Oracle财务系统应付账款模块操作手册

GML财务系统用户操作手册 应付账款模块 AP 文档作者 创建日期 更新日期 当前版本 2 0 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 2 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 文档控制文档控制 变更记录变更记录 日期日期作者作者版本版本变更参考变更参考 2008 04 01Joyce Zhang1 0 没有以前的文档 2008 05 06Joyce Zhang2 0 统一文档格式 审核审核 姓名姓名职位职位 分发分发 拷贝编号拷贝编号姓名姓名位置位置 岗位岗位 1 2 3 4 备注备注 出于文档管理的目的 如果您收到了本文档的电子版本 请打印出来并在封面的相 应位置写上您的名字 出于文档管理的目的 如果您收到了本文档的纸介质版本 请在封面写上您的名 字 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 3 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 目录 文档控制 ii 概述 5 文档说明 5 文档内容 5 相关文档 5 发票业务处理 6 标准发票 6 借项通知单 15 贷项通知单 17 预付款发票 19 费用报表 27 退回借支款业务 29 付款业务处理 30 单一付款 30 付款批 36 发票和付款的调整 44 取消发票 44 冲销分配 47 取消付款 50 应付账款查询 53 界面查询 53 报表查询 60 月末结账 65 月末关账检查 65 应付款导入总账 66 关闭 打开会计期 67 应付模块信息维护操作 73 供应商维护 73 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 4 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 银行账户维护 76 分配集维护 79 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 5 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 概述概述 文档说明文档说明 本操作手册用于指导 Oracle 系统应付账款用户的日常业务和维护操作 文档内容文档内容 最终用户操作手册的每一章节将按应付账款模块涉及的基本业务类型结合系统的 标准功能来展开 主要包括以下两个方面 业务描述 简要描述操作的背景 用途等 操作过程 简要描述的步骤 相关文档相关文档 相关文档名称 GML Accounting Payables Solution CN 24 Mar 08 doc GML 应付关键用户培训材料 CN 24 Mar 08 ppt GML 应付最终用户培训材料 CN 25 Mar 08 ppt 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 6 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 发票发票业务处理业务处理 Oracle应付账款模块中常用的发票类型主要为标准 预付款 借项通知单 贷项通知单和费用报表 等 标准发票标准发票 业务描述业务描述 标准发票适用于如下业务 商品采购发票 非商品采购发票 商品类供应商押金 促销员押金 代 收业务和摇摇车业务 本节为Oracle应付模块应付发票的基本操作 是后续章节的基础 请相关人员熟练掌握本节的操 作 操作过程操作过程 发票录入发票录入 职责 应付会计 路径 发票批 1 在发票批上点击鼠标左键两次 发票批 界面打开 双击进入 输入 发票批名 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 7 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 录入发票批名 建议批名命名规则为 录入人姓名拼音缩写 年月日 如王静 2008 年 4 月 1 日录 入的发票批 批名为 WJ 2 在 发票 窗口中选择 标准 发票类型 3 在 供应商 下拉列表中选择供应商名称 供应商编号系统会自动默认出来 注释 选择供应商时可在查找栏输入供应商名称的关键字 前后再加上通配符 如 要查找供应商 湖南中粮可口可乐饮料有限公司 可输入查找条件 可口 点击查找 在弹出的供应商名称列表 点击发票按钮 进 入发票录入界面 点击确定 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 8 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 中用光标指定符合条件的供应商 然后点击 确定 按钮 4 在 地点 下拉列表中选择供应商地点 5 输入 发票日期 或通过选择 TAB 键接受应付款管理系统的默认值 当日 点击确定 点击确定 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 9 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 6 输入 发票编号 注释 应付款管理系统不允许为同一供应商输入重复的发票编号 如果有原始发票实际编号的 直接采用 原始发票实际编号作为发票编号 如果没有原始发票实际编号的 则建议采用如下规则手工编号 发票批名 2 位流水号 如王静在发票批 WJ 中输入的第一张发票的发票编号为 WJ 01 7 输入发票的 发票额 和 摘要 8 在 分配集 下拉列表中选择发票的分配集 可选操作 注释 选择分配集后 应付款管理系统会自动将分配集上定义的会计科目作为此发票的分配行科目 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 10 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 9 在描述性弹性域中录入发票头上的现金流量类别 10 其他信息如无需更改 可直接采用系统默认值 注释 GL 日期决定了该发票入账期间 系统默认的是当前日期 如果在下月初补录上月的发票 则 应将 GL 日期修改为上月的日期 例 4 月 1 日补录 3 月 31 日的发票 则应将 GL 日期改为 31 Mar 2008 7 8 点击确定 点击确定 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 11 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 11 点击 分配 按钮 进入发票 分配 界面 分配 界面中的 编号 类型 账户 由系统自动默认 手工输入 金额 和 摘要 注释 由于在发票头上选择了 分配集 因此分配行的 账户 会由系统自动默认 如果在发票 头上没有选择 分配集 则需要手工输入分配行的 账户 点击 分配 按钮 进入发票分配界面 如无需更改 可直接 采用系统默认值 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 12 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 12 如果行项目上的现金流量类别与头上指定的现金流量类别不一致 则需要在行的描述性弹性域中 指定行项目的现金流量类别 录入完毕后保存 然后关闭分配界面 返回到发票界面 再录入下 一条应付发票 发票验证发票验证 职责 应付主管 路径 发票批 发票 13 验证发票 用应付主管的职责进入 发票批 查找到需要验证的发票 点击 活动 按钮 进 入 发票活动 窗口 勾选 验证 复选框 点击 确定 按钮 注释 发票在进行 验证 前 除发票类型信息不能更改以外 其他信息如供应商 日期 发票编 号 金额 摘要和账户等信息均可以更改 而一旦验证了发票 则发票的各项信息都不允许修改 如果发现发票有误 只能采取取消发票 再录入一张正确的发票的方法进行更正 勾选 验证 复选框 关闭分配界面 进入发票界面 点击确定 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 13 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 创建会计分录创建会计分录 职责 应付主管 路径 发票批 发票 14 为发票创建会计分录 发票验证后 如需要立即查看发票的会计分录 可再次点击 活动 按钮 进入 发票活动 窗口 勾选 创建会计科目 复选框 点击 确定 按钮 点击确定 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 14 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 15 查看发票会计分录 点击菜单栏 工具 项下的 查看会计科目 键 可查询到此发票对应的会 计分录 勾选 创建会计 科目 复选框 点击确定 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 15 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 借项通知单借项通知单 业务描述业务描述 借项通知单适用于商品类供应商的扣点业务 操作过程操作过程 职责 应付会计 路径 发票批 1 录入发票头信息 查找发票批 新增一张发票 发票类型选择 借项通知单 发票金额必须为 负数负数 其他信息的录入方法同标准发票 账户的中文 说明 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 16 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 2 录入发票分配行信息 点击 分配 按钮 进入发票分配界面 输入负数负数 金额 账户 摘要 和现金流量类别等信息 保存 3 验证发票 创建会计科目 操作过程同标准发票 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 17 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 4 查看会计分录 可以看到借 贷项通知单的会计分录 其负数金额是通过转换借贷来实现的 金 额是正数 而不是负数 贷项通知单贷项通知单 业务描述业务描述 贷项通知单适用于GML的代付业务 操作过程操作过程 职责 应付会计 路径 发票批 1 录入发票头信息 查找发票批 新增一张发票 发票类型选择 贷项通知单 发票金额必须为 负数负数 其他信息的录入方法同标准发票 转换借贷方 金 额为正 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 18 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 2 录入发票分配行信息 点击 分配 按钮 进入发票分配界面 输入负数负数 金额 账户 摘要 和现金流量类别等信息 保存 3 验证发票后 创建会计科目 操作过程同标准发票 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 19 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 4 查看会计分录 可以看到借 贷项通知单的会计分录 其负数金额是通过转换借贷来实现的 金 额是正数 而不是负数 预付款发票预付款发票 业务描述业务描述 预付款发票适用于如下业务 商品类供应商预付款 非商品类供应商的预付款 现采员的现金支票 借支以及员工借支和备用金借支业务 供应商预付款申请后 应付会计根据已批准的预付款申请单据 在应付模块录入预付款发票 将来 收到供应商发票后 由财务确认是否需要冲销预付款 如需冲销 则在应付模块中录入标准发票核 销原预付款发票 员工向公司借支现金时 也应先录入预付款发票 以后再用费用报表发票来核销预付款发票 如果 有余款退回 则应录入一张标准类型的虚拟发票来核销预付发票 操作过程操作过程 预付款录入预付款录入 职责 应付会计 路径 发票批 转换借贷方 金 额为正 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 20 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 1 录入发票头信息 查找发票批 新增一张发票 发票类型选择 预付款 其他信息的录入方法 同标准发票 注释 预付款类型 默认为 临时 对于一般预付款 借支发票 取默认值 对于备用金借支发 票 需要将其更改为 永久 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 21 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 2 录入发票分配行信息 点击 分配 按钮 进入发票分配界面 输入 金额 摘要 和现金 流量类别等信息 注释 预付款发票的分配行账户由系统根据对应供应商地点下定义的预付款科目自动带出 但可修 改 3 验证发票后 创建会计科目 操作过程同标准发票 4 查看会计分录 系统默认的账 户 可更改 手工输入金额 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 22 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 5 支付预付款发票 预付款发票验证通过后 由应付会计在付款工作台进行支付操作 付款操作步 骤参见 付款业务处理 注意 对预付款发票只能进行全额支付 已支付过的预付款发票的状态变为 可用 只有此状态的预付款发票才可用来核销发票 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 23 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 预付款核销预付款核销 职责 应付会计 路径 发票批 1 查找或录入发票 注释 如果有已经录入好的 可以进行付款的发票 则可直接将此发票查找出来进行核销 如果供 应商的发票还没有录入 则需先录入一张标准发票 然后再核销 在录入供应商的标准发票时 如果该供应商有可用的预付款发票 则系统会自动提示信息 预付款 可用于核销供应商的发票 以提醒操作人员不要忘记核销预付款 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 24 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 该提示不会影响发票的录入 点击 确定 可继续录入发票信息 发票录入完毕后 由应付主管进行验证和创建会计科目 2 核销预付款 点击 活动 按钮 打开 发票活动 窗口 勾选 核销 撤消核销预付款 复选 框 点击 确定 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 25 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 进入核销界面 界面的上半部分显示的是可用于核销的预付款发票的信息 将 核销 的勾打上 并输入要核销的金额 该金额不能超过预付款发票可用余额 输入完毕 点击右下角 核销 撤消核销 按钮 进行核销 核销完毕后 已核销的预付款发票的信息将显示在该界面的下半部分 输入核销金额 点击按钮 勾选 核销 撤销核 销预付款 复选框 点击确定 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 26 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 3 撤消核销 如果要撤消对预付款发票的核销 可将 撤消核销 的勾打上 再点击 核销 撤消 核销 按钮 点击按钮 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 27 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 4 重新验证发票并创建会计分录 核销完预付款的发票需要重新验证和创建会计分录 操作过程同标准发票 5 查看会计分录 会计可通过查看生成的会计分录来验证账户的正确性 事件编号为 1 的账户行 是标准发票生成会计分录 编号为 2 的是核销发票生成的会计分录 将光标点到相应的账户行上 则该账户的性质会反映在右下角的 事件类型 中 费用报表费用报表 业务描述业务描述 费用报表发票主要适用于员工的一般费用报销业务 即员工在差旅 办公等过程中发生的费用的报 销业务 操作过程操作过程 职责 应付会计 路径 发票批 1 录入发票头信息 查找发票批 新增一张发票 发票类型选择 费用报表 其他信息的录入方 法同标准发票 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 28 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 2 录入发票分配行信息 点击 分配 按钮 进入发票分配界面 输入 金额 账户 摘 要 和现金流量类别等信息 保存 3 验证发票 创建会计科目 操作过程同标准发票 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 29 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 4 查看会计分录 退回借支款业务退回借支款业务 业务描述业务描述 适用于员工在进行费用报销时 员工的预借款大于实际的费用支出需要退回余款的业务处理 操作过程操作过程 1 员工借支时 在系统中录入一张预付款发票 操作步骤见 预付款录入 2 员工发生实际费用支出后 按照一般费用报销流程处理 在系统中录入一张费用报表发票 并核 销预付款发票 操作步骤参见 费用报表 和 预付款核销 3 如果有余款需要退回 则需要再录入一张该员工的 标准 类型的虚拟发票 分配借方账户为 备用金 借支 AP AR 中转 并用该发票核销剩余的可用预付款发票 操作步骤参见 标准 发票 和 预付款核销 4 之后 再在应收模块录入杂项收款 借方科目为 银行存款 贷方科目为 备用金 借支 AP AR 中转 操作步骤见 GML 应收模块操作手册 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 30 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 付款业务处理付款业务处理 本章主要介绍如何在应付模块处理付款业务 应付模块的付款类型有 人工 快速 和成批付款 注 只有通过验证的发票才可进行付款 单一付款单一付款 业务描述业务描述 会计利用此功能对验证通过的发票进行逐笔付款 退款的操作 操作过程操作过程 付款录入付款录入 职责 应付会计 路径 付款录入 付款 1 进入付款操作界面 在付款上点击鼠标左键两次 付款 界面打开 2 录入付款头信息 选择付款类型 选择银行账户和单据 系统自动产生单据编号 输入付款日期 选择供应商名称和地点 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 31 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 注释 人工 类型的单一付款可以支付一个供应商不同地点的发票 快速 类型单一付款只能 支付同一个供应商地点的发票 点击按钮 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 32 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 3 选择发票 点击 输入 调整发票 按钮 进入 选择发票 界面 选择要付款的发票编号 输 入付款金额 注释 可通过修改付款金额对一张发票进行全额或部分支付 也可一次支付多张发票 在选择完一 张要付款的发票后 将光标放到下一行 可选择另一张发票进行合并支付 点击保存按钮 完成付款 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 33 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 4 创建会计分录 点击 活动 按钮 进入 付款活动 窗口 勾选 创建会计科目 复选框 点 击 确定 按钮 5 查看付款会计分录 点击菜单栏 工具 项下的 查看会计科目 键 可查询到此付款对应的会 计分录 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 34 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 退款录入退款录入 职责 应付会计 路径 付款录入 付款 1 录入付款头信息 付款类型选择 退款 输入银行账户和单据编号 其他信息的录入方法同 付款录入 2 选择发票 点击 输入 调整发票 按钮 进入 选择发票 界面 在发票编号栏查找到该供应 商的借项通知单发票 可以修改系统自动带出的负数负数付款金额 点击 保存 完成退款 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 35 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 3 创建并查看退款的会计分录 可以看到退款的会计分录 其负数金额也是通过转换借贷来实现的 金额是正数 而不是负数 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 36 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 付款付款批批 业务描述业务描述 会计利用此功能对验证通过的一批发票进行批付款的操作 操作过程操作过程 职责 应付会计 路径 付款录入 付款批 1 进入付款批操作界面 在付款批上点击鼠标左键两次 付款批 界面打开 2 录入付款批头信息 录入付款批名和付款日期 选择要支付的发票批名 供应商和支付组 选择 银行账户和单据 其他信息一般采用系统默认值 注释 付款批名的命名规则建议与发票批名的命名规则相同 为 录入人姓名拼音缩写 年月日 如王静 2008 年 4 月 2 日录入的付款批 批名为 WJ 选择发票批后 系统自动将该发票批内的所有未结发票纳入本次支付范围 选择供应商后 系统自动将该供应商的所有未结发票纳入本次支付范围 选择支付组后 系统自动将属于该支付组的所有未结发票纳入本次支付范围 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 37 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 3 选择发票 建立付款 点击 活动 按钮 进入 付款批活动 界面 勾选 选择发票 和 建 立付款 复选框 点击 确定 系统将自动选择符合条件的发票来建立此付款批 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 38 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 点击 重新查询批 按钮 直至付款批状态重新变为 已建立 4 调整付款批中的发票和付款金额 如需对付款批中的发票和付款金额进行调整 则点击 付款 按钮 进入 修改付款批 界面 调整付款批中的发票和付款金额 注释 将光标放在 供应商 处 用向下箭头查找要修改的供应商发票 选择该供应商 支付 下 拉框中 否 点击 保存 则该付款批就不会支付该供应商的发票了 如果只是不支付该供应 商的某张发票 则将光标定位在发票编号上 在该行的支付下拉框中选择 否 则该张发票将不 会在此付款批中支付 点击确定 勾选 选择发票 和 建立付款 复选框 点击按钮 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 39 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 选择好以后 点击 建立 按钮 重建付款批 点击 重新查询批 按钮 直至付款批状态重新变为 已建立 5 格式化付款批 再次点击 活动 按钮 进入 付款批活动 界面 勾选 格式化付款 复选框 点击 确定 点击按钮 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 40 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 点击 重新查询批 按钮 直至付款批状态变为 已格式化 6 确认付款批 再次点击 活动 按钮 进入 付款批活动 界面 勾选 确认付款批 和 打印 最终登记表 复选框 点击 确定 点击确定 勾选 格式化付 款 复选框 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 41 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 系统自动弹出 确认付款批 界面 选择付款单据状态为 已打印 输入结束的付款单据编号 等于 自 的数量 议付数量 1 点击 确认 按钮 点击 重新查询批 按钮 直至付款批状态重新变为 已确认 点击确定 勾选 确认付款批 和 打印最终登记表 复选框 点击确认 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 42 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 7 为付款批创建会计分录 再次点击 活动 按钮 进入 付款批活动 界面 勾选 创建会计科 目 复选框 点击 确定 系统会自动提交请求 付款流程管理器 和 应付帐款管理系统会计核算流程 通过路径 查看 请求 所有个人请求 查找 来查看请求运行情况 点击 更新数据 按钮 直至这两个请求正常完 成 点击确定 勾选 创建会计 科目 复选框 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 43 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 8 查看付款批会计分录 回到 付款批 界面 点击 付款 按钮 进入 付款 界面 此界面显 示该付款批中实际完成支付的付款 点击菜单栏 工具 项下的 查看会计科目 键 可查询到 每笔付款对应的会计分录 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 44 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 发票和付款的调整发票和付款的调整 本章介绍如何调整错误发票和付款的方法 取消发票取消发票 业务描述业务描述 适用于发票调整的业务 如果发票尚未进行验证 除发票类型不能更改以外 其他错误信息可直接在原发票上进行修改 如果发票已经验证 但尚未支付 则可利用此功能将错误发票取消 再重新录入一张正确的发票 如果发票已经支付 则需要先取消付款 然后才能再取消发票 之后再重新录入正确的发票并付款 操作过程操作过程 职责 应付会计 路径 发票批 1 查找要取消的发票 先查找到发票批 再点击 发票 按钮 进入 发票 界面 查找到要取消 的发票 注释 在 Oracle 系统中查找数据的方法一般有两种 1 点击 F11 键使界面变成蓝色 输入查询条件 如发票批名 再同时点击 Ctrl F11 键 2 点击手电筒 系统自动弹出查询界面 输入查询条件 点击 查找 按钮 发票状态为 已验证 已付金额为 0 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 45 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 2 取消发票 将光标定位在要取消的发票上 点击 活动 按钮 打开 发票活动 窗口 勾选 取消发票 复选框 点击 确定 系统会弹出一个注意框 点击 确定 3 查看被取消的发票 取消发票后 发票状态变为 已取消 点击确定 勾选 取消发 票 复选框 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 46 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 4 查看发票会计分录 对取消后的发票创建会计分录后 可以看到系统自动生成了借贷互转的冲销 分录 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 47 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 冲销分配冲销分配 业务描述业务描述 如果发票只是分配行有误 即使该发票已经验证且支付了 也可利用此功能将错误的分配行冲销 再重新录入正确的分配行 操作过程操作过程 职责 应付会计 路径 发票批 1 查找要调整的发票 方法同 取消发票 中的注释 2 冲销分配 点击 分配 按钮 进入发票 分配 界面 将光标定位在需要更正的分配行上 点 击 冲销 按钮 系统会弹出一个注意框 点击 确定 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 48 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 3 冲销后 系统自动生成一行负数的分配行 将错误的分配行抵消 之后再在其下方输入一行新的 正确的分配行 4 重新验证发票并创建会计科目 冲销分配后的发票状态变为 需要重新验证 已入账为 部分 操作过程同标准发票 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 49 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 5 查看发票会计分录 可以看到系统自动生成了发票调整的会计分录 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 50 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 取消付款取消付款 业务描述业务描述 适用于付款调整的业务 如果预付款发票已经支付且被核销 则不能直接取消对预付款的付款 必须先撤销对预付款的核销 然后再取消对预付款的付款 操作过程操作过程 职责 应付会计 路径 付款录入 付款 1 查找要取消的付款 方法同 取消发票 中的注释 2 取消付款 将光标定位在要取消的付款上 点击 活动 按钮 打开 付款活动 界面 勾选 撤销 复选框 输入撤消付款的 日期 和 GL 日期 选择 开票活动 后 点击 确定 系统会弹出一个注意框 再次点击 确定 注释 发票活动选择 无 则对发票不做任何改动 取消付款后可以对发票再进行付款 选择 暂挂 则会将发票暂挂起来 选择 取消 则在取消付款的同时也将发票一并取消 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 51 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 3 查看被取消的付款 付款取消后 付款 状态 变为 已撤销 4 查看付款会计分录 对取消后的付款创建会计分录后 可以看到系统自动生成了借贷互转的冲销 分录 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 52 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 53 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 应付账款查询应付账款查询 界面查询界面查询 本节介绍如何在应付账款模块中进行查询 其中包括查询发票和付款的记录以及报表等 业务描述业务描述 适用于查询各类发票的付款的记录 在发票方面应付模块提供发票和发票批的查询功能 在付款方面应付模块提供付款和付款批的查询功能 操作过程操作过程 发票查询发票查询 职责 1 应付会计或应付主管 路径 1 发票批 职责 2 应付查询 路径 2 发票批查询或发票查询 1 进入发票查询界面 以 应付查询 职责进入 在 发票查询 上点击鼠标左键两次 查找发 票 界面打开 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 54 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 2 输入查询条件后 点击 查找 可以通过各种条件进行查询 如供应商名称 发票编号 发票 类型 发票金额 发票批 以及发票的状态等 3 显示出要查找的发票 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 55 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 4 查看发票概览 点击 概览 进入 发票概览 界面 可以查看该发票的详细情况 包括供应商 名称 地点 发票编号 批名 发票类型 发票金额 未付余额 发票状态和付款信息等 5 计算供应商欠款余额 在 查找发票 界面 选择计算欠款余额的供应商名称 点击左下角的 计算欠款余额 按钮 进入 计算尚欠款项 界面 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 56 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 6 点击 计算 按钮 系统开始计算截止到当前日期为止该供应商的应付款和预付款余额情况 注释 未付额 表示尚未支付的发票余额 尚欠可用预付款 表示尚未核销的预付款余额 尚欠款项 等于 未付额 尚欠可用预付款 发票数 表示未付款发票的数量 预付数 表示未核销预付款发票的数量 7 点击 发票 按钮 可查看 发票数 及 预付数 发票的详细情况 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 57 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 付款查询付款查询 职责 1 应付会计 路径 1 付款录入 付款或付款批 职责 2 应付主管或应付查询 路径 2 付款查询 付款或付款批 1 进入付款查询界面 以 应付查询 职责进入 在 付款 上点击鼠标左键两次 查找付款 界面打开 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 58 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 2 输入查询条件后 点击 查找 可以通过各种条件进行查询 如付款编号 日期 金额 银行 账户 供应商名称等 3 显示出要查找的付款 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 59 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 点击 发票概览 可以查看该付款所支付的发票的情况 4 查看付款概览 点击 付款概览 进入 付款概览 界面 可以查看该付款的详细情况 包括 付款编号 金额 日期 付款批 付款状态 供应商名称 银行账户 付款单据 发票编号 发 票日期等 购宝集团购宝集团 核心财务和商品管理系统实施项目 第一阶段 Page 60 of 81 Printed 3 31 2020 5 03 下午 2008 Accenture All rights reserved Confidential to GlobalMart and Accenture 报表查询报表查询 本节介绍如何提交应付账款的各种报表 业务描述业务描述 适用于提交应付模块的所有标准报表和客户化报表 如 预付款状态报表 过帐发票登记表 过帐 付款