某水单公司工程档案管理标准规定(doc 82页).doc

某某水电开发有限公司某某水电开发有限公司 工程档案管理标准规定工程档案管理标准规定 二二 一三年五月一三年五月 目目 录录 第一章 基本建设工程档案管理标准 1 1 主题内容及适用范围 1 2 引用标准 1 3 管理职能 1 4 工程档案保证金 4 5 档案的编制具体要求和规定 5 6 工程竣工文件材料归档及移交 8 第二章 档案整理管理标准 11 1 主题内容及适用范围 11 2 引用标准 11 3 名词术语 11 4 档案整理工作的原则 11 5 档案整理工作的内容 11 6 整理工作的程序和要求 11 7 卷盒的规格 14 第三章 档案收集管理标准 15 1 主题内容及适用范围 15 2 引用标准 15 3 档案资料收集的分工 15 4 收集范围 15 5 收集方法 21 6 收集要求 21 第四章 档案分类细则 21 1 主题内容及适用范围 21 2 引用标准及政策文件 21 3 名词术语 22 4 分类原则 22 5 分类要求 22 6 保管期限 22 7 案卷排列方法 22 8 类目及类号设置 22 第五章 附 则 38 附表 1 云南省企业事业单位档案工作规范化管理评审标准 40 附表 2 建设工程文件归档范围和保管期限表 城建类 47 附表 3 建设项目文件归档范围和保管期限表 水电类 62 附件 1 竣工图章 67 附件 2 已执行章 或未执行章 67 附件 3 档号章 67 附件 4 案卷内封面 68 附件 5 案卷脊背 69 附件 6 卷内目录 70 附件 7 卷内备考表 71 附件 8 竣工资料整编审签表 72 附件 9 验收合格证 73 附件 10 公司部门档案移交签证 78 1 第一章第一章 基本建设工程档案管理标准基本建设工程档案管理标准 1 1 主题内容及适用范围 主题内容及适用范围 本标准规定了本公司基本建设工程档案 下简称 工程档案 工作管理职能 管理 内容及要求 检查与考核等 本标准适用于某某某某水电开发有限公司 以下简称 某某某某公司 及公司工程 项目中参加工程建设的各设计 施工 调试 监理 质量监督 测量 试验 安全监测 中心等全部单位的有关该工程项目的档案管理 2 2 引用标准 引用标准 中华人民共和国档案法 国家档案局 国家计委国档发 1988 4 号关于印发 基本 建设项目档案资料管理暂行规定 的通知 2002 年 5 月 1 日实施的 GB 50328 2001 建设工程文件归档整理规范 DA T28 2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 国家建委 82 建发施字 50 号关于颁发 编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定 的通知 中华人民共和国行业标准 DL T5123 2000 水电站基本建设工程验收规程 云南省交通运输厅关于发布 云南省公路工程竣工文件编制实用范本 的通知 云 交基建 2009 484 号 云南省档案局关于印发云南省企业事业单位档案工作规范化管理认定办法的通知 云档发 2011 149 号 3 3 管理职能 管理职能 3 1 本公司各水电建设项目部工程档案工作接受上级主管部门的领导 并在地方档 案行政管理部门的监督和指导下开展工作 3 2 公司设立工程档案管理领导小组 组长为分管档案工作的公司副职 成员为各 相关部门负责人 全面负责项目部工程档案工作的组织和领导 公司档案室在建设期间 设在工程部 档案业务管理工作由工程部负责 公司工程档案管理领导小组下设办公室 办公室主任由工程部负责人担任 办公室负责工程档案管理日常工作 制定公司工程档 案管理标准及资料收集 发放 验收 接收等具体工作 其主要职能是 3 2 1 组织贯彻实施 中华人民共和国档案法 和上级主管部门有关工程档案工作的 法律法规 方针政策 促进 依法治档 3 2 2 组织制定和完善公司档案工作的规章制度 管理标准 监督 检查和考核 2 有关单位和人员的执行情况 保证工程档案工作责任制的落实 3 2 3 研究 解决基建档案工作中的重大事项和档案工作中的人 财 物等问题 确定工程档案工作的目标规划 3 2 4 组织协调和处理工程档案工作中的纠纷 依法保护公司的合法权益 3 2 5 对档案工作规章制度的执行情况进行考核 对在工程档案工作中有突出贡献 的单位和个人提出奖励 对违反档案法规的事件提出处置 意见和建议 3 2 6 负责向工程设计 施工 调试 监理 质量监督 测量 试验 安全监测中 心等单位宣传工程档案工作的方针政策和规章制度 对工程档案的收集 积累 整理 分类 组卷和归档工作进行监督 检查和指导 明确分工 提出工作要求 3 2 7 负责收集工程全部设计档案材料 施工档案材料和监理档案材料 3 2 8 根据所收集设计 施工 监理档案材料的情况 负责工程竣工档案的接收工 作 3 2 9 参加设备开箱验收 收集设备档案 并提供利用 3 2 10 组织工程技术人员对收集 接收的竣工档案进行审查 确保档案的齐全 完整 准确和系统 3 2 11 负责全部竣工档案的立卷归档工作和提供利用工作 3 2 12 负责工程档案工作中的情况 问题的反映和联系工作 3 3 各参建单位的职责 3 3 1 公司所属各水电站建设项目工程档案管理网络由建设各方共同组成 由公司 档案领导小组统一领导 各参建单位分管领导 档案工作有关人员及公司档案室负责人 各部门指定的档案资料人员均为工程档案管理网络体系中的责任人 档案管理网络必须 随工程建设情况及时进行必要的调整 任何新的参建单位加入必须在 30 天内纳入工程档 案管理网络中 3 3 2 各参建单位的职责 某某某某公司 某某某某公司 负责工程建设全过程文件材料的编制 归档等工作的组织协调 负 责工程管理文件 设备文件 工程竣工验收文件的收集整理与归档 负责接收工程全部 档案 或向其他单位移交 设计单位 设计单位 提交工程各阶段的勘测 设计文件 提交全部设计修改通知单 设计总 结 图纸总目录 设计说明书 主要工程图纸汇编等 施工单位 含制造单位 施工单位 含制造单位 负责收集 编制 整理 提交全部竣工图 施工 安装 记录 含隐蔽工程及测量记录 工程联系单 机组启动试运行方案阶段方案 措施 试 3 运行记录 验收签证书和移交试产生前的消缺记录 施工总结等 监理单位 监理单位 负责收集 编制 整理 提交工程监理范围内形成的各项监理事项的全 部文件材料和监理工作总结 督促 检查施工单位在工程建设中形成的文件材料的收集 积累和完整 准确 系统性情况 负责对施工单位竣工资料收集及整编工作进行业务监 督和指导 并负责对施工单位工程竣工档案提交某某某某公司前进行全面审查 签署意 见 负责对竣工图纸的审核 签署意见 质量监督 质量监督 负责提交工程质量监督工作中形成的各类质量监督文件 试验中心 试验中心 负责收集 整理 移交实验报告 月报 年报等测量资料 测量中心 测量中心 负责收集 整理 移交测量报告 检测成果等相关测量资料 安全监测中心 安全监测中心 负责收集 整理 移交检测月报 周报 年报等监测资料 调试单位 包括由施工单位承担调试工作的单位 调试单位 包括由施工单位承担调试工作的单位 负责收集 编制 整理 提交 所承担项目的调试方案 措施 调试报告和调试过程中的设备缺陷处理记录 质量等级 评价表 继电保护整定单 设计变更资料 设计工作总结等 生产运行单位 生产运行单位 负责收集 整理 移交生产准备文件 企业技术标准 现场运行规 程 操作及事故处理规程 管理制度与措施等 提供机组整套启动及试生产期间的文件 材料 试生产记录 设备缺陷及事故处理记录 分析 结论 试生产工作总结 提供设 备命名 主系统起动及倒送电方案等 3 4 公司内部管理职责 3 4 1 为加强工程档案管理 同时也是加强业主对工程施工过程及程序的监督 管 理及考核 保证达标投产能顺利实现 公司除履行档案管理规定的自身职责外 增加了 工程竣工资料 包含施工 监理 审核职责 具体职责及程序为 经监理审查签字通过的竣工资料先由相关部门负责审核其工程建设中文件材料的收 集积累的完整 准确 系统性情况 包括是否按相关规程 规范进行施工及按应该实行 的管理体制运行 和竣工图准确性复核 是否准确 真实及设计修改的反映 再由工程 部进行档案资料规范性审核 公司内部审查职责区分为 工程竣工资料组卷前由相关部 门负责审核职责 如机电工程由机电物资部 土建工程由工程部 安全文明施工由质安 部负责 组卷及归档的审查由工程部档案室负责 公司自己形成的档案由相关部门收集 整理 移交 各部门应负责自己移交的资料完整 齐全 规范 由公司档案室协助归档 3 4 2 公司各部门在档案工作中的职责 分工如下 3 4 2 1 公司档案室 工程部负责公司档案室的日常管理工作 代表公司开展档案 4 业务 及工程档案管理工作 制定公司档案工作相关标准 制度 工作计划 总结 汇 报档案工作并负责对外开展联系 负责工程档案资料的收集 整编及归档工作 按工程 项目验收后一个月内归档 履行公司在档案业务上的指导 检查 考核职能 履行接收 汇总 利用 移交等职能 3 4 2 2 综合办公室 负责公司全部文书档案的收集 整理 负责人事档案收集 整理 负责工程征地 移民 拆迁文件 资料的收集 整理 按年度 第二年一季度内 向项目部档案室移交 3 4 2 3 财务部 负责公司会计档案 工程审计文件的收集 整理 按年度 第二 年的上半年内 向项目部档案室移交 3 4 2 4 计划合同部 负责工程招投标过程中形成的全部文件资料 包括各类合同 文件 按年度 第二年一季度内 向公司档案室移交 负责工程支付 变更及竣工结算 资料的收集 整理 按工程项目完成一月内向公司档案室移交 3 4 2 5 机电物资部 机电安装工程 金属结构工程中考察 咨询 监造 运输 设备验收 调试 检验 试运行等文件 设备招投标文件 合同文件 图纸 设计设备 技术 价格 质量 交货范围 交货时间有变化的文件 安装合同执行完后一个月内向 公司档案室移交 材质证明书 材料结算资料等按年度 第二年一季度内 移交 3 4 2 5 质安部 公司在安全生产 文明施工工作中的各类文件资料的收集 整理 按年度 第二年一季度内 向公司档案室移交 3 4 2 6 工程部 公司在环保水保工作中形成的文件按年度 第二年一季度内 移 交 及以部门名义下发的有必要归档的工程文件 文函等资料的收集 整理 按工程验 收后一个月内向公司档案室移交 4 4 工程档案保证金 工程档案保证金 4 1 公司工程档案工作实行保证金制度 凡承揽 承包本公司工程的设计 施工 调试 监理 质量监督单位 均应按一定比例预留档案保证金 4 2 档案保证金包含在工程费用中 若在承揽 承包合同中明确了金额的 按合同 金额预留 合同中没有明确金额的按合同中管理费的 5 计提档案保证金 4 3 根据设计 施工 监理工作的进度 及时按要求编制 移交档案材料 符合档 案编制要求的工程承揽 承包单位 依据竣工的 单位 单元工程 工程造价和预留保 证金比例全额支付保证金 否则 按以下标准进行考核 4 3 1 档案材料移交不及时 考核该项目保证金的 10 20 4 3 2 档案的编制材料 编制质量不符合规定要求的 考核该项目保证金的 5 10 20 4 3 3 档案材料移交不齐全 不完整的 按编制所缺档案资料费用的 2 4 倍考核 4 3 4 档案材料编制不准确的 按未移交该档案处理 全额考核保证金 4 3 5 以上考核的对应项目保证金不足时 在其它项目保证金或质保金中扣除 4 3 6 考核所得费用用于完善竣工档案材料或奖励工程档案工作中取得突出成绩的 单位和个人 不再返还被考核单位 4 4 档案材料移交时间 4 4 1 设计 前期文件材料按工程进度和公司规定的时间移交 4 4 2 设备档案在开箱验收后移交 4 4 3 施工档案材料 及竣工档案等材料在竣工验收后移交 4 4 4 监理文件材料按年度及完成标段进行移交 4 5 档案资料的保管期限 各类竣工档案资料的保管期限详见附表 2 城建类 附 表 3 水电类 5 5 档案的编制具体要求和规定 档案的编制具体要求和规定 5 1 工程竣工文件材料原则上按合同段和单位工程组卷编制 5 2 某某某某公司工程执行三类档案验收 分类组卷标准 公路或桥梁按照国家公路验收标准执行 档案分类参照云南省 云交基建 2009 484 号 执行 其他工程按水电行业验收标准执行 档案分类按 电力工业企业档案分类规则 中 水电厂企业档案分类表 6 9 大类 档案分类表执行 5 3 档案管理工作按照云南省印发的 云南省企业 科技事业单位档案工作规范化 管理标准 进行考核 详见附表 2 5 3 1 纸张大小统一为 A0 A1 A2 A3 A4 幅面 特殊需要可以加长 严禁使用 加宽纸张 纸质要求 图纸 80g 以上 文字图表 60g 以上 文件用纸按现行国家标准执行 5 3 2 编制档案材料须用黑色碳素墨水或中性笔 禁止使用圆珠笔 纯蓝水笔 复 写纸及铅笔编制档案材料 5 3 3 编制档案材料须使用计算机绘制 打印 各项原始记录除外 并保存在光 盘上 禁止使用热敏纸编制档案材料 5 4 档案材料编制质量和准确性要求 6 5 4 1 无复印件 复写件档案材料 5 4 2 竣工档案材料须签字完备 印章齐全 含各类会议纪要须附与会人员亲笔签 名单或加盖主办单位印章 5 4 3 图实须相符 设计更改通知单 工程联系单应是原件 变更内容须在图纸上 反映 记录要及时 不得事后补记 记录须完整 无缺漏项 图面整洁 字迹工整 清 楚 5 4 4 凡按图施工的 由施工单位在施工图上标题栏附近空白处 加盖红色 竣工图 章 按相关行业规范刻制 作竣工图 凡有设计变更在原图上修改的 应注明修改范围 及依据 设计变更通知单 监理通知单 商洽记录的编号 竣工图 章中的内容应签字 齐全 凡设计有重大变更的图纸或图面修改面积大于 35 的 须重新绘制竣工图仍用原图 编号 末尾加盖 竣 字 说明中简述更改内容及依据 5 4 5 为确保竣工图的编制质量 编制竣工图前对工程的全部更改材料逐一进行审 查核对 并分别加盖 已执行 或 未执行 章 见附图 3 如整份更改材料已执行则 在该更改材料标题处加盖 已执行 章 如一份更改材料中有部分条款未执行 则分别 在已执行或未执行条款的条号处盖 已执行 或 未执行 章 5 5 档案材料完整性要求 5 5 1 各类竣工档案资料的收集范围详见附表 2 及附表 3 5 5 2 设计档案材料按设计图纸清册 设计修改通知 设计审查记录移交收集 5 5 3 竣工图纸材料按照施工图纸清册 设计修改通知 分部分项工程 系统及设 施等移交收集 5 5 4 设备档案材料按设备清册 设备订购合同 安装 调试规程规范等移交收集 5 5 5 监理档案材料按照系统 分部分项工程等移交收集 5 5 6 档案材料须按系统移交收集 讲究系统性 不得缺张少页 正文和定稿 正 件和附件 正本和副本 请示与批复 报告与批复 函与复函等须完整 齐全 5 6 档案材料的整理要求 5 6 1 竣工技术资料的编制应严格按照国家档案局印发的 建设项目 工程 档案 验收办法 执行 一律由该单位负责技术的人员编制 即谁施工 谁编制 谁负责的原 则 各设计 施工 监理 质量监督 调试等单位可采用 20mm 30mm 40mm 的档案盒 并按公司 档案分类细则 中的分类项目将档案资料分门别类的分开 并按整理原则将 各类材料分别分装成案卷 7 5 6 2 按照竣工技术资料的编制规定和内容 各参建单位组织有关技术人员按照标 准规格及时记录 积累 收集 汇总各项技术资料 然后加装标准封面 汇编成册 需 要归档的文件资料应进行行科学组合 排列 管理性文件按阶段问题或重要程度排列 同一问题 事由 的指示 批复 合同 协议 来往文函均应放在一起 依时间顺序排 列 一般文字材料在前 图样在后 5 6 3 按照卷内材料排列顺序逐卷逐件填写卷内目录 仔细填写案卷背脊 案卷封 面 案卷题名 外文资料题名应译出中文 5 6 4 案卷内不同尺寸的科技文件材料 都要裁切或折叠成 A4 幅面 210mm 297mm 案卷内图样折叠依照手风琴正反折叠整齐 标题栏要露在正面右下位 置 外翻图标 5 6 5 文字部分的书写 一律采用留出装订线 施工记录用纸规格统一为 A4 纸张 297 210 案卷的装订 装具和内外观质量应符合 GB T11822 2000 科学 技术档案案卷构成的一般要求 装订时应将卷内文件的底边和右边取齐 大于公文纸的 要折迭压平 未留装订线的应加边 成卷装订的案卷应采用三孔一线法装订 装订位置 在左侧中部 距订口边 10 装订长度 120 为宜 结头在背后中孔 装订时必须 去掉金属物 三孔一线的方法 用线装订整齐 5 6 6 声像档案应用文字标出摄像或录音的对象 时间地点 中心内容和责任者 5 6 7 光盘档案应用文字标明档案内容 时间 责任者 5 6 8 编制档案移交清册 5 7 归档材料移交收集的数量参照 档案分类细则 中 水电项目工程竣工资料分 类标准 5 7 1 需要移交地方的工程项目的竣工资料必须增加 套 各类 除资料外 向公 司移交归档的材料要求同时提交电子光盘一套 可采用扫描 拍照等方式进行数字化处 理 制作 5 7 2 合同中有另行规定的 依合同规定执行 5 8 工程档案材料的管理 5 8 1 工程档案材料由档案室集中统一收集 管理和发放 5 8 2 设计 施工 监理 质量监督 调试等单位须将各自形成的所有工程档案材 料和清册移交给档案室 并办理交接手续 5 8 3 档案室应将有关档案材料提交审查 并及时将审查后的工程档案材料加盖发 放章后发到相关单位 同时做好发放登记工作 8 5 9 工程档案材料的整理归档要求 5 9 1 工程档案材料的整理和归档工作按档案室具体要求负责执行 5 9 2 整理和归档工作的具体要求按照 DL T5123 2000 水电站基本建设工程验收 规程 执行 5 9 3 整理和归档须符合公司 档案整理管理标准 和公司 档案分类细则 5 9 4 案卷质量须符合 GB T11822 2000 科学技术档案案卷构成的一般要求 和 DA T22 2000 归档文件整理规则 等标准要求 5 9 5 图纸折叠须符合 GB10609 03 1989 技术制图 复制图的折叠方法 要求 6 6 工程竣工文件材料归档及移交 工程竣工文件材料归档及移交 6 1 工程竣工文件材料的归档 凡是反映与工程有关的重要职能活动 具有查考价值的各种载体的文件 包括纸字 文件 图纸 照片 录音 录像 磁盘 光盘等 均应收集齐全 均应归入工程建设项 目档案 6 1 1 工程竣工文件材料原则上按合同段和单位工程组卷编制 各类文件应按文件 形成的先后顺序或项目完成情况及时收集 引进技术 设备文件应首先由建设单位或接 受委托的承包单位登记 归档 再行译校 复制和分发使用 6 1 2 对工程所用原材料进场时必须有产品出厂合格证 并加盖鲜章 当产品出厂 合格证上确无盖鲜章时 必须由经销商加盖鲜章 6 1 3 归档的技术文件资料 应编制移交目录 在归档时按目录点清 交接双方在 目录上签字 6 1 4 项目文件质量要求 6 1 5 归档文件材料必须完整 准确 系统 依据性文件 重要会议纪要等必须收 集齐全 并以原件归档 施工原始记录必须真实准确 不可追记 6 1 6 归档文件材料必须字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字认可手续完备 签 名必须签全名 不能以盖章或打印代替签名 6 1 7 永久 长期保存的文件不应用易褪色的书写材料 细 蓝黑水 圆珠笔 铅 笔 复写纸等 书写 须用黑色中性笔或碳素墨水书写 绘制 6 1 8 凡是归档的图纸折叠规格 297 210 采用手风琴式的方法折叠 标 题栏部分应露在右下角的外面以利查阅 6 1 9 施工 安装记录 签证单 试运记录 材料半成品试验单 设计修改通知单 含工程联系单等 调试措施 方案与报告等均应原件移交和归档 不可复印或用不合 9 格的书写材料书写的技术文件移交归档 本单位发文 打印件与底稿同时归档 不可归 复印件或少底稿 6 2 声像档案的归档 6 2 1 录音 录像文件应保证载体的有效性 长期存储的电子文件应使用不可擦除 型磁盘或光盘 6 2 2 磁性载体文件执行国家标准 照片档案管理规范 GB T 11821 2002 和 电子文件归档与管理规范 GB T 11824 2002 各单位形成磁性载体的部门负责对 需要归档的磁性载体文件进行整理 归档 6 2 3 各单位在产生照片 磁性载体过程中应将资料的形成积累和组卷同步进行 6 2 4 入卷的照片必须清晰 具有实用和历史价值 6 2 5 照片档案的文字说明应包括事由 时间 人物 背景 摄影者六要素 所有 入卷的照片 每张均必须附有六要素卡片 6 2 6 录像档案的案卷 原则上以 1 2 录像带 或光盘 为准 录音档案以盒式 录音带 或光盘 为归档单位 6 2 7 已载有录像材料的载体 必须加贴有标志的题目卡和内容说明卡 并用碳素 墨水工整填写 6 2 8 录像卡片需简要说明该片的内容 制式 语别 密级 规格和放映时间 同 时 还应归档一套可供借阅的备份录像片 6 2 9 录音带需简要说明讲话内容 讲话人姓名 职务 录制日期 密级等 6 2 10 归档的磁性载体文件 如计算机软磁盘 录像带 录音带 光盘 必须是 可读文件 必须在有关的设备上演示或检测 运转正常 无病毒 清洁 无划伤 确保 文件的完整性和内容的准确性 6 2 11 同一项目同一类别的磁性载体文件应存贮在同种磁性载体上 6 2 12 磁带 光盘 需简要说明带 盘 中存贮文件的内容 运行的软 硬件环 境 版本号 文件的完整性和准确性 6 2 13 磁性载体文件应一套 与相应的纸质文件同时归档 6 3 归档时间 6 3 1 工程建设项目的文件积累整理与完成 实行与项目施工进程三同步的方式进 行 即项目 开始就与建立竣工文件同步进行 项目进行中就与竣工文件的积累 整编 审定工作同步进行 项目工程交工验收时 必须向公司档案部门交出合格的竣工文件 一式两套 凡竣工文件不完整 不准确 不系统 不算工程完工 财务处不得进行竣工 10 决算的支付 6 3 2 各施工单位负责收集 编制 整理所施工的工程竣工图纸资料 交其工程监 理单位审查 鉴定 由监理部门提出审查意见 责成施工单位限期整改 并由监理单位 审定合格后移交建设单位汇总 6 3 4 由某某某某公司组织进行全部项目档案的汇总整理 其内容包括 6 3 4 1 根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目实际情况 设计 制定统一的项目档案分类编号体系 6 3 4 2 对全部项目档案进行清点 编目 并编制项目档案案卷目录及档案整理情 况说明 6 3 4 3 负责贯彻执行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格 6 4 项目档案的移交 6 4 1 项目档案验收合格后 建设单位应按合同及规定的要求 在项目正式通过竣 工验收后三个月内 向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交 凡分期或分机组的 项目 应在每期或每机组正式通过竣工验收后办理档案移交 6 4 2 公司 生产使用单位及其他有关单位应办理项目档案移交手续 明确档案移 交的内容 案卷数 图纸张数等 并有完备的清点 签字等交接手续 6 4 2 项目档案检查移交流程 合格 合格 不合格 不合格 合格 施工单位收集 整理并进行全面 自检 提交竣工 资料整编审签表 监理单位进行全 面检查并签署意 见 公司项目部相关部门 进行完整 齐全 准 确性检查并签署意见 公司项目部档案室进 行规范性检查并签署 意见 签署竣工资 料档案验收 合格证 11 第二章第二章 档案整理管理标准档案整理管理标准 1 1 主题内容及适用范围 主题内容及适用范围 本标准规定了本公司档案整理工作的原则 内容 程序 要求 检查与考核等 本标准适用于本公司的档案整理工作 2 2 引用标准 引用标准 DA T28 2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 中华人民共和国档案行业标准 DA T22 2000 归档文件整理规则 中华人民共和国国家标准 GB Tll822 2000 科学技术档案案卷构成的一般要求 财会字 1998 第 32 号 会计档案管理办法 3 3 名词术语 名词术语 档案整理 通常指档案实体整理 是将零散的和需进一步条理化的文件或档案 进 行基本的分类 组合 排列 编目 组成有序的档案整体的工作过程 4 4 档案整理工作的原则 档案整理工作的原则 4 1 坚持以全宗整理档案的原则 即将一个立档单位形成的全部材料进行整理 4 2 整理档案必须保持文件之间的有机联系 否则将破坏文件体系的本来面貌和利 用价值 4 3 整理档案应充分利用原有的整理基础 不要轻易打乱 破坏以往整理和保存的 历史状况 4 4 整理档案必须坚持便于保管和利用的原则 5 5 档案整理工作的内容 档案整理工作的内容 5 1 分类 即将全宗内的材料分别按有关分类方法和分类细则分门别类的分开 5 2 立卷 即按整理原则将各类材料分别分装成案卷 5 3 案卷排列 将立成的案卷和卷内文件按规定顺序进行排列 5 4 编号 按照排列顺序 对卷内文件打印页号 对案卷编写档号 5 5 编制目录 按卷内文件排列顺序编制卷内目录 按案卷属类和顺序编制案卷目 录 6 6 整理工作的程序和要求 整理工作的程序和要求 6 1 分类 6 1 l 对收集来的材料进行清理 判定其保存价值 剔除无保存价值的材料和重份 材料 12 6 1 2 对归档材料进行完整性审查 补充收集缺张页的材料和应归档的帐外文件 6 1 3 按照本公司 档案分类细则 规定的分类方法 对照 分类表 逐份逐件对 号分类 细分到每个相应类目中 6 1 4 在分类过程中 以文件材料的主题内容为依据 不得拆件 6 2 立卷 6 2 1 将分到各类目中和不同保管期限的材料分别装入不同盒 每一类或每一个问 题及不同保管期限分别装盒 不得混问题 混保管期限装入同一盒内 材料较多的分装 成若干盒 6 2 2 分装材料入盒时 不得拆件 必须保持其自然形成规律和材料间的有机联系 坚持密不可分的原则 6 2 3 涉及前后两年工作的一份材料 一般装入前一年的卷盒中 为便查询 可复 印一份装入后一年的卷盒中 6 3 排序 6 3 1 归档文书文件以 件 为单位整理 一般以每份文件为一件 文件正本与定 稿为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 6 3 2 案卷排列按本公司 档案分类细则 的规定执行 6 3 3 基建工程档案按依据性材料 基础性材料 工程设计 工程施工 工程竣工 验收等排列 6 3 4 设备档案按依据性材料 设备开箱验收 设备安装调试 设备运行维护 随 机图样等排列 6 3 5 案卷内科技文件材料排列要求文字材料在前 图样在后 6 4 编页号 6 4 1 档案页数为每一件归档文件的页数 文件中有图文的页面为一页 若来文与 复文 正文与定稿等作为一件时 统计页数时应将构成该件的各文件页数相加作为该件 的页数 6 4 2 档案每卷页号应从 1 开始编流水号 单面书写的科技文件材料在右下角 双 面书写的科技材料 正面在右下角 背面在左下角 6 4 3 案卷封面 卷内目录 原有图样目录除外 卷内备考表不编写页号 6 4 4 科技档案中向已有案卷中补充材料 应放在案卷的最后 并按照排列顺序按 原有案卷中档案材料的最后一页页号依次编号 13 6 5 填写卷内目录 6 5 1 按照卷内材料排列顺序逐卷逐件填写卷内目录 目录格式统一由公司档案室印 制 6 5 2 序号应用阿拉伯数字从 1 起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序 6 5 3 文件材料题名亦称文件标题 应填写科技文件材料标题的全称 多份标题相 同 内容不同的文件应写清事件的问题 部位等 6 5 4 文件编号应填写文件的文号或图样的图号 设备代号 项目代号等 6 5 5 责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者 6 5 6 日期应填写科技文件材料的形成日期 6 5 7 页号应填写每件科技文件材料首尾页上标注的页号 6 6 填写案卷封面 本公司采用内封面形式 6 6 1 案卷题名要求文字简练 内容明了易懂 并准确地揭示卷内科技文件材料的 内容 主要包括项目名称或代字 代号及其结构 阶段的名称等 6 6 2 立卷单位应填写负责科技文件材料组卷的部门 6 6 3 起止日期应填写案卷内科技文件材料形成的起止日期 6 6 4 保管期限应依据公司 分类细则 中划定的保管期限填写 6 6 5 档号填写档案的目录代号 分类号和案卷顺序号 6 6 6 案卷封面置于卷首 6 7 填写案卷备考表 6 7 1 说明包括 案卷内科技文件材料的件数 页数以及在组卷和案卷提供过程中 需要说明的问题 6 7 2 立卷人应由责任立卷人签名 6 7 3 立卷日期应填写完成立卷的日期 6 7 4 审核人应由案卷质量审核者签名 6 7 5 检查日期应填写审核的日期 6 7 6 互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管单位的档号 档号后应注 明档案载体形式 并用括号括起 6 7 7 卷内备考表排列在卷内文件材料之后 6 8 填写案卷背脊 将案卷封面的对应内容填写在案卷背脊上 6 9 装订 6 9 l 档案材料在装订前要去掉金属物 对破损的材料应托裱 字迹扩散的应复印 14 并与原件一并立卷 6 9 2 会计档案装订成卷 采用三孔一线的方法装订 6 9 3 文书档案 科技档案按件装订 不装订成卷 文书档案使用缝纫机装订 科 技档案用细棉线装订 采用三孔一线的方法 两孔之间距离为 6cm 距装订边 1cm 单张 材料不装订 但需按琴键式折叠成 A4 幅面大小 材料名称露外 同时在每份材料的右上 方加盖档号章 并填写档号 6 10 编制检索工具 6 10 1 检索工具的格式 由公司档案室统一印制并按要求执行 6 10 2 文书档案须编制全引目录 会计档案须编制案卷目录 科技档案必须编制 案卷目录 总目录和全引目录 7 7 卷盒的规格 卷盒的规格 7 1 公司科技档案盒可采用卷盒的外表面规格为 305mm 220mm 厚度为 20mm 30mm 40mm 15 第三章第三章 档案收集管理标准档案收集管理标准 1 1 主题内容及适用范围 主题内容及适用范围 本标准规定了档案收集工作的分工 收集范围 收集方法 收集要求 检查与考核 等 本标准适用于武汉某某水电有限公司档案的收集工作 2 2 引用标准 引用标准 国家档案局 国家经贸委 国家计委档发 2002 5 号 企业档案管理规定 国家档案局国档发 1987 27 号 机关档案工作业务建设规范 国家档案局 国家计委国档发 1988 4 号 基本建设项目档案资料管理暂行规定 中华人民共和国行业标准 DL T5123 2000 水电站基本建设工程验收规程 3 3 档案资料收集的分工 档案资料收集的分工 3 l 文书档案由综合办公室收集 3 2 科技档案由档案室收集 3 3 会计档案由财务部门收集 3 4 收集的文中材料 按规定定期向档案室移交 4 4 收集范围 收集范围 4 1 公司职能活动中形成并办理完毕的具有保存和利用价值的各种文件材料 包括 收发文 会议记录 技术文件 图纸图表 出版物原稿 印模 照片 底片 录音带 录像带 实物 计算机软盘等 4 2 收集的具体内容见归档范围 4 3 归档范围 4 3 1 文书文件归档范围 序号项 目归 档 文 件 1上级机关的文件材 料 1 1 上级机关召开的需要贯彻执行的主要文件材料 1 2 上级机关颁发的属于分公司主管业务并要执行的文件 以及普发的 非公司主管业务但需要贯彻执行的法规文件 1 3 党和国家领导人 人民代表 上级机关领导等视察 检查公司工作 时的重要指示 讲话 题词 照片和有特殊保存价值的录音 录像等材料 1 4 代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本 l 5 上级机关转发公司的文件 16 序号项 目归 档 文 件 2公司的文件材料2 1 党政工团代表大会 代表会议 工作会议的全套会议文件和各种声 像材料 2 2 公司党委 行政领导会议文件材料 公司召开的工作会议 专业会 议材料 2 3 公司颁发的各种正式文件的签发稿 印制稿 重要文件的修改稿 2 4 公司的请示与上级机关的批复文件 下级机关的请示与公司的批复 文件 2 5 公司及其内部职能部门活动形成的工作计划总结 报告 2 6 反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料 2 7 公司检查下级机关工作 调查研究形成的重要文件材料 2 8 公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料 含计算机盘片等 2 9 公司形成的财务报表 凭证 帐簿 审计等文件材料 2 10 公司党委 团委 工会和内部组织机构在工作活动中形成的主要文 件材料 2 11 内容重要的人民来信 来访材料 领导的指示和公司处理人民来信 来访形成的记录 摘要单 调查处理报告 统计分析材料等 2 12 公司领导人公务活动形成的重要信件 电报电话记录 从外机关带 回的与分公司有关的未经文书处理登记的文件材料 2 13 公司及分公司批准的有关区域变化 解决山林 地界 水利纠纷 征用土地以及基本建设工程施工 竣工 购置大中型设备的文件材料 公 司直接管理的科研 生产 建设项目的科技文件材料 2 14 公司成立 合并 撤销 更改名称 启用印信及其组织简则 人员 编制等文件材料 2 15 公司制订的工作条例 章程 制度等文件材料 2 16 公司的历史沿革 大事记 年鉴 反映公司重要活动事件的剪报 声像材料 荣誉奖励证书 有纪念意义和凭证性的实物和展览照片 录音 录像等文件材料 2 17 公司 包括上报和下批 干部任免 包括备案调配 培训 专业技 术职务评定 聘任 党员 团员 干部 工人名册 报表 纪律检查 治安保卫以及职工的录用 转正 定级调资 退职 退休 离休 复员 转业 评残 抚恤 死亡等工作及干部奖惩等文件材料 2 18 公司及公司办理的干部 工人的转移工资 行政 党 团 工会组 织介绍信及存根 2 19 公司财产 物资 档案等的交接凭证 清册 2 20 公司编印的情况反映 简报等刊物定稿和印本 编辑出版物的定稿 样本 2 21 公司与有关机关单位签订的各种合同 协议书等文件材料 17 序号项 目归 档 文 件 3 4 同级机关和非隶属 机关的文件材料 下级机关的文件 材料 2 22 公司与外国签订的条约 议定书 协定 合同 换文 正 副本 和机关外事活动中形成的请示 报告 计划 考察总结 重要简报 会议 纪要 记录 声像材料 有参考价值的资料 互赠礼品清单 工作来往文 件等 2 23 各种普查工作形成的文件材料 2 24 按有关规定应归档的死亡干部职工档案 3 1 同级机关和非隶属机关颁发的非公司主管业务但需要执行的法规性 文件 3 2 有关业务机关对公司工作检查形成的重要文件 3 3 同级机关和非隶属机关与公司联系 协商工作的重要来往文件 4 l 下级机关报送的重要的工作计划 报告 总结 典型材料 统计报 表 财务预算 决算等文件 4 2 直属单位报送的重要的科技文件材料 4 3 下级机关报送的法规性备案文件 4 3 2 科技文件归档范围 序号项 目考 核 内 容 1 2 3 4 工程前期依据性文 件 设计基础材料 工程设计文件 工程管理文件 1 1 项目建议书及审批文件 1 2 可研报告及审批文件 1 3 项目评估材料 包括借贷承诺评估 谈判议定书 纪要 现场备 忘录等 1 4 环境预测 调查报告 1 5 设计任务书 计划任务书 2 1 工程地质 水文地质 勘测设计 勘探报告 地质图 勘察记录 化验 试验报告 重要土 岩样及说明 2 2 地形 地貌 控制点 建筑物 构筑物及重要设备安装测量定位 观测记录 2 3 水文 气象 地震等其它基础资料 2 4 水质 泥沙资料 3 1 初步设计 3 2 技术设计 3 3 施工设计 3 4 设计说明书 3 5 设计评价 鉴定及审批 4 1 环保三同时 消防 安全和三通一平 包括水通 电通 路通 等 18 序号项 目考 核 内 容 5 6 施工文件 设备文件 方面的合同 协议 执照 许可证等来往文件 4 2 与设计 施工 设备 调试 监理等单位签订的合同 委托书 协 议书 询价 报价 招 投标文件 租赁文件及来往文件 4 3 库区移民规划 移民安置 拆迁 补偿协议 文件 4 4 征用土地的文件 土地使用证书 土地界定 红线图 4 5 施工执照 4 6 工程启动委员会 验收会 鉴定会 协调会等重要会议文件材料 4 7 工程财务 计划 统计 营销 设备等建设管理文件材料 5 1 开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要 5 2 施工组织设计 施工方案 施工计划 施工技术措施 施工安全措 施 施工工艺 施工记录 大事记 5 3 工程设计变更证件 包括设计修改通知单 工程联系单和材料代用 核定审批 5 4 原材料及构件出厂证明 材质鉴定 建筑材料试验报告 5 5 灌浆 质检 试验记录 5 6 施工观测记录 包括工程测试 沉陷 位移 变形观测记录 5 7 隐藏工程验收记录 5 8 焊接试验记录 报告 施工检验 探伤记录 强度 密闭性试验报 告 5 9 设备安装 调试 测定数据 性能鉴定 电缆敷设 质量检查记录 事故处理报告 5 10 系统调试 试验记录及总结 包括电气装置交接试验 5 11 分项 分部 单位工程质量检查 评定 中间交工验收记录证明 阶段验收记录 签证 5 12 分步 分项 联动试验 5 13 电气仪表 保护 自动 控制装置 调试 整定记录 校验 验 收记录 性能测试和校核 质量评定 5 14 环保 消防 安全图纸 资料 6 1 水轮发电机组 包括发电机 励磁机 永磁机 水轮机 调速器 油压装过 漏油装置和水处理系统 厂用机械及附属设备 包括油 水 气 采暖 通风系统 快速闸门 进水闸门 检修闸门 尾水闸门 溢 流闸门 泄洪闸门 排沙孔闸门 船闸 拦污栅 压力钢管 门机 桥 机 油压启闭机 卷扬机和吊运设备 水工机械设备 水工仪器仪表 水文仪器仪表 电梯 专用码用 金工设备 专用工具 电气及自动化 设备 包括主变压器 联络变压器 厂用变压器 配电变压器 断路器 隔离开关 互感器 防雷设备 电力电容器 电抗器 电缆和母线 直 流电机 整流设备 蓄电池 发电机保护装置 变压器保护装置 线路 19 序号项 目考 核 内 容 7 8 9 10 机组启动试运及系 统调试文件 生产准备与试生产 期间的文件 工程质量监督与监 理文件 科研项目文件 保护装置 同期装置 励磁装置 水车自动控施装置 仪表 高压试验 设备 厂内通信 载波通信 光纤通信 微波通信 超短波通信 远动 自动化 办公自动化 等设备的出厂合格证书 使用说明书 图纸 试 验记录 维修手册 装箱单等技术文件 6 2 设备合同及附件 协议 索赔文件 6 3 从开箱至移交生产各阶段所有设备的消缺 修补与更换记录 6 4 备品 备件 专用工具清单 6 5 主设备及主要辅助设备台帐 7 1 机组启动调试大纲 运行方式 各种试验方案 措施 开停机方案 7 2 机组启动试运行记录和调试报告 机组启动验收鉴定书 7 3 机组试运行阶段的事故缺陷 故障分析记录与处理结果 7 4 机组试运行阶段的经济指标与运行情况分析 7 5 购电合同 并网 调度协议 8 1 水电厂技术标准和制度 包括各类运行 操作 事故规程 管理制 度 措施等 8 2 技术培训材料 8 3 系统图 结线图 启动程序等 8 4 运行台帐 8 5 设备命名 试生产记录 总结 8 6 试生产期间事故分析 处理记录与结论 9 1 工程质量监督文件 包括工程施工技术措施的审查意见 工程各阶 段形成的质检记录 纪要 报告和签证书 对不合格原材料 构件 设 备的处理意见 质量事故的分析 处理 总结及工程质量争端的仲裁 工程质量评价意见 监督工作的信息和经验等 9 2 工程监理依据性文件 包括监理单位或部门签定的合同 协议 监 理大纲及来往文件 工作文件或监理报告 包括监理工作内容 职责 权限 监理组织 对工程质量 工期 投资控制的评价 结论与建议 对工程各阶段形成的工程监理文件及结论意见 监理通知 开 停 复 工令 许可证 备忘录 会议纪要 9 3 重大问题的处理意见与经验教训等 9 4 完善 整改记录 11 1 课题报告 任务书 批准书 11 2 协议书 委托书 合同 11 3 研究方案 计划 调查研究报告 11 4 实验记录 图表 照片 图纸 11 5 实验分析 计算 整理数据 20 序号项 目考 核 内 容 11竣工文件 11 6 阶段报告 科研报告 技术鉴定 11 7 成果申报 鉴定 审批及成果推广应用材料 11 8 考察报告 课题研究 专业会议文件 12 1 工程竣工验收报告 12 2 工程设计总结 工程监理总结 12 3 工程质量评审材料 12 4 工程现场声像材料 12 5 工程审计文件 工程结算 竣工估算 工程决算报告 12 6 环保 消防 安全卫生竣工验收文件 12 7 工程竣工验收会议决议文件 12 8 工程遗留问题的处理意见和结论 12 9 机组移交生产交接书 12 10 竣工图纸 一式四套 12 11 竣工图纸 资料移交清册 工程图纸资料总目录 档案验收会议 4 3 3 文件不归档范围 序号项 目不 归 档 文 件 1 2 3 4 上级机关的文件材料 公司的文件材料 同级机关和非隶属 机关的文件材料 下级机关的文件材料 1 l 上级机关任免 奖惩非公司工作人员的文件普发供参阅 不办的 文件材料 l 2 上级机关发来供工作参考的抄件 l 3 上级机关征求意见未定稿的文件 2 1 重份文件 2 2 无查考利用价值的事务性 临时性文件 2 3 未经会议讨论 未经领导审阅 签发的未生效文件 电报草稿 一般性文件的历次修改稿 重要法规性文件 定稿除外 铅印文件的 各次校对稿 主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外 2 4 从正式文件 电报上摘录的供工作参阅的非证明材料 2 5 无特殊保存价值的信封 一般表态 询问一般性问题 提出一般 性建设或意见的人民的来信 2 6 机关内部互相抄送的文件材料 不应履行公文的行文 介绍信等 2 7 公司负责人兼任外机关职务形成的与分公司无关的文件材料 2 8 为参考目的从各方面收集的文件材料 3 l 参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件 材料 3 2 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料 4 1 下级机关送来参阅的简报 情况反映 不应抄报或不必备案的文 21 序号项 目不 归 档 文 件 件材料 4 2 越级抄送的一般的 不需要办理的文件材料 4 3 下级机关抄报备案的一般性文件材料 5 5 收集方法 收集方法 5 1 文书档案按年度收集 并随时做好 帐外 文件的收集工作 5 2 科技档案按工程项目 重要设备开箱 科研成果鉴定等进行收集 5 3 会计档案按年度及形式 凭证 帐簿 报表 收集 5 4 声像档案采取参加分公司的重要工作和活动的方式收集 5 5 实物档案以上级有关表彰决