文秘怎样接待外宾

文秘怎样接待外宾文秘怎样接待外宾 接待是文秘的主要工作之一 你知道怎样接待外宾吗 本文是为大家整理的文秘怎样接待外宾 仅供参考 如何接待外宾 在接待外宾过程中经常遇到的一些礼 仪程序和不同方式的活动 如迎送 宴请 会见 会 谈等 关于邀请的方式 外宾来访 通常要由东道国先发出 邀请 这既是礼节 也是一项必要的手续 邀请一般 应以局面方式进行 被邀者在接到邀请函后 应及时 给予答复 并据此办理有关的手续 邀请函除表示欢 迎之意外 也表明被邀请者的身份 访问的性质以及 访问的日期和时间等内容 有时 为了表示客气 也 可请被邀者在他认为 方便的时候 来访 或将时间留 待以后 另行商定 有些国家对邀请外国领导人来访 做出了某些规定 例如 我国规定 应邀来访的国家元首 政府首脑访 华天数一般以5天为限 最长不超过7天 其抵京日期 应避开中方的节假日和星期天 如因航班等原因实 难避开 则抵京当日中方不安排正式活动 关于接待 外宾的费用 国际上比较通行的做法是 来访者的国 际旅费由来访者自己负担 在抵达东道国国境后的住 宿交通等 由东道主招待 告别宴会或答谢宴会的费 用 由来访者自理 但费用问题也可由双方通过协商 决定 例如 对某些外宾安排自费来访 东道主除付 设宴招待的费用外 全部住宿交通费均由来访者自行 负担 还有的国家因财力所限 对来访代表团有人数 限制 或在邀请时 即言明邀请的人数 超出部分的 人员 费用自理 据俄罗斯 消息报 1995年月日1 月3日报道 外国总统访俄 俄方只负担12 15人的费 用 俄总统出访 对方也是这么办 随领导人来访的 企业家 记者等的费用一般自理 专机机组人员的费 用 除双方民航有互惠协定外 一般亦应自理 为了搞好接待 在外宾抵达以前 就应做好充分的准 备工作 首先 要搞清楚来访外宾或代表团的基本情 况 例如 来访外宾的总人数 是否包括主宾和其他 人员的配偶 来访人员的职务 性别 礼宾次序等情 况 这些均可请对方事先提供 重要国宾来访 其随 访人员中 有正式随行人员 或代表团团员 和工作人 员之分 而正式随行人员中有的还是政府的高级官员 此外 有的国家领导人来访 随行的还有企业家 记者以及专机的机组人员等 这些都应在事先了解清 楚 以便由有关单位做好相应的接待准备 对于外宾的饮食爱好 宗教禁忌以及是否有其他特殊 的生活习惯等也可事先向对方探询 必要时 还可向 对方索要来访者的血型资料 拟订来宾访问日程前 还要向对方了解清楚抵离的日期和时间 交通工具和 施行路线 对参观访问的具体愿望等 飞机起降的具 体时间 可经由民航部门密切掌握 访问日程一般应由东道国道国首先提出 日程草案拟 订后 可先将主要内容告知对方 以便听取对方意见 并使对方有所准备 日程安排的好坏 对访问的成 功与顺利进行具有重要的意义 特别是国家领导人的 访问 既要使日程安排符合礼议规格的一般要求 又 要避免使人感到所有这类访问都千篇一律 在拟订日 程草案时 除了遵循通常的礼仪程序以外 还要考虑 以下一些因素 1 访问的目的和性质 2 访问者的愿 望 3 访问者同东道国的哪些人和事有特殊的关系 4 访问者过去是否曾经来访过 哪些项目过去已经看过 如何使本次访问更具特色 5 来访者的年龄及身体 状况能适应的活动限度 6 代表团其他成员的特殊要 求与安排 特别是主宾的夫人 有时可以另行排一些 有意义的活动 除了以上因素以外 主方领导人的时 间安排是一个十分重要的因素 事先应当同有关的办 公室联系好 日程安排的松紧应适当 活动安排太少 让客人有时 在宾馆里无所事事 会感到受冷遇 活动安排太多 又会令客人筋疲力尽 要保持日程安排适当平衡确非 易事 为了让客人在有限的时间内 多看一些东西 多接触一些人 常常容易把日程排得太满 没有轻松 休息的时间 美国前总统艾森豪威尔谈起英国女王紧 张的访美日程时说 她们一定希望有时间休息安静 一下 如果任何助手敢把我的日程安排得像她 们的那样 紧张 我就要把他解雇 有些大型代表团来访 为了达到更好的效果 可以安 排他们分组活动 有的次要活动 可以安排代表团其 他成员参加 以减轻主宾的劳累 接待规格的高低 体现了对来访客人的重视程度和欢迎的热烈程度 对于接待规格的高低也往往比较敏感 因此 对于来 访客人的接待规格要妥善掌握 接待规格的高低常常从各方面表现出来 例如 宴会 规模的大小 出席宴会的主方人员的身份 某些礼仪 活动的隆重程度等 甚至有时住房和交通工具的安排 也会被人视为接待规格高低的反映 因此 对于同 一级别的国宾 应保持大体上差不多的接待规格 以 免给人以厚此薄彼的感觉 而对于某些在政治上或两 国关系上有特殊需要的国宾给以 破格 的接待 则可 能会收到明显的效果 接待规格虽然可以从多方面反映出来 但领导人的接 见尤其重要 由谁接见 谈得怎么样 都是人们所关 注的热点 有时候 东道国的主要领导人不在首都 来宾亦愿特意去外地会见 所以 在拟订接待计划和 安排活动日程时 对领导人的接见 要给予特别的重 视 各国对来访外宾 尤其是国宾的安全 都特别重视 有些国家在重要国宾来访时 采取特别的安全警戒措 施 这是因为东道国政府有责任保证客人在其境内逗 留期间的人身安全 按照国际上通常的做法 国宾来 访 自入境之时起 其安全保卫的责任 就落在东道 国肩上 东道国政府应同来访国政府配合 精心制定 保护他们的计划 包括警察护送 现场控制 近身保 卫 食物品尝 交通安全以及其他一切必要的技术和 预防性措施 礼宾部门在考虑日程和活动现场的安排 时 也应将安全因素考虑在内 外宾来访期间的生活接待十分重要 住房 坐车 生 活起居 要尽量使其舒适 方便 安全 饮食应当可 口 住地应当选择在环境优美安静的地段 以便使来 宾在繁忙紧张的活动之后得到适当的歇息 国事访问 一般以住国宾馆 高级饭店为多 这些地方设备好 服务周到有经验 也有的国家为了讲究礼仪规格而安 排来宾住在王宫 别墅等地方 元首住地应升来访国 的国旗或元首旗 住房的分配 身边工作人员 如秘 书 译员 近身警卫和服务人员等应住在靠近主宾的 房间 对代表团中的高级官员亦应妥善安排 除非不 得已的情况 单身汉亦应安排单独房间 而不要安排 单身汉两人合住 住房可由东道主安排分配后 再征 求客人意见 也可将房间位置图提前交给对方 请对 方自行安排 常年有外宾居住的高级宾馆 饭店 都应把搞好生活 接待 不断提高服务质量作为其孜孜不倦的奋斗目标 不但要配备先进的生活设备 而且要有优质的服务 对客人要细致周到 体贴温馨 于细微处见精神 有一位纽约商人是泰国曼谷东方饭店的常客 有一次 他在星期五住进这家饭店 发现饭店把他的房间安排 在二楼靠近楼梯的地方 他见此深受感动 因为基于 宗教的缘由 他在星期五不能搭乘电梯 事情虽小 其情可嘉 关于饮食 应按外宾的习惯和爱好 尽量搞好 还应 按外宾习惯 在房间内准备一些饮料 水果等 供其 随时取用 对于来宾国家的国旗 元首旗 的旗样和制作说明 国 歌的乐谱可以通过外交途径向对方索要 此外 还要 收集一些来访国的乐曲 供奏席间乐及晚会表演时用 国宾来访 一般都要送礼给东道国的领导人和工作人 员 东道国亦相应赠礼答谢 领导人互赠礼品 可在 会见时当面致送 也可通过礼宾工作人员转交 给一 般随行人员和工作人员的礼品 则可收礼宾人员转交 送礼要避免千篇一律 重复雷同 因此对每次来访 国宾的礼物 应有所记载 以备日后查阅 送给来访 国宾的礼物 应争取随专机带走 如无专机 则一般 不宜赠送大件易碎难运的礼品 以便于宾客作为随身 行李运走 我国做法是 外国国家元首来访 我驻该国的大使可 以提前或陪同来宾回国 参加接待工作 有时 外国 政府首来访 亦可作此安排 这不但有利于沟通情况 做好接待工作 而且有利于我驻外大使在访问结束 返馆后 在当地开展工作 这也是符合一般国际礼仪 的做法 其他国家也有类似做法 来访国宾去首都以 外的其他城市访问 交通工具一般应由东道国安排 外国元首 政府首脑一般安排乘坐专机或火车专列 也有乘包机或火车上加挂专用车厢的 其他一般代表 团乘坐班机 公路交通发达的国家 也可视情况乘汽 车 国家元 政府首脑去外地 均由政府派其他高级官员 陪同前往 当地的市长 省长举行欢迎宴会 致欢迎 词 来访的主宾或其他主要官员答词 省 市长一般 应陪同参观访问 政治性会谈一般在首都举行 个别 情况下也在外地举行的 著名的中美 上海公报 就 是最终在上海谈定并公布的 接待外宾 特别是接待重要国宾 任务重 时间紧 是一项涉及外事 公安 交通 民航 首都和外省市 等许多单位和人员的综合工程 国家主要领导人常常 亲临参加 亲自主持 并有广泛的群众参与 因此 各国都有一支精明 干练 经过培训能相互默契配合 的接待人员队伍 这也是做好接待工作的一项基本保 证 秘书接待礼仪常识 一 握手一 握手 1 1 握手时力度要适中 大家可以练练 握手时力度要适中 大家可以练练 太轻给人以 轻视 太重 也不好 时间 在心里默数1 2 3 4 5后才紧开手 二 迎接礼仪二 迎接礼仪 1 1 要先介绍最高领导 依次介绍 要先介绍最高领导 依次介绍 你好 这位是我们 公司的姚主席 这位是张副主席 2 2 把男士介绍给女士 把男士介绍给女士 你好 这是王先生 3 3 把小的介绍给老的 把小的介绍给老的 刘总 你好 这是小王 千万别调换了 4 4 飞机场接人时 拿行李 安排住宿 飞机场接人时 拿行李 安排住宿 你好 辛苦 了 旅程怎么样 三 接待礼仪三 接待礼仪 1 1 引导 要走在客人前面 引导 要走在客人前面 上楼 下楼都走在客人 前面距离为一 两个台阶 不要走的太快 一步走两 三个台阶 有的客人尤其是女的 穿着小裙子 走 不动 你一下迈两 三个台阶 她要在后面跑 才能 跟上你 会累坏人家的 2 2 要让客人走楼梯的内侧 要让客人走楼梯的内侧 主人走外侧 所谓内侧 是绕着中心的一侧 接待礼仪基本知识全攻略 20 7 1 迎来送往 是社会交往接待活动中最基本的形式和重 要环节 是表达主人情谊 体现礼貌素养的重要方面 尤其是迎接 是给客人良好第一印象的最重要工作 给对方留下好的第一印象 就为下一步深入接触打 下了基础 迎接客人要有 周密的布署 应注意以下事项 一一 对前来访问 洽谈业务 参加会议的外国 外地对前来访问 洽谈业务 参加会议的外国 外地 客人 应首先了解对方到达的车次 航班 安排与客客人 应首先了解对方到达的车次 航班 安排与客 人身份 职务相当的人员前去迎接 人身份 职务相当的人员前去迎接 若因某种原因 相应身份的主人不能前往 前去迎接的主人应向客人 作出礼貌的解释 二二 主人到车站 机场去迎接客人 应提前到达 恭主人到车站 机场去迎接客人 应提前到达 恭 候客人的到来 决不能迟到让客人久等 候客人的到来 决不能迟到让客人久等 客人看到有 人来迎接 内心必定感到非常高兴 若迎接来迟 必 定会给客人心里留下阴影 事后无论怎样解释 都无 法消除这种失职和不守信 誉的印象 三三 接到客人后 应首先问候接到客人后 应首先问候 一路辛苦了一路辛苦了 欢迎欢迎 您来到我们这个美丽的城市您来到我们这个美丽的城市 欢迎您来到我们公司欢迎您来到我们公司 等等 等等 然后向对方作自我介绍 如果有名 片 可送予对方 注意送名片的礼仪 1 1 当你与长者 尊者交换名片时 双手递上 身体 当你与长者 尊者交换名片时 双手递上 身体 可微微前倾 说一句可微微前倾 说一句 请多关照请多关照 你想得到对方名片 时 可以用请求的口吻说 如果您方便的话 能否留张名片给我 2 2 作为接名片的人 双手接过名片后 应仔细地看 作为接名片的人 双手接过名片后 应仔细地看 一遍 千万不要看也不一遍 千万不要看也不 看就放入口袋 也不要顺手往桌上扔 四四 迎接客人应提前为客人准备好交通工具 不要等迎接客人应提前为客人准备好交通工具 不要等 到客人到了才匆匆忙到客人到了才匆匆忙 忙准备交通工具 那样会因让客人久等而误事 五五 主人应提前为客人准备好住宿 帮客人办理好一主人应提前为客人准备好住宿 帮客人办理好一 切手续并将客人领进房间 同时向客人介绍住处的服切手续并将客人领进房间 同时向客人介绍住处的服 务 设施 将活动的计划 日程安排交给客人 并把务 设施 将活动的计划 日程安排交给客人 并把 准备好的地图或旅游图 名胜古迹等介绍材料送给客准备好的地图或旅游图 名胜古迹等介绍材料送给客 人 人 六六 将客人送到住地后 主人不要立即离去 应陪客将客人送到住地后 主人不要立即离去 应陪客 人稍作停留 热情交谈 谈话内容要让客人感到满意人稍作停留 热情交谈 谈话内容要让客人感到满意 比如客人参与活动的背景材料 当地风土人情 有 比如客人参与活动的背景材料 当地风土人情 有 特点的自然景观 特产 物价等 特点的自然景观 特产 物价等 考虑到客人一路旅 途劳累 主人不宜久留 让客人早些休息 分手时将 下次联系的时间 地点 方式等告诉客人 二 接待礼仪二 接待礼仪 接待客人要注意以下几点 一一 客人要找的负责人不在时 要明确告诉对方负责客人要找的负责人不在时 要明确告诉对方负责 人到何处去了 以及何时回本单位 人到何处去了 以及何时回本单位 请客人留下电话 地址 明确是由客人再次来单位 还是我方负 责人到对方单位去 二二 客人到来时 我方负责人由于种种原因不能马上客人到来时 我方负责人由于种种原因不能马上 接见 要向客人说明等待理由与等待时间 若客人愿接见 要向客人说明等待理由与等待时间 若客人愿 意等待 应该向客人提供饮料 杂志 如果可能 意等待 应该向客人提供饮料 杂志 如果可能 应该时常为客人换饮料 三三 接待人员带领客人到达目的地 应该有正确的引接待人员带领客人到达目的地 应该有正确的引 导方法和引导姿势 导方法和引导姿势 1 1 在走廊的引导方法 在走廊的引导方法 接待人员在客人二三步之前 配合步调 让客人走 在内侧 2 2 在楼梯的引导方法 在楼梯的引导方法 当引导客人上楼时 应该让 客人走在前面 接待人员走在后面 若是下楼时 应 该由接待人员走在前面 客人在后面 上下楼梯时 接待人员应该注意客人的安全 3 3 在电梯的引导方法 在电梯的引导方法 引导客人乘坐电梯时 接待 人员先进入电梯 等客人进入后关闭电梯门 到达时 接待人员按 开 的钮 让客人先走出电梯 4 4 客厅里的引导方法 客厅里的引导方法 当客人走入客厅 接待人员 用手指示 请客人坐下 看到客人坐下后 才能行点 头礼后离开 如客人错坐下座 应请客人改坐上座 一般靠近门的一方为下座 四四 诚心诚意的奉茶 诚心诚意的奉茶 我国人民习惯以茶水招待客人 在招待尊贵客人时 茶具要特别讲究 倒茶有许多 规矩 递茶也有许多讲究 三 乘车礼仪三 乘车礼仪 一一 小轿车 小轿车 1 1 小轿车的座位 如有司机驾驶时 以后排右侧为 小轿车的座位 如有司机驾驶时 以后排右侧为 首位 左侧次之 中间首位 左侧次之 中间 座位再次之 前坐右侧殿后 前排中间为末席 2 2 如果由主人亲自驾驶 以驾驶座右侧为首位 后 如果由主人亲自驾驶 以驾驶座右侧为首位 后 排右侧次之 左侧再次之 而后排中间座为末席 前排右侧次之 左侧再次之 而后排中间座为末席 前 排中间座则不宜再安排客人 排中间座则不宜再安排客人 3 3 主人夫妇驾车时 则主人夫妇坐前座 客人夫妇 主人夫妇驾车时 则主人夫妇坐前座 客人夫妇 坐后座 男士要服务于自己的夫人 宜开车门让夫人坐后座 男士要服务于自己的夫人 宜开车门让夫人 先上车 然后自己再上车 先上车 然后自己再上车 4 4 如果主人夫妇搭载友人夫妇的车 则应邀友人坐 如果主人夫妇搭载友人夫妇的车 则应邀友人坐 前座 友人之妇坐后座 前座 友人之妇坐后座 或让友人夫妇都坐前座 5 5 主人亲自驾车 坐客只有一人 应坐在主人旁边 主人亲自驾车 坐客只有一人 应坐在主人旁边 若同坐多人 中途坐前座的客人下车后 在后面坐 的客人应改坐前座 此项礼节最易疏忽 6 6 女士登车不要一只先踏入车内 也不要爬进车里 女士登车不要一只先踏入车内 也不要爬进车里 需先站在座位边上 把身体降低 让臀部坐到位子 上 再将双腿一起收进车里 双膝一定保持合并的 姿势 二二 吉普车吉普车 吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶 都应以前排右 坐为尊 后排右侧次之 后排左侧为末席 上车时 后排位低者先上车 前排尊者后上 下车时前排客人 先下 后排客人再下车 三三 旅行车旅行车 我们在接待团体客人时 多采用旅行车接送客人 旅 行车以司机座后第一排 即前排为尊 后排依次为小 其座位的尊卑 依每排 右侧往左侧递减 四 馈赠礼仪四 馈赠礼仪 在经济日益发达的今天 人与人之间的距离逐渐缩短 接触面越来越广 一些迎来送往及喜庆宴贺的活动 越来越多 彼此送礼的机会也随之增加 但如何挑 选适宜的礼品 对每一个人都是费解的问题 懂得送 礼技巧 不仅能达到大方得 体的效果 还可增进彼此感情 送礼忌讳 1 1 选择的礼物 你自己要喜欢 你自己都不喜欢 选择的礼物 你自己要喜欢