办公室管理规范.doc

.办公室管理规范目的:为了加强企业正规化管理，改变员工精神面貌和行为规范，提高企业形象，创造一个整洁有序的办公环境、增强员工对公司的责任感和归属感、推进公司日常工作规范化、秩序化、树立公司形象，特制定办公室管理规范：1、员工仪容、仪表要求1.1、上班时间保持情绪饱满，精神愉悦。1.2、员工头发必须经常清洗，保持发型整洁清爽，严禁披散头发。1.3、员工头发不得染艳色，不得留怪异发型。1.4、男员工不得留长发、留鬓角、留胡须。1.5、员工应经常修剪指甲。1.6、提倡办公室女员工化淡妆，不得浓妆艳抹，不得使用香味浓烈的香水。2、着装规定2.1、员工进入办公区必须佩戴工作卡。2.2、员工上班不得穿拖鞋，不可卷起裤腿。2.3、员工上班应按规定着装，不得穿着奇装异服上班。2.4、男员工上班应穿着正式衬衫（包括短袖衬衫）或T恤、穿着长裤（不得穿短裤、背心）。2.5、女员工不得穿着露背、露脐装、短裤，奇装异服及过于透明的服装。2.6、每周一必须穿办公绿色T恤，其他时间需统一着装的公司另行通知。2.7、周六上班及周末加班公司没有另行通知的可自由着装。2.8、进出车间必须穿着工作服、戴工作帽，高清洁区域还应佩戴口罩。2.9、进出车间必须走员工通道（东西两边及中间楼梯）洗手消毒经员工更衣室或观光通道进出。3、员工行为举止要求3.1、严禁不雅举止，如脚翘桌面、当众化妆、梳头等。3.2、禁止倒剩饭剩菜，随地吐痰等。3.3、抽烟请到保安室旁边吸烟区，厂区内其它地方不得抽烟。3.4、坐姿端正，上班时间不得东倒西歪、趴桌睡觉。3.5、行走快捷，避免脚步迟缓、拖拉，避免鞋跟发出太大声响。3.6、上班时间不允许在办公区域进餐。4、礼仪要求4.1、在通道、走廊里或公司其它地点遇到公司领导或来访者客人要礼让，不能抢行，并微笑点头致意或简单打招呼“您好”。4.2、欲进房间要先敲门，听到应答再进。4.3、接听电话，应在电话声响三声之内接起电话，首句规范用语：“您好！良一食品”或“您好”，通话时使用礼貌用语；通话简明扼要，不得在电话中闲聊。4.4、直接接洽人员迎来送往面带微笑、轻颔首、略弯腰；握手时，眼睛平视对方，自然伸出右手中等力度握对方的手，神情坦然大方、态度不卑不亢。4.5、准时参加会议。会议期间，将手机关闭或调节至震动状态，有电话进来，应轻轻行至会议室外接听。5、办公规范要求5.1、同事间交谈、接听电话应控制音量，以不影响、干扰领座同事为宜；进出门、开关抽屉应轻手轻脚，避免发出撞击声。5.2、办公区域同事不在座位时，在电话响铃两声后，其他员工应主动为其接听（或转接）固定电话，不得使电话长时间响铃。5.3、保持办公桌面的整洁有序，垃圾要及时扔入纸篓，保密文件的草稿应及时粉碎。5.4、工作时间不得串岗、不得闲聊（包括电话聊天、网络聊天方式）、不得登录无关网站。5.5、工作时间不得听音乐、唱歌，严禁玩电脑网络游戏。5.6、较长时间离开工作岗位，应通知部门内其他人员，并关闭电脑显示屏。5.7、未经同意不得随意翻阅同事的文件、资料。5.8、准时参加公司召集的会议；遇重要会议，非紧急事件，不得请假。5.9、提高成本意识，节约使用复印纸等消耗性办公用品，节约用水用电。5.10、下班离开工作区域时，自觉关闭电源、空调、门窗、电脑及显示屏等。5.11、及时(当日24:00前)更新OA个人日志， JIRA任务经办人必须在规定时间内给予回复，不能及时回复的提前告知报告人说明原因，任务完结报告人应及时关闭任务。6、 值日生规范要求6.1、值日生值日依办公室值日表顺序循环，值日生值日当天必须佩带值日生标示卡。6.2、值日生上班首先应开启复印机、打印机，灰尘打扫，并做好纸张补充（第一格摆放二次纸、第二格摆放空白A4纸）二次纸摆放时一定要检查是否有订书钉、回形针等异物。6.3、值日生应将小会议桌、两间接待室、空置的组合办公桌、公共电脑位、公共区域的柜子、桌子、沙发、茶几、茶水区域、饮水机、冰箱、样品室桌椅、放封口机/打码机/过塑机的桌位擦拭干净。6.4、所有公共区域的桌椅摆放整齐。用过的一次性杯子、烟灰缸、公共区域桌面上的杂物及时清理干净。6.5、办公室照明上班时由值日生负责开启，12:10分午餐时值日生负责关闭，13:10上班值日生再行开启，17:30分下班办公室照明由各区域/部门自行关闭。其它需开启照明的自行启闭。6.6、值日生下班时关闭复印机、打印机，并将值日生标示卡移交给第二天的值日生。值日生一天的工作完成。6.7、值日生值日时间为当天全天，值日生有权对涉及值日区域内不规范行为提出要求，必要时可提报给行政部。6.8、中午值日生值日时间11:50分12:30分，晚上值日生值日时间17:50分18:30分；（值日生可提前10分钟就餐，确保值日时间段期间全权把握现场就餐情况。）7、办公室卫生大扫除规范要求 7.1、办公室大扫除时间为每月月底，逢周末、节假日及特殊事件时提前到前一天打扫（具体打扫时间各部门自行安排）。7.2、大扫除卫生责任区域划分：1、总助、采购、网管、生产王佳旭负责总经办、总经办前的三扇窗户及打印机前的玻璃幕墙和玻璃门。2、财务部负责本部办公室及1号接待室。3、生产部负责本部办公室。4、内销部负责本部办公室及样品室。5、外销部负责本部办公室及小会议室及客梯，楼梯处的两扇窗户。6、研发、品控负责化验室、研发打样间及研发办公室。7、行政、人事负责研发本部办公室及一楼大厅玻璃。8、企划部负责2号接待室及接待室外的两扇门、窗。 9、电商部负责本部办公室、大会议室。7.3、卫生要求：玻璃、门窗、墙壁、横梁、边角无污渍，卫生无死角。7.4、办公室卫生大扫除卫生检查由生产、财务、品控、行政、人事各部主管组成的卫生检查小组于办公室卫生大扫除当日下午17:00对各部卫生大扫除区域进行检查，每月将评出一个或多个部门为优秀部门，并给予适当的奖励。检查结果于次日公布。8、检查及处罚规定8.1、以上规范第七条除外其它由行政人事部负责监督、检查。8.2、员工如发现有违反以上规定的现象，可向行政部举报，如调查属实，举报人奖励10-20元 元/次。8.3、以上规定，员工如有违反，公司将视情节轻重给予10-50元/次罚款，部门主管督导不力负连带责任，处以10元/次罚款，并将处罚结果在公告栏内公示。8.4、如检查时发现部门有违反规定且无具体责任人时，则处罚该部门负责人。8.5、各部门可遵照本规定进行部门自查及对违反规定的员工作相应违规处罚。8.6、部门主管领导直接提报处罚员工的，主管领导不受连带处罚。9、本规范的解释权归公司行政部，自发布之日起开始执行。 修订记录：1、 红色字体部分为2016年2月予以新增及调整。2、 黄色填充部分为2