机关事业单位档案管理制度

机关事业单位档案管理制度机关事业单位档案管理制度 第一章 总则 为了加强档案管理 有效地保护和利用好档案 提高 资料利用效率 使其更好的服务于我局的工作 现根据 中华人民共和国档案法 政府档案管理条例 结合我 局实际情况 特制定本制度 第二章 归档制度 一 归档制度 1 局档案资料分为科技档案 文书档案 会计档案 电子档案 图书资料 测绘资料等 2 局各科科在各项工作中形成的并有保存价值的材料 含文字 图表 声像 光盘 磁盘 实物材料等 必须 由本部门或专人负责收集 整理 于次年 6 月 30 日前或本 项工作结束后向局档案科移交归档 任何单位和个人不得 以任何理由拒绝归档 3 归档的文件材料应齐全 完整 能系统 准确地反 映本单位在各项工作管理等方面的真实内容 归档文件的 书写笔迹和载体材料要能耐久保存 严禁使用圆珠笔 红 墨水 兰墨水书写或审批签字 只能用黑色 严禁使用复 印纸复写 归档的文件材料必须纸质优良 线条 字迹图 象清晰 反差良好 文件材料和表格统一使用国际标准尺 寸 A4 纸 4 归档的文件材料应为原件 因故无原件的 可归具 有凭证作用 法律效用的文件材料 文件材料归档后不得 更改 5 归档的文书 科技 会计 各类地图 文件必须是 盖有公章的正文 其定稿必须由单位领导在发文稿纸上的 签字并加盖公章 领导签批应使用碳素墨水或签字笔 计 算机生成的文件定稿必须使用喷墨或激光打印机打印 各 种图纸 表格做到手续完备 按规定签字盖章 图纸的图 幅和图标按国家标准绘制 6 会计档案应按照要求由会计人员装订成册 加盖公 章 由部门保管一年 期满之后 指定专人编制移交清册 于每年的六月底前移交档案科统一保管 7 电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行存储 与 纸质档案相对应 相互关联的通用电子图像文件集合 目 前我局的电子档案有与可研 规划相对应的电子版 遥感 影像数据 与本局发文相对应的电子版 荒漠化沙化监测 数据 各项工程数据及成果材料 我局各项日常和业务活 动的影像资料等 8 各科科归档的文件材料 交接手续要齐全 各类档 案的移交必须在档案移交单上签字 二 预立卷制度 一 预立卷基本要求 针对本局工作的特点 方便领导和各业务科科在工作 中使用档案材料 把工作过程中各个阶段所形成的管理文 件和技术材料完整地 及时地收集 积累 整理出来 为 防止档案的流失 加以妥善保密 必须进行预立卷工作 1 档案预立卷工作由各科科完成 2 各科科在档案预立卷业务中 要接受档案科档案 人员的指导 检查和监督 3 收集范围 收集整理本科科各业务人员手中的文 件材料并检查文件材料是否有保存价值 内容是否齐全 有无重复材料 当年收集上一年度形成的 与科科工作相 关的文件 照片 录音 录像 光盘 磁盘等成果资料或 当年已经完成的工程项目资料 4 整理单位 可按平时工作过程进行顺序整理 文 书档案中请示与批复为一件 正件与附件为一件 转发件 与原件为一件 批复在前 请示在后 正件在前 附件在 后 转发件在前 原件在后 获奖的上报材料附上级的批 文或获奖证书的复印件 为一件 林业科技档案中具体工 程项目从立项起至项目结束 所有资料为一件 5 归档的文件材料一律用蓝黑或黑色钢笔书写 归 档的材料中不得出现圆珠笔或铅笔字 特殊情况要加以说 明 6 送交到档案科的文件材料统一采用 A4 纸 如有 特殊类纸张应特别说明 二 林业科技档案预立卷制度 林业科技档案预立卷工作由各科科完成 工作结束后 由各科科于每年 10 月底前归档 或在工作结束后直接归档 预立卷时 各科科按本局档案的归档范围 将形成的 各阶段业务材料及时进行收集 各种积累的材料要进行分 类 整理并放入局规范要求的标准档案材料档案盒中 在 各科科统一动态管理 工作结束后 由各科科负责人清点和检查各研究阶段 的文件材料的准确性 标准性 完整性 合法性 清点和 检查各研究阶段文件材料的补充和更改情况 检查每份文 件材料的各级会签和审批手续 并通知档案科对预立卷工 作进行检查 检查合格后 完成文件自然信息数据的录入 如有电子档案 则需从档案科领移动硬盘拷贝至少两份 经科科领导批示同意归档后按照归档要求 对文件材料进 行分类处理 并办理交接手续 将预立卷材料送交到档案 科 科技材料纸张的幅面一律采用 A4 标准 书写文字用 黑色签字笔 图样档案材料要装订成册 厚度不能超过 6cm 三 文书档案预立卷 文书档案预立卷工作主要由办公科完成 在日常工作 中进行档案材料的收集和保管 以保证当年材料的完整 系统 第二年 5 月份前将前一年档案按照档案科的要求分 类后移交档案科 四 会计档案预立卷制度 由财务科将平时工资 帐簿 凭证 报表等文件进行 整理并管理 按有关规定 定期向档案科移交并办理移交 手续 五 电子档案预立卷制度 由涉及电子档案的科科定期将电子档案拷贝存放到移 动硬盘里至少两份 定期向档案科移交并办理移交手续 第三章 档案统计制度 1 档案统计工作是档案管理的一项不可缺少的工作之 一 统计应以表册 数字的形式揭示档案数量和档案工作 有关的情况 2 统计作用 档案统计工作 为制定档案工作的方针 政策 编制档案事业发展规划 开展档案科学研究 进行 定性分析与定量分析 提供科学的依据 3 统计内容 对档案的收进 移出 整理 鉴定 保 管数量和状况 以及档案的构成 利用 机构等情况的基 本统计和其他专门统计 根据统计结果进行销毁等处理 并为领导决策提供依据 4 档案管理人员应在每一类档案整理完排列上架后 及时地进行统计 5 统计工作必须实事求是 如实地反映档案的真实性 保证统计数据准确无误 不得弄虚作假 第四章 档案保管制度 1 库房 办公 阅览科要做到 三分开 非管理人 员不得擅自进入库房 2 档案整理工作区和库房内严禁吸烟 严禁携带易燃 易爆 易腐蚀品入内 禁止使用明火 3 要经常对库房的设施和安全进行检查 保持设施完 好无损 4 库房内柜架要排列有序 归档的案卷 图书 图纸 资料排列整齐 美观 规范 与档案数据库中的目录一一 对应 以便于查找利用 5 定期开窗通风 调节科内温度 湿度 根据国家档 案局规定 档案库房的温度为 14 24 2 相对湿度范 围 45 60 5 6 库房要做到防高温 防潮 防虫 防盗 防尘 防 水 防鼠 防火 防光 防污染 防有害生物 保持库房 内清洁卫生 干净 整洁 无蠕滋生物 要定期投放防虫 剂和灭鼠药等 7 配备必须的消防器材 消防器材应放在明显的位置 并按要求定期检查 更换 保持良好状态 第五章 档案利用 借阅 制度 档案是反映本单位在各项活动中的真实记录 是本单 位的宝贵财富 为了使档案资料更好地发挥作用 积极地 为本局各项工作服务 对查阅 利用档案作如下规定 1 本局职工根据工作需要可直接到档案科查阅 2 凡查阅有关重要数据和尚未公开发布的科研成果 须经主管领导或总工办批准方可查阅 3 外单位人员借阅档案 需持本单位介绍信 经局主 管领导或总工办批准后 方可借阅 4 本单位职工查阅档案一般只限于在本局查阅 如有 特殊原因需借出 必须办理借阅登记手续 借阅时间不得 超过一个月 如有特殊情况 需要延期的必须到档案科说 明情况并办理延借手续 5 查阅利用档案者 必须保密 对所查看的部分不可 外传 6 查阅档案如需摘抄 复印 须经档案管理人员同意 重要的资料需要经主管领导和总工办同意 审批 7 档案借阅人员必须保证档案的完整和安全性 不得 转借 拆散 涂改 抽换 损坏 丢失和泄密 如有损坏 或丢失视情节轻重按有关规定处理 8 会计档案除本单位财务部门有权查阅外 其他部门 查阅须经财务部门负责人同意 外单位查阅须持介绍信 经局分管财务负责人或财务主管批准后 方可在财务人员 的带领下查阅 会计档案原则上不得借出 如有特殊需要 借出 须经本单位财务部门主管领导批准 并限期归还 9 查阅和复制档案的人员 严禁在档案上涂画 拆封 和抽换 10 地形图 影像是反映地形地貌的真实记录 是具有 参考价值的原始依据 是国家级的保密资料 实行双人保管 制度 除本单位相关部门和人员查阅外 其他人员查阅 经部门负责人批准 方可查阅 如需要借出 本系统借阅 者 持本单位介绍信 经部门负责人和分管领导审批后 只准查阅 原件不准带出 科科内保存的图纸不得转借他 人 更不能涂改 损坏 丢失 如有此类情况发生 视情 节轻重严肃处理 当生产规划使用完成后 剩余的图纸边 角料应及时收回销毁 不能随便流失 或留在个人手里 11 借阅的档案 必须认真登记 签字 归还时 档案 人员要详细检查 注销 对未归还的档案 档案工作人员 要做好登记清理 及时收回 12 电子档案的借阅拷贝 除了要经分管领导审批外 还需经涉及的科科负责人及涉及到的职工同意方可进行借 阅拷贝 第六章 档案保密制度 1 凡在本单位工作活动中形成并经过立卷归档的各类 档案均属保密范围 2 档案工作人员要认真学习和贯彻执行 保密法 带 头遵纪守法 严守国家机密 保证档案保密 安全 3 档案管理人员要坚持原则 忠于职守 不准违法乱 纪 随意摘抄 私自复印档案材料 传播密级内容 遵守 档案查阅利用制度 严禁将档案材料带入公共场所 4 发现档案丢失 泄密应立即报告 迅速采取救措施 及时挽回损失 5 凡借阅 复印档案资料 必须经分管领导或总工办 主任批准 6 要严格按查阅范围提供档案资料 不得擅自扩大查 阅范围 7 严禁非档案人员进入档案科库房 档案员必须关锁 好门窗 自觉做好安全防范工作 并定期检查 发现问题 及时纠正和解决 第七章 档案鉴定销毁制度 1 定期开展档案资料保存价值的鉴定会 由本局档案 管理领导组组织 由有关专业的科技人员与档案工作人员 组成鉴定小组 根据有关规定和标准 对已过保管期限的 科技档案进行鉴定并填写鉴定卡一式三份 2 销毁档案 必须填写档案销毁清册 经本单位档案 管理领导组领导审查批准 并报送主管部门进行鉴销 为 防止泄密 涉密档案销毁