秘书学-秘书机构与人员(第二章分享)PPT课件.ppt

第二章秘书机构与秘书工作 本章导学 秘书机构的设置秘书工作的内容与特征秘书的职业道德和能力 1 1秘书机构的地位与设置 秘书机构指各级各类机关 单位中的办公厅 室 或秘书厅 处 科 股等 广义的秘书机构不仅指各级负责综合性工作的办公厅 室 而且包括其下属的秘书 档案 机要 调研 信访 警卫 机关事务管理等部门 狭义的秘书机构 仅指各级办公厅 室 中的秘书部门 2 1 1秘书机构的地位 从属地位综合地位枢纽地位总之 秘书部门既不是权力机构 也不是执行机构 而是属于综合性的辅助机构 3 1 2秘书机构的设置 1 2 1行政机关秘书机构的设置各级政府机构的设置上自全国人大常委会 依次为国务院 各省 直辖市 自治区 政府 地方政府 县 区 政府 乡 街道 政府 村镇 居委会 政府机构 各级党组织机构的设置上自中共中央 依次为省委 地委 县委 乡 街道 党委 村镇 居委会 党支部 4 1 2秘书机构的设置 行政机关的秘书部门就分别设置在各级机关之下 其级别就是机关直属下级 省部级以上行政机关的秘书部门绝大多数称 办公厅 地级以下 包括地级 一般称 办公室 秘书部门的负责人称办公厅 室 主任 中共中央 国务院均设办公厅 中共中央不设正副秘书长 但办公厅设正副主任 国务院设正副秘书长 但办公厅不设主任 而由秘书长直接领导 中共中央 国务院所属部委均设办公厅 全国人大常委 中央军委 全国政协常委会亦是由秘书长领导办公厅办承办日常工作 5 1 2秘书机构的设置 1 2 2秘书机构的设置模式单一制模式 指只具备一名专职或兼职的秘书人员直接为领导人员或业务部门提供综合服务的组织结构模式 分设制 分理制 模式 根据实际工作需要 在设置办公室的同时 又设置若干与办公室平级的其他秘书机构 如研究室 信访局 机要局等 综合制 综理制 模式 根据整体需要 只设置一个办文 办事 办会等秘书事务均归口管理的综合办公部门 6 2秘书工作的内容与特征 2 1秘书工作的内容2 1 1辅助决策工作领导决策之前 协助调查研究 收集信息 协同有关职能部门提出某些方案 撰拟文稿 供领导参考 选择 领导决策之后 将决策形成文件 并通过各种形式下达 协助领导实施决策和检查决策的执行情况 7 2秘书工作的内容与特征 2 1 2日常程序化工作文书处理与撰制 调查研究 信息工作 文书立卷与档案管理工作 会务工作 信访工作 督查工作 印信工作 行政事务管理 机要保密工作等 2 1 3协调工作 政策协调 关系协调 工作节奏协调 社会协调等 2 1 4领导人临时交办的工作 突发性事件 事务性工作代办等 8 2秘书工作的内容与特征 2 2秘书工作的特征政治性辅助性被动性综合性事务性 9 3秘书的职业道德和能力 3 1秘书角色认知 10 3秘书的职业道德和能力 案例 招聘启事 本公司现面向内部全体员工招聘1名总裁秘书 工作职责 协助总裁处理公司各项日常事务 安排总裁活动行程 参与组织和协调各种会议 仪式 活动等 及时办理各部门文档的提交审批和回复工作 负责做好各种重要会议的记录及归档 整理工作 11 3秘书的职业道德和能力 要求 专业不限 年龄25 30岁 两年以上相关工作经验 熟悉现代企业集团日常经营运作业务 工作细致 周到 擅长组织协调 应变能力强 具备出色的书面表达能力及沟通技巧 良好的职业素养和气质 具备良好的英语水平 具备很强的事务处理能力 理解能力与分析能力 12 3秘书的职业道德和能力 熟练使用MicrosoftOffice等办公软件及网络应用 从事过综合管理工作至少一年 具备经济 管理 法律等综合知识者优先 本次招聘将采取各部门推荐和自愿报名的方式 经过严格筛选后 最终人选由总裁面试决定 某某公司人力资源部某年某月某日 13 3秘书的职业道德和能力 招聘启事 招聘高级文秘与董事长秘书工作地点 广州女性 管理 法律或外语类专业本科以上学历 两年以上相关工作经验 职业经历 两年以上在大型跨国公司从事秘书工作经验 外语语种 英语 程序 级 听 说 读 写熟练 14 3秘书的职业道德和能力 其它要求 年龄范围25 30岁 形象好 气质佳 周到细致 熟练操作传真机 复印机等办公设备 从事过项目报告的拟定工作 中文写作能力强 良好的语言表达和沟通能力 熟悉电脑操作及各种办公软件 责任心强 思维敏捷 会驾驶 有良好的人际沟通能力和业务协调能力 能够准确领会意图 坚定 灵活地处理好总裁交办的各项事务 15 3秘书的职业道德和能力 测试题 有一天 气象预报说会刮台风下暴雨 总经理恰好不在公司 就打电话告诉秘书说 今天有暴风雨 顶楼有几扇窗户还没有关 你去关上吧 秘书答 好的 我马上就去关 我已经把那扇窗户关好了 我正在关窗子 16 3秘书的职业道德和能力 分析题 为什么会有这样的情况发生呢 公司秘书小张因业务往来关系与 公司秘书小李认识 因小张热情开朗 小李温柔沉静 性格的互补 使二人成为私下无话不谈的好朋友 小张一次业务谈判成功后 欣喜万分 下班后约小李庆祝 今天上午我们经理签订了一个合作意向书 交易达千万元 成功后公司又能赚一百多万元 你看我的谈判水平不错吧 几天后 公司在与 公司约定签订正式合同的地点没等到人 公司负责人来电 我们已找到低于贵公司价格的合作对象 希望下次有机会再合作 后打听 公司最后的购货单位为 公司 17 3秘书的职业道德和能力 分析题 天龙公司总经理出差外地了 公司的一件重要事项急需三位副总经理协商决定 但在商量时 三位副总经理发生了严重的分歧 开了一上午的会议 还未达成统一意见 而事情又十分紧急 这可使具体经办人简秘书苦恼万分 会后 好心的简秘书分别再向三位领导请示 三人仍各持己见 每位副总经理都要求简秘书传话给其他两位 听话的简秘书均如此照办 但事情最终未办成 总经理回来后 再次召集开会 三位副总经理的情绪更坏 隔阂更大 而且都表明自己的原话或说话的真正意思不是传话的那样 是简秘书在传话时加进了自己的意思 使原意走了样 这样一来 简秘书真是 猪八戒照镜子 里外不是人 三位副总经理的隔阂是如何形成的 秘书遇到此类情况时 正确的做法应该怎样 18 3秘书的职业道德和能力 3 2秘书的职业道德 热爱工作 甘于平凡 自尊自重 克己奉公