政府人力资源管理外包

浅析我国政府人力资源管理外包中合作关系的管理难题浅析我国政府人力资源管理外包中合作关系的管理难题 摘要 政府人力资源管理外包是政府节约成本 提高效率的途径 在外包的过 程中必然面临政府人事部门与外包商之间合作关系的处理问题 人力资源外包 中合作关系的维持面临着许多管理上的难题 如政府人事部门和外包商双方角 色的定位和职责确认问题 外包变革带给员工各方面的冲击往往会引起雇员的 抵制以及外包双方无法高效协同工作等等 针对这些问题 本文提出来几项解 决措施 即以良好的沟通贯穿外包工作的始终 同时注意对外包工作可能影响 到雇员进行安抚 另外 政府人事部门必须坚持对外包商的绩效监督工作 保 证外包工作落到实处 实现双方的共赢局面 关键词 外包 合作关系 管理难题 沟通 抵制 绩效监督 一 前言前言 人力资源管理外包是新时期交易成本理论指导下 企业普遍采取的一项人 力资源管理措施 人力资源管理职能的外包也是解决我国政府目前人力资源管 理困境的有效途径 根据有限政府理论的主张 政府应该是 守夜人 的角 色 将一些非核心的即一些简单的 繁锁的 政策性不强的职能下放给社会来 承担 1人力资源管理外包就是政府下放职能的一种很好的选择 采用人力资 源管理外包可以解决政府人力资源管理过程中的成本过高和技术过时等问题 从而促使政府节约成本 提高效率 从而促使政府职能更好地实现 促进政府 人力资源管理水平的提高 人力资源管理外包是在全面的调查和规划之后进行的 尤其是要注重深入 了解备选服务商的情况 2由此可见 外包合作关系创建于人力资源管理外包 开始的环节 并且贯穿于整个人力资源管理外包的始终 对于人力资源管理外 包的质量起到了举足轻重的作用 因此 在政府人力资源管理外包中必须对这 一问题加以重视 从寻找最合适的外包商开始 并且要注重对整个管理过程的 监控和绩效的评估 虽然外包能够解决政府的难题 但是再实际的外包合作中 却也面临着许多管理的难题 只有解决了这些问题 外包工作才能有效地进行 二 政府人力资源管理外包的概念政府人力资源管理外包的概念 1 王学栋 杨燕东 管理外包 我国政府部门人力资源管理的新模式 J 改革与战略 2009 25 3 2 美 玛丽 F 库克 人力资源外包策略 M 北京 中国人民大学出版社 2003 年 8 月第 1 版 P1 P10 加里 哈默尔和普拉哈拉德 1990 年为 哈佛商业评论 写了一篇题为 企 业的核心竞争力 的文摹 首先提出了 外包 Outsourcing 即通过利用外 部优秀的资源 实现降低成本 提高效率和企业核心竞争力的目的 而人力资 源外包则是指企业将一些重复的 事务性的 不涉及企业内部机密的人力资源 管理工作 外包给从事该项业务的专业机构 并向对方支付相应劳动报酬的生 产经营策略 3政府人力资源管理外包是人力资源外包的一个重要的组成部分 我国对政府人力资源外包的理论探索和实践经验均落后于欧美发达国家 理论研究主要集中于对外来理论的介绍 自己的理论成果和相关的实践非常少 不过近年来 我国很多地方政府也开始在政府人力资源的规划 培训 招聘等 外包方面进行了一系列的积极探索 并取得较好的效果 如苏州政府聘请 18 家 猎头公司 挖 人才 山东省济宁市市中区政府委托中介机构招聘事业单位人 员 一 一 政府人力资源管理外包合作关系面临的管理难题政府人力资源管理外包合作关系面临的管理难题 1 良好的外包合作关系的组成要素 在政府的人力资源管理外包中 最主要的关系就是政府与其服务承包商的 合作关系 因此 外包合作关系便涉及到政府部门 政府雇员以及外包商等 在进行外包的时候 为保证部门利益的实现 必须要处理要本部门人员和外包 商之间的关系 这种合作关系直接关系到政府的外包工作能否成功 在外包成功的关键影响因素中 合作关系是一个重要的维度 合作得好 则成本低 效率高 若合作不好 则成本高 效率低 良好的合作关系应该包 括以下几个重要因素 首先 政府与外包商要建立一种亲密的关系 这种亲密 关系不应该局限于过去的 买方 卖方 的之间的买卖关系 而更多的是一种 合作共赢的关系 其次 政府与外包商要保持良好的沟通 良好的沟通可以代 替对外包商的监督 既可以使外包商更好地了解政府的人力资源状况 制定更 有效率的策略 又可以使政府随时掌握外包商的工作状况 从而保证外包工作 的顺利进行 最后 政府应保证与外包商之间文化的契合度 4由于文化的差 3 刘兵 郭彩云 企业人力资源管理外包理论与方法 M 北京 中国经济出版社 2006 年 1 月第 1 版 P10 P20 4刘兵 郭彩云 企业人力资源管理外包理论与方法 M 北京 中国经济出版社 2006 年 1 月第 1 版 异会导致双方的沟通困难 因此 在选择外包商时应该注重对外包商文化的了 解 保持外包商与政府文化上的一致性 2 政府人力资源管理外包中合作关系的管理难题 政府人力资源相应职能的外包往往能够解决政府的技术缺少的情况 同时 降低政府的成本 提高其效率 对于政府职能的实现是非常关键的 然而 外 包并不能解决所有的问题 相反 在外包合作中会出现各种各样的管理难题 若不能解决这些难题 合作关系就无法维系 合作关系中得管理难题主要包括 以下几点 1 双方角色定位及职责确定困难 合作关系建立以后 要保证外包合作工作的有序进行 必须要对合作双 方的角色和职责进行分配 5在外包合作中 合作双方往往对自身角色的把握 不准 从而导致对合作质量的严重影响 在政府的人力资源外包中 政府和外 包商都应该充分认识到双方是亲密的合作关系 应该将对方视为自己发展过程 中的伙伴 而不是买卖关系 更不是领导与被领导的关系 而在我国的政府人 力资源职能外包中 政府和外包商往往很难找准自己的位置 首先 在我国 由于市场经济发展的不充分以及政治在国家社会生活中的 领导地位的长期存在 政府长期将自己定位为领导的角色 其领导角色的体现 往往集中于发号施令 而不是与企业或者其他部门的良好沟通与合作 这便导 致在政府的人力资源外包中 政府也必然难以摆正自己亲密同伴关系的角色 而是会将自身放在高高在上的领导的位子 这种领导的角色必然导致政府与外 包商的低效甚至是无效沟通 并且 在双方的合作中 政府会处于一种绝对的 优势地位 难以实现对外包商良好建议的吸纳 当这种情况出现时 政府的人 力资源成本不仅不会减少 反而会增加 效率也会降低 反而不利于政府工作 的有序进行 另一方面 相对政府而言 外包商也会将自己的角色定位为被领导者 这 一角色就意味着外包商处于一种执行者的角色 只负责传达以及执行政府的人 事决定 而很难有外包商的建议在里面 这便违背了政府人力资源职能外包的 P155 P180 5 美 玛丽 F 库克 人力资源外包策略 M 北京 中国人民大学出版社 2003 年 8 月第 1 版 P195 P 222 初衷 政府职能外包目的就是利用外包商的资源来实现政府的职能 这些资源 自然包括专业的人力资源外包商的建议在里面 如果只是作为一个被领导者 而没有平等的地位的话 外包商自然不敢有自身的建议和意见在里面 或者即 使是表面上有了与政府人力资源部门平等的地位 若双方不是亲密的同伴关系 有些有实效的好的建议也不会传达到政府 2 由于可能带来的减员 外包工作遭到政府内部雇员的抵制 组织的某些变革会造成内部员工的抵制 6当政府领导作出将人力资源 职能外包的决定的时候 政府内部尤其是人力资源部门往往会感到这一决定带 来雇员的抵制 因为 当政府决定将一些职能外包时 政府人力资源部门相应 的职能部门就会合并甚至是在组织改革中被去掉 7那么原先负责这些职能的 员工就必然面临由此带来的威胁 这种威胁可能是离开自己熟悉的岗位和同事 失去原先优厚的奖金等 最严重的威胁便是失去工作 而由于我国政府的组织 结构以及行政决策往往存在很大的不透明性 这就使得政府内部的雇员很难得 到确切的消息 从而引起雇员的恐慌 这种恐慌本身就会对政府的工作造成很 大的威胁 而除此之外 雇员可能会采取实际的行动来抵制可能做出的决定对 他们的威胁 当面对这种威胁时 政府内部的雇员便会选择抵制的方式 雇员抵制的方 式是多种多样的 首先 在政府与外包商的前期沟通时 雇员可能会采取措施 影响政府对外包商的判断 如当某个外包商能够给其带来利益时 有选择性地 突出某些可能对这个外包商比较有利的因素 其次 雇员在以后的工作中无法 保证与外包商的沟通和交流 如政府雇员可能会在必要的工作交接时 隐瞒重 要的资料 从而影响外包商对政府人力资源相关事务的判断 从而影响外包商 的工作质量 另外一个方式就是雇员在以后的工作中会降低自己的工作效率和 质量 当某些雇员被分配到自己不能胜任或者是不熟悉的任务时 这种情况便 会发生 总之 当面临外包带来的威胁时 雇员可能会采取任何可以采取的措施来 进行抵制 而无论雇员采取的是哪一种抵制方式 对政府的外包工作所带来的 影响都是非常大的 如果不及时采取措施进行管理和疏导 政府的外包工作将 6 斯蒂芬 P 罗宾斯 管理学 M 北京 中国人民大学出版社 2008 年第 9 版 无法进行下去 或者即使是勉强进行下去 外包的成本也会大大地增加 而原 本所期望的先进技术和工作经验却不会带来好的成效 3 实施外包时政府人力资源部门和外包商无法高效协同工作 虽然外包的实施应该是政府和政府人力资源部门可以实共赢的举措 但是 由于两个组织不同的性质以及许多客观的原因 真正高效协同的工作几乎是不 可能实现的 人力资源职能外包的决定做出之后 真正的实施过程是漫长的 就像是组织变革一样 在过程中必然会有各种各样的限制和阻碍 并且政府 人资部门和外包商都必须时刻准备好去应对一些冲突和问题 8当这些冲突和 问题发生时 政府人资部门和外包商必须保持高效的协同 才能一起共度难关 如果在面对这些突发状况时 双方没有及时有效地沟通 则会造成无法承担的 后果 造成双方无法高效协同工作的原因可能是多方面的 但是 造成双方无法 协同高效合作的最主要的原因必然是缺乏必要的信任 9合作必然会带来风险 若风险高于组织预计的范围就会出现不信任的现象 对于合作双方来说 信任 是一种易碎品 难以维持而容易打破 作为信任的给予者和接受者 合作的双 方必须给对方充分的信任 只有通过双方的努力 信任关系才能够牢固的建立 起来并得到维系 而信任关系的建立也必然是合作双方关系的一个重要的管理 难题 只有解决了这个难题合作关系才能高效维持 合作双方也才能够高效协 作 另外 组织文化也是影响双方能否高效协同工作的关键因素 对于合作双 方来说 本组织所固有的组织文化是组织一切决定最终落脚点 当双方组织文 化契合度较高时 其合作也必然能够更高效地进行下去 若双方的文化传统和 习惯差距太大 则高效地协同工作是不可能存在的 二 二 外包关系中合作关系管理难题的解决策略分析外包关系中合作关系管理难题的解决策略分析 针对上文提到的政府人力资源职能外包中可能存在的各项管理难题 可以 考虑从以下几个途径来进行解决 1 针对突发状况 双方及时沟通 8斯蒂芬 P 罗宾斯 管理学 M 北京 中国人民大学出版社 2008 年第 9 版 9 张平 合作策略 M 北京 中国经济出版社 2009 年第 1 版 沟通是外包合作工作顺利进行的保障 为了更好地管理人力资源 增强员 工的满意度 政府内部必须配备必要的人员作为交流的媒介 强化外包商与内 部员工的沟通 这些必要的人员可能来自组织的领导层 也可能是熟悉政府人 事业务的人才 当这些人员组成一个团队 并且能够与外包商及时沟通时 合 作工作才能顺利进行 政府人事部门与外包商的合作是一个相互沟通相互交流 信息的过程 外包商在开展业务时会因为不熟悉业务和人员而需要政府各部门 及时提供信息作为开展业务的依据 而政府人事部门的发展也离不开外包商 沟通始终贯穿外包工作的始终 尤其是面对突发状况时 及时有效地沟通 便会显得尤其的重要 在重大的突发事件发生时 政府应该建立一个团队专门 负责双方信息的沟通 这个团队负责突发状况的实际发生情况 双方意见 现 有资源以及事件解决进行等各个环节的信息的沟通 另外 可以采取的一个方 法就是临时热线 10这种临时热线是在突发状况出现时临时设置的 负责对突 发事件信息的传达 这种热线不仅是针对外包商开通的 同时也针对政府内部 的雇员 以便可以对问题进行及时的解答 消除误会的出现 2 面对雇员抵制 做好安抚工作 在外包合作关系的维持过程中还应注重加强管理层与员工的沟通 针对员 工的顾虑和猜疑 企业管理层应做好充分的沟通 给予员工正确的引导 让他 们理解外包并不等于工作机会的丢失 相反的是外包将意味着企业更加重视每 一个员工的发展 11 并会依据企业未来发展的需要以及个人的兴趣爱好为他 们制定个性化的发展方案以帮助他们能够尽快地胜任另一个更有挑战 更有意 义的工作岗位 强调外包业务的正面意义并积极投入相应的资源 采取措施打 消员工的顾虑 在外包工作决定做出的同时 应该保证这个决定相关的所有员工是知情的 这样才能保证外包工作的顺利进行 而针对政府人力资源职能外包可能带来的 裁员问题 政府必须注意采用方法予以补救 在这种情况发生时 政府可以采 取的措施可以有以下几种 首先 由于可能带来的减员问题的出现 政府可以 与外包商协商解决这些员工的再就业问题 这一策略往往是可以实施的 因为 10 美 玛丽 F 库克 人力资源外包策略 M 北京 中国人民大学出版社 2003 年 8 月第 1 版 P195 P 222 11 陈益云 人力资源管理外包风险及其规避初探 J 现代财经 天津财经学院学报 2004 24 8 裁掉的员工是对人力资源管理有经验的 其次 若无法介绍再就业 政府应该 为这些雇员提供一笔尽可能优惠的离职金和一定范围的医疗福利 甚至可以在 雇员找到新的工作之前提供一定量的基本生活补助 这两种措施都可以对雇员 的抵制起到一定的缓和作用 除此之外 政府管理层应该与留下来的雇员进行沟通 并且保证外包工作 不会对其造成不良的影响 同时表示对这些雇员的信任 以保证以后人事工作 的顺利进行 3 了解合作流程 监控工作绩效 既然双方的高效协同工作对于人力资源管理的顺利进行具有非常重要的作 用 那么为保证双方可以协同高效地工作 双方必须要对工作的流程有一个明 确清晰地认识 双方应该在协商的基础之上制定工作规划 并对双方的合作流 程有一个合理有效地沟通 同时针对双方的工作可以建立一个绩效监督机制 确保合作关系成功的最佳措施是 建议定量化的绩效衡量标准 定期检查工 作效益 12由此可见 对于工作绩效的监督是非常必要的 当政府进行人力资源外包时 选定合适的外包商即服务商或专业化公司来 负责实施 在实际的人事工作开始之后 作为政府部门自身的人事部门 必须 要注意以下两个方面的工作内容 一方面 注意人力资源外包风险的防范与控 制 在外包实施过程中对工作的进展作定时检查 确保工作顺利 安全地实施 13要做到这一点 政府的人事部门就必须要对外包商的工作有一个清晰地认 识 并且建立一个绩效监督机制 确定一个固定的团队实时监督外包商的人事 工作 只有随时掌控外包商的工作情况 才能保证外包工作最初目标的实现 另一方面 人事部门