公文写作_公文写作基础知识概述与规范

第二章公文写作基础知识 第一节公文概述第二节公文规范第三节公文格式 第二章公文写作基础知识 第一节公文概述 所谓公文 指的是在公务活动过程中形成的体式完整 内容系统 并有严格处理程序的文书材料 就我国现阶段而言 公文主要包括 中国共产党机关公文 中共中央办公厅于1996年5月3日发布的 中国共产党机关公文处理条例 以下简称 条例 第二章第一节 国家行政机关公文公文 国务院2000年一月一日宣布实施的 国家行政机关公文处理办法 以下简称 办法 中国人民解放军机关公文司法机关公文等等 第二章第一节 一 公文的定义 公文的定义有广义和狭义之分 广义公文的定义即公务文书 泛指各单位在一切公务活动中形成和使用的各类应用文书 狭义公文的定义特指 条例 和 办法 规定使用的相关文书 亦称 法定公文 党政公文 和 通用公文 第二章第一节 在 条例 中 中共中央办公厅将党的机关的公文定义为 是党的机关实施领导 处理公务的具有特定效力和规范格式的文书 是传达贯彻党的路线 方针 政策 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告和交流情况的工具 在 办法 中 国务院将行政机关的公文定义为 是行政机关在行政管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 第二章第一节 二 公文的特点 一 法定性1 作者的法定性2 效用的法定性3 制发程序的法定性 二 工具性 三 规范性 四 时效性 第二章第一节 三 公文的作用 1 指挥和指导作用2 规范行为作用3 联系协调作用4 宣传教育作用5 凭据记载作用 第二章第一节 四 公文的分类 一 按使用范围分1 通用公文即 办法 条例 中规定的公文 又称为 一般公文 法定公文 2 专用公文专门机关 专业部门 专门行业的特殊需要而使用的公文 第二章第一节 二 按发文机关所属组织系统分1 党的机关公文 条例 规定的公文文种14种 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要2 行政机关公文 办法 规定的公文文种13种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 第二章第一节 行文方向 上行下行平行泛行 三 按行文方向分1 上行文报告 请示 部分意见可以上行 2 下行文命令 决定 指示 通知 决议 条例 规定 批复 通告 公告 会议纪要 部分意见可以下行 3 平行文函 议案 部分意见 通知 会议纪要可以平行 意见 部分通知 部分会议纪要 行文方向有特殊之处 第二章第一节 四 按涉密程度分普通公文 秘密公文 机密公文 绝密公文对外公开件 国内公开件 内部使用件等 五 按处理时限分平件 急件 特急件等 第二章第一节 六 根据来源 在一个机关内部可将公文分为收文 发文两类 七 根据内容的性质 公文可分为规范性 指挥性 公布性 报请性 商洽性 记录性公文 行政机关的通用公文文种 13种 1 指挥性文件 六种 命令 决定 意见 批复 通知 通报2 公布性文件 二种 公告 通告3 报请性文件 三种 议案 请示 报告4 商洽性文件 一种 函5 记录性文件 一种 会议纪要 党的机关的通用公文文种 14种 1 规范性文件 两种 条例 规定2 指挥性文件 七种 决议 决定 指示 意见 批复 通知 通报3 公布性文件 一种 公报4 报请性文件 两种 报告 请示5 商洽性工作 一种 函6 记录性文件 一种 会议纪要 第二章公文写作基础知识 第二节公文规范 具体地讲 我国现阶段的公文的规范 主要是指的 条例 和 办法 中有关公文的若干标准以及由国家技术监督局制定的 国家行政机关公文格式 中的有关标准 再加上长期社会实践 探索和总结的一些已经被公认的原则和规律 以上这些 构成了我国现代公文应遵循的规范 第二章第二节 实现公文规范化的意义 1 保证质量2 提高效率3 维护权威性 第二章第二节 一 公文文种的规范 一 文种选用的原则1 按组织系统的职能范围选用文种2 按组织的级别权限选用文种3 按组织之间的工作关系选用文种4 按公文的适用范围选用文种 第二章第二节 1 公报 适用于公开发布重要决定或者重大事件 2 决议 适用于经会议讨论通过的重要决策事项 3 指示 适用于对下级机关布置工作 提出开展工作的原则和要求 4 条例 适用于党的中央组织制定规范党组织的工作 活动和党员行为的规章制度 5 规定 适用于对特定范围内的工作和事务制定带有约束力的行为规范 第二章第二节 6 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布实施重大强制性行政措施 嘉奖有关单位和人员 7 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 8 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 9 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 第二章第二节 10 通知 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 转达上级机关的指示 发布规章 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项 任免和聘用干部 11 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 12 决定 适用于对重大事项或者重大行动作出安排 嘉奖有关单位和人员 变更或者撤消下级机关不适当的决定事项 第二章第二节 13 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 14 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 15 批复 适用于答复下级机关请示事项 第二章第二节 16 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 17 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 18 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 第二章第二节 二 避免文种混乱现象1 混用公文文种公告 通告 请示 报告 请示 函决议 决定 条例 规定2 生造公文文种思路 意见 请求 请示 汇报 报告3 误用公文文种要点 打算 小结 体会 第二章第二节 行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则 制定行文规则有利于公文传递方向正确 线路短捷有效 避免公文旅行 阻止部分公文进入不必要的流通过程 抑制无价值公文的产生 二 公文的行文规则 公文行文的规则 一 行文精简的规则 二 按权限行文的规则 三 职能部门行文的规则在具体行文中 有以下几种关系 1 上下级关系2 平级关系3 隶属关系4 不相隶属关系 第二章第二节 注重实效 坚持少而精 公文不能随意发出 一定要讲究实效 这样才能保证发文机关的权威性 以免造成文牍主义 产生官僚主义 好啊 我们马上开会研究一下 发个文件下去 现在干部 群众反映 会议 文件太多 是否可以想办法少开 少发一些 思考练习1 中山大学校报 某期有这样一则新闻标题 马来西亚教育部将率团访问我校 您知道这一句话背后隐藏着多少公文吗 中国驻马大使馆 马来西亚教育部 线路如下 内部明电 公函 通知 广东省教育厅文件粤教 2004 5号 通知 1 人事处部署本年度学校各类人员的考核工作 2 某学生多次殴打同学 学校对其进行处分 3 中秋节当天 下午班车时间提前半小时 4 学校组织学生参加英语二级考试 5 经管学院王立老师生病住院 其担任的课程暂由李吾老师代替 思考练习2 下列事项是否都需制发公文 机关之间的行文必须严格根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级行文 尤其不得越级请示和报告 明确行文关系 不越权越级 请以深职院为例 理解这几种工作关系 1 政府各部门一般不得向下一级政府正式行文 2 政府各部门可以向下一级政府相应的主管部门行文 政府部门行文规则 3 属于上级政府主管部门职权范围内的具体问题 应直接报送上级主管部门处理 4 政府各部门依据职权 可以相互行文或向下一级业务部门行文 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级政府正式行文 财政部文件 各省 自治区 直辖市人民政府 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 财预 2004 1号 关于印发 政府采购招标投标管理暂行办法 的通知 病例 财政部文件 各省 自治区 直辖市人民政府财政厅 局 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 财预 2004 1号 关于印发 政府采购招标投标管理暂行办法 的通知 街道办事处的治安科 负责治安管理工作 为了搞好本街道的治安工作 该科制发了一份公文 关于做好治安防火的通知 直接发给各个生活小区 本街道的大商场等 有的还张贴在街市上 部门内设机构除办公厅 室 外 不得对外正式行文 部门内设机构不可以制发公文 行文关系 机关单位 国家政权机关 政党 团体和各种社会组织的机关 企 事业单位所设立的机关 机关之间的几种关系 1 处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系 2 处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导关系 国家教育部 各省 自治区 直辖市教育厅 各地市教育局 各县教育局 3 处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系 4 非同一组织系统 专业系统的机关之间 无论级别高低 均为不相隶属关系 如军事机关与各级政府机关 外交部 公安部 铁道部 文化部 建设部 卫生部 农业部 司法部 民政部 科学技术部 财政部 人事部 审计署 教育部 商务部 交通部 国土资源部 发展和改革委员会 劳动和社会保障部 信息产业部 人口和计划生育委员会 国防科学技术工业委员会 民族事务委员会 中国人民银行 水利部 新闻出版署 统计局 广播电影电视总局 环境保护总局 民用航空总局 工商行政管理局 税务总局 机关事务管理局 安全生产管理监督局 煤矿安全监察局 人口和计划生育委员会 质量监督检验检疫总局 食品药品监督管理局 体育总局 旅游局 海关总署 版权局 林业局 知识产权局 四 联合行文的规则1 同级政府可以联合行文 如 省政府与省政府之间 市政府与市政府之间2 同级政府各部门之间可以联合行文 如 省政府所属各厅 局级之间3 上级政府部门可以和下一级人民政府联合行文 如 国务院各部委与同一行政级别的省政府之间 第二章第二节 4 政府与同级党委 军事机关可以联合行文 5 上级政府部门与下一级党委 军事机关如处于同一行政级别 可以联合行文 6 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文 如 政协 工会 等等 第二章第二节 联合行文的规则 1 同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 例文 2 政府与同级党委机关或军队机关可以联合行文 中共广东省委办公厅广东省人民政府办公厅 文件 粤办发 1998 6号 中共广东省委办公厅 广东省人民政府办公厅关于开展增创广东发展新优势调研活动的通知 各市 县党委和人民政府 省直各局以上单位 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 例 3 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文 全国妇联国家体育总局 文件 妇发 2003 xx号 关于在全国开展 亿万妇女健身活动 的通知 各省 自治区 直辖市妇联 体委 为更好地实施 全民健身计划纲要入开展全民健身活动 丰富妇女群众的文化体育 例 联合行文的规则 五 文件抄送的规则 六 协商一致的规则 七 向上机请示的规则 八 报刊发布公文的规则 九 文件退回的规则 第二章第二节 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或撤销 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 1 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 文件报送 抄送规则 例如 重庆工商大学向学校各学院 系部等单位下发关于2011年招生工作的通知 需抄报重庆市教委 2 除上级机关负责人直接交办的事项外 不得以机关名义向上级机关负责人报请 请示 意见 和 报告 3 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 报送 抄送规则 1 一般不得越级请示 2 请示 应当一文一事 3 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 4 不得抄送其下级机关 5 一般不直接送领导者个人 请示规则 报告 不得夹带请示事项 三 公文语言的规范 千百年来 在公文的形成和发展中 形成了公文语言的特殊语体 即公文语体 其特点是 准确 简明 朴实 庄重 一 准确是公文语言的第一要素 后面的三个特点是以它为基础 前提和条件 第二章第二节 二 简明表义要简单明了 使用简缩语要规范 三 朴实要求公文的语言实实在在 不花哨 不修饰 不需要渲染 铺陈 常常是开门见山 直陈意见 少说空洞 漂亮的大话 四 庄重严肃 认真 一般使用书面语 第二章第二节 第二章公文写作基础知识 第三节公文格式 一 公文格式的含义 按照 条例 办法 中的规定 公文的格式项目可以分为 指定性格式项目 如发文机关标识 版头 发文字号 标题 正文 成文日期 主题词等等 选择性格式项目 秘密等级 保密期限 紧急程度 签发人 附注 附件等等 第二章第三节 00001 机密 一年特急 文件 2001 4号 关于 通知 附件 1 2 二OO一年二月一日 主题词 抄送 2001年 月 日印发 下行文 上行文 二 公文格式的制作 1 眉首部分 又称 文头部分 1 公文份号 2 秘密等级和保密期限 3 紧急程度行政公文分为 特急急件党的公文分为 特急加急 第二章第三节 4 发文机关名称 标识 5 发文字号 机关代字 发文年号 发文顺序号 中发 2004 3号 国办发 2010 21号 渝府 2008 5号 渝委 2009 6号 重工商大 2011 9号 第二章第三节 关于 发文字号 要注意的几个问题 联合行文 只标注主办机关的发文字号 机关代字用简称 比较固定 不能随便乱用 国发 中发 的这个 发 字 有上级发下来文件的意思 一般单位不能随意使用 如对上级行文用 发 字 使行文方向 级别关系颠倒 命令 令 和 公告 走单独的发文序号 第二章第三节 批复和函 走 函 的发文序号 渝府函 2007 5号 顺序号中 不用 第 字 发文年号用六角括号 6 签发人仅供上行文使用 表示签发人在其职权范围内必须对文件负责 联合行文 所有单位批准该文发出的负责人均需签名 主办单位签发人放在前面 最后的签发人与发文字号平行排列 第二章第三节 2 公文的主体部分 行文部分 公文的主体部分又称 内文 这是公文实质性内容的部分 1 公文的标题 主要有三类 A 完整式的标题由 发文机关 发文事由 文种 构成 又称标题三要素 中共中央关于经济体制改革的决定发文机关发文事由文种 国务院关于大力推进职业教育改革与发展的决定发文机关发文事由文种 第二章第三节 B 非完整式 或省略发文机关或省略事由 留用两项 关于加强对企业国有 集体产权管理有关问题的意见 省略发文机关 中华人民共和国公安部通告 省略事由 C 文种式慎用 第二章第三节 公文标题前面的两项可以省略 最不可以省略的是文种这一项 标题中 除了法规 规章名称加书名号以外 一般不使用标点符号 但有时不使用标点符号会引起误会时 可以使用 国务院关于 九五 期间深化科学技术体制改革的决定 三八 妇女节 一二 九 运动 第二章第三节 另外公文标题的排列很有讲究 大致以对称 美观为原则 在排列方式上 有 两行对齐式 上长下短式 上短下长式 宝塔式 倒宝塔式 分行时 一个词不能分开写 错例 XX城管局关于治理XX市场混乱状况的通知 第二章第三节 2 主送机关又称 抬头 是公文的主要受理机关 对该公文负有直接的办理责任 主送机关要根据行文的目的 内容确定行文对象 应当标明主送机关的全称 规范化简称 同类型机关的统称 各区人民政府 市政府直属各单位 有两各以上的主送机关 就有一个排列顺序 一般要考虑与公文内容的关切度 同时顾及系统 级别的高低 有时还要比照有关排序的规定 第二章第三节 主送机关属于选择项目 并非所有的都要标上 一些公文内容告知的范围较大 收文对象无法确定 也无需确定 可以不标注主送机关 这类多数是下行文 如 通告 公告 通报 命令 决定和会议纪要 主送机关无论上行 下行 平行 只能送某一机关 而不是送机关的领导个人 第二章第三节 3 正文是公文的核心部分 用来表述公文的内容 一份公文的质量如何 主要体现在这一部分 不同种类的公文 正文的篇幅长短不同 格式写法也不同 第二章第三节 4 附件附件是公文正文的附属材料 或是正文的补充说明 或是正文内容的延伸 是正文内容的补充部分 与正文具有同等效力 使用附件的目的 是为了避免隔断公文前后意思的联系 造成阅读上的不便 附件的使用情况 大多数公文是没有附件的 使用附件的情况主要有 使用了图表 名单 计划 调查报告等专项材料 是对公文正文的补充和印证 第二章第三节 5 成文日期成文日期是公文生效的时间 是一份公文的重要内容 没有成文日期 这份公文就失去效用 成文日期根据以下情况确定 第二章第三节 A 一般公文以机关领导人的签发日期为准 B 法规 规章类公文以依法批准的日期为准 C 会议类公文以会议正式通过日期为准 D 张贴 公布 告示类公文 以公布之日为准 E 联合行文 以最后一位机关领导人签发日期为准 F 以电报形式发出的公文 以发出日期为准 第二章第三节 成文日期的写法 A 行政公文要用汉字 年 月 日写全 二 三年十一月八日 二 四年一月十日 不能写成 零 不能用阿拉伯数字的 0 不能用英文字母的 O 代替 第二章第三节 B 成文日期的位置 有三种情况 1 一个机关行文的 规定标在右空4字 离正文的距离是加盖印章后不到一行 具体看印章的大小 2 两个单位联合发文的 将成文日期拉开 左右各空7字 离正文的距离与单一行文的要求相同 3 三个以上单位联合行文的 成文日期在最后一排印章之下空一行的位置 右空2字 C 党的公文的成文日期可以写成阿拉伯数字 2004年11月8日 第二章第三节 6 印章印章是公文生效的标志 公文加盖印章 既保证公文的效力和信用 也是发文机关以示负责 根据现行公文法规规定 公文除 会议纪要 和以电报形式发出的公文外 都必须加盖公章 其规范见例文 第二章第三节 7 附注用以说明正文中其他的一些事项 比如 发放范围 使用注意事项 等等 常见的有 此件发至县 团级 此件发至地 师级 此件可见报 等等附注在成文日期的下一行 用圆括号括入 左空2个字格 第二章第三节 3 版记部分 文尾部分 1 主题词主题词 经过规范化处理的 用来标引公文主题内容 表述公文的性质和类属的高度概括的便于检索查询的规范词 标引的要求 通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布 如 国务院办公厅制发的 国务院主题词表 所属行政机关的公文标注主题词 必须按它来制作 来标注 第二章第三节 标引方法 主题词是一组反映公文内容 文种的概括的词或词组 1 词表分为三个层次第一层 对主题词区域的分类第二层 称为 类别词 即对主题词具体的分类 第三层 称为 类属词 属于类别词以下的词 第二 三层统称为 主题词 用于文件的标引 第二章第三节 2 主题词表中的黑体字 是1988年12月和1994年4月修订词表中曾列入本词表中的词 但现在已不继续用作标引的主题词 因而用黑体字单列在区域分类的最后部分 这些黑体字 只供检索用 不再用于标引 3 一份文件的标引 一般3 5个词 词与词之间空一个字格 不加标点 第二章第三节 4 标引的顺序 1 先标类别词 2 再标类属词 在标引类属词时 先标引反映文件内容的词 再标引反映文件形式的词 3 最后标引表示文件文种的词 国务院关于加强水土保持工作的通知农业水土保持通知类别词类属词类属词 内容 形式 第二章第三节 5 一份文件如有两个以上主题内容 先对一个主题内容进行标引 再标引第二个 国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知 经济管理企业破产劳动就业通知类别词第一主题第二主题形式 第二章第三节 6 根据需要 可将不同类的主题词进行组配标引 科技体制改革决定7 附表与主表中的词具有同等的效力 第二章第三节 2 抄送机关不是主送机关 但这些机关需要了解公文的内容 但它不需