公司档案管理工作流程

1 附件一 档案整理工作流程及要求 收集 了解部门职能职责 将平时在工作活动中形成的文字 图表 声像等材料完整地收集起来 鉴定 对收集的材料逐份鉴定 看是否属于部门文件材料的归档范 围 不属归档范围的 可作参考资料保存 属于部门归档的文件材 料 按照档案整理流程及要求逐一整理 分类 根据文件 图表的形成规律 将相互联系的文件材料 图表等 组合在一起列为同一类别 组卷 组卷的具体做法 项目施工文件按单项工程 单位工程或装 置 阶段 结构 专业组卷 项目竣工图按建筑 结构 水电 暖通 电梯 消防 环保等顺序组卷 设备文件按专业 台件组卷 管理性 文件按问题 时间或项目依据件 基础性 竣工验收文件组卷 监 理文件按文种组卷 原材料试验按单项工程 单位工程组卷 五 案卷及卷内文件的排列 1 管理性文件按问题 时间或重要程度排列 2 竣工图按专业 图号排列 3 卷内文件一般文字在前 图样在后 译文在前 原文在后 正件在前 附件在后 印件在前 定稿在后 六 六 卷内文件页号的编写 2 1 卷内文件有书写内容的页面都要编写页号 2 页号编写的位置 单面书写文件在右下角 双面书写文件 正面在右下角 背面在左下角 图样页号编写在右下角 或标题栏 外右下方 成套图样或印刷成册文件 不必再重新编写页号 案卷 封面 卷内目录不编写页号 七 加盖档号章与档号的编写 档号章盖在每件材料的右上角空白处 档号由三部分组成 项目代号 分类代号 案卷流水号 如 中国铁建 国际城 ZGTJ GJC 部门标准简称 如 ZHB 案卷流水号 八 卷内目录的编制 卷内目录式样见图 A 3 文件排列与编号之后 每份文件在卷内的位置已固定 为了 便于文件利用 按规定格式逐件填写卷内文件目录 卷内目录的 内容包括以下内容 1 序号 用阿拉伯数字从 1 起依次标注卷内文件的顺序 一 份文件一个号 正件与附件 转发文与被转发文 印件与定稿 请 示与批复 来文与复文在整理时视为一件 2 文件编号 填写文件文号或图样的图号 不能简写 没有 文号或图号的文件 此栏不填写 3 责任者 填写文件形成部门或主要责任者 填写的责任者 应是全称或标准简称 4 文件题名 填写标题的全称 不能简写 5 日期 填写文件形成日期 格式为八位数 如 3 6 页数 页数的填写有几页填几页 7 备注 可填写该份文件的密级 如无密级则不填写 九 档案盒九 档案盒 档案盒一律采用无酸牛皮纸的科技档案盒 其规格为 310 220 厚度分别为 20 30 40 50 60 各部门 根据需要统一规格相同的档案盒 十 案卷封面和案卷脊背的十 案卷封面和案卷脊背的编编制 案卷封面 案卷脊背式制 案卷封面 案卷脊背式样见样见 图图 A 1 A 2 1 拟写案卷题名 即案卷标题 由三部分组成 项目的名 称或代字 代号 项目的专业 阶段的名称 代号 项目文件 的名称 2 立卷单位 填写档案的形成单位 3 起止日期 填写案卷内项目文件形成的起止日期 具体的 方法是通过查阅卷内目录 找到最早的一个时间 即为起日期 找 到最晚的一个时间 即为止日期 4 保管期限 保管期限根据 文件材料归档范围和保管期限 表 的规定划分 保管期限有永久 长期 短期 文书类有永久 30 年 10 年 三类 5 密级 填写依据保密规定确定的卷内文件的最高密级 如 无保密文件 则不填写 6 档号 把编写好的档号填在案卷封面上 十一 填写案卷目录 案卷目录式样见图 A 4 4 案卷目录项目有序号 档号 案卷题名 总页数 保管期限 备注 6 项 根据档案盒和卷内目录内容逐一填写 装订成册 以便 查阅 十二 上架 档案整理完毕后 根据盒号顺序依次放入档案 密集架 便于查找利用 5 档号 案卷题名 立卷单位 起止日期 保管期限 密 级 图 A 1 案卷封面式样 6 保管期限 档号 案卷题名 图 A 2 案卷脊背式样 档号 卷内目录 序文件责任者文件题名日期页数备注 7 号编号 图 A 3 卷内目录式样 A4 纸 案卷目录 序档号案卷题名总页数保管备注 8 号期限 图 A 4 案卷目录式样 A4 纸 附件二 文书材料归档范围和保管期限表文书材料归档范围和保管期限表 9 序号归档文件 保管 期限 一 会议文件 1 本单位召开职代会 工作会及工会及其他大型 会议的文件材料 1 请示 批复 通知 议程 名单 报告 领导人 讲话 选举结果 决议 决定 会议记录 纪要 重 要简报等文件材料 2 典型材料 发言材料 交流材料 重要的贺信 贺电 3 会议一般简报 快报 会议服务机构的计划 总结等文件材料 2 股东会 董事会 监事会会议文件材料 1 请示 批复 通知 议程 名单 签到表 报告 议案 表决表 决议 选举结果 会议记录 纪要等 文件材料 2 讨论未获通过的文件 3 董事会 监事会 办公会及纪委 工会会议记录 纪要等文件材料 4 职能部门召开的业务工作会议 专题会议的文 件材料 1 请示 批复 通知 议程 名单 报告 讲话 总 永久 30 年 10 年 永久 10 年 永久 30 年 10 结 决定 纪要及其他材料 2 典型材料 发言材料 交流材料 简报 5 在上级主管机关召开的会议上本单位的发言或 本单位的经验介绍 10 年 30 年 二上级机关文件材料 1 上级机关颁发的文件 1 直接针对本单位主要业务 需长期贯彻执行的 方针政策性文件 2 非直接针对本单位业务 但在较长时期内需贯 彻执行的文件 3 一般性的 在一定时期内要贯彻执行的文件 2 上级机关关于本单位的机构设置 编制定员 领导人员任免等文件材料 3 上级机关 上级领导视察 检查本单位工作形 成的文件材料 1 重要的 2 一般的 3 执法检查情况汇总 通报及整改情况 4 本单位的工作汇报材料 永久 30 年 10 年 永久 永久 30 年 30 年 30 年 三形成的决定 决议 规定 制度 指示 命令 领导 批示等文件材料 本单位制定的文件材料 11 1 属于方针政策性 全局性 反映主要职能活动 等有历史查考价值的文件 2 属于职能业务问题 在较长时期内要查考利用 的文件 3 属于局部或具体业务问题 在一定时期内有查 考利用价值的文件 永久 30 年 10 年 四法规性文件 1 本单位制定 颁发的方针政策性 法规性文件 及中长期规划 纲要等有历史查考价值的文件 2 本单位制定的业务性 需在较长时期内执行的 文件 3 本单位制定的一般性 事务性的文件 4 同级单位和非隶属单位颁发的 1 方针政策性 需长期执行的文件 2 一般性文件 永久 30 年 10 年 30 年 10 年 五计划性文件 1 上级机关下达的长远计划 年度计划 2 本单位年度 含 以上及主要职能部门的年度工 作计划 3 各业务部门的年度计划 4 本单位年度以下的计划 5 下级单位报送的年度计划 30 年 永久 30 年 10 年 10 年 12 六总结 报告 调查研究材料 1 本单位年度 含 以上及主要职能部门的年度工 作总结 重要专项工作总结 2 各业务部门的年度工作总结 专题总结报告及 重要的典型调研材料 3 一般性的总结 报告和调查材料 永久 30 年 10 年 七本单位与有关单位的来往文件 1 本单位的请求及上级机关的批复 批示 1 重要业务问题的 2 一般性业务问题的 2 同级机关来函 请示及本机关的复函 批复等 文件材料 1 重要业务问题的 2 一般性业务问题的 永久 10 年 30 年 10 年 八统计报表 1 本单位编制或汇总的年度和年度以上的以及重 要职能活动的一次性调查统计报表 2 本单位年度以下的 永久 10 年 九本单位行政管理形成的审批 审查 核准文件材料 1 固定资产投资 科技计划等项目的审批 核准 管理 验收 评估 等材料 2 不动产及自然资源所有权 使用权的确认文件 永久 永久 13 材料 3 有交期 20 年以上或未注明有效期的许可证 执 照 资质证 资格证的审批 管理文件材料 4 有效期 20 年以下的许可证 执照 资质证 资 格证的审批 管理文件材料 5 行政管理中形成的备案文件材料 6 行政处罚 处分 复议 国家赔偿等工作中形成 的文件材料 1 重要的 2 一般的 永久 30 年 10 年 永久 30 年 十本单位事务管理形成的文件材料 1 涉及房产 土地所有权和使用权的文件材料 2 与有关单位签订的合同 协定 协议 议定书等 文件材料 1 重要的 2 有效期 10 年以上的 3 一般的 3 接待工作的计划 方案 永久 永久 30 年 10 年 1 重要的 2 一般的 4 财务预算 1 本单位年度预算 30 年 10 年 30 年 14 2 本单位年度以下预算 5 机关物资 办公设备及用品 机动车等 采购计 划 审批手续 招标投标 购置等文件 机动车调 拨 保险 转让等文件 6 国有资产管理 登记 统计 核查清算 交接等 文件材料 1 重要的 2 一般的 10 年 30 年 永久 30 年 十一安全 质量事故形成的文件材料 1 重大 特大事故 2 大事故 3 一般事故 永久 30 年 10 年 十二本单位处理群众来信来访的文件材料 1 有领导重要批示的信访事项及处理结果 2 一般信访处理结果 30 年 10 年 十三组织机构定员材料 本单位机构成立 合并 名称更改 资产重组 企 业重构 撤销及组织机构定员表 企业章程 印信 启用与作废等文件 永久 十四本单位管辖干部 职工的录用 任免 调转等文件 材料 1 干部录用 任免 调资 定级 内部退养 提前永久 15 离岗 停薪留职 辞职 离退休 死亡 抚恤等文件 材料 2 职工录用 转正 聘任 调资 定级 内部退养 提前离岗 停薪留职 辞职 退休 评残 死亡 抚 恤等文件材料 3 人事考核 技工考核鉴定 职称评审工作文件 材料 4 干部 职工花名册 5 人事工作制度 规定 办法等文件 6 转移组织关系介绍信及存根 永久 30 年 永久 30 年 永久 十五表彰先进单位 劳动模范 先进工作者等文件材料 受本级 含 以上表彰 奖励的文件材料永久 十六本单位对有关人员处分的文件材料 1 受到警告 不含 以上处分的 2 受到警告处分的 永久 30 年 十七工会活动中形成的文件材料 1 工作报告 总结 换届选举结果 2 工会会员名册 批准加入党团 工作组织的 文件材料 3 一般情况反映 工作简报 永久 永久 10 年 十八本单位编辑 编写 出版的书籍 刊物及文件材料 1 本单位编辑出版的企业志 企业简史 企业年永久 16 鉴 企业刊物等 2 组织沿革 大事记 企业史料 报纸刊物 书籍 3 各业务部门根据工作需要编印的法规性文件汇 编 管理成果汇编 经验材料选编等 4 情况反映 工作简报 工作信息等 永久 30 年 10 年 十九清产核资 资产评估形成的文件材料 1 本单位形成的文件材料 2 清产核资形成的一般性文件材料 永久 10 年 二十绩效评估材料 对本单位的绩效评估材料永久 二十一各种普查工作形成的文件材料 1 结论性 综合性的 2 一般性的 30 年 10 年 附件三 建设项目文件归档范围和保管期限表建设项目文件归档范围和保管期限表 保 管 期 限 序号归 档 文 件 建设 单位 施工 单位 设计 单位 1 可行性研究 任务书永久 长期 17 1 1 项目建议书及报批文件永久 长期 1 2 项目选址意见书及其报批文件永久 长期 1 3 可行性研究报告及其评估 报批文件永久 长期 1 4 项目评估 包括借贷承诺评估 论证文件永久 长期 1 5 环境预测 调查报告 环境影响报告书和批复永久 长期 1 6 设计任务书 计划任务书 报批文件永久 永久 2 设计基础文件 2 1 工程地质 水文地质 勘察设计 勘察报告 地质图 勘察记录 化验 试验报告 重要土 岩样 及说明 永久 永久 2 2 地形 地貌 控制点 建筑物 构筑物及重要设备安 装测量定位 观测记录 永久 长期 2 3 水文 气象 地震等其它设计基础资料永久 长期 3 设计文件 3 1 总体规划设计永久 永久 3 2 方案设计永久 永久 3 3 初步设计及其报批文件永久 永久 3 4 技术设计永久 永久 3 5 施工图设计长期 永久 3 6 技术秘密材料 专利文件 永久 3 7 工程设计计算书长期 长期 3 8 关键技术试验永久 永久 3 9 设计评价 鉴定及审批永久 永久 4 项目管理文件 4 1 征地 移民文件 4 1 1 征用土地申请 批准文件 红线图 坐标图 行政区 域图 永久 4 1 2 征地移民拆迁 安置 补偿批准文件 协议书永久 4 1 3 建设前原始地形 地貌 状况图 照片永久 4 1 4 施工执照永久 4 2 计划 投资 统计 管理文件长期 4 2 1 有关投资 进度 物资 工程量的建议计划 实施计划和调整计划 长期 4 2 2 概算主 预算管理 差价管理文件长期 4 2 3 合同变更 索赔等涉及法律事务的文件长期 4 2 4 规程 规范 标准 规划 方案 规定长期 18 4 2 5 招标文件审查 技术设计审查 技术协议长期 4 2 6 投资 进度 质量 安全 合同控制文件长期 4 3 招标投标 承发包合同协议 4 3 1 招标书 招标修改文件 招标补遗及答疑文件长期 长期 4 3 2 投标书 资质材料 履约类保函 委托授权书和 投标澄清文件 修正文件 永久 长期 4 3 3 开标议程 开标大会签字表 报价表 评标纪律 评 标人员签字表 评标记录 报告 4 3 4 中标通知书长期 长期 4 3 5 合同谈判纪要 合同审查文件 合同书 合同变更 文件 长期 长期 4 4 专项申请 批复文件 4 4 1 环境保护 劳动安全 卫生 消防 人防 规划等 文件 永久 4 4 2 水 暖 电 煤气 通信 排水等配套协议书文件长期 4 4 3 原料 材料 燃料供应等来源协议书长期 5 施工文件 5 1 建筑施工文件 5 1 1 开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要长期长期 5 1 2 施工组织设计 方案及报批文件 施工计划 施工 技术及安全措施 施工工艺文件 长期长期 5 1 3 原材料及构件出厂证明 质量鉴定 复验单长期 5 1 4 建筑材料试验报告长期 5 1 5 设计变更 工程更改洽商单 材料代用核定审批手 续 技术核定单 业务联系单 备忘录等 永久长期 5 1 6 施工定位 水准点 导线点 基准线 控制点等 测 量 复核记录 地质勘探 永久长期 5 1 7 土 岩试验报告 基础处理 基础工程图 桩基工程 记录 地基验销记录 永久长期 5 1 8 施工日记 大事记 长期 5 1 9 隐藏工程验收记录永久长期 5 1 10 各类工程记录及测试 沉降 位移 变形监测记录 事故处理报告 永久长期 5 1 11 工程质量检查 评定永久长期 5 1 12 技术总结 施工预决算 长期 5 1 13 交工验收记录证明永久长期 5 1 14 竣工报告 竣工验收报告永久长期 19 5 1 15 竣工图永久长期 5 1 16 声像材料长期长期 5 2 设备及管线安装施工文件 5 2 1 开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要长期长期 5 2 2 施工组织设计 方案及报批文件 施工计划 施工 技术及安全措施 长期长期 5 2 3 原材料及构件出厂证明 质量鉴定 复验单长期长期 5 2 4 建筑材料试验报告长期长期 5 2 5 设计变更通知 工程更改洽商单 材料 零部件 设备代用核定审批手续 技术核定单 业务联系单 备忘录等 永久长期 5 2 6 焊接试验记录 报告 施工检验 探伤记录永久长期 5 2 7 隐藏工程验收记录永久长期 5 2 8 强度 密闭性试验报告长期长期 5 2 9 设备 网络调试记录长期长期 5 2 10 施工安装记录 安装质量检查 评定 事故处理报告长期长期 5 2 11 系统调试 调试记录长期长期 5 2 12 管线清洗 试压 通水 通气 消毒等记录短期长期 5 2 13 管线标高 位置 坡度测量记录长期长期 5 2 14 中间交工验收记录证明 工程质量评定永久长期 5 2 15 竣工报告 竣工验收报告产 施工预决算永久长期 5 2 16 竣工图永久长期 5 3 电气 仪表安装施工文件 5 3 1 开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要长期长期 5 3 2 施工组织设计 施工及其报批文件 施工计划 技术 措施文件 短期长期 5 3 3 原材料及构件出厂证明 质量鉴定 复验单长期长期 5 3 4 建筑材料试验报告长期长期 5 3 5 设计变更通知 工程更改洽商单 材料 零部件 设备代用核定审批手续 技术核定单 业务联系单 备忘录等 永久长期 5 3 6 系统测试 整定记录长期长期 5 3 7 绝缘 接地电阻等性能测试 校核长期长期 5 3 8 材料设备明细表及检验记录 施工安装记录 质量检 查评定 事故处理报告 永久长期 5 3 9 操作 联动试验短期长期 20 5 3 10 电气装置交接记录短期长期 5 3 11 中间交工验收记录证明 工程质量评定永久长期 5 3 12 竣工报告 竣工验收报告永久长期 5 3 13 竣工图永久长期 5 3 14 声像材料长期长期 6 监理文件 监理单 位 6 1 施工监理文件 资料 6 1 1 监理合同协议 监理大纲 监理规划 细则及批复长期 长期 6 1 2 施工及设备器材供应单位资质审核 设备 材料报审长期 长期 6 1 3 施工组织设计 施工方案 施工计划 技术措施审 核 施工进度 延长工期 索赔及付款报审 长期 长期 6 1 4 开 停 复 返 工令 许可证 中间验收证明书长期 长期 6 1 5 设计变更 材料 零部件 设备代用审批长期 长期 6 1 6 监理通知 协调会审纪要 监理工程师指令 指示 来往函件 长期 长期 6 1 7 工程材料监理检查 复栓 实验记录 报告长期 长期 6 1 8 监理日志 监理周 月 季 年 报告 备忘录长期 长期 6 1 9 各项测控量成果及复核文件 外观 质量 文件等检 查 抽查记录 长期 长期 6 1 10 施工质量检查分析评估 工程质量事故 施工安全事 故报告 长期 长期 6 1 11 工程进度计划 实施 分析统计文件长期 长期 6 1 12 变更价格审查 支付审批 索赔处理文件长期 长期 6 1 13 单元工程检查及开工 开仓 签证 工程分部 分项 质量认证 评估 长期 长期 6 1 14 主要材料及工程投资计划 完成报表长期 长期 6 2 设备采购 监造工作监理资料 6 2 1 设备采购委托监理合同 采购方案 监造计划长期 长期 6 2 2 市场调查 考察报告长期 长期 6 2 3 设备制造的检验计划和检验要求 检验记录及试验报 告 分包单位资格报审表 长期 长期 6 2 4 原材料 零配件等的质量证明文件和检验报告长期 长期 6 2 5 开工 复工报审表 暂停令长期 长期 6 2 6 会议纪要 来往文件长期 长期 6 2 7 监理工程师通知单 监理工作联系单长期 长期 21 6 2 8 监理日志 监理月报长期 长期 6 2 9 质量事故处理文件 设备制造索赔文件长期 长期 6 2 10 设备验收 交接文件 支付证书和设备制造结算审核 文件 长期 长期 6 2 11 设备采购 监造工作总结长期 长期 6 3 监理工作声像材料长期 长期 7 工艺设备文件 设计单 位 7 1 工艺说明 规程 路线 试验 技术总结长期 7 2 产品检验 包装 工装图 检测记录长期 7 3 设备 材料采购 招投标文件 合同 出厂质量合格 证明 长期长期 7 4 设备 材料装箱单 开箱记录 工具单 备品备件单长期 7 5 设备图纸 使用说明书 零部件目录长期 7 6 设备测绘 验收记录及索赔文件长期 7 7 设备安装调试 测定数据 性能鉴定长期 8 科研项目 8 1 开题报告 任务书 批准书永久 8 2 协议书 委托书 合同永久 8 3 研究方案 计划 调查研究报告永久 8 4 试验记录 图表 照片永久 8 5 实验分析 计算 整理数据永久 8 6 实验装置及特殊设备图纸 工艺技术规范说明书永久 8 7 实验装置操作规程 安全措施 事故分析长期 8 8 阶段报告 科研报告 技术鉴定永久 8 9