办公用品及共性礼品管理办法

1 办公用品及共性礼品管理办法办公用品及共性礼品管理办法 1 1 目的目的 规范办公用品与接待用共性礼品的管理 降低费用开支 2 2 范围范围 适用于全公司 3 3 定义定义 3 13 1 本办法所指办公用品是单位价值 500 元以下的物品 分为易 耗品和耐用品两种 3 1 13 1 1 易耗品 包括铅笔 圆珠笔 签字笔 白板笔 荧光笔 各色墨水 胶水 浆糊 大头针 回形针 订书针 笔记本 文 稿纸 复写纸 标签 便条纸 信封 信纸 夹子 拉杆夹 橡 皮擦 笔试擦 修正液 电池 一次性纸杯等耗材 3 1 23 1 2 耐用品 包括剪刀 笔筒 订书机 起订器 打孔机 计 算器 铁夹装订机 塑料尺 文件夹 三栏文件栏 裁纸刀 开 水瓶 手电筒等耐用品 3 23 2 本办法所指共性礼品为公司行政接待用通用性的物品 4 4 职责职责 4 14 1 行政管理部门是文具类办公用品与共性礼品的归口管理部门 负责制订文具类办公用品与接待用共性礼品管理的基本规则 并 做好公司高管 直属部门所需文具类办公用品与接待用共性礼品 的采购 保管和发放等管理工作 2 4 24 2 市场管理部门是办公用品与共性礼品及包装视觉形象的归口 管理部门 负责办公用品 接待用共性礼品及包装的 VI 设计等相 关管理工作 4 34 3 各经营单元自行负责本单元办公用品与礼品的管理工作 并 可结合本单元实际制定相应的细则 5 5 管理内容管理内容 5 15 1 行政管理部门会同公司预算管理部门 结合公司经营状况制 订直属部门办公用品人均年度费用控制标准并及时公告 各经营 单元可参照制订本经营单元办公用品人均年度费用控制标准 5 25 2 采购采购 5 2 15 2 1 办公用品办公用品 1 1 按需采购 市场常用品一般不备库存 消耗量大且价值不高的 办公用品可适当备库存 但库存量应控制在一个月的用量范围 内 2 2 办公用品的进货价格由归口管理部门根据品牌 规格 型号分 类定期按规招标或审计 确定有供货商名称及价格的 预供目 录 并与相关供货商签订阶段期预供 协议 3 3 需求部门每月 25 前提交书面计划报归口管理部门 归口管理 部门结合库存编制月度批量采购方案 按公司 财务收支审批 制度 报批后执行 5 2 25 2 2 共性礼品共性礼品 3 归口管理部门对市场进行调研 广泛收集礼品市场新品资讯 建立品种 供货商数据库 并根据公司定位及接待需求 库存情 况进行选型 选样后采购 5 35 3 保管与领用保管与领用 5 3 15 3 1 办公用品办公用品 1 1 有公司 VI 或 LOGO 的定制品由采购部门办理入库手续 库管 部门按规保管 通用的办公用品须由采购部门按审批的计划 衔接供货商直接送到需求部门 各需求部门凭部门负责人审 批的领料单直接领用 归口管理部门根据下达的配送计划和 领料单办理结算 2 2 工作岗位跨部门变动时 易耗办公用品无须移交 耐用办公用 品须办理移交 3 3 除单人间办公室外 耐用办公用品一般要求以班组为单位共用 领用控制标准详见附件 5 3 25 3 2 共性礼品共性礼品 1 1 批量礼品由采购部门办理入库手续 库管部门按规保管 每季 度末将存量信息传递给需求部门 2 2 董事会所需接待礼品 由董事长或授权人审批后领用 列入董 事会费用 3 3 各直属部门所需接待礼品 由部门主管负责人审批后领用 费 用列入领用部门的招待费开支项目 如属公司委托承办的接待 活动所用礼品 可列入董事会或公司开支 但须经分 线 领 4 导审核后报董事长 或授权人 审批 4 4 专项活动所需礼品 由组织部门提交需求计划 按程序报批后 按规领用或由归口管理部门采购 5 5 礼品管理部门对即将过期 半年以上无人领用且数量较大 已 过时不宜对外赠送等积压礼品 按年度提交清单 并拟订处理 方案按 财务收支审批制度 相关审批权限报批后进行处理 6 6 其他其他 6 16 1 办公用品应尽可能重复利用 禁止公物私用 6 26 2 办公用品 礼品费用实行年度预算管控 按公司相关办法实 行费用控制和考核 6 36 3 经营单元如自行设计个性化视觉形象的办公用品和礼品 须 报公司市场管理部门审批后方可执行 6 46 4 办公用品与共性礼品入库前质量的合规性由采购部门负责 库管部门在物品入库前应严格检查 质量不合格物品可拒办入库 手续 入库后物品质量的合规性由库管部门负责 7 7 处罚处罚 对违反本办法的部门或个人 根据职能范围由所属管理部门 责令其整改 并进行批评教育 情节严重的将按 员工奖惩制度 中的 不许 禁止 严禁 等规定对应处罚 对造成经济损 失的相关责任部门或责任人 除承担直接损失外 还将依照公司 有关规章给予相应的行政处分 8 8 附件附件 5 附件 常用办公耐用品配备参考表 附件 常用办公耐用品配备参考表常用办公耐用品配备参考表 序序 号号 用品名用品名 称称 单单 位位 单价上限单价上限 元 元 使用年限使用年限 年 年 配置配置 标准标准 备注备注 1剪刀把6 51 把 4 人 2笔筒 个6 51 个 人 普通 3订书机个12 51 个 4 人 4起订器个3 51 个 4 人 5计算器个40 51 个 4 人 不含函数型 6塑料尺把2 51 把 4 人 7文件夹个6 31 个 人 8三栏文组19101 组 6 件栏人 9