关键业绩指标(KPI)体系的建立方法

关键业绩指标 关键业绩指标 KPI 体系的建立方法 执笔人 马彦琳 目前 关键业绩指标 Key Performance Indicators 体系建立的难点是缺乏一套系 统且实用的方法 这篇文章正是基于这种情况下做的方法论研究 对关键业绩指标 KPI 体系建立的方法进行了系统的研究和梳理 使大中型企业在如何建立 KPI 体系 方面具有可操作性 关键业绩指标 Key Performance Indicators 是一种可量化的 被事先认可的 用 来反映组织目标实现程度的重要指标体系 是绩效管理的有效手段 也是推动公司价 值创造的驱动因素 其功能主要表现在以下几个方面 随着对公司战略目标的分解 使高层领导清晰地了解对创造公司价值最关键的 经营操作情况 能有效反应关键业绩驱动因素的变化程度 使管理者及时诊断经营中的问题并采取措施 区分定性 定量两大指标 有力推动公司战略的执行 对关键 重点经营行为的反应 使管理者集中精力于对业绩有最大驱动力的经营方面 由高层领导决定并被考核者认同 为业绩管理和上下级的交流沟通提供一个客观基础 现在很多企业都已逐步认识到 KPI 体系的优点 开始意识到好的 KPI 是绩效管理 目标管理 组织设计乃至战略管理的依据 但对如何构建适合企业自身发展的 KPI 体系 往往无从下手 缺乏 一套系统的方法论做指导 基于这种情况 中华 博略咨询在总结大量大型企业项目运作经验的基 础上 参考国内外先进理论与方法 对如何构建 KPI 体系进行了系统的梳理 总结了一套完整且操 作性强的 KPI 体系的建立方法 这一方法适用于组织机构复杂 管理体系比较完善的大型企业 这一方法适用于组织机构复杂 管理体系比较完善的大型企业 一 一 KPI 目标确定目标确定 确定 KPI 体系的目标至关重要 但往往被人们所忽视 准确定位 KPI 体系建立的目标 首先 要明确公司的愿景和战略目标 公司所有的绩效结果标准都必须与公司的目标相一致 公司目标通 常可以体现在财务 战略 组织 公司价值四个方面 财务目标衡量业务单元的财务业绩 如收入 净利润等 战略目标是一种长期的 目标明确的衡量指标 衡量业务可持续的获利能力 如重点客 户细分 客户满意度等 组织目标致力于建立一个能够吸引 保留和激励人才的强大组织 如人才 保留 技能培养 风险控制体系等 公司价值目标是公司区别于同行业者的显著特点 如工作理念 专业化和职业化操守等 其次需层层分解公司目标 形成整个公司的 价值场 如图 1 公司目标的分解方法应根据企 业的实际情况而定 常用的分解方法包括 综合分析法 即分析公司过去三年的历史数据 判断发展趋势 对比法 即同国际 国内的业绩最佳典范比照 并结合企业自身能力评估而进一步分解公司目 标 预测法 即对公司未来在业绩增长 业务组合优化等进行合理的预测 从而细分公司目标 图 1 公司 价值场 形成 最后设立合理的 富有挑战性的 KPI 目标 并为其赋予相应的业绩分值 如图 2 所示 KPI 目 标由基本目标和挑战目标共同构成 基本目标体现正好完成对岗位所期望的工作水平 考虑可达到 性与合理性 是根据公司预算和经营计划而定 挑战目标体现对完成业绩的最高期望值 考虑挑战 性 是参照业绩围绕基本目标的变化弹性而定 应高出公司预算和经营计划目标 图 2 KPI 目标形成 二 划分责任中心二 划分责任中心 责任中心是指企业里相对独立的具有一定的管理权限管理权限 并具有相应的经济责任的内部单 位 是一个权 责 利权 责 利相结合的责任单元 责任中心的划分是以考核为主要目的考核为主要目的 每一个责任中心 按其划分的标准不同而具备相应的权利义务关系 KPI 的确立也正是依据不同的责任中心而确定不确定不 同的指标体系 同的指标体系 建立责任中心的关键就是分清责任与权限 并为责任中心充分授权 这里所说的分清责任与权 限包含两个方面的含义 其一是各责任中心之间的责任与权限各责任中心之间的责任与权限必须十分清楚 不能互相交叉 否则 就会出现各责任中心之间相互扯皮的现象 其二是各责任中心的责任与权限各责任中心的责任与权限必须十分明确 不能含 糊其词 模棱两可 公司总部作为母公司是整个集团公司的投资 融资 决策中心 要确保权益人的资产保值增 值 对子公司的资产行使出资人的权力和承担相应的责任 各子公司作为利润控制中心 要与提高增盈能力为目标 自主经营 自负盈亏 确保总公司投 资的保值增值及其投资收益 不具备法人地位的分公司作为成本控制中心 要以降低成本为目标 全面加强生产 技术 安 全 质量等管理 公司目前采取子公司当作分公司管理的模式 应适用该条定位 母子 分公司 要按照上述 三个中心 的职能定位 三 确定关键绩效指标三 确定关键绩效指标 确定关键绩效指标是 KPI 体系建立的核心部分 大致可以分三个步骤进行 1 明确明确 BSC 和价值树和价值树 BSC 即平衡记分卡平衡记分卡 它从财务 客户 内部流程和学习与发展财务 客户 内部流程和学习与发展四个不同的侧面将企业愿景和战 略转化为目标和考核指标 从而实现对企业绩效进行全方位的监控和管理 BSC 四个层面的指标可 以概括为效益类 营运类和组织三大类效益类 营运类和组织三大类 效益类指标是体现公司价值创造的直接财务指标 可以全 面衡量创造股东价值的能力 营运类指标是实现公司价值增长的重要营运结果与控制变量 利用最 有效的营运杠杆可以衡量和确保战略及财务目标完成能力 组织类指标是实现积极健康的工作环境 与公司文化的人员管理指标 可以用来衡量推动企业价值观建立与人员组织竞争力的能力 价值树示意图是一种用于呈现理念的工具 具有四个维度分解 因素 责任 时间和数值因素 责任 时间和数值 形 式上从高到低 从前到末 横贯一体 核心是建立了层级之间的链接关系 以及与上下价值树的关 系 如图 3 所示 不同的组织需要不同的 KPI 每一个责任中心 无论业务和职能部门 都要建立 一棵 价值树 每个成员都要成为价值树的枝杈 这棵树 不是一般的目标管理 也不是岗位责 任制的简单翻版 而是贯穿到底的价值管理 价值创造是它的核心灵魂 它全面覆盖和展示公司价 值创造的全过程 是业务流程的价值范畴中的数字化映像 并且应是层级分明 无缝链接 价值树 直观上应该是一个多种功能视图 既能反映价值创造的内在关系 又能直观地展现出 由谁 在 什么时间 通过什么驱动因素 创造了什么价值产出 它具有覆盖功能 描述功能 测算功能 适配功能和检验功能 图 3 价值树示意图 2 找出具有重大影响的关键绩效指标找出具有重大影响的关键绩效指标 影响企业经营成果的因素有很多 如经营决策 市场条件 政府监管 自然资源 条件等等 但关键业绩指标只衡量经营成果中的可影响部分 即关键业绩指标的衡量 领域主要包括企业的经营决策与执行部分 其中 效益类指标效益类指标以投资资本回报率 自由现金流和利润总额为核心 但根据职 位影响力及业务性质作出选择 营运类指标营运类指标根据各责任中心的核心任务而定 如考虑与发展战略相一致 或突出 战略的核心驱动因素 或由投资资本回报率树推演而出 分为销售收入类 成本费用 类和投资控制类 固定资产 营运资本 等等 选择时应优先考虑有明确计算方法和 数据来源 在财务报表中已存在 并且有较大影响力的指标做为关键绩效指标 关键业绩指标的选择方法有很多 包括 KPI 矩阵法 敏感性分析法 结合关键成 功因素法等 或综合使用以上的多种方法以达到优势互补 在这些方法中 敏感性分 析法是一种易于操作并效果显著的方法 被很多企业采用 所谓敏感性分析法所谓敏感性分析法 就是先依据经验或历史数据确定若干个较为重要的指标 然 后给各个指标增加 10 对引起资产贡献率资产贡献率变化最大的指标即可选定为关键绩效指标 3 给各部门 岗位确定关键绩效指标给各部门 岗位确定关键绩效指标 选定关键绩效指标后 就需要将指标层层分解到各部门或各相关人员 具体工作 可以通过访谈或分析历史资料 并不断沟通反馈的方法进行 并保证指标分解后的有 效性 可控性和指标的可测性 具体分解过程见示意图 4 图 4 关键绩效指标分解 四 赋予权重四 赋予权重 权重设定是 KPI 体系构建中一个很重要的环节 依据企业经验 过高的权重易导致员工 抓大 头扔小头 对其它与工作质量密切相关的指标不加关注 且过高的权重会使员工考核风险过于集 中 万一不能完成指标 则整年的奖金薪酬均会受很大影响 因此 KPI 权重一般在 5 30 之间 另外出于简化计算难度的考虑 所取的权重一般取 5 的整倍数 并且得分一般利用线性变化算比例 权重设定的方法有很多 月亮图法是一种较为科学并且形象直观的分析方法 这种方法的核心 是对选定的各个关键绩效指标分别考虑指标的重要性 影响力 可测性等因素 并对各个因素的权 重大小分别以圆圈中所占阴影面积的大小表示 最后把所有因素的权重汇总 得出最终的权重比例 月亮图分析法举例见图 5 图 5 月亮图分析法 五 五 KPI 与工作目标设定 与工作目标设定 GS 的配合使用 的配合使用 工作目标设定和关键绩效指标都是一种针对目标岗位的工作职责与工作性质设定 由公司战 略目标分解得出 基于关键价值驱动因素并反映关键经营活动效果的绩效考核体系 不同点在于 GS 衡量定性的效果 而 KPI 衡量定量结果 GS 是以行为为导向 而 KPI 以结果为导向 GS 由主 管经理评分得出 而 KPI 由客观计算公式得出 GS 考察无直接控制力的工作 而 KPI 通常考察有 直接控制力的工作 因此说 GS 是对 KPI 考核体系的一个充分且必要的补充 通常 对于公司支持性部门或部分定性指标的考核采用工作目标设定 GS 的方法进行 一 个好的 GS 应可以衡量在该岗位成功所需的技能 品质 价值观等难以定量的业绩组成 应尽量减 少与 KPI 指标的重复 并且定义评价标准 最大程度的减少评估中的主观因素 六 生成业绩合同六 生成业绩合同 业绩合同是中层以上管理人员与上级就应实现的工作 业绩订立的正式书面协议 它定义了公司 各管理层的主要考核方面及关键业绩指标 工作目标设定 确定了各主要考察内容的权重 并且参 照历史业绩及未来策略重点设定业绩需达标准 参与决定合同受约人的薪酬与非物质奖惩 业绩合 同的制定是通过上下级业务之间和同级各部门之间的共同沟通反馈完成的 业绩合同组成部分包括 KPI 类别 KPI 指标 权重与目标 并且要对比实际完成业绩与预算 目标 依各考核项目的重要性以不同权重加权平均来计算综合业绩分数 业绩合同中目标值的设定 要求符合实际 可达到的 同时具有一定的挑战性并基于统一的数据库的原则 业绩分值计算方法 根