合同履约管理办法.doc

合同履约管理办法(试行) RX-C-000 湖南武陵城（集团）房地产开发有限公司合同履约管理办法第1章 总 则第一条 目的：为了适应公司发展的要求，加强公司合同履约管理工作，建立健全公司合同履约管理体系，规避公司经营风险，减少和避免法律纠纷，提高公司整体经济效益，切实维护公司的正当合法权益。根据国家的有关法律、法规及公司现行的规章制度，结合公司的具体实际情况，特制定本办法。第二条 （一）、本办法所称合同是指公司及所辖各项目部在组织生产施工及经营管理过程中与公司以外的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。（二）、本办法所称合同履约管理是指合同实施中所涉及的履行、变更、解除、终止、监督检查、奖惩措施等行为。（三）、本办法所指的合同，包括如下几大类：工程建筑类、财务金融类、营销宣传类、商业地产类、人力资源行政类、重大合作类等。第三条 公司合同履约管理应当遵循的基本要求：（一）确保合同内容真实合法有效、程序正当。（二）规范合同履约行为，提高合同履约的效率性、准确性和可控性。（三）应当妥善保管好合同履约过程中的各项书面文书、财务凭证、票据、图表、电子文档、邮件等材料，确保合同履约管理过程中所涉资料的完整性、原始性、复制性。（四）高效、及时、稳妥处理各类合同履约纠纷，维护公司的合法权益。第四条 任何个人不得在任何地点、以任何方式泄漏公司在合同履约过程中所获悉的商业秘密，不得利用合同从事损害公司利益的违法行为。 第五条 公司实行合同履约主席审批制和过会制，所有涉及合同中的款项都须经过主席审批和过会后方可支付，若无特殊情况，不得先付款后审批及过会。如遇特殊情况，需要先付款，来不及过会,则需公司董事局主席特批，但付款后，须按公司制度及时补齐合同及相关手续。 第六条 公司实行法定代表人授权委托制度，凡以公司名义对外发生的经营管理活动，应当签订合同，若无法定代表人特别授权，任何人不得以个人名义在履约过程中给予对方承诺、或提供经济担保。 第七条 适用范围：本办法适用于湖南武陵城（集团）房地产开发有限公司及所有项目部。 第二章 合同履约部门及权责 第八条 公司合同履约管理实行由责任部门实际履行，财务部进行资金把关，法务处负责总协调和风险控制的严格管理体制。 第九条 公司各部门应当认真负责落实本部门职责范围内的合同履约事项，各部门的具体权责如下： （一）责任部门： 1、各部门根据自身需要，负责收集、整理合同起草所需的资料。 2、负责审核确认合同的工期、数量、人员安排、行业标准、总金额、单价、质量要求、安全管理、专业标准等条款。 3、根据项目进度、成本预算，督促和把握合同履约进度，监督合同的具体实际履约情况。 4、协助法务处处理合同纠纷的协商、调解、诉讼、仲裁等工作。 （二）财务部： 1、负责审核合同约定的总金额、付款方式、付款进度等，在合同的履行过程中，按合同要求对资金的支付进行全面掌控。 2、负责收取、划扣合同中约定的质量保证金及其他款项。 （三）法务处： 1、负责制定和修改涉及公司的合同履约管理的规章制度。 2、负责起草公司履约所需的各类合同范本、审核合同条款和内容、审核合同变更及终止、防范和规避合同潜在的法律风险。 3、负责公司合同履约的监督检查，定期、不定期抽查合同履约情况，对违反合同规定的事项提出法律意见。 4、负责公司所涉合同的会审、评审、履约全过程监控和督促，对可能出现的法律问题进行分析和预防。 5、负责审核和办理合同履约中的法定代表人授权事项。 6、负责解决合同履约纠纷的协商、调解、投诉、应诉、仲裁等工作。 7、负责处理其他有关合同履约事项。 第十条 公司在合同履约过程中，需要相关部门共同进行审议修改的，则部门第一负责人必须到场，共同审议同意后，并按公司制度征求董事局主席的审批后方可执行。 第十一条 公司需要共同审议修改的合同，责任部门负责提供合同审议修改所需的全部资料，并对资料的真实性、可靠性负责。 第十二条 责任部门根据自身需求，派人员负责日常的合同履约事务，对可能出现的重大问题，应当及时以书面形式向法务部通报，或部门第一负责人直接向董事局主席呈报，部门第一负责人对合同履约全过程负责。 第三章 合同履约具体规定 第十三条 合同中约定的生效条件尚未成就的，公司不得履约。合同签订生效后，即具有法律约束力，公司相关部门和人员都必须遵守合同所确定的事项，认真履行合同。不能随意补充、变更或解除合同，确保合同完全履约。原则上由公司责任部门全面负责，其他相关部门予以密切配合。 第十四条 在合同履约过程中，因客观情况发生重大变化，致使合同无法正常履约或继续履约难以实现合同目的，责任部门首先应当及时通知法务处，并会同法务处及时采取措施以减少损失，并注意收集、保全有关证据。 第十五条 因客观情况发生重大变化，我方需要对合同进行补充、变更，解除的，责任部门应当与法务处共同研讨补充、变更或解除合同所存在的法律风险，并将具体实施方案以书面形式呈报公司董事局主席审批。 第十六条 若对方故意不履约或不完全履约时，责任部门和法务处应督促对方继续履约，并注意收集、保全相关证据。若经催告后，对方仍不履约或不完全履约时，法务处应认真分析，做好诉讼、仲裁等相关准备工作，并按公司制度报董事局主席审批。 第十七条 若对方主动提出变更、解除或终止合同的要求，我司则应当从维护公司合法权益的角度出发，具体经办人应当及时报告部门负责人，并会同法务处研究是否同意其所提出的要求，法务处进行严格控制和把关，且必须按公司制度报董事局主席审批后方可实行。 第十八条 合同责任部门需要将合同各方当月的履约情况及存在的问题记录于“合同履约跟踪表”。公司责任部门在合同履约过程中出现问题需要法务处出具意见的，在附上相关书面材料后，法务处在三个工作日内根据相关材料及调查了解到的事实出具法律意见，并协助责任部门对所出现的问题进行跟踪解决。 第十九条 合同责任部门须在每月的30号前将本部门正在履约的合同，根据合同实际履约情况填写好“合同履约跟踪表”，并提交到法务处。若一次性履约完毕，责任部门应当在合同履约完毕后的三个工作日内填写好“合同履约跟踪表”，并提交到法务处。法务处对各部门提交的“合同履约跟踪表”进行汇总检查，并在每月5号前将汇总检查情况呈交到董事局主席。 第二十条 在合同履约过程中，所涉及的所有书面材料，具体经办人员必须真正审核、严格把关，确保材料真实有效。经部门负责人签字确认后，方能作为合同履约凭证。 第四章 合同履约监督及奖惩 第二十一条 合同履约监督是合同履约管理的重要组成部分。公司应当定期、不定期对合同的履约情况进行监督检查，及时找出合同履约过程中存在的问题，杜绝违反合同履约管理的行为。法务处有权会同公司各部门定期、不定期检查合同的履约情况，保证合同的顺利履行。 第二十二条 合同履约监督的主要内容有： （一）合同所约定的具体事项是否落实到位。 （二）合同项目的履约进度及情况。 （三）合同双方有无违约情况。 第二十三条 责任人员在合同履约过程中违反公司规章制度的规定，尚未造成公司经济损失的，则对其进行批评教育；已造成经济损失的，根据湖南武陵城（集团）房地产开发有限公司财务开支分级管理办法（湖武司董字【2004】01号）第四部分考核处罚如下： （一）、各责任人把关不严，没有执行本制度规定的程序造成财产损失，应属于个人承担30%的部分，按下述比例分摊：1、各公司第一责任人承担10%；2、各公司财务负责人承担10%；3、直接责任人（含经办人直接领导）承担80%。 （二）、因员工自身责任丢失、损坏造成的直接经济损失，负责赔偿100%。 第二十四条 责任人员不配合法务处处理合同履约事项，不提供真实情况及相关证据、资料，导致法务人员出具的法律意见失误而造成合同无法正常履约的，给予责任人员十分制处罚五分。 第二十五条 责任部门及人员未按照公司规章制度认真执行合同履约事项，而导致合同无法正常履约的，给予责任人员十分制处罚五分。 第二十六条 合同履约中，法务处出具的法律意见违背法律规定、客观事实而导致公司合同无法正常履约的，按十分制给予责任人员五分处罚。 第二十七条 造成公司经济损失的，责任人员除按本办法第二十三条承