会计档案管理办法

会计档案管理办法 第一条 为规范会计档案管理 确保会计档案真实 安全 完 整 充分发挥会计档案的利用 特制定本办法 第二条 本办法所称会计档案是指记录和反映单位经济业务的 重要史料和证据 包括会计凭证 会计帐簿 财务报告以及其他在 会计活动中形成的资料 第三条会计档案管理的具体要求 一 会计档案的整理 整理好会计档案是保存和利用会计档案 的前提 因此会计档案的整理要做到装订整齐 完整 牢固 便于 保管和查阅 1 会计凭证的整理 首先 负责装订会计凭证的人员 应按会 计期间将所有应归档的会计凭证收集整齐 根据不同的种类 按一 定顺序 记帐凭证按凭证号 逐张排放好 其次 整理会计凭证的 附件 补充遗漏的必不可少的核算资料 清除订书钉 曲别针等金 属物 按适当的厚度分成若干本 最后 装订归档 记帐凭证要认 真填好会计凭证封面和卷脊上的项目 卷脊项目应写上 某年某月 自第 号至第 号 第 册共 册 会计主管人员 装订人员要盖 章 2 会计帐簿的整理 每年在 1 月底 2 月初之前 各组应将所 负责的上一年度的帐簿 包括仓存系统的材料 产成品明细帐 固 定资产系统的固定资产清单 EXCL 在产品明细帐 打印归类整理 送交总帐会计统一装订归档 帐簿打印的要求 总帐系统都采用 A4 纸打印 资产类 应收票据 应收帐款 其他应收款 预付帐款 原材料 产成品 和负债类 应付票据 应付帐款 预收帐款 其他应付款 均打印核算项目明细帐 其他 帐簿打印到最低一级明细分类帐 所有帐簿的字段均应含 会计 期间 凭证字号 摘要 借方金额 贷方金额 余额 仓存系统的存货明细帐 固定资产系统的固定资产清单 都 采用 A3 纸打印 存货明细帐按仓库号打印 物料收发汇总表 原 材料应包含的字段 会计期间 物料名称 期初结存 本期收入 本期发出 本期结存 数量 基本 单位 基本 单价 基本 金额 产成品应包含的字段 会计期间 物料名称 期初结存 本期收入 本期发出 本期结存 数量 基本 数量 常用 单价 常用 金额 帐簿打印的分工 成本组负责所有存货类 总帐和仓存系统 成本类帐簿的打印 整理 营销组负责应收票据 应收帐款 主营业务收入 营业费用 等帐簿的打印整理 综合组负责除成本组 营销组外的所有帐簿的 打印整理 同时负责所有帐簿的统一装订归档 帐簿装订要求 综合组总帐会计将各种帐簿分资产 负债 权益 成本 损益按会计科目顺序排列 分适当厚度装订成本 并 加贴封面 封面内容要写全 应写 单位名称 全称 年 帐 会计主管人员要盖章 3 财务报告的整理 财务报告包括会计报表 附表 附注及文 字说明 其他财务报告和报表 平时 月 季 度报表 由主管报 表的人员保存 年度终了 由主管报表的人员统一收集全年财务报 表 按时间顺序整理装订成册 并加贴封面 逐项写明报表名称 报表所属年度 会计主管签章 移交档案管理员 4 其他会计资料的整理 其他财会资料 包括银行存款余额调 节表 银行对帐单 往来帐对帐单 会计档案移交清册 会计档案 保管清册 会计档案销毁清册 支票存根 收据存根 发票存根 工资表 各类文件 及其他应当保存的会计资料 这些资料平时由 专管人员负责保存 年终整理装订成册交档案管理员归档 二 会计档案的保管 以上会计资料装订成册后统一交档案管理员归档 并编造移交 清册 见附表一 交档案管理员保管 对于需要保存的电子文档 如统计报表 成本报表 工资表 会计报表等 这些电子资料平时 由档案管理员每月采用光盘或 U 盘备份一次统一保管 三 会计档案的借用 本部门会计工作人员查阅会计档案时 一般应在档案室查阅 阅完应及时归位 外部人员借阅档案 原件不得借出 如有特殊需 要 须经上级主管部门批准 可在指定地点查阅 并由档案管理员 详细登记查阅会计档案人的工作单位 查阅日期 会计档案名称及 查阅理由 归还时档案管理员要清点 查阅会计档案人员 不许在 会计档案上做任何记录 更不能抽撤单据 违者应视情节轻重进行 严肃处理 四 会计档案保管期限 各种会计档案的保管期限 从会计年度终了后的第一天算起 按财务会计法规规定的年限保管 具体可参照附表二 五 会计档案的销毁 会计档案保管期满需要销毁时 由档案管理员提出销毁意见 交会计主管进行严格鉴定 其中是否有未结清的债权债务和涉及其 他未了事项等 准备销毁前 档案管理员应编制会计档案销毁清册 列明需要销毁会计档案的名称 册数 起止年度 应保管期限 已 保管期限 销毁时间等 并报单位负责人审批后 由会