物料分类账(ML)理论介绍

1 物料分类账简介物料分类账简介 中国会计准则规定 对存货的核算必须采用历史成本法 即实际成本法 如果企业采用计 划成本法 例如标准成本法进行日常核算 应当在月末结算成本差异 或将计划成本调整 为实际成本 为满足中国的会计准则 在传统的手工帐时代 对于业务量较大的企业 人们更倾向于采 用 加权平均法 计算物料实际成本 即在物料发生业务时 产生的凭证只有数量 不包 含金额 当月末计算物料的实际成本后 再补齐整月凭证 这些做法只是机械的迎合会计 准则的需要 管理学任务 对企业财务的控制应当分为事前计划 事中控制和事后分析 而单一的事后 核算对企业现代化发展 毫无帮助 所以 采用标准成本法进行计价 为绝大多数咨询公 司所推荐 在 SAP 系统中 如果物料的计价方式为标准价格 并且系统没用启用物料分类账功能 当 业务发生的实际价格与标准价格不一致时 系统会自动计算差异 并将这笔差异计算入表 外科目 这些差异通常会在月结时 手工分摊至销售成本和库存子项目中 但这种做法并 不能够使企业了解每种物料的实际成本 因为分摊差异并没有对应到具体的物料 2 物料分类账术语中英对照及概念物料分类账术语中英对照及概念 实际成本 Actual Cost 物料分类账 Material Ledger 评估类型 Valuation Type 移动平均价 Moving Average Price 标准价格 Standard Price 单级价格确定 Single level Price determination 多级价格确定 Multilevel Price determination 3 物料评估的两种方法物料评估的两种方法 3 1 移动平均价移动平均价 V 随每一次物料移动而改变随每一次物料移动而改变 建议只用于原材料及外购物料建议只用于原材料及外购物料 发票检验小于当前库存数量时发票检验小于当前库存数量时 差异可以被所有库存吸收 1 初始库存 2 00 元 100 件 200 元 V 2 00 2 收货 2 0 100 3 0 100 500 V 500 200 2 50 借 库存 贷 GR IR 3 发票检验 2 00 100 4 00 100 600 V 600 200 3 00 借 库存 100 GR IR300 贷 应付账款 4 出库 600 3 00 150 150 元 发票检验大于当前库存量时发票检验大于当前库存量时 差异不能完全被库存吸收 数量差异部分进入价格差异科目 1 初始库存 2 00 元 100 件 200 元 V 2 00 2 收货 2 0 100 3 0 100 500 V 500 200 2 50 借 库存 300 贷 GR IR300 3 出库 500 2 50 150 125 V 125 50 3 00 V 2 5 4 发票检验 借 GR IR300 差异 50 库存 50 因为总差异是 400 300 按照数量分摊 是各 50 贷 应付账款 400 特点特点 每次收货时更新库存价值 价格影响实时反映到库存 价格差异只在例外情况下发生 比如运费 税额微差 关税 价格影响不能被调整到完成品中 只建议外购材料和原材料使用 收货时 实际价格已知的情况 如果错误的输入顺序会导致错误的结果 如果发票延迟可能会导致危险的错误评估 3 2 标准价格标准价格 S 在一定期间内保持稳定在一定期间内保持稳定 建议用于所有成品 半成品及所有自制产品 也可用于原建议用于所有成品 半成品及所有自制产品 也可用于原 材料材料 计价方法计价方法 特点特点 所有库存以标准价格计算 价格至少在一段时间内是固定的 价格差异不影响成本对象 如生产订单 可以通过成本组件分割计算标准价格 半成品 完成品 所有材料类型均可使用 价格差异无法直接调整到最终库存或者消耗掉的完成品中去 两种评估方法都无法直接将价格差异调整到相应的库存科目中去 两种方法很难分配价格差异到相应的销售成本 主营业务成本 中去 中国会计要求 期末要以实际成本核算库存及销货成本 3 3 解决方法解决方法 1 使用手工分配差异科目到相应库存及销售成本科目中去 根据核算规则 如加权平均等 2 SAP 提供物料分类账功能自动实现分配的计算 4 物料分类账原理及使用物料分类账原理及使用 概念概念 物料分类账是按照物料的明细分类账 它平行于总账 也就是说它不会直接影响总账 和形成会计分录 每个物料主数据在物料分类账中都是一个明细科目 系统自动在该明细分类账中记录 下所有的和该物料相关的业务 从而可以按期间 月 计算该物料的实际成本 多种货币多种货币 物料分类账中 最多可设 3 种货币进行计量 生产处理的级别生产处理的级别 物料分类账着重在物料的取得 物料的取得不仅局限于外购 还包括内部取得 包括生产 工厂间转移等 物料分类账中包括单级和多级的概念 所谓单级就是指单个物料及其取得过程 单个物料取得过程中产生的价值和数量都是基于单级的概念进行收集 下图中描绘了 3 个级别 其中 level 1 表示的是外购的情况 Level2 Level3 表示的是内部生产的情况 初始成本估算初始成本估算 在工单建立时 采用物料的标准成本及作业的计划价格作为单价进行初始的成本估算 物料分类账的界面物料分类账的界面 对同一个物料 使用物料分类账与否的界面会有区别 具体如下 未启用物料分类账 未启用物料分类账 点击标准成本估计 这里就是 CK11N 估算和 CK24 标记和发布的标准价格 点击前期 上年 启用物料分类账 启用物料分类账 这是当期 2014 06 的数据 这是前期 2014 05 的数据 这是上个财年末 2013 12 的数据 未来的成本核算 当前的成本核算 前一期的成本核算 我们回到当期 点击物料价格分析 这个没有数据 我们找一个有数据的 点击成本构成 CKM3 物料价格分析物料价格分析 下面是一个半成品的例子 该半成品对应的成品 5 物料分类账差异类别物料分类账差异类别 物料分类账中 差异分为 2 类 单层差异 多层差异 简单的讲 单层差异就是物料自身产生的差异 如材料采购差异 生产订单差异 发票检 验差异 期初导入差异等 多层差异是物料的下层物料分摊而来的差异 例如生产订单中 投入到这张订单上的物料 所产生的差异 这部分差异主要是由 BOM 结构来确定 位于 BOM 底层的物料不会吸收多 层差异 但会向上层物料分摊它所产生的差异 这笔差异对底层物料来说 是单层差异引 发的 但对上层物料来说 是一种多层差异 所以说单层和多层是相对的 不能一概而论 具体见 4 中的 CKM3 的分析 6 物料分类账的原理及使用物料分类账的原理及使用 单层差异更新单层差异更新 使用标准价格进行初始评估会产生差异 物料分类账将这些差异抛到价格差异科目中去 原材料的差异主要在外购的过程中产生的 半成品和成品的差异主要是生产过程中的成本波动产生的 这些差异可以在工单计算时得 出 单层差异不包括其下阶料的价格差异 例如在工单结算半成品的单级价格差异时 是不包括其原材料价差的 因为原材料是 以初始评估方式进入工单的 单层物料价格确定单层物料价格确定 在每期期末 可以用单级价格确定为每个物料分配其单级价差 物料的单级价差会按比例分配到期末库存和物料消耗的科目中去 多层物料价格确定多层物料价格确定 在进行多级物料价格确定时 系统根据多级实际数量结构来确定哪些物料生产了其上 阶物料 多级实际结构相当于一个实际的 BOM 通过这样一个结构将原材料价格差异上卷到其半成品 再由半成品上卷到其产成品 执行完多级价格确定后 就得出了物料的期末实际价格 实际成本组件分割实际成本组件分割 物料分类账提供了用成本组件查看物料成本的功能 方便通过成本组件对比标准成本和实际成本 物料帐显示分类物料帐显示分类 初始库存结转自上期的期末库存 收货中显示的是当期所有的收货事务 累计库存是期初与收货金额之和 期末按比例分配差异会用到 所有的出货业务都会记录在消耗下 期末库存 累计库存 消耗 期末库存会结转到下月月初 物料帐价格定义的结构物料帐价格定义的结构 初始预估成本使用的是标准成本 实际成本与标准成本的价格差异放在价格差异栏中 汇率差异放在汇率栏位中 价格栏位显示的是实际价格 出货的处理出货的处理 在期间中 出货和期末库存均以标准成本计价 价格差异的来源价格差异的来源 期初导入库存时产生的差异 工厂间转移 各工厂间该物料的标准价格差异 外购 订单 发票价格差异 外包 订单 发票价格差异 内部制造 工单结算产生差异 物料价格变化 MR22 改变物料价格 生产差异的来源生产差异的来源 使用生产成本科目记录生产过程中的投入与产出 生产成本科目借方记录实际生产成本的投入 有些成本必须在月末才能入账 比如折 旧 工资 但生产成本科目记录的贷方所记录的产成品入库是实时发生的 所以采用标准成本计 价 这样造成生产成本科目的借贷不平衡 使用差异结算将差异结算到一个差异科目 7 物料分类账月末处理物料分类账月末处理 实际成本及差异处理实际成本及差异处理 周期单位价格即 实际成本 累计库存价格 累计价格差异 累计库存数量 将价格差异按比例分配至销货成本和期末库存 销货成本和期末库存实现实际成本计价 关账操作关账操作 收集价格及汇率差异 执行期末关账 执行下月的标准成本估算 执行价格确定 单级 多级价格 计算过账 标记实际价格 8 物料分类账的日常操作物料分类账的日常操作 物料分类账除了主数据的维护工作外 没有其他的日常操作 日常处理的主要工作由后勤模块执行 关键在于规范业务流程 避免某些不合理业务的发 生 原则是需要避免出现无法分摊的差异产生 典型的无法分摊差异的业务有 生产订单不规范的跨越投料 在使用 SAP 的过程中 物料与信息流之间 往往会存在一定的时间差 例如当产成品入库 后 仓管员往往会在物料进入仓库一段时间后再进行系统过账 这在平日里对 SAP 的影响 可能并不大 但在月末时 这种影响将是危害性的 非生产性成本中心领用物料 月末结算时 物料的差异将直接进入所对应的成本中心 如果是生产性的成本中心 差异 会根据作业价格重估重新进入到生产订单 在该车间的生产订单中进行统摊 如果进入的 是非生产性成本中心 则差异只能进损益 这不但有违我国的会计准则 更会使实际成本 计算不准确 订单技术性关闭的后续处理 企业中经常会发生这类业务 订单投料后 发现制造出来的工件不是所需的 于是在订单 中没有任何产出的情况下 将其 TECO 但不对已经投入该订单的物料进行处理 这些物料 的投入 在月结时会自动既然怒订单差异科目 但这些差异却无法找到吸收的对象 物料转物料 物料转物料在企业中也是一种常见的额业务 繁盛这种业务一般是由替代料 或主数据不 准确而造成 使用物料分类账后 将不允许这些业务的发生 9 物料分类账的月结操作物料分类账的月结操作 CKMLCP 通过对日常业务的处理 分析 月末时财务部门需要对收集来的数据进行整理计算 并最 终得出物料色实际成本 物料分类账的计算应该在结算生产订单之后 结转费用及出具报 表之前进行 第一步 确定月结的工厂 确定备选工厂中的物料 第二步 确定物料计算顺序 第三步 计算物料自身差异 计算单层差异 第四步 计算多层差异 第五步 计算物料实际成本 第六步 计算当月在制品分摊的差异 第七步 产生差异凭证 将差异进行过账 第八步 将实际价格发送至物料的标准成本 注意 在项目中一般不将实际成本发布 至标准成本 10 物料分类账月结后续处理物料分类账月结后续处理 CKMVFM 在完成第六步后 建议使用价值流监视器 事务码 CK