场内广播对场内的人员进行引导和疏散 6 公安消防公安消防 活动的时间 地点 人数 规模 内容及组织方式 安全工作人员情况 数量和任务分配 识别标志 场地建筑和设施的消防 安全情况 第 8 页 共 11 页 入场票证的管理 查验措施 场地人员的核定容量 迅速疏散人员的预备措施 7 后勤保障后勤保障 安排专门工作人员负责用餐预订及送达 指定工作人员用车和司机 文件打印 资料装袋 运输和存放 物品领取登记 生活用水 礼品 8 财务预财务预算算 9 文件管理文件管理 活动中所涉及到的文件档案主要包括各种审批的行政文件 相关合同协议 新闻宣传稿件 策划方案 工作计划 相关证件票据等 需及时整理 让文件在活动的过程在各个需要文件的工 作人员中及时传递 让工作人员能及时了解整个活动过程 从而提高工作效率 10 活活动动相关物相关物资资 会会议议物物资项资项目目基本内容基本内容 会务文具打印机 订书机 纸笔 胶带等 会议电子材料演讲 PPT 开场背景 PPT 背景音乐 视频 会议发放材料嘉宾签到簿 活动议程单 会议介绍 会务其它资料 六 活动环节五 全体排练 针对重大公开活动 或其它有重要领导参加的活动 需提前对重要环节进行排练 以增加工 作人员活动执行的熟练度 发现其中存在的问题 需要排练的重要环节通常包括领导接待环节 活动开场环节 重要仪式环节 领导欢送环节 其中重要仪式环节由于其中工作较多 需要多人 的配合 通常需要进行多次排练 排排练练人人员员安排安排 排练总导演 执行负责人 排练人员 被排练环节的工作执行人员 陪练人员 其它环节工作人员 表演与会嘉宾 问题纪录人员 七 活动环节六 现场执行 1 再次排 再次排查查 于活动正式开始前 所有工作人员提前就位 执行负责人须结合排练情况 对现场工作进行 全面排查 尤其排查涉及领导安排的重要环节 人员分工 工作人员重述自己的工作职责 确保所有人员全部到位 物品摆放 现场桌椅 桌牌 茶水 资料 鲜花 信纸和笔是否摆放整齐 房屋摆设 房屋内部摆设是否美观 干净 整洁 电子设备 电子设备是否运行正常 所有音频 PPT 等电子资料是否已完全到位 领导礼品 检查礼品是否到位并摆放整齐 工作人员是否清楚不同领导的礼品类别 第 9 页 共 11 页 2 领导领导接待 接待 设立活动接待组 分设多个接待小组 每个小组由两人组成 由接待组组长负责小组间的协 调 及时调配 当领导到场时 小组其中一名接待人员负责引导休息室 另一名于接待处迎接其 它领导 重要领导由公关人员陪同部门领导到门口进行迎接 接待工作的通常流程 联系领导或其部门领导 确认活动地址 交通路线图等信息 预先告诉迎接事宜 领导即到时 接待小组须注意来往车辆 到迎接处准备好 车辆一到即主动上前迎接 对于须由部门领导亲自迎接的领导 领导即到时接待小组负责人提前电话告知部门领 导 活动礼仪引导领导入休息室 并马上安排茶水 活动开始接待人员负责引导至活动现场 3 现场现场配合 配合 活动执行负责人根据活动执行方案 列明现场需要执行的工作 并进行工作人员细致安排 以配合现场活动流程中的所有工作 4 活 活动动用餐 用餐 提前安排好用餐座次 于餐桌上预先整齐摆放桌牌 及时引导领导至用餐地点 直至每位领导就座完成 在至用餐地点路上 需注意提包 拿衣服和活动材料 并确认是否有领导物品遗落 用餐现场至少有一名工作人员 及时调配服务员 服务现场 5 欢欢送送领导领导及礼品及礼品发发送送 首先集体欢送国家领导人和省部级重要领导 再欢送其它领导或企业家 对于有司机或部门领导的领导 提前将礼品给领导司机或部门领导 对于未带司机的参与领导 活动结束后由专门工作人员负责跟进发送礼品 八 活动环节七 会后跟进 会后跟进工作也是活动的重要环节 于活动结束之后 需及时对活动进行跟进整理 具体包 括如下几个方面 1 感 感谢谢短信短信发发送送 于活动结束后 需及时对与会领导的参会和支持表示感谢 2 会 会议议 活活动纪动纪要要 于活动结束后 工作人员及时整理活动录音 视频和会议记录 撰写会议 活动纪要 针对重 要活动 需要形成活动记录 甚至形成会议 活动成果书籍 3 活 活动动新新闻闻稿稿 活动结束的当天晚上 工作人员整理活动新闻稿 保证第二天及时进行新闻发布 4 音像 音像资资料整理料整理 活动结束后及时对活动图片 视频等音像资料进行整理 修饰和剪辑 重要活动的视频和图 片还须进行