DMS 2.0系统操作员操作手册(简化版).doc

宝洁DMS DMS2.0系统操作员系统操作手册 1. 登陆宝洁DMS2.0系统11.1. 双击桌面“VDRP”图标11.2. 在登录界面中输入相关登录信息22. 宝洁新品维护操作流程22.1. 商品经营权限分配22.2. 商品采购单位-进价维护33. 采购单操作流程63.1. 输入宝洁采购订单63.2. 审核宝洁采购订单73.3. 12小时后，与宝洁仓库订单处理人员确认是否已收到采购订单74. 入库单操作流程74.1. 输入入库单74.2. 审核入库单75. 采购退货单流程75.1. 输入采购退货单85.2. 审核采购退货单85.3. 输入返厂出仓单85.4. 审核返厂出仓单86. 新增客户流程86.1. 为即将新增的客户分配一个编码86.2. 输入客户资料96.3. 审核客户资料96.4. 客户对应销售代表97. 销售单流程107.1. 输入销售单107.2. 审核销售单118. 销售退货单流程118.1. 输入销售退货单118.2. 审核销售退货单119. 移仓单流程119.1. 输入移仓单129.2. 修改移仓单129.3. 确认移仓单139.4. 出库审核139.5. 入库审核1410. 报溢单、报损单流程（损溢）1410.1. 库存报损报溢申请1410.2. 库存报损报溢审批1410.3. 报溢单、报损单生成并打印1410.4. 审批报溢单、报损单1510.5. 财务人员接收报报溢单、报损单财务联151. 登陆宝洁DMS2.0系统1.1. 双击桌面“VDRP”图标1.2. 在登录界面中输入相关登录信息1.2.1. 依次输入用户编号和密码（均为系统经理告知）1.2.2. 输入服务器IP地址为192.168.10.3：9080点击“登录”后，即可进入系统2. 宝洁新品维护操作流程（宝洁若有新商品上市时，请按此流程进入DMS2.0系统进行相关维护后，才可正常输入各种业务单据）2.1. 商品经营权限分配2.1.1. 新建采购单时，当正确输入需要采购的新商品货号后，系统提示“该供应商对应的商品没有找到”，表示有新的商品信息需要做【商品经营权限分配】，如下图2.1.2. 将新商品的经营权限分配给自己分销商的宝洁经营部，进入【商品中心】【商品管理】【商品经营权限维护】，打开菜单后如下图2.1.3. 找到自己分销商的宝洁经营部那一行，双击经营部名称后，会进入到“设置经营部的商品权限”界面，需在此界面将新品的经营权限添加上去2.1.4. 在可经营的商品明细行中的“商品编码”栏输入需要添加经营权限的新品货号，回车后可显示出此商品名称，如还有其它商品需要添加，直接在明细行中点击鼠标右键在弹出菜单点击“增加”即可新增一行2.1.5. 添加完毕后点击“保存”，系统提示操作成功后，确定即可。2.2. 商品采购单位-进价维护2.2.1. 若保存采购单时，系统提示“商品供应商单位不正确”，表示有新的商品信息需做此维护，如下图2.2.2. 维护新品采购单位和进价，进入【商品中心】【商品采购单位-进价维护】2.2.3. 在操作界面中2.2.4. “经营部”选择所在分销商经营部2.2.5. “供应商”选择供应商为宝洁集团2.2.6. “查询”点击查询出已维护采购单位和进价的所有商品2.2.7. 在键盘上按一下“F9键”，此时系统会自动全部选中所以已维护过采购单位和进价的商品2.2.8. 此时在明细行中单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“删除”，先将所有记录删除掉2.2.9. 然后点击左上方的“保存”按钮，系统提示操作成功后，点击“确定”即可2.2.10. 然后再在明细行中鼠标右键弹出菜单中点击“增加”2.2.11. 在新增加的空行中点击按钮2.2.12. 在弹出的“采购商品查询列表”界面上点击“查询”按钮2.2.13. 查询出所有商品后，点击键盘上的“F9”按键全选商品，然后点击“确定”2.2.14. 此时所有商品都会被选择到商品采购进价维护界面的明细行中2.2.15. 此时在明细行上方的“统一设置供应商单位”后面的输入框中输入“CS”，再点击“设置”按钮2.2.16. 最后点击右上方的“保存”按钮，等待系统提示“保存成功”即可。（如系统在保存时提示价格不可为0，只须将采购含税进价一列的标题栏双击进行排序后，找到进价为0的商品修改为不为0的进价，再重新进行保存即不会有此提示并保存成功）注意：如是在保存采购单时提示“商品供应商单位不正确”，做完以上进价和采购单位维护步骤后，需要重新维护采购单才能进行保存。3. 采购单操作流程3.1. 输入宝洁采购订单3.1.1. 进入【采购中心】【采购订单】【宝洁订单输入】3.1.2. “经营部”选择所在分销商经营部3.1.3. “供应商”选择供应商为宝洁集团3.1.4. “仓库”选择所在分销商中心仓3.1.5. “采购员”选择所在分销商采购员3.1.6. “shipto代码”选择所在分销商编码3.1.7. “订单类型”选择013.1.8. 明细行中鼠标右键弹出菜单中点击“增加”3.1.9. 在新增加的空行中输入需要采购的商品编码、单位（默认为箱）、箱数、含税箱价3.1.10. 所有采购商品输入完检查无误后，点击“保存”（如保存时提示商品供应商单位不正确造成不能保存，请见宝洁新品维护流程）3.2. 审核宝洁采购订单3.2.1. 进入【采购中心】【采购订单】【审核】3.3. 12小时后，与宝洁仓库订单处理人员确认是否已收到采购订单4. 入库单操作流程(采购商品到货后，凭宝洁到货清单直接输入入库单，增加系统库存)4.1. 输入入库单4.1.1. 进入【仓储中心】【采购入仓单】【输入】4.1.2. “经营部”选择所在分销商经营部4.1.3. “供应商”选择供应商为宝洁集团4.1.4. “仓库”选择所在分销商中心仓4.1.5. “库位编码”选择仓库库位4.1.6. 明细行中鼠标右键弹出菜单中点击“增加”，在新增加的空行中输入需要入库的商品编码、单位（默认为箱）、入仓位数量、（箱）含税进价或（总）含税金额4.1.7. 所有入库商品输入完检查无误后，点击“保存”4.2. 审核入库单4.2.1. 进入【仓储中心】【采购入仓单】【审核】(审核完成后，系统库存增加)5. 采购退货单流程（若仓库中有商品因某些问题经与宝洁协商后需退货，则在系统中输入采购退货单，减少系统库存）5.1. 输入采购退货单5.1.1. 进入【采购中心】【采购退货单】【输入】，详细操作同宝洁采购单5.2. 审核采购退货单5.2.1. 进入【采购中心】【采购退货单】【审核/取消审核】5.3. 输入返厂出仓单5.3.1. 进入【仓储中心】【返厂出仓单】【输入】5.3.2. “来源单据”选择已审核的采购退货单，系统会自动带出采购退货单上所有的商品信息，无须修改5.3.3. “库位”选择仓库库位5.3.4. “保存”点击保存5.4. 审核返厂出仓单5.4.1. 进入【仓储中心】【返厂出仓单】【审核】(审核完成后，系统库存减少)6. 新增客户流程（如果输入销售单或销售退货单时，发现客户信息不存在，则需新增客户）6.1. 为即将新增的客户分配一个编码6.1.1. 进入【客户中心】【客户资料】【完整客户资料查询】查询当前所有客户的编码序号情况 6.2. 输入客户资料6.2.1. 进入【客户中心】【客户资料】【输入/修改/查询/删除/打印】6.2.2. 点击界面上方“增加”，在弹出窗口中新增客户资料6.2.3. “所属组织”选择所在分销商经营部6.2.4. “客户编号”输入第一步为客户分配的编码6.2.5. “客户名称”输入客户名(为避免与其它客户重复以示区别，名称=商店名+简单地址+联系人)6.2.6. “客户地址-省、辖区、市及县、镇区”输入客户地理信息6.2.7. “客户地址-街道、号、房间”可输入详细信息，也可填“无”；但办公电话与移动电话必填一 项6.2.8. “执行价格”选择“不含税销售参考价”6.2.9. “销售地区”选择客户所在销售区域6.2.10. 界面下方客户地址栏中，可选择输入“详细地址”、“姓名”、“电话号码”6.2.11. “保存”点击保存客户资料6.3. 审核客户资料6.3.1. 进入【客户中心】【客户资料】【审核】将刚新建保存的客户资料审核为正式的6.4. 客户对应销售代表6.4.1. 进入【客户中心】【客户合同】【销售代表客户】将刚审核的客户与已有的销售代表建立对应关系，这样开销售单的时候才会在输入完客户以后跟据以上对应关系自动带出销售代表6.4.2. “经营部”选择所在分销商经营部6.4.3. “客户”选择需要去建立跟销售代表对应关系的客户6.4.4. “查询”点击查询出此客户已对应的销售代表，而刚新建审核的新客户是查询不出任何查询代表对应关系的6.4.5. 明细行中鼠标右键弹出菜单中点击“增加”，在新增加的空行中6.4.6. “销售代表”选择所对应的销售代表，“是否检查信用额”去掉打勾，“商店类型”、“渠道”选择此客户所属的宝洁客户标准商店类型和渠道（不清楚可向经理或销售代表询问）6.4.7. “保存”点击保存客户与销售代表的对应关系 7. 销售单流程7.1. 输入销售单7.1.1. 进入【销售中心】【销货单管理】【输入】7.1.2. “经营部”选择所在分销商经营部7.1.3. “客户”输入销售的客户（可直接输入客户编码、客户名称、客户助记符查找），客户会直接带出此客户所对应的第一个“销售代表”，也可选择所对应的其他销售代表7.1.4. “仓库”选择销售出货的仓库7.1.5. “出单地址”选择所在分销商的出单地址7.1.6. 明细行中鼠标右键弹出菜单中点击“增加”，在新增加的空行中输入需要销售的商品编码（可直接输入商品编码、商品名称、商品助记符查找）、单位、数量、含税单位售价7.1.7. 如本张销售单同时带有赠品，需点击“赠品商品”页，在其中“仓库”选择赠品出货的仓库，在明细行中输入需要赠送的商品编码、单位、数量7.1.8. 输入完检查无误后，点击“保存”即可7.2. 审核销售单7.2.1. 进入【销售中心】【销货单管理】【出库审核】（审核完成后，系统库存减少，如某些商品因可仓库卖库存不足不能出库审核，可通过查询可卖库存报表得知有哪些商品可卖库存不足，此时赠品仓和货车仓需要从中心仓移仓后满足，中心仓需要通过商品盘点后得到实物库存以损溢单调整库存后满足）8. 销售退货单流程8.1. 输入销售退货单8.1.1. 进入【销售中心】【销货退货单管理】【输入】详细操作同销售单，如已出库审核的销售单，在送货现场拒收，可以直接做原单退货；如已出库审核的销售单，发现输入信息有错误需重新开单，可以先做原单退货，再做一张新的销售单8.2. 审核销售退货单8.2.1. 进入【销售中心】【销货退货单管理】【审核】(审核完成后，系统库存增加)9. 移仓单流程(分销商设有多个仓库，如中心仓、赠品仓、货车仓、残损仓，若其中某一仓库由于存货短缺，需向另一仓库申请存货调配，从而产生的不同仓库间货品的流动，就需要在系统中进行移仓作业。)9.1. 输入移仓单9.1.1. 进入【仓储中心】【移仓管理】【输入】新建一张移仓单9.1.2. “经营部”选择移入仓所在的分销商经营部9.1.3. “确认部门”选择移出仓所在分销商经营部9.1.4. “移出库”选择需要移出商品的仓库，“移出库位”选择移出库所对应的库位9.1.5. “移入库”选择需要移出商品的仓库，“移入库位”选择移入库所对应的库位9.1.6. “移库日期”默认显示为当前日期9.1.7. 明细行中鼠标右键弹出菜单中点击“增加”，在新增加的空行中输入需要移仓的商品编码（可直接输入商品编码、商品名称、商品助记符查找）、单位、数量，输入完成后，不含税金额会跟据移出库中待移出的商品成本和移出数量自动计算9.1.8. 输入完检查无误后，点击“保存”即可9.2. 修改移仓单9.2.1. 进入【仓储中心】【移仓管理】【修改】可以修改刚刚保存完毕的移仓单9.2.2. 输入日期范围、手工单号、自动单等查询条件，点击“查询”按钮查找需要修改的单据9.2.3. 在明细行中鼠标点击“选择”列下方的复选框，勾选需要修改的单据，然后点击上方的“修改”按钮，系统会弹出移仓单明细界面以供修改9.2.4. 修改完成后，点击上方的“保存”按钮保存单据即可9.3. 确认移仓单9.3.1. 进入【仓储中心】【移仓管理】【确认】对移仓单进行确认9.3.2. 查询到移仓单后，在明细行中鼠标点击“选择”列下方的复选框，勾选需要确认的单据，然后点击上方的“出库确认”按钮注意：已出库确认的移仓单不可再修改9.4. 出库审核9.4.1. 进入【仓储中心】【移仓管理】【出库审核】对移仓单做出库审核9.4.2. 查询到移仓单后，在明细行中鼠标点击“选择”列下方的复选框，勾选需要出库审核的单据，然后点击上方的“出库审核”按钮，出库审核后，移出仓的商品实际库存数量减少，移入仓的移仓在途数量增加9.5. 入库审核9.5.1. 进入【仓储中心】【移仓管理】【入库审核】对移仓单做入库审核9.5.2. 查询到移仓单后，在明细行中鼠标点击“选择”列下方的复选框，勾选需要入库审核的单据，然后点击上方的“入库审核”按钮，入库审核后，移入仓的商品移仓在途数量减少，实际库存数量增加10. 报溢单、报损单流程分销商仓库管理员在仓库管理中，对已查明原因商品存货数量的增减，造成仓库中的商品实存数量与系统中的商品数量不一致，从而需要在系统中通过报溢单、报损单做损溢来调整库存，提高库存准度10.1. 库存报损报溢申请仓库管理员在清理仓库商品时，如发现商品数量有增减，在核查确认商品数量有误后，填写报损报溢申请单交总经理审批1