计算机二级ms-office知识点总结(包括函数公式)

14 8 1 Pdf 文档文档 是一种新的文件格式 不属于 Office 的范畴 阅读 pdf 有专门的阅读器 比如 Adobe reader 它的特点就是生成之后其中的格式是不能修改的 快捷键快捷键 复制 Ctrl C 剪切 Ctrl X 粘贴 Ctrl V 加粗 Ctrl B 斜体 Ctrl I 下划线 Ctrl U 增大字体 Ctrl Shift 或者 Ctrl 缩小字体 Ctrl Shift 90 第一个 参数为实际求和区域 第二个参数为条件 2 有三个参数的情况 SUMIF C2 C19 3 班 D2 D19 第一个参数为条件区域 第二个参数为条件 第三 个参数为实际求和区域 14 8 19 注意事项 1 明确参数的个数 根据条件和求和区域的位置 2 条件可以是等式 不等式 文本等合法字符串或单 元格引用 但是字符串必须用双引号括起来 3 不等于 4 SUMIF 授课信息表 D3 D72 课时费统计表 E3 授课 信息表 F3 F72 当使用函数过程中出现跨工作表引 用时 注意工作表的名称 5 注意相对引用和绝对引用 3 sumifs 函数函数 作用 多条件求和 使用方法 SUMIFS E2 E19 C2 C19 C4 D2 D19 D4 第一个参数为求 和区域 第二个和第三个参数限定一个条件 以此类推 注意事项 1 sumifs 函数的参数个数肯定是奇数个 2 参数的条件区域不能共用 3 条件里面的等式和不等式适用于任何数据类型 4 条件顺序可以调换 4 Vlookup 函数 函数 作用 作用 垂直查询函数 使用方法 第一个参数为查询依据 第二个参数为查询区 14 8 20 域 第三个参数为查询要得到的值所在的列数 第四个参 数为逻辑值 其中 True 代表近似匹配 FALSE 代表精确匹 配 注意事项 1 第一个参数必须能够在第二个参数查询区域内的第 一列找得到 2 第三个参数为要得到的值相对于查询依据所在的列 数 而并非第二个参数查询区域的总列数 3 若非特殊或规定情况下 第四个参数为 FALSE 即 精确匹配 4 一句话 根据什么 去哪里 得到什么 5 相对引用和绝对引用 6 可以使用定义名称 5 If 函数函数 作用 条件求值 使用方法 if 表达式 1 表达式 2 表达式 3 首先判断 表达式 1 的值 若表达式 1 的值为非 0 则取表达式 2 的 值 否则 取表达式 3 的值 注意事项 1 表达式 1 可以是关系表达式 算术表达式或单纯的 数值等合法表达式 2 注意 if 函数的嵌套使用 14 8 21 6 Mid 函数函数 作用 截取字符串 使用方法 mid 字符串 参数 1 参数 2 字符串是指将 要被截取的对象 参数 1 是指截取的起始位置 参数 2 是 指截取的字符串的长度 注意 1 截取的对象可以是字符串或数字等任何合法的字符串 对象或单元格引用 2 截取出来的数字可以当做字符串处理 也可以当做数 值型数据处理 7 AND 函数函数 作用 计算多个表达式逻辑与的值 使用方式 AND 表达式 1 表达式 2 表达式 3 表达 式 n 注意 1 表达式可以为任意合法表达式 2 AND 函数中的参数可以为多个 但是 必须是所有 的表达式都为非零的时候 函数值才为 1 否则 为 0 14 8 22 8 OR 函数函数 作用 求多个表达式逻辑或的值 使用方法 OR 表达式 1 表达式 2 表达式 3 表达 式 n 注意 在 OR 函数中 只要有一个表达式的值为 1 函数值就为 1 否则 只有在所有表达式的值都为 0 的时候 函数值才 为 0 9 Mod 函数函数 作用 求模函数 求余函数 使用方法 mod 参数 1 参数 2 注意 1 函数值为参数 1 除以参数 2 得到的余数 14 8 23 2 假设 a 为被除数 b 为除数 如果 a x 能够被 b 整除 则 x 为余数 故余数为正数 3 参与求模运算的参数可以是小数 10 Rank 函数函数 作用 排位函数 Rank AVG 平均排位 Rank EQ 并列排位 向前取排位名次 使用方法 rank EQ 参数 1 参数 2 参数 3 参数 1 是指 要排位的对象 参数 2 是指要排位的区域 参数 3 是指升 序或降序 注意事项 1 注意第二个参数的绝对引用 2 注意升序还是降序 11 Count 函数函数 作用 统计数值型数值型单元格的个数 使用方法 count 一片区域 12 Counta 函数函数 作用 统计非空单元格的个数 使用方法 counta 区域 13 Countif 函数函数 作用 条件统计函数 使用方法 countif 参数 1 参数 2 参数 1 是指要统计的区域 参 14 8 24 数 2 是指条件 14 Countifs 函数函数 作用 多条件统计函数 使用方法 countifs 参数 1 条件 1 参数 2 条件 2 参数 n 条件 n 15 Today 函数函数 作用 返回当前的日期 16 Now 函数函数 作用 返回当前的日期和时间 17 Year 函数函数 作用 提取当前日期的年份 使用方法 year 参数 参数必须是日期型 18 Month 函数函数 作用 提取当前日期中的月份 使用方法 month 参数 参数为日期 19 Hour 函数函数 作用 提取一个时间中的小时数 使用方法 hour 时间 20 Minute 函数函数 作用 提取一个时间中的分钟数 使用方法 minute 时间 21 Weekday 函数函数 14 8 25 作用 根据日期 返回星期几 使用方法 weekday 日期 星期排序方式 11 周日 2 周一 3 周二 21 周一 2 周二 3 周三 22 Max 函数函数 最大值函数 求一组数据中的最大值 23 Min 函数函数 最小值函数 求一组数据中的最小值 24 Average 函数函数 求平均值函数 用法同 sum 函数 25 Averageif 函数函数 条件求平均值函数 用法同 sumif 函数 26 Averageifs 函数函数 多条件求平均值函数 用法同 sumifs 函数 27 CONCATENATE 函数函数 concatenate 参数 1 参数 2 参数 n 字符串连接函数 参数可以是多个字符串 将各参数链接起来 14 8 26 字符串连接符 非必须的情况下 建议使用函数连接 不要使用连接符 28 Left 函数函数 左侧截取字符串函数 使用方法 left 截取的对象 截取的长度 29 Right 函数函数 右侧截取字符串函数 使用方法 right 截取的对象 截取的长度 30 Abs 函数函数 求绝对值函数 使用方法 abs 数值 31 Int 函数函数 向下取整函数 使用方法 int 小数 7 87 7 8 8 32 Round 函数函数 四舍五入函数 使用方法 round 要四舍五入的数据 保留的小数位数 保留位数源数据四舍五入后数据 2123 456123 46 0123 456123 2123 456100 33 Trunc 函数函数 14 8 27 取整函数 只保留整数部分 7 87 7 8 7 34 Trim 函数函数 作用 删除字符串中多余的空格 35 Len 函数函数 作用 测字符串的长度 36 Datedif 函数函数 DATEDIF 函数是 Excel 隐藏函数 在帮助和插入公式里面没有 返 回两个日期之间的年 月 日间隔数 常使用 DATEDIF 函数计算两日 期之差 Datedif 起始日期 终止日期 返回值类型 第三个参数有以下几种情况 Y 时间段中的整年数 M 时间段中的整月数 D 时间段中的天数 MD start date 与 end date 日期中天数的差 忽略日期中的月和 年 YM start date 与 end date 日期中月数的差 忽略日期中的年 YD start date 与 end date 日期中天数的差 忽略日期中的年 37 Roundup 函数函数 作用 向上取整函数 14 8 28 Roundup 参数 1 参数 2 参数 1 为要取整的对象 参数 2 为保留的小数位数 定义名称 将 Excel 中的一片区域 定义一个名称 在使用函数的时候 我们可 以直接使用定义好的名称 而不必须去框选区域 但是 我们在使 用定义名称的时候 可以不用考虑绝对引用 获取外部数据 1 ACCESS 是一个数据库管理系统 可以直接从相关文件里面读 取数据 2 自网站 网站上的数据 如果是以二维表的形式显示的话 我 们可以直接进行导入 3 自文本 所谓文本 是指在 Txt 文档中的数据 可以导入到 Excel 表中 但是在文本文档中 数据和数据之间是有间隔的 如果没有间隔的话 我们可以使用固定列宽设置 14 8 29 a 确认分隔符的类型 b 确定数据的类型 4 XML 文件是一种网页文件 直接在根目录下选择相关的网页文 件 然后导入数据 a 一个文件的扩展名决定了一个文件的类型 但是 扩展名不 同 其解码方式可能是一样的 如 htm 和 xml 但是有些时 候 扩展名不同文件是不一样的 在这样的前提下 如使用 不同的打开方式 就会导致错误 扩展选定区域 如果不扩展会造成数据的不对应 主要关键字 是指进行排序的时候的参考依据 添加条件 在排序的情况下 主要关键字决定了排序的依据 但是当主要关键字出现重复的时候 可以再添加排序条件 用 14 8 30 于再次确认排序 分类汇总 1 分类的依据 分类字段 就是根据什么区分类 要求分 类的依据必须通过排序占据一段连续的区域 2 分类的方式 平均值或求和 根据需要设置 3 汇总的对象 那些对象需要汇总 4 注意题目的要求 要不要分页显示 14 8 31 PPT 新建幻灯片 可以直接新建幻灯片 也可以指定幻灯片的版式进行新建 幻灯片 从大纲 在填充幻灯片的时候 可能需要从 word 文档中读取数据或文本用于幻灯片 重用幻灯片 可以将两个或多个幻灯片文档合并成一个 根据是否要求保留原格式选定保留格式 如果 不选定 则只复制内容 不复制格式 PPT 的版式 节 14 8 32 在 PPT 中 可以设置多个幻灯片为一个小节 类似于在 word 中的分节符 可以通过右键 重命名进行给节设置节标题 插入 新建相册 PPT 提供了一种可以从文件中读取照片 然后读入到 PPT 中 并且以相册的形 式展示出来 插入超链接 超链接不仅仅可以连接到外部的网页 还可以设置链接到本文档中的其他幻灯片 插入幻灯片编号 注意 由于主题设置的问题 可能会导致某些幻灯片没法显示编号和页脚 这个不用在意 插入音频 如果要设置音频在整个幻灯片播放期间都有音乐的话 要设置成跨幻灯片播放 设计 设计是指设置幻灯片的主题 由于设置幻灯片主题的时候默认的为给所有幻灯片设置同一 主题 那么如果想要给选定幻灯片设置主题 则可以点击右键 选择给相应幻灯片设置主题 切换 切换是指幻灯片与幻灯片之间的切换效果 可以设置切换效果的方向 持续时间等 动画 动画是对幻灯片中的对象设置的动画效果 1 作为一个对象 是指将选中的对象作为一个进行设置 2 整批发送 不是一个对象 但是可以一起出现 3 逐个 在对象中又分了多个