货代公司操作流程

货代公司操作流程货代公司操作流程 操作部工作流程 I 客户服务 一 订舱 1 客户向我司订舱的 2 客户发来的订舱单需显示以下信息 但不限于此 1 托运人 发货人 2 船公司 船名 航次或船期 3 起运港 4 目的港 中转港 5 货名 6 柜 型 柜量 7 运价 8 托运人的签字 盖章 3 客服人员收到订舱单后 须与 SALES 核对运价是否正确 并由 SALES 在订舱单上签 字确认 然后再向相应船公司订舱 特殊情况可先口头与 SALES 确认 待 SALES 返回公司 再补签字确认 向订舱时 需先在各船公司专用台帐上自编 S O 号 4 订舱单发出后 客服人员应主动向船公司确认舱位 并将船公司传回的订舱确认单第 一时间传给客户 订舱确认上面的订舱号与船名 航次要清晰 准确 以免造成混淆 5 订舱完毕后 客服人员应及时将资料输入电脑 具体步骤如下 1 新建委托 输入托运人 货名 船公司 船名 航次 开航日期 装港 目的港 箱 型箱量 2 工作号 并按各业务员创建业务编号 比如 客户服务 以 KF 开头 3 输入费用明细 主要是应收费用 4 订舱确认 输入订舱号 输入电脑时 应确保准确 并特别注意以下信息 船公司名称 船名 航次 一律采用 V XXX 的格式 开船日期 6 操作台帐应该认真 完整地填写 应注意以下几点 1 托运人应与订舱单上的托运人一致 并写清电话 传真 及联系人 2 费用明细应仔细填写 应收 为向客户收取费用 应付 为由我公司支付的费用 运 费到付的需填写在 到付 栏 各种费用应分项列明 向客户收取的费用为 ALL IN 时 须 注明包含哪些费用 免文件 电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认 3 需由我司目的港代理代收运费的 须在台帐上注明使用哪家代理 SALES 在选用代理 之前须与操作部经理或公司领导确认 不可使用公司公布名单之外的代理 特殊情况如用其 他代理 必须公司领导确认 4 客户需倒签 顺签 预借提单的 须由 SALES 在台帐上特殊事项一栏注明申请 由 操作部经理或公司主管领导签字确认 5 订舱号 订舱日期 船名 开船日期要完整填写 6 客服人员应在台帐上相应位置签字 7 客服按业务员设立登记台帐 客服需在订舱当日内将客户名称 订舱号 船名 航次 目的港 箱量及业务编号登记在台帐上 以便统计查询 二 拖车 报关 1 出书面申请 公司批准后方能安排 2 安排拖车前 需与工厂或 SALES 联系确认装柜时间及地点 3 安排拖车时 需向拖车行发出书面委托 写明装柜时间 装柜地点 协议价格 S O NBR 工厂联系人及联系电话等 并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后 根据客户的要 求安排拖车与报关 需严格按照公司公布的拖车行 报关行列表及相应价格进行安排 对 个别重要客户有特殊要求的 需提下资料 客户名称 拖车行 柜型柜量 起止地点及费 用等 4 应至少提前半天时间向拖车行下委托 以便拖车行有时间打单 安排 5 委托后 客服应要求拖车行提供司机姓名 手机号码 柜号 并报给工厂 6 客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点 否则由此引起的押车费等损失由车行承担 7 一般贸易在深圳清关的可不需司机本 若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往 可委托车行代办转关手续 8 安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间 是否需要预冷 及通风口开启情 况 以便船公司通知码头做 PTI 检验及相应安排 9 如客户要求冻柜需代发电机的 应安排有带发电机的拖车公司拖柜 10 在客户自己安排送散货过来的情况下 可委托各码头的货运站办理卸车 装箱 还 柜等事项 盐田港可委托盐铁服 蛇口 赤湾可委托赤湾仓储 11 在给货运站的委托书中需注明提空柜时间 可事先与客户确认货到站时间以便决定 是通知仓库事先提取空柜 还是等货到后再提 避免产生还空费用 12 安排报关时 需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记 由报关行签收 在 收到由报关行退回的退税联后 应立即通知客户 并以客户许可的方式将退税联等资料退 给客户 并做好交接纪录 三 其他 1 如由我司安排拖车 报关的 客服人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场 避免发 生额外费用 若有发生超堆费 改船费 超期柜租等额外费用 需立即通知客户 要求其 书面确认 并在台帐上登记 2 客户因各种原因取消订舱的 需要求其书面确认 在确认所有发生费用已结清的情况 下方可在电脑中删除资料 3 客服收到财务打印出来的 DEBIT NOTE 与电脑资料核对无误后 立即传真给客户 客户需开税务发票的 须由客户发书面传真 写明发票抬头及金额 币种 4 对由客户 自拖自报的 客服人员须至少于结关前一天与客户确认是否已做柜 如已做柜 将箱号登 记在台帐上 即可将台帐立即交文件组 5 对由我司安排拖车报关的 客服在与报关行确认放行后 即可将台帐交文件组 II 文件 1 文件组收到船公司的 LOADING LIST 后 与台帐核对 已经装上船的 应立即向客 户催要补料 2 文件组需核对船公司的 LOADING LIST 及费用清单 如有发生超堆费 超期柜租的 而客服尚未确认的 应立即通知客户 要求其书面确认 并在台帐上登记 3 文件员根据客户提供的补料 先与客户核对清楚后再向船公司提供补料 争取在短时 间内将提单资料核对清楚 并根据客户的要求签发 HB L 或 MB L 4 提单的缮制应注意以下几点 1 提单的内容应完整 准确 必要的信息不可留空 包括 SHIPPER CONSIGNEE NOTIFY PARTY VSL S NAME VOY POL POD PLACE OF DELIVERY MARKS CARGO DESCRIPTION CNTR NO SEAL NO DELIVERY AGNET 等 2 提单表面应清洁 避免过多涂改 一份提单最多不可超过 3 个更正章 一些重要的项 目 比如船名 航次 卸港 箱号等不可更改 3 应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话 传真 联系人 4 客户要求出船证的 船证的内容 比如船级社 船龄的要求 应与相关船公司核实确 认 5 如客户要求倒签提单的 原则上短航线倒签不超过三天 长航线不超过七天 在收到 客户保函后 交操作部经理或公司主管领导签字 必要时可要求客户提供信用证核对方可 签发 6 外代提单不允许预借 5 使用我司目的港代理收运费或代放货物时 应注意 1 出我司 HB L 给客户 HB L 上打真正的收货人与发货人 并可注明到付运费的金额 DELIVERY AGENT 为我司代理 2 OB L 上面 SHIPPER 为我司 CONSIGNEE N PARTY 均为我司目的港的代理 其 它资料与 HB L 相同 将 OB L 电放给我司代理 3 事先明确我司与客户及船公司的运费支付条款 预付或到付 4 制作 CHARGES SETTLEMENT 列明货物相关信息及要求代理收取的费用 支付给 船公司的费用 代理费及应退给我司的费用 5 制作放货通知书 通知代理是凭正本 HB L 放货还是 HB L 电放 然后与 OB L COPY 件 HB L COPY 件 OB L 电放信 CHARGE SETTLEMENT 于船开后尽早一起传给代理 6 对代理有向我