档案管理实务项目九ppt课件.ppt

第九章档案统计 1 学习目标 1 通过本单元的学习 初步掌握档案统计工作的内容 意义及要求 2 掌握档案统计工作的方法和步骤 知识要求 能力要求 通过本单元的学习 能够按照档案统计方法和技巧 做好档案统计工作 科学管理档案 服务社会 任务一了解档案统计内容和要求 1 掌握档案统计工作的含义 2 明确档案统计工作的任务及要求 知识目标 能够明确档案统计工作在档案整体工作中的地位 能够根据档案统计工作要求判断具体做法是否规范 能力目标 案例导入 某某服装公司的档案室保存有公司的文书档案 设计档案 经营档案 设备档案 音像档案等 由于该公司档案室忽视了档案登记和统计工作 导致存在档案收进 销毁借阅 利用情况不明 档案工作人员对档案的数量 利用情况不清楚 公司总经理对这种状况提出批评 并指示他们完善各个环节 加强档案登记和统计工作 档案工作的进展和质量一方面是通过制度和标准来检验 另一方面就是依靠登记和统计的手段进行记录和反馈 上述案例告诉我们档案统计工作贯穿于档案管理活动的各个环节 可以直接 准确地反映管理进度 问题 责任人等各方面的情况 是一项非常细致的工作 理论支撑 一 档案统计工作含义档案统计是档案管理工作中一项重要的环节 是监督和保证档案工作质量 提高档案工作水平的一项工作 在整个档案工作中占有重要的意义 1 统计工作的对象目前 我国档案工作的统计体系 基本上分四个层次 1 全国档案工作基本情况统计 纳入国家国民经济和社会发展计划的统计指标 由国家档案局组织进行 由国家统计局指导与监督 2 专业系统档案工作基本情况统计 由专业主管机关组织进行 3 地方 包括省 市 地 县各级 档案工作基本情况统计 由地方档案行政管理机关组织进行 4 档案馆 档案室 包括各种专门档案室 档案工作情况统计 由各档案馆 档案室自己组织进行 2 档案统计工作的任务一方面是及时地对档案和档案工作诸多方面 多种状况的数量表现进行统计调查 整理和分析 比如档案与档案工作的规模 水平 结构 速度等在一 另一方面向国家提供档案统计资料 反映档案事业的水平 可以为国家发展档案事业提供丰富而又准确的依据 二 档案统计工作的意义档案统计工作是指导档案工作的一种管理措施和方法 是整个档案工作中必不可少的环节 历来受到档案部门的重视 1 档案统计工作是科学管理档案的基础 手段和方法 2 档案统计是使档案工作处于良性运行的重要保证 3 档案统计工作是提高档案学研究水平的重要保证 三 统计工作的要求1 准确性2 及时性3 科学性4 法治性 任务二档案统计指标与步骤 1 掌握档案统计指标的含义以及确定档案指标的方法 2 明确档案统计工作方法及步骤 知识目标 1 能够确定档案统计指标及应用 2 能够根据档案统计方法与步骤去进行档案统计 能力目标 案例导入 德清县档案馆现有馆藏档案143个全宗 57051卷 馆藏结构从时间上看 有建国前档案和建国后档案两种 民国时期档案共有6个全宗 4831卷 起止年代自1928年至1949年 主要是国民党党政军机关和社会团体的档案 记录了解放前武康 德清两县的县政情况和发展历史及重大事件 本馆现存馆藏资料 图书630多种 8880册 主要包括 领导著作和有关政治法律 历史地理 科学文化等方面综合性工具书 如 德清县志 德清县续志 等 来自浙江德清档案信息网档案统计内容设计到档案工作的各个方面 案例中主要是对有关档案馆藏或室藏方面统计 从案例中我们可以看出要进行档案统计首先要确定档案指标 然后通过调查了解得出每个统计指标对应的数量 以服务于档案管理工作 理论支撑 一 常见档案统计指标及其运用 一 档案统计指标的选定原则1 客观性 2 统一性 3 稳定性 4 可比性 二 档案统计指标的内容1 有关档案馆藏或室藏方面 大体包括以下几点内容 一是档案馆 室 所藏档案总量 二是档案结构分量统计 即对不同种类 不同时期 不同保管期限 不同整理状况的档案数量的分别统计 三是馆藏资料情况等 2 有关提供利用方面 一般有两种 一是利用者情况统计 二是利用服务情况 3 有关档案经费及结构建设方面 包括档案事业经费 机构设置情况 基本建设情况 档案库房面积以及档案室 馆 内设备等方面 4 有关档案工作人员基本情况方面 包括档案室 馆 工作人员总体数量 定编 和档案人员结构分量 按年龄段 文化程度 档案专业文化程度以及专业技术职称等情况 5 有关档案方面专业教育基本情况方面 包括普通高校 成人教育 中等学校等教育机构的学生和师资情况等方面的统计 三 档案统计指标的应用1 绝对数 使用绝对数必须注意以下几个问题 1 绝对数要为相对数或平均数的使用创造条件 2 必须明确绝对数的含义 统计范围 计算方法等 3 必须是同一现象的总量 4 必须使用规范的计量单位 2 相对数相对数是两个互有联系的档案工作现象数值的比值 比率 注意事项 1 要注意相对数的表现形式 许多种相对数常以系数 倍数 百分数 千分数等形式表示 以百分数应用较多 2 注意两个指标必须有可比性 3 注意各种相对数的结合运用 4 注意相对数和绝对数结合运用 3 平均数平均数是表明一般或总体典型水平的统计指标 主要是便于对比分析 反映出各地区 各系统在发展速度等方面的差别 算术平均数是平均数中最常用的形式 在使用时要注意 1 必须遵循总体同质性原则 即只有对同类现象才能计算 对不同质的现象进行平均计算 结果不能真实反映现实工作状况 2 平均数应与具体分析相结合 算术平均数的基本计算方法是用标志总量除以总体总量 其公式是 算术平均数 总体标志总量 总体总量 或 标志总量 总体单位数 二 统计工作方法与步骤 一 选定统计指标档案统计指标是进行档案登记 统计 定量分析和系统分析的基础 指标的种类多种多样 开展统计工作时 应根据具体的需要和实际情况选定统计指标 统计指标的选定应按照一定的原则和要求来进行 注意指标的客观性 统一性 可比性和稳定性 不可随意 前面已作介绍 在此不再重复 二 档案统计调查统计调查就是要取得大量的统计材料 为进一步整理分析打下基础 这是统计工作的关键环节 没有调查统计就无法得到档案工作各方面的实际数据 也就无法进行统计分析 指导现实工作 常用的统计调查的办法有 编制统计报表和专门的调查 三 统计资料的整理和分析统计资料的整理和分析是对调查来的大量的 分散的 原始的统计资料进行整理分析 以得出规律性的结论 或总结经验教训 提高档案的科学管理水平 整理和分析统计资料就是运用调查的资料进行分析 得出结论 常用统计分析公式 1 关于相对数 计划完成相对数 计划数 实际完成数 100 X 2 X100 结构相对数 各组总数 总体总量 3 X100 动态相对数 报告期指标 基期指标 4 强度相对数 以例示范 例如 该档案室共有6人 负责管理档案24000卷 用正算法和倒算法求出强度相对数 强度相对数 强度相对数 24000卷 6人 6人 24000卷 正算法 倒算法 2 关于平均数计算公式分别为 1 简单算术平均数 2 加权平均数 总体单位数 总体单位数 标志总量 各单位标值志总和 任务三档案室 馆 的登记和统计训练 掌握档案室 馆 的登记和统计内容与方法 知识目标 1 能够确定档案馆或档案室统计内容 2 能够根据档案统计要求规范填写档案馆或档案室统计表格 能力目标 案例导入 关于上报2008年度档案统计报表的通知为了解和掌握各基层单位档案管理工作情况 根据自治区档案局 关于上报2008年度档案统计报表的通知 精神 现将档案统计报表汇总上报事宜通知如下 一 上报时间请各单位将2008年度档案统计报表于11月20日前报公司经理 党委 办公室档案科 二 填报报表注意事宜各单位要准确理解档基3表指标解释 按照档基3表进行填报 填报时要特别注意以下问题 一 按照 归档文件整理规则 以件为保管单位归档的档案 均按照 以件为保管单位档案 填报 二 室存全部档案 32 45 不应少于 室存永久 长期档案 46 49 特注 第 32 45 行 室存全部档案 中 包括第 50 57 行 本年接收档案 六 本年度编研资料 第 107 110 行字数的单位为 万字 三 统计报表填写要求各单位在填写报表时 要做到不漏项 不重报 字迹清楚 数据准确 年度 单位类别代码 对应关系和统计指标单位准确无误 档案统计报表一律由单位负责人签字并加盖单位公章后以纸质和电子版形式上报 档案统计工作现在已经形成登记和统计制度 是各单位档案室的工作内容之一 各单位应认真做好 档案部门对其档案登记和统计工作及你想那个指导和督促 理论支撑 一 档案室的登记和统计工作档案室主要通过以下形式去统计 1 卷内文件目录 登记和统计单份文件的数量 卷内文件的页数 也可以从案卷封皮上 本卷共多少件多少页 直接统计 2 案卷目录 登记和统计案卷的数量 通过案卷目录可以统计档案的总量或某类档案的案卷数量状况 卷内文件目录和案卷目录是档案最基本的登记和统计形式 3 总登记薄 这是用来登记档案收进 移出等变化情况和实存数量的登记 统计形式 控制着档案室全部档案的总量和变化情况 格式如下 总登记薄 4 档案收进移出登记表档案收进移出登记表 二 档案馆的登记和统计工作 档案馆常规统计工作有 一 收进登记薄 二 全宗名册全宗名册是用来统计档案馆保存档案的全宗数量 并固定全宗顺序号的登记表册发 格式如下 三 案卷目录登记薄案卷目录登记薄是用来统计档案馆内各个全宗案卷目录的数量 固定案卷目录顺序号的表册 格式如下 四 档案馆基本情况表 即国家档案局制发的档统3表 用表格的形式将档案馆的基本情况统计出来 上报上机主管部门 以指导下一年的档案工作 比如 馆藏全宗187个 馆藏档案118920卷1595米 按件归档案23977件181米 声像档案64盘 照片档案13164张 底图7589张 光盘138张 缩微卷片10000幅 438米 图书资料14453册 其中地方资料1131册 破产转制企业寄存档案112991卷 册 2007年度 县档案馆共接待利用档案2425人次 7936卷 件 次 其中 公民个人利用1500多人次 2500卷 件 次 三 统计报表的编制统计报表就是档案室 档案馆以及下级档案事业管理机关 按照统一的规定向上级以表的形式报送档案统计资料 下面以国家档案局制发的档统4表为例 说明编制统计报表的方法 大型工业企业档案工作基本情况表档统4表制发机关 国家档案局20年度国家统计局填报单位 另外 还有档案数量 档案借约利用情况 本年编研档案资料 设备 台 等 统计时注意 1 要认真阅读说明和指标解释 了解指标的含义 范围 计算方法 指标之间的关系 等 如表中 现有专职人员 是指企业档案部门的全部固定职工 2 使用的计量单位应该符合要求 如 现有库房面积 档案数量 的内容和计量单位都作规定和说明 3 以前档案数量常用 卷 来计量 但由于卷的厚度不同 因此不太准确 现逐渐采用国际做法 采用 米 做单位 四 档案事业管理机关的统计工作 各级档案事业管理机关对所属业务指导工作范围以内的档案材料 档案工作情况和档案工作人员构成等基本情况 应该具体 精确 系统地了解 以便根据上级的指示结合所属地区 单位的实际情况 进行业务指导工作 档案事业管理机关的统计工作 一方面依靠所属档案馆 室 填报登记 统计报表和卡片 另一方面也可以根据填报来的材料进行综合分析 按照工作需要拟制填写其他统计表 档案事业管理机关的统计工具主要是全宗卡片和全宗变化情况年度报表等 以后随时补充 还可以进行综合统计 档案机构 人员情况 档案数量与状况 档案提供利用情况等等 档案统计表类别 1 全宗卡片 它是档案事业管理机关掌握本行政区域内各档案馆保存的全宗状况和全宗分布情况的一种登记形式 卡片由档案馆填写 并向档案事业管理机关报送 档案事业管理机关收到全宗卡片后 要进行全面检查 然后按档案