借款和报销管理制度

借款和报销管理制度 编号 BBB 版本 次 1 1 页次 1 6 3 3 前言 前言 本制度制定的目的是为了指引员工按规章制度办理借款 报销业务 加强责任 人的成本意识 有效控制成本费用 将借款 报销的核准权与 KPI 责任人盈利情 况对等起来 责任的体现在于年度业绩成果表 只有签订年度业绩成果表的责任人 才有 KPI 财务资金费用来源 才有借款 报销费用审批权 KPI 责任人核准费用支出 视同借款 视同从其资金账号支出该笔费用 每个分公司设立四类标准账户 分公司机构账户 分公司总经理账户 分公司 销售经理账户 分公司客服经理账户 每个账户独立运营 独立考核 与 KPI 财 务维度指标值相对应 其他机构参照分公司的帐户设立原则执行 一 借款管理制度一 借款管理制度 1 1 借款原则 借款原则 本公司只接受公司内部部门经理及以上职位KPI责任人的借款申请 项目经理在签 定了项目KPI指标责任书的 可以办理借款申请 KPI责任人以下简称借款人 借款人 借支的资金必须符合使用范围 不得挪用 私用 本公司不接受非因公原因的私人借款 不接受公司外部单位和人员各种原因的借 款 本公司不允许借支空白支票 本公司借款原则是 前账不清 后账不借 前账不清 后账不借 是指前次借 款逾期未销账 或未将报销单据交财务验收 的情况下 原则上不给予借款人办理新 借款 如借款人坚持再借 新借支款项所创造的效益 必须能够弥补其未清借款的金 额 且此类借款的审批权限提升一级 2 2 借款凭证 借款凭证 借款人必须正确填写 借款单 的内容 包括客户名称 项目阶段 里程碑 预 期达成成果 借款用途和金额等 详见附件 借款单 及填写说明 3 3 借款手续 借款手续 借款人可以亲自办理借款手续 也可以书面委托他人办理 借款人无法亲自办理 借款和报销管理制度 编号 BBB 版本 次 1 1 页次 2 6 3 3 借款手续的必须出具 借款委托书 存放在会计部 如属外出项目管理及施工人员 确实无法亲自办理借款手续 可通过 OA 方式申请 委托会计部费用助理代为办理借款 手续 并由出纳通过网银转账到借款人工资卡账户 或借款人指定银行账户 4 4 借款额度与支付方式 借款额度与支付方式 项目销售费用是指项目在售前 售中 售后阶段发生的所有费用 销售费用借款 额度按照售前 售中 售后阶段进度里程碑对应的比例进行控制 售前费用是指项目在潜在 商机 目标 立项 投标 中标 谈判 合同 回款 阶段发生的所有费用 具体标准按照附件 项目售前费用额度标准 执行 售中费用是指项目在初始 计划 进场 实施 调试 投产 初验 终验阶段发 生的所有费用 具体标准按照附件 项目售中费用额度标准 执行 售后费用是指项目在保内 保外 保外1阶段发生的所有费用 具体标准按照附件 项目售后费用额度标准 执行 产品开发费用按立项申请通过后的费用额度标准执行 4 14 1 差旅费差旅费 因公出差的费用 机票 车船费 住宿费 交通费 可以借支现金 差旅费每次 借支的额度不得超过借款人的月薪酬额 差旅费的具体借支标准参照附件 差旅费执 行标准 执行 4 24 2 材料采购费材料采购费 材料采购费是指各种原材料的采购支出 材料采购费须事先申请 原则上材料采 购费必须通过公司会计部办理银行转帐或支票支付 单批采购额在1000元以下的零星 材料采购费可以借支现金 4 34 3 资产采购费资产采购费 资产采购费是指购买除原材料以外的各类物资的采购支出 资产采购须事先申请 报批 由公司统一采购 原则上资产采购费必须通过公司会计部办理银行转帐或支票 支付 采购额在1000元以下的资产采购费可以借支现金 4 44 4 外包工程费外包工程费 外包工程费是指将本企业的工程项目委托其他企业负责实施而产生的费用 此类 借款时必须同时提交 外包工程合同 作为凭证 原则上不能借支现金 必须通过公 司会计部办理银行转帐或支票支付 借款和报销管理制度 编号 BBB 版本 次 1 1 页次 3 6 3 3 4 54 5 运杂费运杂费 运杂费是指按照合同约定运输货物的发运费用以及快递费 运杂费严禁办理货到 付款手续 运杂费的标准为铁路普块或邮件包裹 提升运杂费标准的由借款人承担费 用 按月结算的运杂费由会计部办理银行转账支付 零星运杂费可以借支现金 4 64 6 业务招待费业务招待费 业务招待费应严格控制使用 报销时将对象 地点 时间 我方参与人员 理由在 附件 费用支出明细表 附后说明 业务招待费可以借支现金 4 74 7 投标保证金投标保证金 投标保证金借款视同个人借款管理 交纳后在十五个工作日内 必须将正本的收据 寄达会计部存档 借款人应按期主动清理催收 因特殊情况逾期无法清理的 应以书 面形式由主管领导核实 报总经理批准后交会计部处理 对于逾期不清还款项又无客 户正本收据 会计部有权采取必要的清偿措施 并视同为未清个人借款 原则上投标 保证金不能借支现金 必须通过公司会计部办理银行转帐或支票支付 4 84 8 办公费及其他办公费及其他 办公费 项目房租水电费 资产保修维修费 资质办理费 产品检测费 网电通信 费 人工费 可以借支现金 如收费方是企业单位且费用金额超过1000元 原则上必 须办理银行支付 5 5 借款审批流程 借款审批流程 部门负责人 KPI 盈利 财务复核 财务办理支付 经办人 上一级领导 KPI 盈利 财务复核 办理支付 部门负责人 KPI 亏损 上一级领导 KPI 亏损 总经理 财务复核 办理支付 详见附件 借款流程图 6 6 借款审批权限 借款审批权限 1 借款人才有借款资格 2 借款人的批准额度只能在里程碑的限额内 3 借款人的账户上必须是盈利的 借款和报销管理制度 编号 BBB 版本 次 1 1 页次 4 6 3 3 以上三条必须同时具备 借款人就具有核准权 否则 只有核转权 核准权限提升 一级 依次类推直至总公司总经理 如借款人账持续亏损 持续无回款 须填报 月度经营计划立项表 详见附件 列明当前亏损原因 预计要发生的费用总额和明细 并设定限期任务指标 包括扭亏 期限 计划销售额 回款额 经总经理批准后 限额内的费用该借款人有核准权 7 7 借款审核原则 借款审核原则 1 借款人对下属员工个人借款额度应做合理控制 对项目业务开展的真实性及 必要性审核 任何一级借款审核人员 应严格审核每笔借款的用途 去处 金额 日 期等栏目 如果发现违反有关条款的 应当指明并有权拒签 拒付 2 凭核准后的 项目立项报告 或 项目实施成本协议书 为审核依据 3 项目的损益 分售前 售中 售后核算 按项目里程碑及额度控制 已经超 支的项目要支付 须说明理由 4 结合省区的分公司账户损益状况 业务线本年度累计回款 省区的费用控制 率指标 20 含售前 售中 售后所有费用 5 持续亏损 无回款的单位 会计部根据 月度经营计划立项表 把关 严格 按审批后的费用限额办理支付 并跟踪销售及回款情况 核实责任单位是否按时完成 限期任务指标 一旦发生偏离 会计部有权拒绝支付 二 报销管理制度二 报销管理制度 1 1 报销原则 报销原则 本公司只接受公司内部部门经理及以上职位 KPI 责任人的报销申请 项目经理签 定了项目 KPI 指标责任书的 可以办理报销申请 本公司不接受非因公原因的私人报销 不接受公司外部单位和人员各种原因的报 销 各项费用的报销必须符合真实性 必要性 合理性 合法性 有合法的正式票据 对于在公司业务中虚贴假票 收受回扣 贪污浪费者 将赔偿经济损失 处以罚款 情节严重者解除劳动合同 触犯刑法的移送当地司法机关 本公司必须先办借款才能报销 报销原则是 有借有还 逾期处罚 借款人必须 借款和报销管理制度 编号 BBB 版本 次 1 1 页次 5 6 3 3 在次月内销帐完毕 同时 当年度 12 月的费用必须在 12 月内结清 不允许跨年 比 如 2011 年 1 月的费用 必须在 2 月办理完毕 3 月份再到达会计部 将不予以办理 报销 2 月份产生的费用 3 月份内报销完毕 依此类推 凡是超期办理的 会计部门 原则上不再受理 借款人拖延还款 报销期限 会计部有权直接从借款人工资中扣还 借款并扣罚相应的罚款 2 2 报销凭证 报销凭证 报销人必须正确填写 报销单 的内容 包括原借款单编号和金额 报销用途 报 销金额 出资部门等 详见附件 报销单 及填写说明 以及 费用支出明细表 详 见附件 报销单必须有对应的 借款单 以及与报销内容一致的票据 原始凭证应按类别 分项粘贴 用蓝黑 或黑色 墨水笔在背面签好背书 品种多的物资采购开支应提供 供应商盖章的物资清单 列明品名 规格 数量 单价 金额等 不能含糊 笼统 3 3 报销手续 报销手续 报销人可以亲自办理报销手续 也可以书面委托他人办理 报销人无法亲自办理报 销手续的必须出具 报销委托书 存放在会计部 如属外出项目管理及施工人员 确 实无法亲自办理报销手续 可通过 OA 方式申请 委托会计部费用助理代为办理 费用报销需事先办理借款 凭审批的借款单 对应编号附在 报销单 后方可进行 报销 无论事先是否借款 个人垫支了也需每单补借款手续 原则上事后补的借款单 一律不批 如果超支 需再办理差额部分借款审批手续 4 4 报销额度 报销额度 各类费用开支的报销额度按借款制度对应的借款额度控制执行 5 5 报销审批流程 报销审批流程 经办人填单 账户盈余的 KPI 责任人 原借款单的核准人 审批 财务复核后办理 详见附件 报销流程图 6 6 报销审批权限 报销审批权限 原借款单的核准人拥有该笔费用报销的核准权 7 7 报销审核原则 报销审核原则 经办人对每笔费用开支的真实性 必要性 合理性 合法性负直接责任 各级报 销审核人员 应严格审核每笔费用开支的用途 去处 金额 日期等栏目 并核实费 用开支是否与借款单内容符合 如果发现违反有关条款 应当指明并有权拒签