高效工作方法.ppt

高效工作方法 主讲人 李汝东 讲座介绍 讲座目标让工作变得简单而高效主要内容高效工作法则快速学习 快速提高高效工作能力训练高效管理时间几点建议讲座时间2小时 高效工作法则之正确的做事 更要做正确的事 故事一 一个人想吃苹果 所以他搬来了梯子并靠在树上准备爬上树摘苹果 但当他爬上树时他才发现他的梯子靠错了地方 他爬上的是一棵梨树 启示 做正确的事 比什么都重要 高效工作法则之正确的做事 更要做正确的事 管理名言 对企业来言 不可缺少的是效能 而非效率 彼得 德鲁克我们不一定知道正确的道路是什么 但却不要在错误的道路上走得太远 奥姆威尔 格林绍 高效工作法则之正确的做事 更要做正确的事 德鲁克在 有效的主管 一书中的论述 效率是以正确的方式做事 效能 有效性 是做正确的事 效率和有效性不应偏废 当两者不能兼得时 我们首先应着眼于有效性 然后再设法提高效率 高效工作法则之正确的做事 更要做正确的事 正确的做事 强调的是最佳工作方法 其结果是更快的朝目标靠近 做正确的事 强调的是工作的准确定位和最终效果 其结果是更加确保自己坚实的朝目标迈进 在企业里员工严格按照标准和规范操作 他是在正确的做事 如果他的产品没有买主 没有市场 那么他是在做不正确的事 高效工作法则之正确的做事 更要做正确的事 做正确的事是解决做什么和不做什么的问题 是一个战略问题 同时也是一个方向问题 正确的做事是解决工作方法 如何做的问题 是一个执行问题 正确的做事 更要做正确的事 不仅仅是一个重要的工作方法 更是一种重要的管理思想 同时也是做事的文化 高效工作法则之做正确的事 故事二 一个车间主管在车间检修设备 这时他需要一个扳手 他就对小王说 请你到仓库帮我拿一个扳手 小王马上说 好的 这位主管心想到仓库来回也就是10分钟时间 就趁这个时间抽支烟 谁知抽了一支又一支的烟 仍未见到小王的踪影 看我回来怎么收拾你 主管已经不耐烦了 终于 在30分钟后 小王出现了 主管见到小王后 马上晕倒 原来 小王和仓管员费了九牛二虎之力抬来了一个硕大的扳手 主管苦笑 是我错了 小王 你到仓库去拿一个12的呆板手 小王马上转身去仓库 8分钟后取回扳手 高效工作法则之做正确的事 传达和接受正确的任务在军队里 下级接受任务时 要求大声重复上级下达任务的内容 以防止对任务理解错误 很多时候我们做了不正确的事是因为未能准确理解或全面掌握上级的任务要求 在下达和接受任务时 上级和下级应进行有效的沟通 上级的安排应详尽 下级应澄清自己所有的疑惑 并向上级重复任务的内容和要求 同时做好记录 高效工作法则之做正确的事 解决正确的问题 一个好的医生不会完全根据一个病人对自己病症的描述而作出医疗方案 他还要做一些深入检查和研究一个优秀主管也不会马上对交给自己的问题制定解决方案 最好的工作方法应首先确保自己在解决的是正确的问题 以确保自己不会走错方向 搞清楚交给自己的问题是不是真正的问题 唯一的方法是更深入地挖掘和收集事实 再加上结构化的分析和论证 应像医生一样 望 闻 问 切 后再下结论 高效工作法则之正确的做事 更要做正确的事 解决问题规则 让事实说话 故事三 有一次我帮助客户改善生产效率 我们假定将不良工作时间降低20 坦白讲 在接受任务时我对如何降低不良工作时间没有任何假设 对于车间的工作流程也知之甚少 我就去拜访车间的主管 那位主管直截了当地说 我们车间非常忙 所有的工人都很负责 整天忙得团团转 你们对我们这一行不了解 更本就没有什么不良工作时间 最后你们会劳而无功的 虽然这样 他仍然非常配合的投入了工作 当我们对车间人员的工作时间进行了精确测量分析以后 我们发现 每天工人用于寻找工作工具和原料的时间占工作总时间的30 等待零部件和上工序产品的时间占10 不良工作时间高达50 了解到这些信息后 通过流程改造 我们很容易就超越了目标 高效工作法则之正确的做事 解决问题规则 让事实说话 故事三启示 最初的对问题的任何假设都不是成功解决问题的先决条件 任何问题都无法躲过以事实为基础进行分析的威力 只要把足够的事实放在一起 把它们与某些创造性的思维结合起来 你自然就会得出解决问题的方法 回到事实上去 让事实说话 高效工作法则之正确的做事 一个广泛传播的案例 我们走进一个丛林 开始清除矮灌木 当我们费尽千辛万苦 好不容易清除完这一片灌木丛 直起腰来 准备享受一下完成了一项艰苦任务后的乐趣时 却猛然发现 需要清除的不是这片灌木丛 而是旁边的那一片 启示 有多少人在工作中就同那些砍伐矮灌木的工人 常常只是埋头砍伐 甚至没有意识到要砍得不是那片丛林 高效工作法则之正确的做事 始终都应心怀最终目标 确保在做正确的事实现目标是所有工作的价值体现 是工作的核心 目标是指引我们做正确的事的指南针 没有目标就会像无头的苍蝇 不知道会飞向何方高效人士有一个共同的特征 那就是在工作之前他就知道应该达到一个什么样的目的 并在做任何事情时都确保对实现目标有贡献 高效工作法则之正确的做事 养成良好的行为模式和工作习惯 确保采用最佳的工作方法 我们要正确的做事弗兰西斯 培根在 论习惯 中写到 人的思考取决于动机 语言与学问和知识 而他们的行动 则多半取决于习惯 长期按某种习惯行事 久而久之就形成一种固有的行为模式 行为模式一旦形成 具有非常强的顽固性 江山易改 本性难移 培养一种好的行为模式是每个人工作高效的根本 行为模式包括思考问题的思维模式 合理安排时间的方法 安排生活的方式等下面的内容均涉及到行为模式和工作习惯 高效工作法则之快速学习 快速提高 如果停止学习 任何一个人的知识都不会确保他永远适应社会的发展 知识更新周期 人类寿命周期 时代发展 知识更新速度的加快与人类寿命的延长的矛盾 导致不会再有 一技在身 走遍天下 的现象发生 唯有不断的学习和提高才是永不变的真理 高效工作法则之快速学习 快速提高 提高很重要 快速提高更重要 时代发展 知识和能力水平 社会平均水平 A企业或人员 B企业或人员 高效工作法则之快速学习 快速提高 总结过去并形成文件 是学习的基础 眼睫毛型学习曲线 高效能学习曲线 能力水平 能力水平 学习周期 高效工作法则之快速学习 快速提高 最佳的学习方式是从实践和工作中学习PDCA循环工作法 监视和测量评估实践水平C 分析和总结工作方法的不足A 严格执行文件的规定D 根据对实践情况的总结和理论研究制定工作方法P 严格执行文件的规定D 理论层面 实践层面 高效工作法则之高效工作能力训练 工作秩序条理化 办公现场5S 整理办公桌 公文包 使与工作无关的东西为零整顿你的工作文件 工具等 使寻找东西的时间为零确保办公现场整洁 令人赏心悦目 确保总有好心情培养职业素养精心策划工作方法 使工作方法多样化同时并行 结合 重新排列 穿插 代替 创新 标准化 高效工作法则之高效工作能力训练 工作内容简明化最容易不过的是忙碌 最难的是有成效的工作 而将繁杂的工作间明化是防止忙乱 事半功倍的法宝 三思而后行为了是工作内容简明化 在开始每项工作之前应针对工作提出以下6六方面的问题对工作进行分析和检查 以寻找简明化的工作方法 为什么做这项工作 这项工作对公司总体目标的实现有什么重要意义 是根据习惯去做的吗 是否可以不做 这件工作的关键点在什么地方 做了之后 将出现什么过去没有的新效果 如果必须要做这项工作 那么应在那里完成这项工作 既然可以边听音乐就可轻松完成 还有必要坐在办公室冥思苦想吗 什么时候做这件事情呢 是在一天中精力最好的时间来做呢 还是在路途中就可完成 高效工作法则之高效工作能力训练 工作内容简明化谁干这件事情好呢 是自己干 还是安排别人去干 还需要哪些人的支持和配合这件事情的最好做法是什么 是抓住主要矛盾而迎刃而解 收到事半功倍的效果 还是应采取最佳方法而提高效率 流程图是分析工作环节安排科学性的有效工具通过以上问题对工作进行分析和检查后 再采取如下步骤 删减 省去不必要的工作优化工作顺序 使工作顺序合理 干起来得心应手合并 两件或两件以上的事情能够合起来做的时候就合起来做标准化 预先顶好一项工作的程序 增强工作预见性 高效工作法则之高效管理时间 你的时间用完了 你的使命也就到头了 富兰克林有人问撒切尔夫人 你每天日理万机又是怎样将所有的工作处理得井井有条的 撒切尔夫人说 其实没什么诀窍 我只是将每天应做的工作列出来 然后一条条划去而已 高效工作法则之高效管理时间 我们工作的一天早晨9点 你以高速的头脑风暴开始了一天的工作10点是会议然后是无休止的电话然后是无数的文件等着去处理然后此伏彼起的问题的这去处理还有重要的客户要去会见当你终于忙完了一天的工作时 你是否会猛然发现 还有几件重要的事没有去做 时间过得真快 高效工作法则之高效管理时间 每天根据工作的轻重缓急 以对公司利益的影响作为判定标准 列出一天应开展的工作内容和先后顺序每天总结一天的工作 看一看工作成效和时间浪费在那里 然后列出第二天的工作清单 高效工作法则之高效管理时间 几种重要而有效的图表建议 请准备一个随身携带的笔记本 以记录下列内容作息时间表根据公司作息时间并结合自己的特点列出自己的作息时间表 将每天的24小时进行合理的安排安排时间之原则 吃饭的时间吃饭 睡觉的时间睡觉 休闲的时间休闲 工作的时间工作科学利用时间之原则 合理利用自己的生物钟工作计划表 每天晚上总结一天的工作 并根据轻重缓急按顺序列出明天的主要工作任务备忘社交活动表 提前安排好重要的社交活动备忘 防止与工作任务的冲突创新想法表 随时记下自己灵光一现的好想法和号创意 并定期总结 高效工作法则之高效管理时间 典型的浪费时间案例在网络上漫无目的的漫游或聊天没事在办公室闲聊在饮水机前逗留 聊些七姑八婆的事情打电话就可解决的事情 却以冗长的信代之 或非要亲自跑一趟阅读那些和工作没有关系的报刊杂志吃饭时间过长讲话没有重点会议开的没完没了事情一拖再拖决策优柔寡断总是在寻找东西 高效工作法则之高效管理时间 杂乱无章是个坏习惯工作无秩序 没有条理 在一切都杂乱无章的工作环境中东翻西找 无疑严重的浪费着你的时间注 如何使工作条理化 见高效能力训练 高效工作法则之高效管理时间 管理时间的注意事项集中精力做最重要的事做正确的事最重要任何时候都不要忘记所做工作的目标不切实际的时间预算安排时间要有机动性果断决策大胆 完整的授权 高效工作法则之建议 建议一 发现工作中的关键驱动因素任何一项工作效果均受很多环节影响 但工作效果是由其中20 的环节决定的 80 20原则 在处理问题时 天才和蠢才的区别就在于能否准确地把握其中的关键环节 即找到工作的重点 在完成任务时 人们总是想穷尽一切 反而使一切都没有做好 要想高效地完成任务 就要找出问题的关键所在 而找出问题的关键所在 关键又在于掌握大量的事实 并进行科学的统计和分析 高效工作法则之建议 建议二 甭想把整个海洋煮沸请记住 你没有能力把整个海洋煮沸 个人的知识 能力 精力是有限的 依靠和利用团队成员的知识 经验和能力共同完成项目是明智的选择 不要担心功劳被别人抢走 合作 合作 再合作 永远都是合作 保持对工作的