山西天然气管网工程竣工资料归档整理细则.doc

山西天然气管网工程项目文件归档要求与档案整理规范（试运行） 山西天然气股份有限公司项目研发部2011-04-1前 言本标准是为规范天然气管网工程项目档案管理，确保山西天然气档案的完整、准确、系统、规范和安全，使之更好地服务于天然气管网工程建设和生产经营管理及今后的改扩建工作。本标准是天然气管网工程建设项目开展档案工作的基本规范，各单位应结合实际认真实施。本标准起草单位：山西省家档案局、山西天然气股份有限公司山西天然气管网工程 竣工文件归档整理细则1.0范围本标准规定了山西天然气管网工程建设项目档案工作组织、职责要求；明确了项目文件归档、项目档案整理、保管、利用、信息化管理及项目档案验收的基本方法。本标准适用于新建、改建、扩建、技改、续建的山西天然气管网工程建设项目的档案管理工作。2.0 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。然而，鼓励根据本标准研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适应于本标准。GB/T 19000 质量管理和质量保证系列标准GB/T 10609.3 技术制图复制图的折叠方法GB/T17678.1 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 GB50319 建设工程监理规范GB/T 18894 电子文件归档与管理规范GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求DA/T28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T42 企业档案工作规范国家重点建设项目档案管理登记办法（档发字199715号文件）重大建设项目档案验收办法（档发20062号）GBT11822-20002.7照片档案管理规范GB/T11821-20023.0 术语和定义 3.1项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。3.2项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。3.3项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。3.3.1项目施工文件指施工单位在项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。3.3.2项目竣工图指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。3.3.3项目监理文件指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。项目监理文件指监理单位在工程设计、施工监理过程中形成的文件。3.4.项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。4.0 山西天然气管网工程建设项目档案工作职责和要求4.1 山西天然气管网工程建设项目（以下简称项目）档案工作实行项目法人负责制。项目法人或受其委托的建设单位（以下统称项目建设单位），全面负责本项目的档案工作，并接受档案行政管理部门的监督和指导。项目建设单位在与地质勘探、勘察设计、施工安装 、工程监理、设备供应等单位（以下简称参建单位）签订勘探、设计、施工及采购、服务、技术等合同、协议时，应设立专门条款，明确提交项目文件范围及相应职责，提出文件的质量要求、整理标准，提交套数、提交时间等要求。4.2 项目档案工作实行统一领导、统一制度、统一管理、分工负责原则。4.3 项目建设单位应明确档案工作的分管领导，建立与项目相适应的档案管理机构。确定项目档案管理机构的负责人和各职能部门分管档案工作的负责人。4.4 项目档案工作应与项目建设同步。项目建设单位应从项目开始筹建就建立档案工作，把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入分管领导和工作人员的岗位职责，并与项目建设管理同步实施、同步考核。4.5 项目建设单位应配备适应项目档案工作需要的专职人员；各职能部门也应根据需要配备相应的专职或兼职档案工作人员。 4.6 各参建单位应按建设单位要求或合同规定，明确负责档案工作的部门，配备满足项目档案工作需要的专（兼）职档案人员。4.7 档案人员专业素质和职业操守应适应项目档案工作的需要；档案人员应保持相对稳定。项目档案工作人员应具有档案专业和天然气管网工程建设专业知识。档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。项目应建立档案人员培训制度并认真组织实施。 4.8 项目建设单位应建立以档案部门为中心，各职能部门、各参建单位档案部门或专（兼）职档案人员为基础的档案工作管理网络。4.9 项目建设单位档案部门职责：贯彻落实国家、行业及项目主管部门有关档案工作的法律、法规、标准规范，建立健全本项目档案工作制度，组织项目档案业务培训；对本单位各职能部门和参建单位档案工作进行监督、指导、检查；参与项目合同管理，对文件材料和档案的形成进行全程监管和控制。参与项目建设的重要会议、重大活动、重要设备开箱验收、项目建设交工验收；负责收集、整理、保管、提供利用本项目全部档案，并按要求做好项目档案验收准备和移交工作。4.10 建设单位各职能部门档案工作职责：负责本部门项目文件的收集、整理，对归档文件质量和完整、准确、系统情况负责；并在规定时间内向档案部门移交，与档案部门共同指导、检查相关参建单位的归档情况。4.11 参建单位档案工作职责：按合同、协议规定负责相关文件的收集、整理和归档工作，对归档文件质量和完整、准确、系统情况负责；并在规定时间内按要求向建设单位移交档案。监理单位还应负责审核施工文件完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交档案专项报告和验证文件。4.12 项目档案登记项目建设单位应在项目开工后向项目主管部门报送项目档案登记表，每年报送一次，由项目主管部门汇总后报项目所在地省级档案行政管理部门。4.13 控制措施建设单位和参建单位应建立健全项目档案管理的制度和规范，采取前端控制、过程管理、节点把关等有效措施，控制文件归档和档案质量。在主要合同的起草、审查、执行等环节，凡涉及文件和档案的条款，应有档案人员参与把关，合同结算程序应有“档案部门签字”。5.0项目文件的归档5.1 .项目文件的收集、积累、整理工作，由项目文件的形成单位或部门负责。5.2 项目文件形成单位或部门应指定人员负责文件的归档工作，确保归档文件的真实、准确。5.3 项目建设单位应依照天然气管网工程建设项目文件归档范围和保管期限表（见附录），结合项目实际，制定本项目文件归档范围和保管期表。保管期限分为10年、30年、永久。5.4 归档职责5.4.1 项目建设单位各职能部门负责收集、整理关于天然气管网工程项目建设的法规性文件、许可和资质文件；项目前期地质勘探、决策立项及核准文件；规划和建设用地审批文件；设计文件；工程及物资、设备采购招投标及承发包合同文件；开工审批及计划、投资、财务、审计等管理文件；工程质量监督检测及验收文件；安全及质量事故调查处理文件；工艺设备文件；科研项目文件；涉外文件；试运行（生产）和单项验收等过程中形成的文件。5.4.2 地质勘探单位负责收集、整理地质勘探各阶段的地质文件，并按要求向建设单位提供相应的地质报告及审批文件。5.4.3 勘察设计单位负责所承担的工程地质勘查，预可行性、可行性研究及设计文件的收集、整理工作，并按规定的要求向建设单位提供报告和设计文件。 5.4.4 施工单位负责收集、积累、整理其所承担工程（或标段）形成的施工文件、竣工验收文件、系统调试文件、系统使用维护与保养说明文件及竣工图，并按规定的要求向建设单位移交。竣工文件的编制应符合国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28）标准的要求和合同约定要求。 5.4.5 监理单位负责收集、积累、整理其所形成的监理文件，并按规定的要求向建设单位移交。5.4.6 物资、 设备供货单位（含厂家或中间商）负责提供其物资、设备的质量证明文件，天然气管网工程使用产品安全标志证明文件及生产许可文件，产品安装、使用、维护、操作说明等随机文件，连同设备材料及构配件（开箱）进厂检验单等，由施工单位负责收集、整理，经监理单位查验并签字后编入施工文件。5.4.7 设备生产监造单位负责收集、整理设备监造工作中产生的监造文件，并负责检查、审核设备生产单位所提交文件资料的完整、准确、系统情况，交施工单位复检签字后，编入施工文件。5.4.8 由建设单位发包的专业承包施工工程，承包单位负责所承包工程施工文件的收集整理，并直接提交建设单位。项目实行总承包的，由总承包单位负责项目全部文件的收集整理，或责成各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理后提交总承包单位汇总。 5.4.9 安全和质量事故的相关文件由事故调查处理牵头单位负责收集整理和归档工作。5.4.10 声像档案是项目档案的组成部分，由制作部门或指定部门负责收集、整理和归档。它包括照片（底片、反转片）、影片（正负片）、录音带、录像带、音频、视频等。声像档案应真实记录建设项目现场、重要施工过程、开竣工仪式、试生产情况和重要会议、活动、事故情况。声像材料形成后应由摄录人员及时整理归档，加以必要的文字说明（时间、地点、内容、人物、主题、格式）。归档的声像材料必须是原版、原件，质量和格式符合规定要求。5.5 项目文件的整理应符合国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 28）及科学技术档案案卷构成一般要求（GB/T 11822）、电子文件归档与管理规范（GB/T 18894）、技术制图复制图的折叠方法（GB/T 10609.3）的原则要求。5.6 归档的项目文件应为原件。因故为复制件的，必须加盖复制件提供单位或归档单位的公章，并注明原件所在之处。5.7 各相关方向建设单位移交项目档案时，应编写归档说明，将归档过程及结果情况进行说明。交接双方应办理交接手续，编制移交清册，双方分别留存。6.0 项目档案的整理6.1 建设单位档案部门应编制本项目档案分类、编号规则，6.2建设单位档案部门应按照分类编号规则对项目档案进行排列、编档号，系统化整理后编制相应的案卷目录。 6.3建设单位应在项目档案验收合格后三个月内按合同及规定的要求，向生产使用单位办理档案移交。分期建设的项目，应在每期通过正式竣工验收后办理档案移交。项目档案的保管和利用6.4 建设单位应对项目档案集中统一管理。任何部门或个人不能据为已有。6.5建设单位应为档案部门配备满足档案工作需要的设施、设备，并做到办公室、阅览室和库房三分开。档案工作应具有档案整理、档案保护、档案利用所需的装订机、计算机、扫描仪、刻录机、复印机和照相机、摄像机等设备。6. 6 档案库房要远离存在安全隐患的设施或场所，并采取抗震、防火、防盗、防水、防潮、防紫外线照射、防有害生物、防尘等保护措施；配备温湿度计、灭火器、空调、去湿机、消毒柜、防磁柜等，以确保档案安全。有条件的应配置自动监控报警、自动灭火、温湿度自动调控等设备。6.7档案柜架应符合坚固、耐久、实用要求。库房、柜架应设置引索图卡，做到排列有序，指引醒目，存取方便。档案盒应符合规范要求。 档案库房温度一般应控制在14-24，相对湿度45%-60%，保持库房整洁。6.8 编制案卷目录及卷内目录、电子档案、声像档案等专题检索工具，方便档案查找利用。 6.9 建立健全档案借阅、利用登记制度，做好档案利用效果统计工作。对需要保密的档案设置档案利用权限，严格审批程序。70项目档案信息化建设7.1 项目档案信息化建设应与项目信息化建设协调和同步实施，并坚持技术与管理并重的原则，以档案信息化促进和保障项目建设信息化。7.2 项目档案管理信息化系统的开发与应用，应满足项目建设全过程文件控制和档案管理工作运行的需要。7.3 项目档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其它相应功能。7.4 项目档案管理系统应与建设项目各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。7.5 电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB/T17678.1）和电子文件归档与管理规范（GB/T18894）。80项目档案验收工作8.1 项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未通过档案验收的项目，不得通过竣工验收。8.2 项目档案验收分为档案交工验收和档案专项验收。8.3 档案交工验收是项目建设单位对完工的单位工程或合同标段进行的档案验收，由项目建设单位档案部门组织相关部门和监理单位进行。8.4 项目档案专项验收分自检、预验收和正式验收三个阶段。自检由项目建设单位组织，并形成自检报告；预验收由档案验收组织单位负责组织或委托相关单位组织，并提出预验收意见，供建设单位组织相关单位进行整改；专项验收按重大建设项目档案验收办法（档发20062号）由相应单位组织进行，并在竣工验收3个月之前完成。山西天然气管网建设文件归档范围和保管期限表序 号归 档 文 件完整情况准确情况系统情况保管期限1山西天然气管网工程建设项目建设的法规性文件1.1国家和省政府关于山西天然气管网工程项目建设方面的法律法规、方针政策30年1.2国家及行业技术标准、管理规范30年1.3其它有关制度、办法、规定、通知等文件30年2山西天然气管网工程项目建设的各种许可文件和资质文件2.1建设发展规划及有关会议记录、纪要、领导批示、讲话、专家意见等永久2.2建设单位必须具备的各种证件： 项目法人营业执照（正、副本）及税务登记证、勘查许可证、建设用地规划许可证、土地使用证、安全生产许可证、爆炸物储存许可证和使用许可证；（资质证件均包括年检等相关文件）永久1可行性研究、任务书及电子文件1.1项目建议书及其报批文件永久1.2项目选址意见书及其报批文件永久1.3可行性研究报告及其评估、报批文件永久1.4项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件永久1.5环境预测、调查报告，环境影响报告书和批复永久1.6设计任务书、计划任务书及其报批文件永久2设计基础资料及电子文件2.1工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明永久2.2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久2.3水文、气象、地震等其它设计基础资料永久3设计文件及电子文件3.1总体规划设计永久3.2方案设计永久3.3工艺设计包永久3.4初步设计及其报批文件（基础设计）永久3.5技术设计永久3.6施工图设计（详细设计）长期3.7工程设计计算书长期3.8关键技术试验永久3.9设计审查、鉴定及审批 永久3.10安全生产专项设计永久3.11QHSE管理文件长期4项目管理文件及电子文件4.1征地、移民文件4.1.1征用土地申请、批准文件，红线图、坐标图、行政区域图永久4.1.2征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书永久4.1.3建设前原始地形、地貌的状况图、照片永久序 号归 档 文 件完整情况准确情况系统情况保管期限4.2计划、投资、统计、管理文件4.2.1有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划长期4.2.2概算、预算管理、差价管理文件长期4.2.3合同变更、索赔等涉及法律事务的文件长期4.2.4规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件长期4.2.5招标文件审查、技术协议、技术设计审查长期4.2.6投资、进度、质量、安全、合同控制文件长期4.3招标投标、承发包合同协议4.3.1招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期4.3.2投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件永久4.3.3开标议程、开标大会签字表，报价表，评标纪律、评标人员签字表，评标记录、报告长期4.3.4中标通知书长期4.3.5未中标文件自存4.3.6合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件长期4.4专项申请、批复文件4.4.1环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件永久4.4.2水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件长期4.4.3原料、材料、燃料供应等来源协议文件长期4.5QHSE文件4.5.1合同，审计报告、内审报告永久4.5.2管理规定、办法、规范长期4.5.3体系文件长期4.5.4检查记录、检测报告及记录长期4.5.5纪要、来往信函、通知、会议材料等短期4.5.6人员健康检查记录或报告、培训记录短期4.5.7声像材料长期5施工文件及电子文件5.1建筑施工文件5.1.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期5.1.2施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件长期序 号归 档 文 件完整情况准确情况系统情况保管期限5.1.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期5.1.4建筑材料试验报告长期5.1.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等永久5.1.6施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探永久5.1.7土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录永久5.1.8隐蔽工程验收记录永久5.1.9各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告永久5.1.10工程质量检查、评定永久5.1.11交工验收记录证明永久5.1.12竣工报告、竣工验收报告永久5.1.13竣工图及竣工图电子版（光盘）永久5.1.14声像材料长期5.2设备及管线安装施工文件5.2.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期5.2.2施工组织设计、方案及其报批文件，施工计划、技术措施文件长期5.2.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期5.2.4建筑材料试验报告长期5.2.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等永久5.2.6焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录永久5.2.7隐蔽工程检查验收记录永久5.2.8强度、密闭性试验报告长期5.2.9设备、网络调试记录长期5.2.10施工安装记录、安装质量检查、评定，事故处理报告长期5.2.11系统调试、试验记录长期5.2.12管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录短期5.2.13管线标高、位置、坡度测量记录长期5.2.14中间交工验收记录证明、工程质量评定永久5.2.15竣工报告、竣工验收报告，施工预、决算永久5.2.16竣工图及竣工图电子版（光盘）永久5.2.17声像材料长期序 号归 档 文 件完整情况准确情况系统情况保管期限5.3制管及防腐生产加工文件5.3.1开工报告、技术要求，完工报告、交工实物量表长期5.3.2生产组织方案及报批文件，生产计划、技术措施文件长期5.3.3质量事故处理报告永久5.3.4原材料质量证明、复检报告，生产检测、试验文件短期5.3.5焊工登记表、证书（彩色），无损检测人员登记表、资格证书（彩色）短期5.3.6焊接工艺评定报告，成品管质量证明长期5.3.7出厂合格证长期5.3.8来往函件长期5.3.9声像材料长期5.4电气、仪表安装施工文件5.4.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期5.4.2施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、技术措施文件短期5.4.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期5.4.4建筑材料试验报告长期5.4.5设计变更通知、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等永久5.4.6系统调试、整定记录长期5.4.7绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录长期5.4.8材料、设备明细表及检验记录，施工安装记录，质量检查评定、事故处理报告等永久5.4.9操作、联动试验短期5.4.10电气装置交接记录短期5.4.11中间交工验收记录、工程质量评定永久5.4.12竣工报告、竣工验收报告永久5.4.13竣工图及竣工图电子版（光盘）永久5.4.14声像材料长期5.5QHSE文件5.5.1作业计划书、作业指导书，化学品和安全设备或器材的安全数据表长期序 号归 档 文 件完整情况准确情况系统情况保管期限5.5.2人员培训及资质记录、健康检查记录或报告，医疗依托协议或合同短期5.5.3事故调查材料永久5.5.4工作计划、总结、会议纪要，来往信函、备忘录永久5.5.5自然保护区、文物保护区的施工许可、停工令、复工令，土地使用的有关证明文件，环保部门的许可材料等永久5.5.6地貌恢复资料，文物保护相关资料短期6监理文件及电子文件6.1施工监理文件、资料6.1.1监理合同协议，监理大纲，监理规划、细则及批复长期6.1.2施工及设备器材供应单位资质审核，设备、材料报审长期6.1.3施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核，施工进度、延长工期、索赔及付款报审长期6.1.4开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书长期6.1.5设计变更、材料、零部件、设备代用审批长期6.1.6监理通知，协调会审纪要，监理工程师指令、指示，来往函件长期6.1.7工程材料监理检查、复检、实验记录、报告长期6.1.8监理月报、备忘录长期6.1.9各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录长期6.1.10工程质量事故、施工安全事故报告、施工质量检验分析评估长期6.1.11工程进度计划、实施、分析统计文件长期6.1.12变更价格审查、支付审批、索赔处理文件长期6.1.13单元工程检查及开工（开仓）签证，工程分部分项质量认证、评估长期6.1.14主要材料及工程投资计划、完成报表长期6.2设备采购、监造工作监理资料6.2.1设备采购委托监理合同、采购方案，监造计划长期6.2.2市场调查、考察报告长期6.2.3设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表长期6.2.4原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告长期序 号归 档 文 件完整情况准确情况系统情况保管期限6.2.5开工、复工报审表，暂停令长期6.2.6会议纪要、来往文件长期6.2.7监理工程师通知单、监理工作联系单长期6.2.8监理月报长期6.2.9质量事故处理文件、设备制造索赔文件长期6.2.10设备验收、交接文件，支付证书和设备制造结算审核文件长期6.2.11设备采购、监造工作总结长期6.3QHSE文件6.3.1合同、协议长期6.3.2作业计划书、作业指导书，化学品和安全设备或器材的安全数据表，检测计量设备台帐及证书长期6.3.3人员培训及资质记录、健康检查记录或报告，医疗依托协议或合同短期6.3.4事故调查、统计报告，审查或审核报告永久6.3.5工程停工令、复工令长期6.3.6工作计划、总结，会议纪要，来往信函、备忘录永久6.3.7通知、批复、意见、建议，工程师总结报告，不符合报告及记录等短期6.4政府监督文件6.4.1质量监督委托书、协议长期6.4.2质量监督报告及评价报告长期6.4.3质量管理文件短期6.5监理工作声像材料长期7工艺设备文件及电子文件7.1工艺说明、规程、路线、试验、技术总结长期7.2产品检验、包装、工装图、检测记录、复检记录长期7.3设备、材料采购、招投标文件、合同，出厂质量合格证明长期7.4设备、材料装箱单、开箱记录，工具单，备品备件单长期7.5设备中转及调拨资料，设备原材料质量证明文件长期7.6设备图纸、使用说明书、零部件目录长期序 号归 档 文 件完整情况准确情况系统情况保管期限7.7设备测绘、验收记录及索赔文件长期7.8设备安装调试、测定数据、性能鉴定长期8涉外文件及电子文件8.1询价、报价、投标文件短期8.2合同及其附件永久8.3谈判协议、议定书永久8.4谈判记录长期8.5谈判过程中外商提交的材料长期8.6出国考察、培训及收集来的有关材料短期8.7国外各设计阶段文件及设计联络文件永久8.8各设计阶段审查议定书永久8.9技术问题来往函电和备忘录永久8.10国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件永久8.11国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明短期8.12设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件永久8.13国外设备、材料的防腐、保护措施短期8.14外国技术人员现场提供的文件材料长期9生产技术准备、试生产文件及电子文件9.1技术准备计划短期9.2试生产管理、技术责任制短期9.3开停车方案短期9.4设备试车、验收、运转、维护记录长期9.5试生产产品质量鉴定报告短期9.6安全操作规程、事故分析报告长期9.7运行记录短期9.8技术培训材料短期9.9产品技术参数、性能、图纸永久9.10工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录短期9.11QHSE管理文件材料长期10物资采办文件及电子文件序 号归 档 文 件完整情况准确情况系统情况保管期限10.1询价、报价、招投标文件，采购计划短期10.2合同、协议永久10.3审批手续，调拨文件长期10.4引进手续、论证报告、引进报告、引进总结长期10.5采办决算、物资核销文件长期10.6装箱单、工具清单、备品备件清单，包装图及包装状态合格证短期10.7安装手册、随机图纸、保证书、操作使用说明书、零部件目录等随机文件永久10.8设备开箱检验记录，引进设备材料国外检验（测）证明，商检、海关及索赔文件永久10.9设备合格证明、提单、商业发票、保险单证明短期10.10来往函电、备忘录长期10.11设备材料仓储、运输有关文件短期10.12安装调试、测定数据、性能鉴定文件长期10.13管理规程、条例、标准、规划文件长期10.14管理台帐、统计表长期10.15照片、音像资料长期11财务、审计管理及电子文件11.1财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计短期11.2工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明永久11.3交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册永久12竣工验收文件及电子文件12.1项目竣工验收报告书永久12.2工程设计总结永久12.3工程施工总结永久12.4工程监理总结永久12.5生产运行总结永久12.6外事工作总结永久12.7物资采办总结永久序 号归 档 文 件完整情况准确情况系统情况保管期限12.8项目建设总结永久12.9项目质量评审材料永久12.10工程现场声像材料12.11工程审计文件、材料、决算报告永久12.12竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件永久12.13环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件永久12.14项目评优报奖申报材料、批准文件及证书长期说明：1、完整情况其符号意义：“”文件符合要求，“”本项目不涉及该文件，“”缺少此文件，“”复印件。2、准确情况其符号意义：“”文件符合要求，“”本项目不涉及该文件，“”缺少此文件，“”复印件。3、系统情况其符号意义：“”符合案卷质量要求，“”本项目不涉及该文件，“”不符合案卷质量要求。山西天然气股份有限公司管网工程竣工资料档案整理细则1.0总则1.1编制目的竣工资料是基本建设项目的重要技术档案,是工程建设的重要技术成果,是建设项目进行竣工验收的重要内容,是工程建设建成投产后,生产运营、维护、检修的重要依据，为规范天然气管网工程竣工资料的编制工作，特制定本细则。2.0基本规定2.1山西天然气股份有限公司项目研发部负责组织、监督、检查和汇总各参建单位的项目文件的形成、积累和立卷归档工作。2.2各监理单位负责组织、监督、检查和验收所监理的施工、无损检测单位的项目竣工文件形成、积累和立卷归档工作。2.3各参建单位将本单位形成的项目竣工文件，按照档案管理的要求，经过系统整理，由监理（分）部检查验收合格、经项目部同意后，向公司项目研发部移交，由项目研发部邀请档案局进行竣工资料验收，最终由档案局出具档案验收意见书。 2.4项目竣工文件移交数量2.4.1施工单位的项目施工文件、项目竣工图移交公司项目研发部一式四套（正本一套，副本三套）。2.4.2无损检测单位的项目施工文件移交公司项目研发部一式四套（正本一套，副本三套）。2.4.3监理单位的监理文件移交公司项目研发部一式四套（正本一套，副本三套）。2.4.4 各单位在移交竣工资料的同时移交竣工资料电子版光盘二张；影像资料光盘两套。3.0文件归档类别和项目竣工文件分工文件归档类别山西天然气管网（一期）工程工程项目文件分四类进行归档整理，即：第一部分 项目前期文件第二部分 项目工程管理文件第三部分 项目竣工文件第四部分 项目竣工验收文件3.1项目前期文件3.1.1项目前期文件工程实施以前在立项、审批、管理以及前期筹划过程中形成的文件、报告、纪要、批文等文件。如项目预可行性研究、项目建议书及计划任务书批准文件；项目选址意见及其报批文件、规划许可证；可行性研究报告及评估、设计任务书及批准文件；项目评估（包括借贷承诺评估）、论证等；环境预测、调查报告、环境影响报告书及批复；劳动安全卫生评价报告书和批复；水工保持方案大纲及批文；遥感GIS技术的应用；地质灾害危险性评价报告书；3.1.2勘察文件和资料概念设计资料；合作设计资料；基本设计资料；初步设计资料及批文；设计有关文件。3.1.3设计基础文件和资料1）工程地质、水文地质、勘察设计和委托书、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、实验报告；重要土样、岩样及说明。2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观察记录。3）水文、气象、地震与其它设计基础资料。 4）输送介质物理化学性质资料。5）其它设计原始资料。3.1.4设计文件和资料1）初步设计（含概算）报批及批准、调整文件。2）设计委托书、方案设计。3）总体规划设计、工程设计计算书、施工图设计。4）技术秘密材料、专项产品设计资料,如计量撬装设备、设备采办规格书等；3.2项目工程管理文件3.2.1征地文件征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图；土地使用证；文物调查及相应管理文件；建设原始地形、地貌、状况图、照片；施工执照、资质、施工许可证。3.2.2计划、投资、统计、管理文件有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划；规程、规范、标准、规划、方案、规定；招标文件审查、技术协议；投资、进度、质量、健康安全环保、合同控制文件等。3.2.3各类招标、投标、承发包合同协议招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件；开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告；中标通知书；合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件。3.2.4专项申请、批复文件环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件；与铁路、公路、电力、通信、水利等部门签订的合同、协议；项目开工报告、工程建设总体部署及批文、工程管理计划、管理实施文件等资料；与工程建设有关的文件、纪要等。3.2.5物资采办文件和资料物资采办招、投标文件；物资采办及运输合同、协议等；物资采办管理计划、管理实施文件；物资采办决算和物资核销资料；引进材料、设备批文；商检资料；材料、设备验收资料；进口管材检测报告、试验总结；材料、设备样本和出厂合格证、使用说明书、安装说明以及维修手册等。3.3项目竣工文件：3.3.1.施工单位的施工文件3.3.1.1施工文件的主要构成：施工管理文件、通用资料、材料设备合格证资料、施工记录、HSE管理资料五个部分。3.3.1.2施工管理文件主要包括：施工组织设计、专项施工方案、施工技术措施，施工工艺文件，施工计划文件及其批复。3.3.1.3通用资料主要包括：工程开工、竣工报告，设计交底、图纸会审记录，交工验收记录、各类移交记录，单位工程质量评定，分部工程质量评定，工程变更，电子、声像资料，事故及遗留事项处理记录。3.3.1.4材料设备合格证资料主要包括：甲供材料验收资料，乙供材料验收资料，标准设备验收资料，非标设备验收资料，成套设备验收资料。3.3.1.5施工记录主要包括：隐蔽工程检查验收记录、施工试验记录、试验室试验报告、施工检查与验收记录。3.3.1.6 HSE管理资料主要包括：HSE两书一表和HSE其他管理文件。3.3.1.7施工单位的施工文件清单详见(附件一)。3.3.2.检测单位的施工文件3.3.2.1施工文件的主要构成：施工管理文件、通用资料与无损检测报告、HSE管理资料三个部分。3.3.2.2施工管理文件主要包括：检测方案（工艺）文件及其报批文件。3.3.2.3通用资料与无损检测报告主要包括：开工、停工、复工、完工报告，工程交工证书，无损检测统计、无损检测报告、射线检测使用材料质量证明书，无损检测分析报告、底片移交记录，电子、声像资料。3.3.2.4 HSE管理资料主要包括：HSE两书一表和HSE其他管理文件。3.3.2.5检测单位的施工文件清单详见（附件二）3.3.3.设计监理单位的监理文件3.3.3.1设计监理单位的监理文件主要包括：监理管理文件，监理通用资料，质量报验认可资料，工程变更及其他批复资料，HSE管理监理资料五个部分。3.3.3.2监理管理文件主要包括：监理规划、监理细则、监理手册。3.3.3.3监理通用资料主要包括：开工、停工、复工、完工报审及批复，监理会议纪要，监理周报、监理月报，监理通知及回复，分包单位资质报审及批复，电子、声像资料，事故及遗留事项处理记录。3.3.3.4质量报验认可资料主要包括：工程质量报验认可。3.3.3.5工程变更及其他批复资料主要包括：工程变更报审及批复，工程变更费用报审及批复，工程延期审批，费用索赔审批，合同争议、违约报告及处理，合同变更资料。3.3.3.6HSE管理资料主要包括：HSE管理文件。3.3.3.7设计监理的监理文件详见(附件三)。3.3.4施工监理单位的监理文件3.3.4.1施工监理单位的监理文件主要包括：监理管理文件，监理通用文件，质量控制监理文件，进度投资监理文件，HSE管理监理文件五个部分。3.3.4.2监理管理文件主要包括：监理规划、监理细则、创优方案和其他监理管理文件。3.3.4.3监理通用文件主要包括：开工、停工、复工、完工、竣工报审及批复，监理会议纪要，监理周报、监理月报，监理通知及回复，分包单位资质报审及批复，电子、声像资料，事故及遗留事项处理记录。3.3.4.4质量控制监理文件主要包括：材料设备报验认可，工程质量报验认可。3.3.4.5进度投资监理文件主要包括：工程变更报审及批复，工程变更费用报审及批复，工程延期审批，费用索赔审批，合同争议、违约报告及处理，合同变更资料。3.3.4.6 HSE管理资料