管理信息系统课程设计PPT课件.ppt

管理信息系统课程设计汇报 黄金大酒店前厅接待流程 L W 小组成员 241393218林晓洁241393221刘思闽241393222王开桂241393211黄小霞241393219林欣萍 2020 3 18 1 目录 新系统概述 1 现行系统概况 2 新系统的逻辑模型 3 团队合作情况 4 2020 3 18 2 名称 目标 主要功能 紧急预订处理能够提高当天预订的信息传输的及时性 使其得到快速处理 自助登记模块提高接待员的工作效率 同时减少客人等待时间 紧急预订处理及时传输处理当天的紧急预订信息 自助登记模块为客户提供自助登记服务 黄金大酒店前厅接待流程 2020 3 18 3 目录 新系统概述 1 现行系统概况 2 新系统的逻辑模型 3 团队合作情况 4 2020 3 18 4 福州黄金大酒店开业时间1999年 酒店2008年重新装修 是一家由福建华盈集团经营管理 集餐饮 住宿 会议 休闲于一体的四星级旅游涉外酒店 酒店拥有600平方米的大宴会厅及各类中 小活动及会议的场地 适合包括家庭聚会 会务宴请以及各种特色庆典活动 酒店位于福州火车站正对面 距市中心购物休闲区仅15分钟路程 交通便捷 黄金大酒店在未来五年或更长一段时间应采取的总体战略是 营销是龙头 网络信息是方向 企业文化是灵魂 人力资源是保障的经营战略 酒店经营现状与发展战略 2020 3 18 5 组织结构图 2020 3 18 6 现行系统管理功能图 2020 3 18 7 现行系统的业务流程图 客户通过APP向酒店预订客房 预订员收到客房预订模块发来的预订需求信息 预订员进行接收确认 客房预订模块向客人发回预订成功信息 另一种情况 客户打电话到酒店 向话务员表明预订需求 话务员将预订需求电话转接给预订员 客户将预订信息告知预订员 预订员查询客户资料表 查询其是否是酒店会员 预订员向客户确认预订信息 若信息有误 客户修改后告知预订员 预订员再次向客户确认修改后的预订信息 然后预订员将预订信息输入客房预订模块 接待员每天在接待模块中按照客房预订模块发来的客房预订表 生成每日预订情况表 然后接待员通过接待模块查询房态一览表 进行排房 并修改房态一览表 客户到酒店前厅办理入住 告知接待员已有预订 并登记住客信息 接待员在接待模块中查询客房预订表中查询信息 然后接待员从房卡盒拿出房卡 从接待模块中查询房态一览表 查询当前房态信息 并将房间信息写入卡内 然后修改房态信息 接待员填写住客信息与房间信息 生成住宿登记表 接待模块中生成两份入住凭证给接待员 接待员将写好数据的房卡与一份入住凭证交给客户 另一份入住凭证存档 退房时 收银员将退房的房卡交给接待员 接待员将其放回房卡盒 2020 3 18 8 现行系统的业务流程图 2020 3 18 9 现行系统的数据流程图 图2 4现行系统的关联图 2020 3 18 10 现行系统的数据流程图 图2 5现行系统的顶层图 2020 3 18 11 现行系统的数据流程图 图2 6P1的分解图 2020 3 18 12 现行系统的数据流程图 图2 P2的分解图 2020 3 18 13 现行系统主要存在的问题和薄弱环节 1 预订系统的处理过程复杂 时效性低 客人在完成预订后 不能及时将预订信息发送给接待员 让接待员排房 所以对于临时预订的客人来说 预订系统的低时效性会给客人的入住带来不便 客户当天预订后很快就到达酒店 而此时接待员还未收到该客户的预订信息 造成客户不满 导致客户的流失 2 接待过程中 接待员对于预定的顾客需要查询信息并办理入住的过程较复杂 接待员需要录入客户基本信息并打印 并查询排房情况 未排房的要现场排房 这些过程需要至少需要三至五分钟 后面的客人需要等候 高峰期时客人等待的时间更久 且接待员录入信息并打印与查询排房情况的过程耗时较长效率较低 2020 3 18 14 目录 新系统概述 1 现行系统概况 2 团队合作情况 4 2020 3 18 15 1 前厅接待主要包括客房预订 自助登记 入住与退房处理 客房调整 客房预订主要负责接收处理电话预订 APP预订信息 当天紧急预订的处理 自动登记为客人自助登记信息的系统 录入客人信息 打印出入住信息表 入住与退房处理负责通过入住信息表为客人办理入住 并办理退房处理 客房调整负责根据每日预订情况进行排房 2 日常管理主要负责向内外部提供住宿查询 住客续住添加押金服务 会员查询服务 3 报表查询主要负责预订情况表与住宿登记表的管理 新系统的功能说明 2020 3 18 16 1 新系统中客房预订中新增当天紧急预订处理 因为有的顾客会在当天决定入住 向酒店预定后 客人到酒店前台办理入住 而前台时常不能及时收到顾客的预订信息 信息处理与传递的延误会导致顾客流失 2 新系统中新增自助登记系统 已预订客人到店后可到自助登记机上输入订单号打印入住信息表 无预定顾客可直接登记住客信息打印入住信息表 然后到前台办理入住 这样前台办理入住的时间可以大量缩短 提高接待员工作效率 顾客也不需要在前台等待许久或者在高峰期排队 减少顾客等候时间 新旧系统的比较说明 2020 3 18 17 客户通过APP向酒店预订客房 预订员收到客房预订模块发来的预订需求信息 预订员进行接收确认 客房预订模块向客人发回预订成功信息及订单号 另一种情况 客户打电话到酒店 向话务员表明预订需求 话务员将预订需求电话转接给预订员 客户将预订信息告知预订员 预订员查询客户资料表 查询其是否是酒店会员 预订员向客户确认预订信息 若信息有误 客户修改后告知预订员 预订员再次向客户确认修改后的最终预订信息 然后预订员将最终预订信息输入客房预订模块 当有客人在当天预订当天的客房时 客房预订模块自动识别日期 将紧急预订信息发送给接待员 接待员进行紧急排房 并更新每日预订排房表 接待员每天在接待模块中按照客房预订模块发来的每日预订情况表 并查询房态表 进行排房 生成每日预订排房表 客户到酒店入住时 已预定客户到前厅自助登记系统上输入预订订单号 自助登记系统根据每日预订排房表 打印入住信息表 包括住客信息 房间号 给客户 无预定客户到前厅自助登记系统上输入住客信息 自助登记系统打印入住信息表 只包括住客信息 给客户 然后自助登记系统将登记的住客信息发送给接待模块 客户将入住信息表给前厅接待员 已排房的客户 接待员直接激活房卡 将房卡交至顾客 未排房的客户 接待员现场排房 然后激活房卡 将房卡交至顾客 接待员根据住客信息与入住房号生成住宿登记表 新系统的业务流程图 2020 3 18 18 新系统的业务流程图 2020 3 18 19 新系统的数据流程图 图3 3目标系统的关联图 2020 3 18 20 新系统的数据流程图 图3 4目标系统的顶层图 2020 3 18 21 新系统的数据流程图 图3 5P1的分解图 2020 3 18 22 新系统的数据流程图 图3 6P2的分解图 2020 3 18 23 新系统的数据流程图 图3 7P3的分解图 2020 3 18 24 基于流程改进的企业管理变革方案 1 前厅接待工作人员的工作内容发生改变 将只需要接待直接登记入住的客人 无需接待已经有预定的客人 提高了前厅接待人员的办公效率 2 前厅接待工作人员除了每天一次固定的预定排房外 在岗的接待工作人员需对当时收到的紧急预定进行优先排房 3 因为引入了新的机器 减少了人工的操作 所以可以对前厅的接待人员进行相应的优化裁减 除此之