公文写作课件

1 第一课 公文概述第一课 公文概述 一 看公文找问题一 看公文找问题 一 看标题 二 看结构 三 看字号 四 看文字 五 看格式 六 其他 好公文的标准好公文的标准 规范规范 准确准确 规范 形式准确 内容 公文种类主题突出 公文格式逻辑严密 行文规则文从字顺 发文办理语意精当 收文办理遣词造句 公文管理标点正确 二 公文写作的概念与作用二 公文写作的概念与作用 一 公文概念 一 公文概念 公务文书 又叫公务文件 简称公文 是法定组织在公务活动和经营工作 中 为行使职权 实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料 是发布行政法规和规章 施行行政和经营管理措施 指示答复问题 指导 布 置和商洽工作 报告情况 交流经验的重要工具 文书文书 公文公文 文件文件 文件 它是领导机关根据自己的职责范围而制发的 具有法定效力并设有 特定版头的公文 清朝末年 清朝末年 文书 它是一切机关 团体 单位和个人 为传递信息 交流思想 联系 事务 商洽问题 记录情况等而形成井使用的文字材料 西汉 西汉 2 关系 文件只是公文当中的一部分 而公文 东汉末年和三国 东汉末年和三国 则又只是 文书当中的一部分 文书除了包含有公文即公务文书之外 还包含了私务文书 在内 二 公文的作用 二 公文的作用 决策与领导作用 主要的作用 执行和处理作用 规范管理的作用 依据和凭证作用 联系与沟通作用 宣传与教育作用 三 公文的种类 特点和要求三 公文的种类 特点和要求 一 公文的种类 一 公文的种类 公文分类的作用 有助于各类公文的规范撰拟 有助于各类公文的有序运转 有助于各类公文的立卷归档 1 按公文自身性质及使用范围 1 通用文书 法定公文 事务文书 2 专用文书 财经文书 司法文书 科技文书 军事文书等 2 按适用范围来划分 办法 规定的公文有 13 个文种基础上 增加了党委的 决议 和 公报 两个文种 共 15 个文种 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 3 按行文的方向分 上行文 是下级机关 组织 单位向对其具有领导或指导关系的上级机关 报送的公文 如请示 报告 汇报性的简报等 行政机关向同级的权力机关报 批的议案等也属于上行文 下行文 是上级机关 组织 单位向所属机关 组织 单位以及虽无隶属 关系却有指导职能的下级机关 组织 单位下发的公文 如命令 决定 批复 及带有指示性质的通知 通报 简报等 3 平行文 是平行机关 组织 单位或没有隶属关系的机关 组织 单位之 间 为协商或通知有关事项而制发的公文 如函等 通行文 是既可以上报 又可以下发 还可以平级送达的公文 如会议纪 要 意见等 4 按办理和传递的时间要求分 特急件 是指事关重大而又十分紧急 要求大批工作常规以最快的速度制 发和处理 不准许有半点拖延和懈怠的公文 特急公文的文面上需注明 特急 件 它往往以特急电报的形式发出 急件 是指也涉及重要工作 需要从快制发和处理 但较之特急公文可以 稍缓一些的公文 紧急公文的文面上需注明 急件 平件 是指可以按正常的速度 程序制发和处理的公文 条例 和 办法 还规定 紧急电报应当分别标明 特提 特急 加急 平急 5 按机密程度分 绝密公文 是指内容涉及党和国家最高一级的核心机密 或者在一定时间 内必须绝对将知情人限定在极小范围内的公文 绝密公文的密级最高 机密公文 是指也涉及党和国家的重要机密 对知情人和知情时间的限定 仅次于绝密公文的公文 秘密公文 是指涉及党和国家的一般秘密 对知情人和知情时间有一定限 制的公文 对外公开的公文 指不涉及任何秘密可对国内外公开发布的公文 限国内公开的公文 指虽不涉及秘密但不宜或不必向国内外公布或只需在 国内公布的公文 内部使用公文 指虽不涉密 但不必或不宜对社会公开 只限在本机关 本组织系统或专业内部使用的公文 二 公文的特点 二 公文的特点 法定性 法定的作者 法定的职权范围和规定程序 权威性 强制阅读 强制办理或强制复文等执行效力 规范性 内容符合法律法规政策 格式 行文程序规范 时效性 时代性 及时性 效用时间的有限性 模式性 公文的体裁必须遵循规范的模式 三 公文的要求 三 公文的要求 准确 真实反映客观现实 内容 4 简洁 以最少的文字包含最多的信息 语言 得体 适应不同文种的需求 文体 庄重 严肃的法定文书 文风 质朴 不以文辞之美为追求 修辞 公文写作依据公文写作依据 中国共产党机关公文处理条例 1996 年 5 月 3 日中共中央办公厅 以中办发 1996 14 号文件发布实施的 国家行政机关公文处理办法 国发 2000 23 号文件 国家行政机关公文格式 国标 GB T9704 1999 党政机关公文处理工作条例 2012 年 4 月 16 日中办发 2012 14 号文件 2012 年 7 月 1 日起执行 新旧公文区别新旧公文区别 党政机关公文处理工作条例是全新的首次统一党政机关公文处理规 范标准 在 文种 方面 在 国家行政机关公文处理办法 的 13 个文种基础上 增加了党委的 决议 和 公报 两个文种 共 15 个文种 在 格式 方面 取消了主题词 行政公文也要署发文机关名称 在公文拟制方面 要求 重要公文 由主要负责人签发 在行文规则方面 增加 不得以本机关负责人民意向上级机关报送公文 在公文管理方面 增加发文立户的规定 四 公文的文体 格式与行文规则四 公文的文体 格式与行文规则 一 公文的文体 一 公文的文体 公文的文体是指公文的表达方式 属应用文体 但它又不同于一般的应用 文 具有自身的特殊属性 公文被规定以现代汉语的书面形式 即白话文 作为必须使用的符号系统 公文兼用说明 叙述 议论三种表达方式 二 公文的格式 二 公文的格式 公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体 纸张等 上排列的规 定 5 1 公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为 60g m2 80g m2 的胶版印刷纸或复印纸 纸 张白度为 85 90 横向耐折度 15 次 不透明度 85 pH 值为 7 5 9 5 2 公文用纸幅面及版面尺寸 文用纸幅面尺寸 公文用纸一般采用国际标准 4 型 210mm 297mm 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头 上白边 为 37mm 1mm 公文用纸订口 左白边 为 28mm 1mm 版心尺寸为 156mm 225mm 不含页码 6 A4A4 型公文用纸页边及版心尺寸型公文用纸页边及版心尺寸 采用国际标准已成为国际范围采用国际标准已成为国际范围 7 公文用纸的普遍趋势公文用纸的普遍趋势 国际标准化组织 ISO 早在 1975 年就制定了书写纸 书写用纸即日常 的办公用纸 的规格标准 即 ISO 262 1975 其主要内容就是规定了书写用 纸的规格为 A4 型 2l0mm 297mm 这种纸型由于充分考虑了人体工效的作用 即可容纳较多的信息 又大小适中 让使用者感觉比较舒适 目前常用的复印 机 打印机 计算机 传真机等基本上是以 A4 型标准作为基本纸型的 鉴于 A4 型纸是国际标准的纸型 因此得到各国和各国际组织的广泛应用 其公文用纸大多是采用 A4 型纸 国际会议也无一不是采用 A4 型纸作为会议文 件用纸 在修订该标准的过程中 修订工作小组专门对许多国家和国际组织正 式公文的公文用纸情况进行了调查 在所收集到的公文范例中 无一不是采用 A4 型纸作为公文用纸 3 排版规格 印制与装订要求 1 排版规格 文字符号从上至下 自左而右依次横写横排 正文用 3 号仿宋字 一般每面排 22 行 每行排 28 个字 2 制版要求 版面干净无底灰 字迹清楚无断划 尺寸标准 版心不斜 误差不超过 1mm 上报公文首页版式 下行 平行公文首页格式 8 平行文或下行文平行文或下行文 上行文上行文 9 3 印刷要求 双面印刷 页码套正 两面误差不得超过 2mm 印品着墨 实 均匀 字面不花 不白 无断划 4 装订要求 装订应左侧装订 可采用骑马订或平订的方式 订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 1 4 处 允许误差 4 5 公文的图文颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色 字体字号字体字号 10 发文机关标识使用 2 号小标宋体字 红色标识 秘密等级 保密期限 紧 急程度用 3 号黑体字 发文字号 签发人 主送机关 附注 抄送机关 印发机关 印发时间用 3 号仿宋体字 签发人姓名用 3 号楷体字 正文以 3 号仿宋体字 一般每面排 22 行 每行排 28 字 正文中如有小标 题可用 3 号小标宋体字或黑体字 三 公文的结构 三 公文的结构 公文的结构是指公文的组织结构 具有规范性和相对确定性 公文一般由秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等部分组成 四 公文中各要素标识规则 四 公文中各要素标识规则 组成公文的各要素分为眉首 主体 版记眉首 主体 版记三部分 1 1 眉首各要素 眉首各要素 眉首共 6 个要素 即公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发 文机关标识 发文字号 签发人 置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首 置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首 11 12 13 14 2 2 主体各要素 主体各要素 主体共 7 个要素 即公文标题 主送机关 公文正文 附件 成文时间 公 文生效标识 附注 15 正文是公文的主体部分 正文是公文的主体部分 正文应置于主送机关下一行 用 3 号仿宋体字 每自然段左空 2 字 回行 顶格 数字 年份不能回行 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次数和 在词 词组 成语 惯用词 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必 须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 用数字表示多层次结构序数 其标识方 法为 第一层用 一 二 三 第二层用 一 二 三 第三层用 1 2 3 第四层用 1 2 3 16 17 18 公文生效标识的特殊说明公文生效标识的特殊说明 用当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距 的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的 方法解决 19 公文末页版式公文末页版式 联合行文末页公文版式联合行文末页公文版式 20 3 3 版记各要素 版记各要素 版记共 5 个要素 即抄送 印发机关和印发时间 版记中的反线 版记的 位置 印发机关和印发时间印发机关和印发时间 位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占 21 1 行位置 用 3 号仿宋体字 印发机关左空 1 字 印发时间右空 1 字 印发时 间以 公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 版记中的反线版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线 宽度同版心 版记的位置 版记的位置 版记应置于公文最的一页 版记的最后一个要素置于最后一 行 印刷份数印刷份数 格式没有明文规定 根据约定俗成 一般是在最后一条反线下 一 行 用 3 号仿宋体字 置于小括号内 右空 1 字 22 五 页码 五 页码 用 4 号半角白体阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行 数码左右各 放一条 4 号一字线 如 1 2 一字线距离版心下边缘 7mm 单页 码居右空 1 字 双页码居左空 1 字 空白页和空白页以后的页不标识页码 六 公文中表格 六 公文中表格 公文如需附表 对横排 A4 纸型表格 应将页码放在横表的左侧 单页码置 于表的左下角 双页码置于表的左上角 单页码表头在订口一边 双页码表头 23 在切口一边 公文如需附 A3 纸型表格 大表 且当最后一页为 A3 纸型表格时 封 三 封四 可放分送 不放页码 就为空白 将 A3 纸型表格贴在封三前 不应 贴在文件最后一页 封四 上 七 公文的特定格式 七 公文的特定格式 信函式格式 信函式格式 发文机关名称上边缘距上页边的距离为 30mm 推荐用小标 宋体字 字号由发文机关酌定 发文机关全称下 4mm 处为一条武文线 上粗下 细 距下页边 20mm 处为一条文武线 上细下粗 两条线长均为 170mm 每行 居中排 28 个字 首页不显示页码 发文机关名称及双线均印红色 发文字号置于武文线一行版心右边缘顶格 标识 如需标识秘密等级或紧急程度 可置于武文线下一行版心左边缘顶格标识 信函式格式与便笺头比较信函式格式与便笺头比较 24 命令格式 命令格式 命令标识由发文机关名称加 命令 或 令 组成 用红色小 标宋体字 字号由发文机关酌定 命令标识上边缘距版心上边缘 20mm 下边缘 空 2 行居中标识令号 令号下空 2 行标识正文 正文下一行右空 4 字标识签发 人签名章 签名章左空 2 字标识签发人职务 联合发布的命令或令的签发人职 务应标识全称 在签发人签名章下一行右空 2 字标识成文时间 分送机关标识 方法同抄送机关 其他要素参照相关要素说明 命令 令 格式命令 令 格式 25 会议纪要格式 会议纪要格式 会议纪要标识由 会议纪要会议纪要 组成 用红色 小标宋体字 字号由发文机关酌定 会议纪要不加盖印章 八 行文规则 八 行文规则 行文关系 26 根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级行文 特殊情况需越级行文 的 应当同时抄送被越过的机关 上行文 向上级机关行文 报告 请示 意见 上行文 向上级机关行文 报告 请示 意见 原则上主送一个上级机关 根据需要同时抄送相关的上级机关 不抄送下 级机关 党委 政府的部门向上级主管部门请示 报告重大事项 应当经本级党委 和政府同意或者授权 属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门 下级机关的请示事项 如需以本机关名义向上级机关请示 应当提出倾向 性一件后上报 不得原文转报上级机关 请示应当一文一事 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 除上级机关负责人直接交办的事项 不得以本机关名义向上级机关负责人 报送公文 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文 受双重领导的机关向上级机关行文 必要时抄送另一个上级机关 下行文 向下级机关行文下行文 向下级机关行文 下行文 这是上级机关给下级机关 或本部门给下属单位和行文 属自上 而下的发文 具体文种主要有 决定 决议 通知 通报 批复 纪要 意见 向下级机关行文规则向下级机关行文规则 主送受理机关 根据需要抄送相关机关 重要行文应当同时抄送发文机关 的直接上级机关 党委 政府的办公厅 室 根据本级党委 政府授权 可以向下级党委 政府行文 其他部门和单位不得向下级党委 政府发布指令性或者在公文中向 下级党委 政府提出指令性要求 需经政府审批的的具体事项 经政府同意后 可以由政府职能部门行文 文中须注明已经政府同意 27 党委 政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委 政府的相关部门行 文 涉及多个部门职权范围内的事务 部门之间未协商一致的 不得向下行文 擅自行文的 上级机关应当责令其纠正或者撤销 上级机关受双重领导的下级机关行文 必要时抄送该下级机关的另一个上 级机关 其他行文其他行文 同级党政机关 党政机关与其他同级机关必要时可联合行文 属于党委 政府各自职权范围内的工作 不得联合行文 党委 政府的部门依据职权可以相互行文 部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 联合行文制度联合行文制度 正确选择适合联合行文的机关 相隶属的机关之间 不能联合行文 政府办公厅 室 与同级政府各部门之间不宜联合行文 应严格控制联合行文单位数量 政府各部门不要轻易与各类非政府组织行文 主题研讨会主题研讨会 1 三国时期的魏文帝曹丕在论及文章写作时谈到 盖文章者 经国之大 业 不朽之盛事 结合自己写文章的经验 谈谈你的体会 2 毛泽东一辈子写了 1000 多篇文章 收入毛选五卷的有 238 篇 其中公 文 80 篇 你参加工作以来写了多少篇公文 你写公文有什么体会 六 改错练习六 改错练习 一 标题的常见毛病 一 标题的常见毛病 标题是行政公文的重要组成部分 它要求主旨鲜明 重点突出 文字简 洁 格式规范 最常见的有两大类 一是语句不合语法规范 二是请示 函 报告三者 28 混淆使用 第二课 公文写作过程第二课 公文写作过程 一 范文分析一 范文分析 见范文 思考 1 如何开头 2 语言有何特点 3 主题是什么 4 过渡的方法 5 材料运用的方法 6 如何分段 7 其他 二 公文写作的基本要求二 公文写作的基本要求 公文是一种特殊的文章 除了必须遵从诸如文通 字顺 观点与材料统一 层次分明 结构合理等文章写作通则之外 公文写作还应遵循以下一些基本要 求 一 合 法 二 求实 三 合体 四 简明 五 严谨 六 准确 七 规范 八 完整 29 九 清晰 三 公文写作的一般步骤三 公文写作的一般步骤 一 明确任务 收集材料 二 拟定提纲 安排结构 三 集中精力 草拟正文 四 集思广益 修改定稿 七大注意事项七大注意事项 一戒照抄照转 二戒师出无名 三戒无的放矢 四戒朝令夕改 五戒用语失准 六戒篇幅过长 七戒无物无序 四 正确领会领导意图四 正确领会领导意图 案例分享 领导意图是领导集体意志的体现 领会领导意图的方法领会领导意图的方法 学习文件 参加会议 进行调研 与领导沟通 五 公文的主题与正文结构五 公文的主题与正文结构 一 公文的主题 一 公文的主题 是公文中所贯穿的基本观点 主张或意图 主题是公文 的灵魂 1 主题的作用 决定材料取舍 支配结构安排 限定语言风格 制约表达 30 方式 2 主题确立依据 政策法律及上级指示 实际工作需要 领导意图 3 主题的品格 正确 集中 鲜明 新颖 4 主题表现方法 问题径点法 开门见山法 卒章显志法 一线贯通法 二 公文的正文结构 二 公文的正文结构 结构是公文内容赖以有机结合重要凭借 是公文形态赖以构筑和确立的基 本依据 是公文的骨骼 1 结构的作用 是公文内容的组织与构造 其基本作用是根据主题表达的 需要 合理的安排和组织材料 使全文首尾呼应 前后衔接 错落有致 形成 一个有机的整体 2 结构的内容构成 层次与段落 过渡与照应 开头与结尾 3 基本要求 自然 完整 严谨 连贯 匀称 六 公文材料与语言六 公文材料与语言 一 公文的材料一 公文的材料 材料在公文中处于基础地位 是公文的血肉 1 材料的种类 事实材料与观念材料 直接材料与间接材料 具体材料与 概括材料 现实材料与历史材料 正面材料与反面材料 2 材料的作用 物质基础 公文原料 主题之母 3 材料收集 调研所得 多方采购 其他公文 档案 书报杂志 音像网 络 4 公文材料的选择 真实 典型 新颖 准确 5 公文材料的使用 材料与观点关联 材料与材料关联 二 公文语言的特点 二 公文语言的特点 1 公文语言形式上的特点 实用性 规范性 模式性 2 公文语言使用上的特点 词义解释严密 词语限制周密 多用专用语 如根据 按照 鉴于 拟请 为了 请 多用概括性词语 多用介词结构 多用联合词组作句子成分 31 行政公文的语言要求行政公文的语言要求 公文语言功夫的核心是选词 选词一要根据所反映的客观实际需要 二要 符合明晰 确切 简练的标准 三要根据具体的语言环境 为避免上下文重 复而选择不同的词语 注意文中所涉及对象和阅读对象 多用书面语和文书用 语 少 用形象和描绘性词语和口语 不用方言土语 十分规范 一是开头用语 一是开头用语 用来表示行文目的 依据 原因 伴随情况等 如 为 了 关于 由于 对于 根据 按 遵 依 照 据 查 奉 兹等 二是结尾用语 二是结尾用语 如 为要 荷 盼 是荷 特此通知 报告 函告 等 三是过渡用语 三是过渡用语 如为 对 因 据 此 鉴于 总之 综上所述等 公文特定用语简表公文特定用语简表 类别 用语名称作 用常用特定用语 1开端用语用于文章开头 表 示发语 引据 为 为了 为着 查 接 根据 遵照 依 照 关于 由于 2称谓用语用于表示对人称或 单位的称谓 第一人称 我 我单位 本公司 我们 第二人称 你 你局 贵公司 贵方 第三人称 他 该公司 该项目 3递送用语用于表示文 物递 送方向 上行 报 呈 平行 送 下行 发 颁发 发布 印发 下达 4引叙用语用于复文引据悉 接 倾接 据 收悉 5拟办用语用于审批 拟办拟办 责办 交办 试办 办理 执行 审批 同意 照办 批准 可行 原则同意 可办 不可 6经办用语用于表明进程经 业经 已经 兹经 7过渡用语用于承上启下鉴于 为此 对此 为使 对于 关于 如 下 8期请用语表示期望与请求上行 请 恳请 拟请 特请 报请 平行 请 拟请 特请 务请 即请 切盼 称蒙 下行 希 望 尚望 切望 希予 勿误 32 9结尾用语用于结尾上行 当否 请批示 可否 请指示 如无 不妥 轻批转 特此报 告 以上报 告 请 审核 平行 此致敬礼 为盼 为荷 特此函达 特此证明 尚望函复 下行 为要 为妥 希尊照执行 特此通知 此复 现予公布 10征询用语用于征请 询问对 有关事项的意见 态度 当否 妥否 可否 是否妥当 是否同意 如无不当 如无不妥 3 3 公文语言的风格 公文语言的风格 准确 如优秀 优良 优异 鼓舞 鼓动 煽动 简练 词义要明确 多用基本义 常用规范简称 多用陈述句 祁使句 朴实 平易 朴素 实在 不花哨 慎用形容词 要实话实说 不用夸张 双关 反语 庄重 端庄 郑重 严肃 认真 三 公文词语的选择 三 公文词语的选择 1 认真辨析词语的准确含义 使词语的意义符合客观实际 2 注意分辨词语的感情色彩 以正确表达作者的立场观点 3 注意词语声音和语调对语义的影响 以提高表达效果 4 注意词语间的正确搭配 遵循语言法则 5 注意公文具体使用场合对词语风格的要求 维护公文的严肃性及强制 执行性 6 注意针对公文具体收受对象的特点选词 以 有的放矢 便于理解和 执行 7 注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词 以获得鲜明直接 的表达效果 8 注意根据上下文的需要选词 以维护公文的完整和有效性 9 注意词语的规范性 以提高公文沟通的效果 扩展沟通的范围 七 公文语句的组织七 公文语句的组织 33 一 对公文语句的基本要求 一 对公文语句的基本要求 二 语序的安排 二 语序的安排 三 句式的选择 三 句式的选择 1 对公文语句的基本要求 含义明确 清晰 完整 便于准确理解 无歧义 句子充分搭配得当 句子成分完整 语序安排妥当 合乎事理 合乎逻辑规律 句式内部结构合乎规范 力争有最佳表达效果 2 语序的安排 在公文中准确地安排语序 要注意四点 尊重语序的习惯性 事理的逻辑性 语序的强制性 语序的选择性 3 句式的选择 主谓句与非主谓句 主谓句的使用频率很高 主动句与被动句 公文中两种句子兼而有之 长句与短句 公文中短句用得较多 完全句与省略句 完全句是主要的 省略的一般是主语 八 公文表达方式八 公文表达方式 一 述叙 一 述叙 把人物事件的经历或者事件发展变化的过程进行交待的一种表达方法 分类 顺叙 倒叙 插叙 分叙 叙述的功能叙述的功能 叙述就是把人物的经历或者事件发展变化的过程进行交代的一种表达方式 叙述这一表达方式在公文写作中适用范围很广 运用也相当频繁 因此 掌握 好这一表达方式 对于提高公文的写作质量 是非常重要和关键的 34 叙述的基本要求 头绪清楚 叙述要做到清楚明白 首先必须理出一条主要线索 并把各 个 头绪弄清楚 给予妥善的处置 要素完备 叙述要做到清楚明白 还必须把叙述的六要素即时间 地点 人物 事件 原因 结果等该交代的要适时 得体地予以交代 甚至个别要素 有时还可以省略 究竟如何 灵活 应根据具体情况斟酌决定 详略得当 叙述要清楚明白 这并不等于说叙述要不厌其详 叙述应该 是 当详则详 当略则略 详略得当才是我们所提倡的叙述原则 二 议论 二 议论 议论是一种通过对事物和问题进行分析评论来表明态度 作出判断的方 式 议论三要素 论点 论据 论证 议论方法 例证法 引证法 对比法 类比法 分析法 基本要求 论点正确 论据充分 论证严密 三 说明 三 说明 说明是一种借助于简练明白的语言对事物的状态 性质 特征 成因 关 系 结构等进行解释的表达方式 说明的方法 定义说明 举例说明 比较说明 数字说明 说明的基本要求说明的基本要求 说明的基本要求 可分述为内容要科学 态度要客观 表达要清晰 语 言 要通俗 内容要科学 说明是一种传授知识的表达方式 因而必须要以准确把握 客 观事物的本质特征和规律为前提 只有准确把握了客观事物的本质特征和规律 35 才能保证内容的科学真理性 态度要客观 既然是传授知识 那就不能搀杂进个人的主观理解和想法 而必须站在局外人的角度 用客观的态度进行说明 表达要清晰 对事物进行说明 一定要讲究条理 并善于抓住事物的特 点 从不同的角度 不同的层面有序展开 务必做到脉络清楚 层次分明 语言要通俗 说明是以较大范围的人群为接受对象的 因此既不能故意 堆 积一般人理解不了的专业术语 也不能热衷于使用生僻字词 而必须以文字浅 显 通俗易懂为行文原则 总括总括 如何提高公文写作水平如何提高公文写作水平 二十四字二十四字 要诀要诀 提高政策水平 多读经典公文 强化文字表达 注意格式规范 公文天成公文天成 用心可得用心可得 明确文章定位明确文章定位 文章用于什么目的 目的不同 同样内容 写法不一样 善于总结提炼 做到精炼 精辟 精彩善于总结提炼 做到精炼 精辟 精彩 提炼标题 观点明确 得体而吸引人 关键在于精炼 醒目 从大标题到 小标题 都要进行提炼 提炼内容 内容要精炼 切忌冗长 提炼内容 内容要精炼 切忌冗长 注意谋篇布局注意谋篇布局 立意要高 要有气势 如民生物流 要放在中国物流行业 世界物流行业 的座标下进行思考和对标 36 逻辑层次清楚 先写什么 后什么 要心中有数 要前后呼应 如前面讲在存在的问题 后面就要针对问题来提出解决措施 布置下一步的工作 大标题与小标题要相称 小标题与具体内容要符合 注意学会规避 防止重复 混淆 常见错误 如果文章两个地方都要涉 及到同一内容 可在一个地方详写 另一个地方就一笔带过 不断修改完善不断修改完善 推敲 至少修改三次以上 力求完善 细心 注意细节 标点符号 格式 用语 词等是否规范 绝对不能有错别字 要多使用简短句 大声朗读 九 改错练习九 改错练习 一 词语选择方面的错误与纠正 一 词语选择方面的错误与纠正 经反复核查证明 张某 杨某二人在 2003 年 12 月底收受市黄金公司的 巨额贿款 其中张某收受现金 30000 元 杨某收受现金 22000 元 已构成受贿 罪 案发后 二人还与市黄金公司业务员王某订立攻守同盟 妄图掩盖过错 二 词语的感情色彩的错误与纠正 二 词语的感情色彩的错误与纠正 如 在某领导的庇护下 和 在某领导的保护下 一字之差作 者的态度一目了然 比如 四人帮炮制的著名的 两个估计 发端于所谓 文艺黑线专 政 这句话里面 著名 这个词就用得不妥 著名 是一个褒义词 应该换成 臭名昭著 这个贬义词 这样一来 憎恶之情的表达就十分鲜明了 三 公文语序的安排的错误 三 公文语序的安排的错误 这样的活动乐于使广大农民群众接受 我院已于 9 月 30 日召开了表彰先进个人先进集体大会 院长和其 他 学院的领导同志出席了这次会议 5 月 3 日 我们访问了参加过 五四 运动的当年的爱国老人 公文中的常见错别字公文中的常见错别字 截止与截至 强调 止 和强调事态 37 汲取与记取 强记和提高基础上的吸取 决不与绝不 决心不和绝对不 急待与亟待 紧急待办和急须待办 制定与制订 创制拟定和确定 权利与权力 享受的利益和支配力量 圆与园 圆满与园林 幅与辐 幅员与轮辐 储与贮 储蓄与贮藏 原与缘 原则 原因与缘由 缘起 度与渡 过分与过渡 渡过 序与绪 次序 顺序与丝绪 头绪 佳与嘉 佳是美 佳节 嘉是善 嘉言 嘉宾 第三课 常用规范性公文写作第三课 常用规范性公文写作 一 决定 决议和会议记要的写作一 决定 决议和会议记要的写作 一 决定 一 决定 1 决定的概念 决定是各级党政机关 社会团体 企事业单位经常使用的 具有规定性 和领导性的公文文种 在党和国家机关的公文处理规定中 对其有非常明确的界定 决定是 用于对重要事件做出决策和安排 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 决定属于比较严肃 庄重的文种 见范文 2 2 决定的特点 决定的特点 具有权威性和规定性 38 具有指导性和全局性 具有稳定性和长远性 3 3 决定的种类 决定的种类 法规性决定 如 国务院关于在对外活动中不赠礼 不受礼的决定 就 是属于法规性的决定 表彰性决定 表彰先进集体或先进个人 给先进单位或个人授予称号或 奖章 即用表彰性决定 任免性决定 决定 命令 公告 通知都具有任免功能 区别在于任免 对象职务之高低 通知用来任免机关一般干部和基层领导干部 决定用来任免 副部长以下各级机关领导干部 命令用来任免国务院正 副总理及部长级以上 的干部 公告则用来任免国家主席 副主席 惩罚性决定 对重大事件 严重渎职人员或部门的处理 用惩罚性决定 宣告性决定 将重要事情 重要工作安排意见告知有关单位有关人员 用宣告性决定 部署性决定 对重要工作 重要行动 提出实施意见 办法 步骤时 用部署性决定 如 2001 年 5 月 29 日发布的 国务院关于基础教育改革与发展 的决定 4 4 决定的写作要点 决定的写作要点 1 首部 包括标题和成文时间两部分 标题 由发文机关 事由加文种构成或事由和文种构成 成文时间 指发布决定的时间 在标题正下方注明成文日期或用括号注 明通过决定日期 2 正文 开头 简要交代决定的缘由 目的 根据 主体 写决定的内容 落实决定的要求和措施 结尾 用于提出希望 要求或执行说明 例文 例文 国务院关于国务院关于 20072007 年度国家科学技术奖励的决定年度国家科学技术奖励的决定 39 国发 2008 2 号 各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 为认真学习贯彻党的十七大精神 根据 国家科学技术奖励条例 的规定 全国科学技术工作者要向 国务院 章 二 八年一月一日 5 5 决议的结构与写作要点 决议的结构与写作要点 适用于会议讨论通过的重大决策事项 决议在结构上由标题和正文两部分组成 在内容上具有作出决议的会议名称 作出决议的时间 决议的具体事项 作出决议的原因 执行决议的要求等基本要素 1 1 决议标题 决议标题 标题由三部分构成 即什么会议关于什么事项 或决策 的决议 第一部 分有时可以省略 标题下加括号注明通过此决议的会议名称和日期 不写上下款 收文发 文机关 要写明发文机关或会议的名称和文种 发文机关或会议名称要写全称 不能省略 文种也不能省略 专题性决议的标题要写明决议事由 事由一般可以简化 重要的 严肃 的 则不可简化 决议的时间 不能写在决议的正文之后 而是写在标题之下 正文之前 通常用括号注明是什么时间 在什么会议上通过的 表示生效时间 如果标题中未写明通过决议的会议名称 那么在此处时间之后 应加上 某会议通过字样 40 2 2 决议的正文 决议的正文 正文主要是陈述决议内容 形式上也可分开头 主体 结尾三部分 复杂的分层段 列条目 简单 的一段写完 决策性的决议要写依据 说明和决策 前二者一般作为开头 主体是决 策事项本身 可分段也可分条 可写结尾 用来表达要求 法规性的决议类似条例的总则 分则 附则 处理性的决议要写针对的人或事 说明其性质及事件因果 然后写决定 看法和处理办法 结尾也可写此事这样处理的意义 人事性的决议 要写依据 可极简到根据会议通过 和决定 设何机构 谁任何职 组织机构设置要做说明 任免决议可以省略说明 二 会议纪要 二 会议纪要 1 会议纪要的内涵 适用于记载会议主要情况和议定事项 会议纪要是会议文件之一种 用于记载和传达会议情况与要求有关单位 共同执行的议定事项 是机关贯彻会议主要精神与议定事项的重要依据 也是 检查议定事项执行情况的凭据 见范文 2 2 会议纪要分类 会议纪要分类 会议纪要可以分为两种类型 会议纪要可以分为两种类型 一是决议性会议纪要 二是情况性会议纪要 如果按照会议内容和会议形式划分 会议纪要还可分为工作会议纪要 座 谈会议纪要 办公会议纪要 联席会议纪要 专题性会议纪要等 3 3 会议纪要的特点 会议纪要的特点 纪实性 概括性 指导性 4 4 会议纪要与决议的不同点分析 会议纪要与决议的不同点分析 41 会议纪要 具有 决议 的性质 但又不同于决议 决议的内容较之会议纪要重要一些 反映的是会议一致的结论性意见 其行文风格亦较之会议纪要庄重 属于决定性文件 因此 具有很强的约束力 和指挥功能 有关部门或人员 必须坚决执行 会议纪要 则着重记述会议概况 既反映会议一致的结论性意见 亦反映有分歧的意见或未作结论的意见 内容与要求较为具体 用语较为灵活 所以 它既有要求与会单位贯彻执行的一面 又有通报会议情况的一面 其约 束力和指令性较之决议要弱 5 5 会议纪要与会议记录的不同点分析 会议纪要与会议记录的不同点分析 从文体性质上看 会议纪要是正式的公文文种 而会议记录是会议情况 的记录 只是原始材料 不是正式公文 从内容上看 会议记录无选择性 提要性 会议上的情况都要一一 记录下来 而会议纪要有选择性 提要性 不一定要包容会议的所有内容 从形成的过程和时间上看 会议记录是随着会议的进行过程同步产 生的 而会议纪要则要在会议后期 甚至会议结束后通过选择归纳 加工提炼 之后才能形成 6 6 会议纪要的格式 会议纪要的格式 7 7 会议纪要的发布 会议纪要的发布 42 会议纪要一般不向其他机关 单位发送 只发向本机关领导人 直属部 门和下级机关 单位 发文范围在抄送栏内以 发 送 等字样后面加冒 号标明 会议纪要向上级机关呈报 应以报告的形式向上报送 8 8 会议纪要的写法 会议纪要的写法 标题标题 会议名称 文种 物理学会 X 射线专业委员会第三届学术交流会会议 纪要 事由 文种 关于解决粮食购销体制改革后遗留问题的会议纪要 成文日期 成文日期 一般加括号标写于标题之下正中位置 以会议通过日期或领 导人签发日期为准 也有出现在正文之后的 正文正文 前言 会议的基本情况 主体 会议的主要精神 会议议定的事项 会议上达成的共识 会议对与 会单位布置的工作和提出的要求 会议上各种主要观点及争鸣情况等 结尾 简短 强调意义 提出希望和号召等 有的将参会人员放在结尾 一般常见的有三种写法一般常见的有三种写法 第一种是概述 把会议的发言 讨论的情况综合到一起 概括地叙述出 来 这样的写法 多用于小型会议 讨论的问题比较集中 意见又比较一致 43 概括地叙述出来就可以了 第二种是归纳出几个问题来写 会议的规模比较大 讨论的问题比较多 涉及的方面比较广 这就要把很多意见加以分类整理 第三种是发言记录式写法 这种写法是按照会上发言的顺序 把每个人 发言中的主要意见写出来 多用于 座谈会纪要 学术讨论会纪要 第三种发言记录式的写法 要写发言者的名字 有的还要在名字后面加 括号写明其工作单位和职务 9 9 会议纪要的例文 会议纪要的例文 浙江欣捷建设有限公司浙江欣捷建设有限公司 20092009 年第一次管理座谈会会议纪要年第一次管理座谈会会议纪要 时 间 2009 年 2 月 22 日 地 点 主持人 出 席 本次会议讨论了总公司对口部门与各分公司工作衔接 工作流程 公司内 部管理等事宜 总结了企业内部管理存在的不足 确定了财务报表统一 相关 证书借用 贯标小组组建 档案管理 分公司专业人才招聘等事宜 现将会议 议定事项纪要如下 一 会议听取了 二 会议指出 三 会议对解决现阶段的问题作了明确 1 2 浙江欣捷建设有限公司 2008 年 2 月 22 日 练习题 44 撰写一篇会议纪要 内容 召开小组会议 组长主持 其他人员参加 议题 针对近期出现的安全问题 研究相应的措施 主要议程 1 介绍安全问题的情况 2 研讨措施 二 通知 通报 通告的写作二 通知 通报 通告的写作 一 通知 一 通知 1 通知的含义 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 属发布性公文 即知照文告 但它针对的对象是特定有范围的 一般是 限于有关单位有关人员 所以叫它 限知性 公文 见范文 2 2 通知的特点 通知的特点 指导性 指导性 通知虽然可以用于同级或不相隶属机关的往来 但大多数是下 行文 不能用于上行文 有些不适宜用命令 指示形式安排 布置工作的 多 采用通知 因而通知具有一定的指导 指挥性 权威性 权威性 大多数通知总是有所要求 有所晓谕 使被通知者了解以致执 行 因而也有一定的权威性 广泛性 广泛性 与别的下行文相比 通知应用范围更广 特别是能够用于向平 级或不相隶属机关行文 有时由于工作需要 两个以上机关还可以联合向各自 的下属单位发 联合通知 有些事项紧急而重大 需要广而告之 还可经过批 准 在报纸 电视 广播 因特网上发布 可以不用文件形式下发 时间性 时间性 通知有更明显的时间要求 只能在一定的时间内产生效力 一 些需要特别强调的事情 还可用 紧急通知 以增强紧迫感和重要性 3 3 通知的种类 通知的种类 1 指示类 上级机关对下属机关 单位就某项工作发出批示 提出要求 作出安排 而又不能或不宜使用命令 批示转文时 就用批示通知 2 颁转类 发布类 用于发布规章 法规 45 转发类 用于转发上级和不相隶属机关的来文 批转类 用于批转下级机关的公文 3 知照类 主要用于告知某些事项 情况或意图 任免干部 召开会议 变更机关名称 设置或拆并机构等事项 4 4 通知的结构与写法 通知的结构与写法 1 标题 通常有三种形式 发文机关名称 事由 文种 如 长安公司 关于加强防汛工作 的通知 事由 文种 如 关于办理因病退休 职 鉴定 的通知 文种 通知 2 正文 通知缘由 通知事项 结尾 通知缘由 通常是单独一个自然段 有的以形势 背景 情况入题 有 的直接说明通知的根据 原因和目的 如 为了 根据 经研究 现 决定 特作如下通知 通知事项 正文的主体部分 或下达批示 布置任务 作出要求 或告 知情况 写法通常采用条例式 分条列项写出 通知事项的写作必须内容 明确 具体 条理清楚 结束语 通常提出希望 号召或具体执行要求 如主体部分已意尽言止 则不必专门写结束语 3 落款 写出发文机关名称和发文时间 通知例文一 通知例文一 关于关于 20102010 年清明节放假通知年清明节放假通知 各院 系 直属单位 机关各部 处 室 根据 国务院办公厅关于 2010 年部分节假日安排的通知 国办发明电 2009 27 号 精神 2010 年清明节放假 3 天 即 2010 年 4 月 3 日 5 日 原安排在 4 月 3 日 星期六 4 日 星期日 的双学位课程 本科生课程 46 和 研究生课程照常进行 4 月 5 日 星期一 本科生和研究生的所有课程停 上 请各单位安排好放假期间的值班 安全保卫等工作 特此通知 党政办公室 章 二 一 年三月二十二日 通知例文二 通知例文二 中国烟草总公司职工技术培训中心中国烟草总公司职工技术培训中心 关于举办高级物流师国家职业资格培训班的通知关于举办高级物流师国家职业资格培训班的通知 行业各直属单位 中国烟草机械集团有限责任公司 中国烟草国际有限公 司 中国烟草实业发展中心 为推行国家职业资格证书制度 提高烟草行业物流管理人员的专业技能水 平 根据国家局 总公司 2008 年度国内培训计划的安排 定于 2008 年 11 月在 郑州举办高级物流师国家职业资格试点培训班 现将有关事项通知如下 一 培训对象 二 培训内容与形式 三 培训时间与地点 四 培训费用 五 其他事项 二 八年九月九日 二 通报 二 通报 1 通报的含义 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 根据通报的内容 可以分为三类 表扬性的通报 批评性的通报 情况 47 性的通报 见范文 2 2 通报的特点 通报的特点 题材的典型性 即既有普遭性 代表性 又有个性和新鲜感的事实 内容的警戒性和引导性 如果是正面的通报 其体现在鼓舞和引导上 而如果是不好的事情的通报 它体现在人们从被通报批评的事件中吸取教训 防止类似事件再发生 制发的时效性 因为通报的内容一般都比较具体和现实 一般都是与时 代背景有紧密联系的 所以讲究时效性 要求及时传播 3 通知与通报的不同点分析 通知与通报的不同点分析 通知和通报都有沟通情况 交流信息的作用 而两者的区别也是明显的 内容不同 通知主要是传达指示 发布法规 批转文件 安排部署工作 而通报则表彰先进 批评错误 传达重要情况 要求不同 通知要求下级去执行 去做 通报要求下级了解 知晓情况 和问题 时间不同 通知往往是在事前制发 通报却都是事后制发 表述不同 写作中 通知一般用概述性语言 而通报则需较具体的叙述 还要分析议论 4 4 通报的格式 通报的格式 通报的标题 一般情况仍由公文标题的三要素构成 但不少通报常常省掉发文机关这一项 而由发文内容和文种两项组成 5 5 通报的正文主要有三种写法 通报的正文主要有三种写法 直达式 这种写法就是直接叙述表扬或批评的内容 转述式 这类通报的写法 类似于批转性通知的写法 即不直接叙述主 要内容 而把主要内容放在附文中予以交待 传达式 主要用于传达重要精神或情况的通报 其正文内容一般只包括 情况和意见两部分 6 6 各类通报的写作特点 各类通报的写作特点 48 表扬性通报 表扬性通报 其内容包括四个方面 一是情况介绍 要交待事件 时间 地点 条件 结果 二是做法 经验 这一部分 指明作为先进典型 究竟先 进在哪里 基本经验有哪些 三是存在的不足之处 点到即止 以免多了 喧 宾夺主 四是希望和要求 为通报的结语部分 批评性通报 批评性通报 这类通报是通报中使用最多的 按其内容它可分为通报事 故和通报反面典型两种 情况通报 情况通报 情况通报是领导机关向一定范围内告知一些重要的情况 传 递某些事态的动向和信息 使所属下级单位和干部群众了解有关情况 统一思 想认识 推动整个工作进程 齐心协力向量终目标进军 三 通告 三 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 通告通常不是以文件形式下发至各有关机关和领导人 而是通过张贴 广播 电视 报刊 因特网等大众传播媒介 直接与广大人民群众接触 传 输范围相当广泛 1 1 通告的特点 通告的特点 内容的广泛性 通告的内容可涉及国家的法令 政策 也可以用来公布 社会生活中的一些具体事务 如更换自行车牌照 施工封锁交通等 使用的普遍性 通告的使用频率很高 使用单位相当广泛 从国家领导 机关到各级地方政府及基层企事业单位 都可以使用 贯彻的强制性 有些通告所公布的事项要求普遍遵守 比如法规政策的 通告 这些通告就具有法规 法令的强制性 约束性 2 2 通告的种类 通告的种类 法规政策类 在一定范围内公布政府的法令 政策 要求群众遵守 贯 彻 执行 具体事务类 在一定范围内公布需要周知或需要办理的事项 惩戒处理类 这类通告大部分也是需要周