我对采购的初步认识

精品文档 1 欢迎下载 我对采购的初步认识 精品文档 2 欢迎下载 安笑宇 anxiaoyu 目录 一 什么是采购 P3 二 采购员的职责 原料 配件采购员 P3 P4 三 采购员的岗位要求 P4 P5 精品文档 3 欢迎下载 四 采购的具体业务流程 P5 P8 五 采购过程中容易出现的问题 P8 六 采购过程中的注意事项 P8 P10 七 怎样做好一名采购员 1 必备能力 P10 P11 2 策略战术 P11 3 个人体会 P12 精品文档 4 欢迎下载 我对采购的初步认识我对采购的初步认识 一 什么是采购 一 什么是采购 在做任何一项工作之前 必须要了解自己做的是什么工作 实事求是的说 我在 进入公司之前对采购员的工作了解的并不多 所以我通过网络查询了解采购这一职业 采购 是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源 以保证企 业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动 是指个人或单位在一定的条件下从供应 市场获取产品或服务作为自己的资源 为满足自身需要或保证生产 经营活动正常开展的 一项经营活动 采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程 采购对企业 的动作是相当重要的 在制造企业中 产品成本中超过 60 的部分来自外购零件和物料 在零售和批发企业的外购存货则更高 采购员则是企业执行采购任务的员工 他们的工作 任务有三个方面 物料供应 库存水平控制和成本控制 他们的工作对企业经营成本的降 低起着关键的作用 关于采购网络上有各种定义 我个人的理解就是 采集客户意见在正确的时间 正确 的地点以正确的价格购入正确品质的正确物品 采购在公司内部扮演的就是一个服务于生 产出货的职业角色 二二 采采购购员员的的职职责责 1 严格遵守公司的各项规章制度和有关规定 努力提高自身的业务水平 树立为生产服 务的观点 2 负责对现有的供应商资料进行整理 并对供应商进行评估 寻找潜在供应商 确保供 应渠道畅通和安全 精品文档 5 欢迎下载 3 根据公司的生产需求 制定采购订单 并通知各家供应商 要求其对订单上的采购数 量及交货日期等相关信息进行确认 待供应商确认回传公司后 需要对采购订单进行 存档保存 如果供应商对订单的交货时间或数量等相关信息存在疑问 需要更改采购 订单 在请示后 得到批准方可执行 4 采购订单如在执行期间需要变更 撤消 图纸更新时 必须和供应商及时沟通 确保 供应商提供物料保证公司的需求 5 负责跟催采购订单的到货情况 6 负责物料的验收及入库 如果物料数量或型号不对及时和供应商联系 得到对方的确 认 并修改相关单据 7 负责对质检不合格物料的处理 8 负责对生产不良品的处理 及时退 换货 确保公司的生产需求 特别是物料在生产 过程中出现重大质量时 首先是与生产部门了解生产现状 再与质检部门了解出现问 题的详情 然后与供应商联系如何保证生产的正常进行 9 采购订单完成后 负责和供应商对账 并要求供应商及时开票 收到发票后 把采购 订单和入库单据整理好一并交给财务人员 根据与供应商协商好的付款条件 要求财 务人员及时把货款付给供应商 如果不 能及时支付货款的 应该提前告知供应商情况 和推迟的时间 10 负责新的供应商的开发和培养 在平时生产不是很忙的时候 寻找新的供应商 对新的供应商进行询价 比价 议价 并上报相关信息 交货周期 最低订购量 包装 要求 品质标准 价格条件 付款方式 是否提供票据 退换货条件 可否提供样品等 待确认后 进行物料的试样 做好试样产品跟踪表记录 试样成功后 则把相关的资料 整理成册 以确保供应渠道的丰富和宽阔的选择范围 11 办公用品及低值易耗品的采购 12 工作日志的填写及相关资料的管理 三 采购员的岗位要求三 采购员的岗位要求 精品文档 6 欢迎下载 1 1 思想品德 思想品德 a 认真遵守国家的法律 法规 b 遵守职业道德 严守公司的商业秘密 c 认真做好各项工作 有较强的事业心 d 待客热情 礼貌 与同事能友好相处 2 2 知识水平 知识水平 a 熟悉行业的专业管理知识 b 了解公司的质量方针和目标 并善于将其分解为本部门的质量目标 c 熟悉本部门的工作范围和质量控制规范 能在实践中认真贯彻执行 d 熟悉 中华人民共和国产品质量法 并善于运用于本部门的质量管理工作中 e 市场分析的知识 3 3 工作能力 工作能力 a 分析判断能力 能及时发现技术隐患 避免重大的质量事故 b 组织协调能力 做好本部门与其它部门的工作交接及关系的处理 c 语言文字表达能力 d 熟悉计算机网络的应用 四 采购的具体工作流程四 采购的具体工作流程 1 1 制定采购计划 制定采购计划 制定采购计划要做好充足的信息准备工作 定期确定需采购货物的名称 品牌 规格 数量 有关替代品的资料以及采购预算 在做第一项准备工作时 要定期到车间熟悉库房 的物料 与技术人员以及质检人员沟通了解各种物料的使用进度 库存 需求量以及质量 等问题 同时要及时搜索比对市场上的相关替代品以备不时之需 然后再做成本分析 拟 定底价 设定议价目标 以此为基础核定采购预算再据此作出详细的采购规划 将采购申 请表呈交给上级 领导批准后才可进行采购 精品文档 7 欢迎下载 2 2 选择正确的供应商 选择正确的供应商 在选择供应商时 要懂得按 质优 价廉 的原则货比三家 择优采购 供应商的选择 有以下几个影响因素 质量因素 价格因素 交货准时性因素 品种柔性因素以及其他外 在因素 在这几项因素中 质量因素是最重要的 首先要确认供应商是否建立有一套稳定有效 的质量保证体系 然后确认供应商是否具有生产所需特定产品的设备和工艺能力 其次是 成本与价格 要对所涉及的产品进行成本分析 并通过双赢的价格谈判实现成本节约 在 交付方面 要确定供应商是否拥有足够的生产能力 人力资源是否充足 有没有扩大生产 能力的潜力 最后一点 也是非常重要的是供应商的售前 售后服务的纪录 评价供应商就要建立供应商评价指标 此项指标是企业对供应商进行综合评价的依据 和标准 不同的行业 企业 不同产品需求和环境下的供应商的评价应是一样的 但供应 商的评价标准应涉及以下几个方面 供应商业绩 设备管理 人力资源开发 质量控制 成本控制 技术开发 客户满意度 交货协议等 根据企业实际状况和供应商选择的时间 跨度 对供应商的要求也有不同 按时间的长短分别有相应的短期标准和长期标准 供应商选择的短期标准商品质量合适 成本低 交货及时 整体服务水平好 安装服 务 培训服务 维修服务 升级服务 技术支持服务 履行 合同的承诺和能力等 供应商选择的长期标准供应商质量管理体系是否健全 供应商内部机器设备是否先进 以及保养情况如何 供应商的财务状况是否稳定 供应商内部 组织与管理是否良好 供应商员工的状况是否稳定等 在与供应商合作的过程中 市场需求也将不断变化 要根据实际情况的需要及时修改供应 商评选标准 或重新开始供应商评估选择 在重新选择供应商的时候 应给予新旧供应商 以足够的时间来适应变化 3 3 采购谈判 采购谈判 在向供应商询价时要注意 如果是常态性的采购 需求的形态又是属于标准零件 对 于供应商来说比较不会有问题 但是在新产品开发时 对于那些不属于标准品的部分 询 精品文档 8 欢迎下载 价的时候就必须要特别注意是否有提供供应商足够的资料 来方便其报价作业 为了避免 日后造成采购与供应商各说各话 以及在品质认知上的差异 对于询价时所应提供资料的 准备上就不能马虎 必须将所需采购物品的品名 料号 规格 品质要求等信息告知对方 因为完整及正确的询价文件可帮助供应商在最短的时间提出正确 有效的报价 另外 询 价时要做到按 质优 价廉 的原则货比三家 择优采购 学会与供应商周旋尽量将价格压 低 4 4 签订采购合同 签订采购合同 向供应商发出采购订单签订采购合约 签订合约时要确定好采购价格 数量 规格 付款方式 交货时间 交货地点 交货方式等具体信息 签订合同之后要与供应商以传真 的形式再确认合同信息 确认好信息以后对订单合同进行整理存档 5 5 对采购单进行跟催 对采购单进行跟催 临近交货期的前一个星期 要求供应商针对未交货的订单提供具体的交货安排 并把 各家供应商的信息汇总成表 加注个人的看法 上交公司物料流通部门和生产部门 如果 供应商不能按时交货的 则还需要供应商提供订单推迟交货的原因 和具体推迟交货的名 称 数量和日期 并做好采购订单跟踪表 6 6 根据实际情况进行验收入库处理 根据实际情况进行验收入库处理 物料到达公司后 可以直接入库的物料则下推入库单据 需要质检的物料 则下推请 检单据 同时把物料放在待检区 并协助仓管员进行来料清点 如果物料数量或型号不对 及时和供应商联系 得到对方的确认 并修改相关单据 物料在质检部门检验不合格时 及时联系供应商 可以现场返工的 要求供应商尽快派人过来解决 必须退货的物料 及 时退货 并要求供应商在最短的时间内提供后续的解决方案 在请示后 得到批准立即执 行并进行跟踪 对生产不良品的处理 及时退 换货 确保公司的生产需求 特别是物料 在生产过程中出现重大质量时 首先是与生产部门了解生产现状 再与质检部门了解出现 问题的详情 然后与供应商联系如何保证生产的正常进行 7 7 货款结算 货款结算 将核定的应付款预算上报 上级批准确认账目无误手续完备后再要求供应商开出发票 收到发票时要确认发票抬头及内容是否相符 发票金额与请购单价格是否相符 然后将采 精品文档 9 欢迎下载 购订单 入库单据和发票一起交给财务人员并要求其按照合同的付款条件把货款付给供应 商 如不能及时支付要提前告知供应商未能及时付款的原因及推迟付款的时间 报销票据 完毕后填写每日电子采购金额明细表 对每天采购所涉及的物品金额进行分类记录 要做 到了解每日采购了什么 物品多少钱 8 8 单据再确认 将所有单据整理归档 单据再确认 将所有单据整理归档 对采购物品的票据存根进行整理 装订 每周将装订好的票据制作电子表格交给领导 9 9 处理日后售后问题以及所有违反合同事宜处理日后售后问题以及所有违反合同事宜 五 采购过程中容易出现的问题五 采购过程中容易出现的问题 1 没有明确的采购计划 缺乏对采购需求的分析和对供应商的培养 采购上随意性很大 经常是这业务员刚采购了一样物品 第二天又有那个业务员采购同样的东西 采购上没 有最基本的计划 并且缺乏同部门与相关部门之间必要的沟通与衔接 所有的采购都是 急性的 其结果就是采购部门在疲于奔命地买东西 根本没有时间做详细的市场调查 并且导致采购部门整天忙忙碌碌的不知道做什么 2 没有一个长期供应商的关系管理 并未关注谈判向建立战略合作伙伴关系转变 更没有从 一味压价向建立双赢机制转变 使供应商与公司之间出现不想合作的状态之下 3 没有把采购管理上升到事关公司存亡的战略性高度来考虑 不重视采购管理 没有把采 购策略和合作伙伴 第三方服务供应商 的选择评估标准应作为公司整体战略中的一部 分 公司的低成本扩张和谋求更大发展空间是最重要的 若采购找不到好的供应商同时 会导致各环节衔接不流畅 各部门无法开展工作 4 在采购回来的物品经常未及时检验 会导致在生产过程中出现各种各样的问题 并且使 生产衔接不上 紧接着业务出不了货 接下来的问题就更多了 5 采购期匆促没有足够的时间来价格 品质 供应商等各项条件做比较 出现采购回来的 货物达不到公司的品质要求或因货期紧使供应商无法准时交货 6 采购文件没有做一个很好的管理规范 相关资料没有做相应的保存或是明显标识 六 采购业务的注意事项六 采购业务的注意事项 精品文档 10 欢迎下载 1 采购作业要非常小心 因工作上的失误而造成公司重大的经济损失 采购是要负担全 部责任的 所以做任何事情都不能有 随便 两字 2 与供应商的任何业务往来一定要在事情发生前沟通清楚 并将相关信息及时同业务 沟通 严禁单方面进行操作 3 采购在接待供货商时 说话要有礼貌 要有好的形象 同对方交谈时 头脑要灵活 不 知道尽量告诉对方 等清楚后再回复 公司其它的事情尽量少谈 找主题重点谈 会 客时间尽量在十分至十五分钟之内 谈话时间长 会延误自己的工作 白天的时间是 很忙碌的 要懂得善用时间 4 采购工作是有一定的诱惑的 一定不要迷失自我 不要收供货商回扣或礼品 如有都 交给上级做处理 这样对你对公司都不好 到时会害了自己 5 同供货商相处 要平等对待 不要认为自己是客户就了不起 这样是没有办法同供货 商建立好关系的 6 采购不能以公司名私自开采购单购买自己所需的材料 或帮其它人采购材料 这样 做是违法的 任何采购单一定要有客户的正式订单方可作业 7 所有的供货商都要有 供货商调查表 传真来后 采购自填写 供货商评定表 给上级批合格后 方可采购原料 然后再登记 合格供货商记录 8 仓库每月应对库存进行一次盘点 并交一份给采购部 采购负责盘亏 盘盈进行分析 并追踪材料的去向 9 后勤在发给 供货商进料不良通知 时 采购了解情况后 如有挑选所耗工时及损 坏的材料都要写清楚由供货商承担一切费用 传真给供货商并追踪回复结果 并出 具扣款资料给财务扣除货款 10 采购在作业时遇到困难 要立即告诉上级处理 不要等到没办法处理了再告诉上级 这 样会影响货期 给公司造成损失 11 供货商提供的样品 采购员要先记录在 样品登记明细表 上 然后再给业务部门 确认 结果回复供货商 让供应商做相关记录并存档以备用 12 供货商传来的报价单 采购要了解市场原料的最低价 才知道怎样降价 采购员要 精品文档 11 欢迎下载 多同其它公司采购员和公司业务员多交流 才了解材料最低价 13 采购没有权力备原材料 需要储备原料或安排库存 一定要有业务的备料通知单方 可 而且要把备料给上司知道 14 采购过程是一个很紧张的过程 有时会一边执行一边做文件 因为这是对外工作 切记要将文件做得清楚 否则会损坏公司的利益 15 若因时间紧迫关系 要求将物料直接从供应商寄给客户时 采购员一定要获得上司 的批准 且在事后不迟于第二天须将送货数量知会相关业务员开具销售单 采购员 应该尽量减少此类事情的操作方式 16 由供应商直接寄给客户的货物一定要求供应商不能开立任何单据放于货物当中 并 要求供应商写速递单时一定要写我司的名字和电话 17 对于利润过低的销售报价 采购员一定要给上司审核方可报给业务 以保持公司的 利润 七 怎样作好一名采购员七 怎样作好一名采购员 1 1 必备能力必备能力 成成本本意意识识与与价价值值分分析析能能力力 采购支出是构成销货成本的主要部分 因此采购人员必须具有成本意识 会精打 细算 锱铢必较 不可大而 化之 其次 必须具有 成本效益 的观念 所谓 一分钱一分货 不可花冤枉钱 买了品质不好或不堪使用的物品 并能随时将投 入 成本 与产出 使用状况 时效 损耗率 维修次数等 加以比较 此外 对于报价单的内容 应有分析的技巧 不可以 总价 比较 必须在相同的基础上 对原料 人工 工具 税款 利润 交货时间 付款条件等 逐项加以剖析评断 预预测测能能力力 在动态经济环境下 物品的采购价格与供应数量经常会调整变动 采购人员应能 依据各种产销资料 判断货源是否充裕 再与供应商接触 并可从其 惜售 的 态度 揣摩物品是否可能供应 从物品原料价格的涨跌 也能推断采购成本将受影响 的幅度有多大 总之 采购人员必须扩充见闻 具备 察言观色 的能力 才能对 精品文档 12 欢迎下载 物品未来的供应趋势预谋对策 表表达达能能力力 采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通 必须能正确 清晰表达所欲采购的 各种条件 例如规格 数量 价格 交货期限 付款方式等 避免语意含混 滋生误 解 尤其是忙碌的采购工作 采购人员更须具备 长话短说 言简意赅 的表达能 力 以免浪费时间 而以 说之以理 动之以情 来获取优惠的采购条件 更是采 购人员必须锻炼的表达技巧 良良好好的的人人际际沟沟通通与与协协调调能能力力 由于采购业务牵涉范围广 相关部门多 欲使采购业务能顺利进行 而获得良好 的工作绩效 除了采购人员的努力外 尚需企业内部各有关部门的密切配合 其次 必须具有 成本效益 的观念 所谓 一分钱一分货 不可花冤枉钱 买了品质不 好或不堪使用的物品 并能随时将投入 成本 与产出 使用状况 时效 损耗 率 维修次数等 加以比较 此外 对于报价单的内容 应有分析的技巧 不可以 总价 比较 必须在相同的基础上 对原料 人工 工具 税款 利润 交货时间 付款条件等 逐项加以剖析评断 2 2 策略战术 策略战术 无论做什么都要有一定的策略三思而后行 一个合格的采购员除了不贪不取不抬高 单价拿回扣外 更重要的是采购要 懂得为企业节约成本 如何能够花低价钱为企业 买来称心的材料 就得精通如下几种策略和战术 第一步 价比三家 在比完单价之后 选择最低价的那一家供应商来进行谈价 哪怕砍价的不多 也要砍下去 每一种材料都应如此 积少成多的节约 第二步 引诱 在你报出的价格过低时 可能供应商心里很不痛快 但又想成交 合作 不防趁热打铁抛出一招 引诱 放出诱饵 尽可能的告诉他 公司还在扩大 生意会更好 就是因为他们价格比较厚道 以后订单会陆续转给你 薄利多销 第三步 蒙术 在某一种新材料面前 可能吃不准行价 可以先闭着眼睛杀一半 的价钱 不行就一点点往上加 直加到与供应商都能接收的地步 精品文档 13 欢迎下载 第四步 骗术 说了一个愿意成交的价格 但供应商还想要加价 就语气坚决地 告诉他 前两天 路过某某地 就是这价 无论颜色与尺寸还是产地都是一模一样 不信可以问问别人有没有这价 自己是比较后才这样开价的 第五步 辅料试用代用 在工作中 你可以采购进口与国产的 试用过后 比比 实用性就知了 有些完全可以拿国产替代了进口用 这样省一下一笔不少的成本开支 3 3 个人体会 个人体会 作为初入职的采购员对于自己的工作职责 不能仅仅浮于表面 要更多的通过实际的 训练来消化理解 在工作的过程中 首先是要尽快熟悉岗位职责 然后在这基础上提高效