企业财务科目解析PPT课件.ppt

准确性全面掌握 1 如何实现目标 2 科目解析 公司内控的关键手段之一 3 科目解析是 对总帐的每一个会计科目的期末余额进行有文件记录的解释和分析 科目解析应该做到 确保总帐资产负债表的每个科目的精确性并反应准确的金额 对总帐和明细帐 以及 或与独立支持材料之间的差异进行确定 归档 解释和跟踪 发现并回避各种欺诈活动以减少损失 什么是科目解析 4 科目解析 oneoftheOLDESTandthemostimportantaccountingprocessesthisprocessisservedasapreventativecontrol andisanunderappreciatedinternalcontroloverfinancialreporting 5 为什么做科目解析 确保各项交易能及时 准确地在总帐上得到反应 确保期末余额能被正确的解释 GE会计政策要求 与一般会计准则以及证券交易管理委员会规则一致 科目解析 对总帐科目期末余额进行有文件记录的解释和分析 提供坚实的基础 为股东提供有意义的分析 防范欺骗活动 减少公司损失 确保会计记录和报告的诚信和完善 6 风险评估因素 被错误表达的危险程度会计流程 系统的复杂性会计余额的可变性对外 证券委员会 政府等 报告中的重要性新流程 产品对科目的影响程度 频率 高风险科目每月做解析 其他科目每一个季度做解析高风险科目 现金 应收 应付 及其他应收范围 包括所有科目 科目的风险程度在该科目设立时确定责任人 内控主管和财务总监最终对风险评估负责签字 财务总监和内控主管每年对风险评估签字认可 科目风险评估 7 科目的描述和目的记录存档 存在测量标准重要的科目信息 描述 目的 流动 借贷和预计范围 所有确认的条目的总和等于总帐科目的期末余额期末余额中所有的条目被列示 清晰地确认 描述 并和总帐相等所解析的条目能够被独立于总帐的资料所支持题目能够被独立的资料 而不是凭证所支持支持文件的完备性 在要求后的48小时可获取对所有会计科目期末余额的支持材料和解析必须完备 可供稽查 问题条目在确认该问题的同一季度得到解决 确保发现问题的及时解决问题条目在当季解决 第一季度科目解析所发现的问题必须在第二季度末解决科目解析审核者的评估必须完成 审核者签名确认同意解析者对科目的解析上级或同事可作为审核者 所有科目解析必须有解析者和审核者的签名 并签署日期科目解析必须及时完成 必须在上个结帐周期的最后一天的20天后完成完成的及时性 至少在上个结帐周期最后一天的20天后完成 各业务集团根据公司要求提前 科目解析的7条关键标准 即期的财务风险 8 1 科目定义 目的 通过完备的描述 使解析者 审核者以及第三方对该科目的特点有共同的理解科目解析提供在该科目下所记录的交易种类的总体描述 每次完成科目解析时 要审核该科目描述 并做必要更新 举例合格不合格 存货 产成品 跟踪产成品存货借方增加科目余额 贷方减少科目余额 该科目是用于累积可供销售的存货的成本 该科目的借方是指产成品存货的上升 通常和存货 原材料 或存货 在产品的贷方相匹配 如果该产成品是直接购买的材料 那么贷方将被记录到应付帐款科目上 A P 当产成品存货被出售 在COGS科目上做借方 同时在存货 产成品科目做贷方 资产负债表科目的描述和目的必须记录存档 科目解析要提供在该科目下所记录的交易种类的总体描述 9 科目基本信息 科目号 法人主题 名字 地区等 科目描述和目的预计的借贷关系解析科目的功能货币预计的范围风险程度 高 每月解析 低 每季度解析 资产负债表类别 如 现金 其他资产 应付帐款等 会计 公司会计准则索引 如 准则XX 工程成本的资本化 or准则XXX 投资工具 会计流程 及与其他科目的关系 如 丁字帐户 冲销科目 常见凭证类型 凭证频率 1 科目定义 续 科目必备的关键信息 10 2 等于总帐 解析的条目必须与总帐余额相等 至关重要的是所有条目都必须列出 即便其中一些条目将被视同未通过解析向前滚动的做法不能满足科目解析的要求留存盈余和外汇损益除外 所有确认的条目的总和等于总帐科目的期末余额 解析中确认的所有条目必须给期末余额一个清晰的解释 11 2 等于总帐 续 举例 解析的条目总和与总帐期末余额不相等 12 3 被独立的资料所支持 所解析的条目能够被独立于总帐的资料所支持 科目的余额必须被独立于总帐外的资料 文件所支持 而不是手工的凭证 支持 外部资料银行对帐单合同文件供应商发票 支持 明细账应收帐款应付帐款固定资产 支持 电子表格拨备计算模型商誉递延税金分析 电子表格必须显示分析过程 不能仅是数目 必须提供数字的来源 并显示电子表格的作者 13 3 被独立的资料所支持 依赖 层级科目关系 如果一个科目的余额是通过另一个 几个科目计算出来的 那么这个科目将视同未通过解析 如果相关科目未通过解析 必须进行评估 以决定第一级科目未通过解析的余额 并是否影响依存的科目 总帐余额 应收明晰展余额 未通过解析的凭证 110 100 10 20 20 政策规定 提取应收帐款明细帐20 的拨备 应收 拨备 拨备科目通过了解析 因为拨备的计算是根据应收帐款的明晰帐 而这里应收帐款的解析中 明细帐部分是有清晰记录的 总帐余额 应收明细帐余额 未通过解析凭证 110 100 10 22 政策规定 提取应收帐款总帐余额20 作为拨备 应收 拨备 拨备科目未通过解析 因为拨备的计算是根据应收帐款的总帐余额 而在这里的应收帐款解析中 应收帐款总帐余额包含未通过解析的条目 14 科目解析的准确性依赖于合适的支持文件 资料 科目 文件 资料来源举例 现金应收和应付公司内部应收应付存货固定资产项目资产 负债投资商誉 无形资产待摊费用拨备和预提借款股东权益税收 银行对帐单 未兑现支票清单明细帐报告 预提分析明细帐报告 对方的确认函分部件的存货盘点报告 永续盘存报告 自上次盘点日开始的向前滚动分析固定资产明细帐报告 折旧和摊消方法合同 项目资产管理 明细帐报告投资报告收购会计处理 合同文件供应商发票拨备分析 供应商合同借款协议 利息支付计划收购会计处理 股东投资帐户税收计算 退税 合格的资料 文件来源 15 下列文件作为科目解析的支持文件是不合格的 在总帐中录入的凭证的复印件要求录入凭证的邮件 包括凭证详细信息但没有支持材料 如 请借现金 贷应收帐款管理报告工具的查询结果 除了改报告是用于分析目的如拨备其他总帐查询无比牢记 文件 资料必须独立于总帐 不合格的支持文件 资料 16 4 完备性 为表明科目余额的准确性 能够提供支持文件至关重要最近以及上一周期的科目解析和支持文件必须在48小时之内提供 二个工作日 如何所有科目的科目解析文件必须遵循会计和税收文件保留政策所有的支持文件必须集中管理 如果条件具备 应在科目解析网上集中保管 文件的完备性 支持文件必须在48小时内可供审核 17 5 问题条目及时解决 问题条目在确认该问题的同一季度得到解决 问题条目是指 在科目解析中 从确认的科目余额中 发现一定的金额被不正确地加入或者从该科目余额中遗漏 问题条目是 该条目的金额十分清楚 凭证细节明了 并且有充分的支持 对该条目 要调整的金额方向明确该条目需要进一步行动去改正 通常是手工帐调整 需要把每一个发现的问题的行动方案记录归档该条目不需要进一步的调查去理解事实背景 18 记录题目 科目余额被正确地记录并被支持 不需要在正常的业务流程外采取任何行动去调整科目的余额 如 客户应收的收回 给供应商支付其发票 存货出售等 问题条目 科目余额能被解释 并被支持 但是需要采取进一步行动 通常是正常业务流程外的手工流程 把该科目的余额调整正确 如果该问题科目存在一个季度以上 该科目仍被视同于未通过解析未通过解析条目 科目的余额不能被支持 甚至不能被解释 这将导致科目解析不通过l 通过条目 问题条目 未通过条目 现金收入 固定资产 已做凭证 过帐到正确客户帐户 与银行报告相符 发票正确地记帐于项目科目 客户已知 确定了适当的行动计划 凭证未作 固定资产项目地发票记入递延资产科目 需要采取行动将未结转固定资产重新分类 现金收到 支付的客户未知 未经查实的项目成本进入固定资产帐户 科目解析中的3种余额 条目 19 6 审核和签署 审核者必须在科目解析上签署名字和日期签名意味着审核者已完成如下工作 理解科目解析的标准理解了科目的内容统一解析者的结论以及可能的行动计划表面的审核是不可接受的 审核者负有责任 确保在公司政策指导下 科目解析工作的顺利进行 支持文件的完备 和对每一个科目评价标准的到位 科目解析必须由上级或同事所审核 20 7 及时完成 20天 科目解析必须及时完成 科目解析必须在上一结帐周期的最后一天的20天后完成 科目解析必须在上一结帐周期的最后一天后的20天完成解析和审核工作 各业务集团会规定更早的截至期限 以便留出时间 研究未通过解析科目 以及进行业务集团内部审核 当地的法规可能要求某些科目 如VAT 在少于20天内完成科目解析 业务集团必须记录下这些要求 指导所属集团满足法规要求 21 科目解析举例 摘自GE公司科目解析培训材料 22 CashReconciliationTemplate Itemscomprisingendingbalancearelistedout Supportedbyindependentdocumentsfromthegeneralledger bankstatements RecbalancetiestoG Lbalance 23 ReceivablesReconciliationTemplate Sufficientaccountdescriptionincluded ListeditemsequalsendingG Lbalance ItemssupportedbysourcesindependentofG L seenextpageforadd lexample Rec supportingdocsareaccessible Noopenitemsfrompriorquarters Properpeer mgrsignature dating Completedwithin40daysofquarterclose 24 DownloadfromOracleA RSubledger 030100ManualAccrualSummary Jun 06 AccrualDetails AccrualAmount AmericanPaymentReceived NotPostedtoG L 9 734 902 88 VarigPaymentReceived NotPostedtoG L 11 732 782 58 ATAPaymentReceived AccountManagedOutsideS L 16 261 345 65 Total 37 729 031 11 ExcelSpreadsheet 030100ManualJEs xls 030100AccountRecAnalysis Jun 06 P L PT G L S L Accrual Reclass Delta Details FCO 00 12 758 069 77 6 717 851 09 6 040 218 68 OARTiming Receipt 01619 05 31 02 JVD FCO A0 38 467 509 96 38 467 509 96 0 00 FCO C0 0 00 0 00 0 00 FCO Y0 533 175 00 533 175 00 0 00 ExcelSpreadsheet 030100AccRecAnalysis xls ReceivablesSupportDocumentation 25 PoorReceivablesReconciliation Pooraccountdescription 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Models CalculationsDefinedassumptionsandmethodologyforcalculationCurrentdatatied outtosubledgerdetailsi e qtrendinvbalancesGAPcompliantmodels Inventories RecSupport 29 SubledgerReport BackupDetails What sMissing FIFO NAOH SubledgerReportNoMaterialpart sQuantitiesmissingNoLocation s NoStandardcost s Models CalculationsAssumptions methodologynotclear 30 PP EReconciliationTemplate Sufficientaccountdescriptionincluded ListeditemsequalsendingG Lbalance ItemssupportedbysourcesindependentofG L seenextpageforadd lexample Rec supportingdocsareaccessible Noopenitemsfrompriorquarters Properpeer mgrsignature dating Completedw n40daysofquarterclose 31 PP EReconciliationSupport DownloadoffixedassetregisterlistingallassetsbuildinguptoendingG LbalanceAssetdetailprovidesassettagnumber assetlocation depreciationcategoryFixedassetregisterwillgenerallyshowthefirstcost thedepreciationtodateandthenetbookvalue 32 PoorPP EReconciliationTemplate Pooraccountdescription Rec supportingdo